Управление организацией культурно-массовых мероприятий

Расходная часть  праздничного бюджета может состоять из следующих частей:

аренда площадки;

украшения зала;

приглашения (изготовление и расходы по доставке);

еда и напитки;

работа ведущего;

артисты, шоу-программа, музыкальная аппаратура;

спецэффекты;

фото- и видеосъемка;

транспортные  расходы;

сувениры и  подарки;

оплата услуг  компании-организатора.

Около половины общей суммы обычно бывает потрачено на ресторанное обслуживание, еду и напитки, четверть – на аренду, декорации, техническое оснащение площадки, охрану и транспорт. Оставшаяся часть уйдет на организацию шоу-программы, т. е. на артистов, режиссеров, ведущего, ассистентов, на конкурсы, игры и аттракционы и, возможно, на оплату услуг компании – организатора праздника. Конечно же, это примерное соотношение, и оно может меняться в каждом конкретном случае.

Организационное обеспечение  и контроль проведения праздника

Особое внимание следует уделить организационному обеспечению и контролю над проведением  праздника.

При подготовке праздника желательно придерживаться определенного порядка.

Сначала нужно  определить цель и смысл проведения праздника, его задачи. Потом – общие условия праздника: день и время, количество и состав гостей, требования к месту проведения, требования к программной части, примерный бюджет праздника. Кроме того, необходимо назначить ответственного за организацию праздника сотрудника, и, если это возможно, наделить его полномочиями по самостоятельному принятию решений и утверждению любых деталей в этой связи.

Первым делом  ответственный за мероприятие, должен определить: какие вопросы он может  решить самостоятельно (например, найти  «площадку» – место для проведения праздника); что целесообразно выполнить силами своей компании (например, транспорт для гостей), а что лучше доверить сторонним подрядчикам (например, подготовка сценария, создание шоу-программы, поиск и координация артистов и т. д.).

Существует  несколько типов организаторов, действующих на рынке услуг по подготовке и проведению корпоративных  и иных праздников.

Специализированные  компании – организаторы торжеств.

Среди них есть и фирмы, готовящие праздник «под ключ» и организации, выполняющие лишь часть работ (например, подбор площадки, плюс шоу-программа, плюс кейтеринг). Кроме того, некоторые компании специализируются на каких-то видах мероприятий (например, преимущественно организуют свадьбы).

Компании, работающие «под ключ», могут взять на себя весь комплекс работ по подготовке и проведению праздника – от разработки оригинальной концепции, печати приглашений и аренды помещения до координации выступлений артистов и развозки гостей по домам. Это очень удобно, но никто не заставит вас покупать непременно все услуги, вы можете выбрать только то, что не в состоянии организовать сами.

Фирмы, профессионально  занимающиеся проведением мероприятий, как правило, имеют в своем  штате (или на условиях подряда) специалистов по работе с персоналом, режиссеров, сценаристов и т. д. Кроме того, обычно у них есть набор стандартных праздничных программ, необходимый для конкурсов реквизит, звуко- и светотехника, наработанные связи с администрациями дворцов, ресторанами, декораторами, транспортными фирмами, специалистами по спецэффектам, артистами и т. д. Так, например, работая с вами над шоу-программой, менеджер такой фирмы должен предложить вам на выбор большой список ведущих и артистов различных жанров, рассказать об особенностях их работы, предоставить их фотографии, видеоматериалы и дать свои рекомендации. Кроме того, организатор берет на себя гарантии выхода на праздник утвержденного вами исполнителя и всегда имеет запасной равноценный вариант на случай форс-мажорных обстоятельств.

Услуги таких  компаний-организаторов обычно оцениваются в размере 10-15 % от общей сметы всего мероприятия или той его части, подготовка которой была им поручена. В некоторых случаях организатор может запросить фиксированную сумму – это может быть и 0-900, и 00-4000, и даже более, в зависимости от масштабности мероприятия и амбиций специализированной компании.

Кстати, разработка концепции праздника (идеи и оригинального  сценария) практически всегда оплачивается отдельно, а если приглашать к разработке какого-нибудь известного шоумена, то сценарий может стоить намного больше.

Рекламные агентства, турфирмы, рекрутинговые и тренинговые  компании и т.д. могут быть прекрасными  организаторами в своей основной сфере деятельности, но в области  проведения корпоративных праздников они, как правило, исполняют функцию посредников, передавая заказ стороннему организатору и контролируя его работу.

