Депобразования и молодёжи
Югры
бюджетное учреждение среднего
профессионального образования Ханты-Мансийского
автономного Округа – Югры
(БУ «Мегионский профессиональный колледж»)
Специальность
034702 «Документационное обеспечение управления
и архивоведение»
Группа «Д-38»
КУРСОВАЯ РАБОТА
На тему: «Экспертиза
ценности документов – основание для
включения архивных документов в состав
Архивного фонда Российской Федерации».
Обучающейся _______________________
Е.Ю. Вайшева
(подпись)
Преподаватель ________________________
О.В.Заболотная
(подпись)
Мегион, 2013
Содержание
Введение…………………………………………………………………………...3 |
1.Понятие экспертизы ценности
документов………………………………...…4 |
2. Цели экспертизы ценности документов………………………………………6 |
3.
Организация экспертизы документов………………………………………...7 |
3.1. Этапы организации экспертизы
ценности документов………………...7 |
3.2. Принципы отбора документов и критерии
их оценки…………………8 |
3.3. Экспертная комиссия……………………………………………………13 |
Заключение ……………………………………………………………………...17 |
Список
литературы………………………………………………………………18 |
Приложения ……………………………………………………………………...20 |
Введение
В результате деятельности
организаций, предприятий и учреждений создаются документы,
которые имеют разное научное и практическое
значение. Значительная часть их несет
в себе информацию разового характера.
После использования этой информации
в оперативных целях такие документы теряют
значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно.
Другие документы сохраняют свое значение
в течение многих лет. Но есть документы,
которые содержат ценную для научных и
практических целей информацию. Такие
документы должны храниться постоянно.
При Архивном Фонде Российской
Федерации создаются и работают на постоянной
основе Центральные экспертно-проверочные
комиссии, которые осуществляют методическое
руководство работы всех архивов, находящихся
на территории нашей страны.
Назначение экспертизы
состоит именно в том, чтобы определить
какие документы могут обеспечить государство,
общество, науку и отдельных граждан необходимой
информацией.
Перед автором данного
исследования поставлена цель – рассмотреть
и исследовать процесс экспертизы ценности
документов – как основу формирования
Архивного Фонда Российской Федерации.
Для раскрытия цели редактором поставлены
следующие задачи:
Дать понятие экспертизе
ценности документов;
Определить цели экспертизы
ценности документов;
Рассмотреть организацию
экспертизы ценности документов;
Выяснить принцип работы
экспертной комиссии.
1. Понятие экспертизы
ценности документов
Под экспертизой ценности документов
понимается изучение документов на основании
принципов и критериев их ценности в целях
определения сроков хранения документов
и отбора их на государственное хранение.1 Либо, экспертиза ценности
документа – отбор документов на государственное
хранение или установление сроков их хранения
на основе принятых критериев.2
Необходимость проведения
экспертизы объясняется неравноценностью
документов как источников информации.
Одни документы несут ценную информацию
о политической, научной и культурной
жизни общества, развитии народного хозяйства
и т.п. Информационное значение других
документов не имеют большого значения.
Отражая организационные, административные
и хозяйственные вопросы, они служат лишь
средством обеспечения оперативной деятельности
учреждений. Роль их как источников научных
исследований невелика. Встречаются документы,
информация которых теряет свое значение
почти тотчас же после их возникновения.
Таким образом,
если нет необходимости в информации,
то теряют значение и первичные источники
информации — документы, которые могут
быть уничтожены. Следовательно, значение
информации предопределяет возможность
и длительность использования документов
и обусловливает в связи с этим продолжительность
их жизни.
Назначение
экспертизы состоит в том, чтобы определить,
какие документы с наибольшей полнотой
удовлетворяют целям обеспечения государства,
науки, общества, а также и отдельных граждан
необходимой информацией. Соответствующие
сроки их хранения устанавливаются экспертизой.
Документы, содержащие ценную научную
информацию, по истечении сроков возможного
их использования в оперативной деятельности
учреждений поступают на вечное хранение
в государственные архивы. Материалы же
справочного информационного значения
хранятся только в архивах ведомств и
учреждений в течение сроков возможного
их использования, после чего уничтожаются.
2. Цели экспертизы
ценности документов.
В обобщенном виде задачи экспертизы
ценности документов состоят в следующем:
отбор наиболее ценных документов
из ведомственных архивов в государственные
архивы на постоянное хранение и определение
профилей документов тому или иному государственному
архиву.
определение сроков
хранения документов, информация в которых
может быть использована в течение какого-то
периода времени. В зависимости от установленных
сроков хранения такие документы могут
быть разделены на две группы:
1. для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет на момент заведения дела);
2. для временного хранения.
