Выставочная деятельность

В последнее время в развитии выставочной деятельности произошли значительные перемены: растет количество региональных, национальных и международных выставок, которые представляют интересы практически любой отрасли или сферы бизнеса. Выставочная деятельность используется как один из каналов продвижения товара на рынке, следовательно, по своей сути также является рекламной деятельностью. Участие в выставках для российских организаций представляет собой продвижение своих товаров и услуг на рынках сбыта, в чем организации не раз убеждались. А участие в признанных международных выставках свидетельствует в пользу качества продукции, тем самым повышается статус организации, представляющей данную продукцию. По сравнению с другими видами рекламы выставочная деятельность имеет ряд преимуществ. Стенды более наглядно позволяют показать ассортимент, позволяют потенциальным покупателям рассмотреть продукцию вблизи и получить более подробную информацию от представителя организации, представляющего продукцию.

Таким образом, большую роль в правильном формировании мнения о фирме, ее товарах (работах, услугах) играет выставочная деятельность.

 

2 Современное развитие и организация выставок в России

2.1 Классификация выставочно-ярмарочных мероприятий

Выставки и ярмарки принято классифицировать по пяти основным признакам: по географическому составу участников; по тематике; по значимости мероприятия для экономики; по месту проведения; по времени функционирования.

Классификация выставок/ярмарок по географическому составу участников:

- всемирные - международные выставки, на которых страны демонстрируют свои достижения в области экономики, науки, техники и культуры;

- международные выставки и ярмарки - характеризуются участием в них фирм из разных стран, число иностранных участников должно составлять не менее 10% от общего числа экспонентов, выставочное оборудование и предоставляемый набор услуг должны соответствовать международным стандартам;

- выставки и ярмарки с международным участием (с числом иностранных участников менее 10% от общего числа участников);

- национальные - выставки и ярмарки с участием фирм одной страны;

- межрегиональные (демонстрирующие продукцию и услуги производителей из нескольких регионов);

- местные (региональные) – с участием фирм только из того города/региона, где проводится мероприятие.

Классификация выставок/ярмарок по тематике:

В соответствии с отраслевой принадлежностью выставляемых экспонатов выставки/ярмарки подразделяются на:

- универсальные;

- специализированные (многоотраслевые и отраслевые).

Классификация выставок/ярмарок по значимости мероприятия:

- выставки федерального значения (имеющие значение для страны в целом);

- выставки межрегионального значения (имеющие значение для нескольких регионов страны);

- выставки регионального значения (имеющие значение только для одного региона);

- выставки местного значения (имеющие значение для города, области).

Классификация выставок по территориальному признаку (в зависимости от того, на территории какой страны проводится выставочное мероприятие):

- выставки, проводимые внутри страны;

- выставки, проводимые на территории других стран.

Классификация выставок по времени функционирования (в зависимости от продолжительности работы):

- постоянно действующие (0,5-1 год и более);

- временные (0,5-5 месяцев);

- краткосрочные (от 1-5 дней до 0,5 месяца).

 Организаторами выставочно-ярмарочных  мероприятий могут выступать: федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов Федерации;

- выставочные организации;

- торгово-промышленные палаты (ТПП) Российской Федерации и региональные;

- межрегиональные ассоциации экономического взаимодействия субъектов Федерации, а также отраслевые ассоциации;

- прочие организации, для которых организация выставочных мероприятий не является основной деятельностью. [13]

2.2 Организация проведения выставочного мероприятия

Организатор выставки – это организация, зарегистрированная в соответствии с законодательством РФ, основным видом деятельности которой является подготовка и проведение выставочно-ярмарочных мероприятий. Выставочный организатор может быть владельцем выставочных площадей или организовывать мероприятия на арендуемых площадях.

На первый взгляд в подготовке к выставке нет ничего сложного, но это ошибочное мнение. Это довольно-таки сложный подготовительный процесс, который включает в себя сбор необходимой информации, подготовку необходимого оборудования и прочее. Поэтому коснемся моментов, с которыми придется столкнуться организации в процессе подготовки к выставке.

Процесс подготовки к выставке можно разбить на несколько этапов:

1. составляется план деятельности  до выставки и на период  проведения выставки;

2. назначаются ответственные  лица;

3. учитываются все возможные  расходы, связанные с проведением  выставки;

4. после окончания выставки  делаются выводы для дальнейшего  использования в будущем.

За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В заявке указываются все реквизиты организации (страна, адрес (телефон), номер расчетного счета). Суть заявки заключается в предварительной регистрации и бронировании выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие организации с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. После получения заявки, в адрес организации высылается подтверждение о регистрации организации в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата должна быть произведена в течение 5-10 дней.

Организации-участнику организаторами выставки могут быть предоставлены и дополнительные услуги. Наиболее распространенными дополнительными услугами аккредитация, публикация в каталогах, услуги переводчиков, изготовление вывески и фирменной рекламы.

Организации, участвующие в выставке, в большинстве случаев изготавливают свои эксклюзивные материалы для выставки, в специализированных фирмах, тем самым, повышая качество экспозиции, что наглядно показывает профессионализм и индивидуальный подход. Однако при этом возрастают расходы фирмы-участника, что ведет к удорожанию выставочного стенда.

Но организация может и не обращаться в специализированную фирму для изготовления выставочного стенда, а заключить специальное соглашение в приложении к договору на аренду площади, согласно требованиям организации – участника выставки. В соглашении конкретно оговариваются все необходимые моменты экспозиции, сроки, цена.