С одной стороны, это лишнее звено в цепи, что  увеличивает и сроки исполнения работ, и затраты. Но, с другой стороны, бывают случаи, когда их привлечение оправданно. Например, если предстоящий праздник тесно связан с вашей рекламной кампанией, то имеет смысл поручить его разработку «своему» рекламному агентству.

Продюсеры и  продюсерские центры многие путают с  организаторами массовых мероприятий. А смыслом работы продюсера является не организация праздников, а создание, продвижение и продажа творческих проектов, таких, как музыкальные коллективы, спектакли, шоу-постановки и так далее.

Арт-менеджеры  работают в клубах и ресторанах. Их основная задача – создание тематических сезонных и вечерних (пятничных и субботних) программ. И хотя эти программы тоже развлекательные, они имеют свои особенности. В ресторан посетители приходят парами или небольшими группами и, что характерно, не имеют никакого стремления общаться с людьми за соседними столиками. Развлекательная программа проходит фоном, и, конечно же, в ней отсутствует какая-либо объединяющая идея. Клубные шоу-программы в основном рассчитаны на аудиторию определенного возраста, следовательно, и артисты, и развлечения, и ведущие, в ней задействованные, – соответствующие. Часто исполнители, предлагаемые арт-менеджерами, очень соблазнительны по цене, но это просто артисты, с которыми обычно работает этот ресторан или клуб, а это вовсе не означает, что они вам подходит.

Но если по каким-то причинам вам подходит клубная или  ресторанная программа со всеми  ее особенностями, вы вполне можете заказать ее организацию у Арт-менеджеры  забронированного вами заведения.

Артисты и ведущие  часто предлагают поручить им организацию всего мероприятия. Конечно, зная лично какого-то конкретного человека, вы можете испытывать к нему определенное доверие. Но, во-первых, вы ставите себя в зависимость от его основной профессиональной деятельности, которая может помешать ему работать на вас в полную силу. Во-вторых, случись что с вашим доверителем, его некому будет заменить или подстраховать, в отличие от работы с компанией-организатором. В третьих, и это самое главное, каким бы хорошим ни был, например, ведущий, он привык наблюдать за происходящим на празднике со сцены, и его опыт вряд ли сослужит вам хорошую службу, скажем, в случае проблем с арендой помещения или с заказом корпоративных подарков.

Для того чтобы  праздник запомнился необходимо разработать  концепцию. Чтобы праздник не был  клоном других мероприятий, у него должна быть своя, неповторимая концепция, другим словом – идея. Идеи могут быть разные, так же, как и концепцию можно преподнести, исходя из различных соображений и возможностей, различными способами. Найдя удачную идею, старайтесь внимательно отнестись к выработке концепции для его воплощения. Люди, пришедшие на праздник, по достоинству оценят что-то неординарное, которое есть только сегодня ночью, и только на вашем празднике.

То есть концепция  праздника – это то, как вы сможете наиболее ярко выразить заложенную идею, чтобы оставить посещение вашего мероприятия надолго в памяти у людей[6].

После того как  разработана концепция, и вы уже имеете представление о том, что будет «изюминкой» праздника, следует составить план всего праздника от начала до конца. План праздника – это, фактически. Бизнес – план, куда входит все: от описания концепции до предлагаемого количества людей, которые посетят ваш праздник.

В плане праздника  обязательно должно присутствовать:

Название праздника.

Предлагаемая  дата проведения.

Полный состав участников.

Почасовое расписание программы.

Информационная  поддержка.

Бюджет праздника.

Финансовые условия дохода.

Вообще, в практике некоторые из вышеперечисленных  пунктов не указываются в планах, но с помощью хорошего организатора можно оговорить некоторые из условий на словах. Поэтому, если вы не имеете опыта проведения праздника  или у вас нет хороших отношений с представителями заведения, в котором вы собираетесь проводить праздник, лучше конструктивно подготовить план, чтобы при его прочтении было понятно, что вы полностью представляете себе картину того, по какой схеме будет идти работа по организации, какими возможностями вы располагаете, и какие результаты это может принести.

Название праздника  должно целиком отражать его концепцию, привлекать к себе внимание, так  как название – это лицо праздника. Чем оригинальнее будет название праздника, тем больше шансов, что люди захотят узнать, какое содержание праздника за ним кроется. Также необходимо определить состав участников. Состав участников необходимо определять из следующих вопросов:

На какую  категорию публики вы рассчитываете  на своем празднике?

Какое потенциальное  место (лучше, если несколько вариантов, чтобы была возможность выбора) проведения вечеринки?

Какой формат музыки будет доминировать в течение  всего праздника?