обеспечение полноты
состава архивного фонда путем восполнения
утраченных документов, что можно сделать
за счет идентичных документов из фондов
однородных учреждений, а также выше- или
нижестоящих учреждений.
отбор на хранение наиболее информативно емких документов.
3. Организация
экспертизы документов
Этапы организации
экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности
документов проводится в три этапа: в делопроизводстве,
в ведомственном архиве и государственном
архивах. В делопроизводстве решается проблема
определения сроков хранения документов
уже при составлении номенклатуры дел,
т.е. когда дело еще «не родилось».
В ведомственном архиве происходит выделение
из документального фонда учреждения
дел для постоянного хранения и подготовка
их к сдаче в государственный архив.
.
Если в учреждении
имеются юридически самостоятельные структурные
подразделения, то из ценных документов
формируют несколько архивных фондов.
.
Кроме этого отбирают
для уничтожения документов временного
хранения, срок хранения которых истек.
При этом особое внимание должно быть
уделено документам, срок хранения которых
75 лет (по личному составу), ведь за каждым
из них стоит судьба человека. Все эти
важные задачи решаются совместно с комиссией,
которая по-научному может называться
центральной экспертной комиссией (ЦЭК)
или просто экспертной комиссией (ЭК).
.
В государственном
архиве, во-первых, проверяют
решение экспертных органов ведомственных
архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят
целевую комплексную экспертизу ценности
документов или разбор россыпи документов.
Целевая комплексная
экспертиза — это экспертиза, которая
проводится в целях выявления дублетности
сразу по нескольким фондам:
вышестоящих и подчиненных
одному ведомству учреждений;
однородных учреждений,
действовавших на одной территории (школы
одного района); лиц, связанных родственными
или личными отношениями.
Такой комплексный
подход возможно осуществить только в
государственном архиве, куда поступают
сотни и тысячи фондов разных учреждений.
В результате экспертизы
ценности документов выделяются две группы
дел:
1) Дела для постоянного
и долговременного (75 лет) хранения;
.
2) Дела, предназначенные
для уничтожения.
.
На дела, подлежащие
уничтожению, составляется акт; дела для
постоянного и долговременного хранения
в дальнейшем заносятся в описи.
Акты и описи представляются
на рассмотрение соответствующей экспертной
комиссии, или экспертно-проверочной комиссии,
или центральной экспертно-проверочной
комиссии ЦЭПК.
Принципы отбора
документов и критерии их оценки
В Основных правилах
работы ведомственных архивов критерии
объединены в три группы: критерии происхождения
(роль и место организации или лица в системе
государственного управления или конкретной
отрасли, значимость выполняемых ими функций;
время и место образования документов);
критерии содержания (значимость события,
отраженного в документе, значение содержащейся
в нем информации, ее повторение в других
документах); критерии внешних особенностей
(юридическая достоверность документа,
т.е. наличие подписей, дат, печати; наличие
резолюций; особенности передачи текста;
особенности материальной основы документа;
особенности физического состояния документов).
.
Рассмотрим важнейшие
критерии:
.
1. Значимость учреждения
или лица, которые создали документы. В
процессе развития государства создаются
учреждения, организации, предприятия
с разнообразными функциями. Ценность
комплекса документов, созданных в них,
определяется, прежде всего, значимостью
учреждения в системе государственного
управления, в развитии науки, народного
хозяйства, культуры и других отраслей
жизни общества.
Органы государственной
власти и управления создают документацию,
отражающую деятельность государства,
научные учреждения — научно-технический
прогресс, производственные объединения
— развитие
экономики и т.п.
Отбор документов на
государственное хранение производится
из учреждений, играющих наиболее важную
роль в жизни общества.
Документы создаются
и накапливаются не только в учреждениях,
но и у людей. Они могут отражать производственную,
общественную, творческую деятельность
лица. Научный интерес представляют документы
крупных партийных и государственных
деятелей, ученых, организаторов производства,
военачальников, писателей, художников,
Героев Советского Союза и Героев Социалистического
Труда и других лиц.
Фонды личного происхождения
хранятся в федеральных и местных госархивах,
в архивах учреждений Академии наук и
в ряде других ведомственных архивов.
Архивные учреждения ведут также собирание
документов журналистов, краеведов и других
лиц, чьи документы могут помочь изучению
истории родного края. Документы таких
фондов делятся обычно на несколько групп.
Главные из них: личные документы, документы,
созданные фондообразователем (научные,
творческие и др.), переписка (деловая и
личная), могут быть документы, собранные
данным лицом (коллекции). Большой интерес
представляют также дневники, воспоминания
и переписка участников Великой Отечественной
войны и тех, кто восстанавливал города
и села.
.
2. Значимость содержания
документов (критерий содержания). Этот
критерий применяется во всех случаях.