Следующим очень важным моментом является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Организация должна заранее подготовить письмо-заявку с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешение на ввоз (вывоз) выставочных материалов. Такая заявка должна содержать подробный список ввозимых выставочных материалов. Письмо составляется в адрес фирмы-организатора выставки, на имя директора.

Организация участия фирмы в выставке на должном уровне, это довольно трудоемкий процесс, включающий в себя застройку выставочной площади, доставку выставочного груза, организацию поездки представителей организации – экспонента на выставку. Ведь плохо оформленный стенд или плохо обученный персонал может легко «обнулить» вложенные средства, а это, как правило, средства не малые. От того, как подготовлена выставка, зависит ее успех.

Лучше обратиться в специализированную компанию, которая предоставляет полный комплект выставочных услуг. Перечень предоставляемых услуг выставочными фирмами может быть самым разнообразным, например:

- размещение рекламы заказчика  на щитах, баннерах на территории  выставочного комплекса;

- почтовая рассылка рекламных  материалов фирм по тематике  выставки;

- проведение пресс- конференций;

- редакционно-издательские  услуги;

- трансляции объявлений  по радио;

- видеореклама;

- информирование организаций  и фирм о международных выставках;

- заказ услуг переводчика  и другого обслуживающего персонала;

- другие услуги.

2.3 Значение маркетинга в организации выставки

Предприятие сможет активно влиять на рынок сбыта, если будет эффективно задействован комплекс маркетинговых средств (маркетинг-микс): оформление продукта, гибкая система цен и условий платежа, оптимизация путей сбыта и контактов с потребителями (распределение и коммуникация); введены в действие все инструменты маркетинга: товарная политика; ценообразование; распределение и сбыт; коммуникации.

Независимо от стратегии, продиктованной сложившейся конъюнктурой, ни одно предприятие не имеет надежды на выживание, если оно:

- не разработает методов приспособления к структурным изменениям, обусловленным условиями свободного распространения товаров и услуг;

- не осознает, что международный рынок - открытая среда взаимодействия коммерческих предложений внутреннего и внешнего рынков;

- не сумеет адаптировать свою продукцию к конкурентным требованиям в новой глобальной экономической среде с точки зрения внешнего оформления, качества, цены и каналов сбыта;

- не примет мер по планомерному приспособлению своей национальной стратегии к международному рынку и не будет применять маркетинговую стратегию, соответствующую той, которую используют конкуренты.  [3]

Выставки служат достижению самых разнообразных предпринимательских целей. Участие в выставке надо рассматривать по преимуществу в комбинации с другими инструментами маркетинга. Например, если центральным звеном является контакт с постоянной клиентурой, то перед выставкой ее нужно со всей интенсивностью убеждать в необходимости посещения стенда. Если же, наоборот, требуется главным образом новый покупатель, то перед выставкой должна быть развернута широкая рекламная кампания.

Затраты на участие в ней можно обосновать, только проведя тщательные исследования исходя из его соответствия предпринимательской стратегии предприятия.

Простейший анализ хода выставки показывает, что этот инструмент маркетинга может повлиять на самые разнообразные функции, обладающие большим радиусом действия. Кроме того, выставка:

- является концентрированным зеркальным отражением соответствующего рынка;

- воспринимается как эмоциональное событие, вызывающее реакцию всех органов чувств человека и стимулирующие принятие им решения о приобретении товара;

- обеспечивает и увеличивает обозримость рынка;

- позволяет прояснить ситуацию на рынке;

- открывает доступ к новым рынкам;

- позволяет установить прямую зависимость между ценой и качеством.

Выставки, в первую очередь торговые, - самая сложная форма маркетинга, включающая в себя почти все современные механизмы торговли и инструменты маркетинга, хорошо спланированное участие в выставке должно все это учитывать и гармонично сочетать.

Определение важнейших целей выставки оказывает влияние на всю организационную подготовку к выставке, на участие в ней и анализ результатов мероприятия.

Выставки - один из наиболее эффективных и рентабельных способов привлечения новых клиентов и выхода на новые рынки. Выставки дают возможность показать товар в действии. Решение о приобретении товара получает эмоциональные стимулы.

Выставки проясняют ситуацию на рынке - позволяют потребителю сделать свой выбор, сравнивая все конкурирующие предложения рынка отрасли. Они показывают прямую зависимость между ценой и качеством. Реакция потребителя показывает привлекательность выставочной продукции, ее конкурентоспособность, а также позволяет определить направления будущего развития отраслевого рынка.

Анкета – один из наиболее важных документов, который готовится для выставки.  Фирмы участвуют в выставках именно ради новых контактов.  Данные фиксируются в анкетах, которые заполняют посетители стенда.

 

Лучше всего готовить анкету на последней неделе перед выставкой. В этот период уже будут понятны все цели и задачи, которые должны быть реализованы. Останется только оформить их в виде вопросов и вынести в анкету.  Для печати анкеты  на ризографе достаточно одного дня. [4]

2.4 Проведение туристских выставок в России

Выставочно-ярмарочная деятельность неразрывно связанна с туристическим и гостиничным бизнесом. Для продвижения туристского продукта на рынок необходимо участие в выставках.

В России в Последние годы появляются все новые и новые выставки и ярмарки. В Москве ежегодно проводится шесть таких мероприятий того или иного масштаба. Так, с 1994 года ежегодно в конце марта в Москве проводиться международная выставка «Подмосковье»; в первой декаде октября - выставка «Отдых»; в ноябре - сразу два мероприятия (в начале и в конце месяца) - «Эскип-Отель» и «Гостиничных бизнес»; в середине декабря выставки «Отдых и путешествия». Крупнейшая по масштабу и по количеству представленных туристских направления является весенняя MITT. Она является многоотраслевой выставкой всемирного значения.