Расписание  программы проведения праздника  лучше продумать так, чтобы наиболее яркие номера приходились на пик вечера.

На этом этапе  происходит выбор лица, ответственного за организацию праздника. По мнению С. Волчук: «Лучше, если это будет  один человек, и еще лучше, если ему  предоставят все полномочия по принятию решений и утверждению любых деталей праздника»[7] Хотя автор говорил это применительно к корпоративным праздникам, на наш взгляд данное утверждение правомерно и при организации праздников более крупного масштаба.

На следующем  этапе происходит распределение  работ. В случае необходимости поиск  сторонних подрядчиков, которые  будут осуществлять установку сцены  или катка, создание шоу-программы, поиск и координацию артистов.

Затем для подрядчиков  осуществляется составление технического задания с описанием всех требований, задач и условий проводимого  праздника. Кроме оформления официальных  документов, завершающих сделку с  подрядчиками, рекомендуется собрать  и неофициальные документы, подтверждающие, что подрядчики не имеют к организаторам претензий.

Подведение итогов праздника

День праздника  – последнее напряжение. В это  день необходимо собрать итоги всей проделанной работы по организации. Для завершения этого этапа необходимо созвониться со всеми участниками и уточните время их прибытия на праздник.

Нужно проследить, чтобы гримерная комната для  участников была в надлежащем состоянии  и в ней было все необходимое, гардероб функционировал. Во время  проведения праздника обязательно нужно контролировать соблюдение расписания выступлений, за 10 минут до каждого проверяя готовность. Организаторам необходимо быть бдительными в отношении употребления алкоголя участниками даже после их выступления. Одним словом, можно отметить, что нужно стараться контролировать работу всех задействованных в празднике участников.

По окончанию  праздника и решения последних  сопутствующих вопросов, не торопитесь уезжать с праздника. Проследите, чтобы ни кем из участников не было ничего оставлено из личных вещей. Если вы в результате получили то, на что надеялись, - значит, праздник удался! Для себя же отметьте все замеченные в течение проведения праздника минусы и постарайтесь в дальнейшем, по возможности, не допустить их присутствия, а отмеченные плюсы взять на вооружение.

Ну и нужно  не забывать о том, что атмосферу  праздника на любом мероприятии  создают приятные, улыбчивые и  танцующие люди.

Основные проблемы, связанные  с оптимальной организацией праздников в России

В социологическом  плане характерной чертой каждой переходной эпохи является, прежде всего, сосуществование старых и новых структур, старых слоёв с проявлениями новых сил, старых традиционных обычаев с попытками замены их другими, более соответствующими человеческими потребностями. Эта закономерность целиком относится ко всей сфере культуры, и в особенности к празднику, как определенной форме общественного бытия. Поэтому мы встречаем сегодня старинные праздники, нередко проходящие в прямом смысле слова на соседних улицах больших городов, обычно по предписанным ритуалам, и рядом с ними – праздники, установленные сравнительно недавно, праздники религиозные и светские, народные и политические. Карта, фиксирующая праздники, и политическая карта обозначают в общих чертах территории действия больших праздников, которые приобрели международный характер благодаря тому, что фигурируют в календарях мировых религий или связаны с мировыми общественными и политическими движениями, с универсальными идеологиями нашего времени. На картах отдельных государств могут быть обозначены места проведения региональных праздников – народных и фольклорных, этнических и культурных.

Современные изменения, происшедшие в празднике, особенно в странах развитых или стремящихся  достичь этого уровня, имеют много  общих черт, поскольку в их основе лежат схожие, а часто и идентичные причины и механизмы.

На изменения  в праздниках и способах празднования влияют, прежде всего, сдвиги в социально-экономической  и профессиональной структуре. Сокращение во всех индустриально развитых и развивающихся странах числа занятых в сельском хозяйстве, постепенное исчезновение традиционной деревни с её социальной и культурной структурой влекут за собой значительные изменения в сфере праздников. Праздники аграрные, сельские, крестьянские с их тысячелетними традициями, глубоко укоренившиеся в жизни сельской общины, продолжают существовать в старых формах, и мало меняются только там, где сохраняется многочисленный крестьянский класс. В других регионах, где деревня стала урбанизированной, где число занятых в сельском хозяйстве резко уменьшилось, где изменение культуры опрокинуло старые барьеры, меняется и сельский праздник, особенно в восприятии молодого поколения, превращаясь в культурные, семейные и фольклорные представления, и, причём, это происходит тем легче, чем быстрее идет процесс освобождения от религии и чем больше присутствуют городские образцы поведения.