В общем массиве документов создаются
документы, отражающие основную деятельность
учреждения, и документы, играющие вспомогательную
роль, нужные для текущей работы учреждений.
К первой группе документов,
наиболее полно отражающих основную деятельность
учреждений, относятся: уставы, положения,
штатные расписания, приказы, перспективные
и годовые планы, годовые и сводные отчеты
по отраслям, доклады, обзоры, протоколы
совещаний, заседаний, собраний, некоторая
часть директивных указаний вышестоящего
органа и переписка с ним по выполнению
стоящих перед учреждением задач, указания,
направляемые подчиненным организациям,
материалы по проверкам выполнения постановлений
правительства, приказов министра и другие
материалы по контролю, часть материалов
по изобретательству и рационализации,
некоторые материалы по технике безопасности
и ряд других.
Документы, относящиеся
ко второй группе, как правило, численно
превосходят первую. Некоторые из них
имеют долговременное справочное значение
(например, значительная часть документов
по личному составу), но подавляющее большинство
документов теряют свое оперативное и
справочное значение через один — пять
лет. Это документы оперативной и бухгалтерской
отчетности и учета, табуляграммы, переписка
по снабжению, текущему ремонту и многим
другим вопросам, не отражающим основную
деятельность учреждения.
.
3. Время и место образования
документов. Эти два критерия, как правило,
взаимосвязаны. Они также являются основными
критериям экспертизы. В истории нашей
страны были периоды, насыщенные событиями
особой важности, сыгравшими огромную
роль в жизни общества и государства. Советское
архивоведение к таким периодам относит:
периоды Отечественной войны 1812 г., первой
русской революции 1905 — 1907 гг., февральской
буржуазно-демократической революции
1917 г., Великой Октябрьской социалистической
революции, гражданской войны и иностранной
интервенции, коллективизации сельского
хозяйства и социалистической реконструкции
народного хозяйства, Великой Отечественной
войны 1941 — 1945гг.
Необходимо было сохранить
комплексы документов, полно и всесторонне
освещающие эти периоды. Задача эта нелегкая,
так как в периоды гражданской и Великой
Отечественной войн создавалось меньше
документов, характерных для мирного времени;
во время войн и революций создавалась
новая специфическая документация; в эти
периоды были утеряны и погибли массы
документов. Поэтому при отборе документов
на государственное хранение архивисты
проявляли максимум внимания и осторожности,
принимая в ряде случаев в государственные
архивы второстепенную документацию не
только для возмещения утраченных основных
документов, но и для освещения отдельных
событий. Критерий времени применяется
не только к документам прошлого. В деятельности
каждого учреждения, организации, предприятия
есть периоды, имеющие особое значение.
Это периоды организации и реорганизации
(с изменением функций), выполнения особых
заданий. Документы за этот период также
требуют особого внимания при экспертизе
ценности, и на государственное хранение
отбирается большее количество документов,
чем в обычные годы.
Критерий места происхождения
документов тесно связан с критерием времени:
при оценке документов, созданных в особые
периоды истории, важную роль играет и
место их создания. Например, документы
хозяйственного характера, созданные
в период Великой Отечественной войны
в прифронтовых городах и населенных пунктах,
могут представлять значительный интерес.
Большую ценность имеют все документы,
созданные на временно оккупированной
территории страны, в партизанских отрядах.
Критерий места применяется
и в тех случаях, когда значительные события
происходят на территории какой-то области,
края, республики. Так, строительство гидроэлектростанций,
крупных промышленных комплексов, подготовка
к эксплуатации новых месторождений полезных
ископаемых и строительство городов и
т.п. меняют экономическую, а иногда и административную
структуру данного района, области. Возникают
новые организации, рождаются новые комплексы
документов, которые представляют особый
интерес в связи со значимостью данного
события.
4. Подлинность и
копийность документов. При отборе
на хранение предпочтение всегда
отдается подлинникам (приказы, протоколы,
планы и др.). Однако ряд категорий
документов имеется в учреждениях
только в копиях, в том числе
такие важные, как отчеты, докладные
записки, различные справки по
вопросам деятельности учреждения,
подлинники которых направляются
оформленными и подписанными в вышестоящие
инстанции, органам ЦСУ и др.
5. Юридическая сила
документа. Этот критерий примыкает
к предыдущему, поскольку юридическую
силу имеют главным образом
правильно оформленные подлинники.
Имеются, правда, некоторые категории
документов, у которых юридической силой
обладают и вторые, и третьи экземпляры
(например, разного рода договоры, акты),
и даже копии (удостоверения об образовании,
акты гражданского состояния), и выписки
(например, из приказов, решений), но при
условии наличия всех реквизитов документа.
Поэтому важно в процессе делопроизводства
правильно оформлять документы, особенно
постоянного хранения.