Экспертиза ценности документов – основание для включения архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации

В качестве экспертов и консультантов к работе комиссии могут привлекаться специалисты научных, общественных и других сторонних организаций. 

1.5. В своей работе ЦЭК руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", иными федеральными законами, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, решениями ЦЭПК при Росархиве, а также методическими документами (рекомендациями) Федерального архивного агентства, соответствующих федеральных государственных архивов и настоящим Положением. 

Положение о ЦЭК Министерства культуры Российской Федерации после согласования с Федеральным архивным агентством утверждается приказом Министра одновременно с утверждением персонального состава ЦЭК.

2. Функции ЦЭК

ЦЭК осуществляет следующие функции:

2.1. Разрабатывает предложения и  рекомендации по оптимизации  состава документов Архивного  фонда Российской Федерации, а  также других архивных документов, образующихся в процессе деятельности  Министерства культуры Российской  Федерации и подведомственных ему организаций.

2.2. Рассматривает предложения и  в установленном порядке представляет  свои решения об изменении  или уточнении сроков хранения  документов, предусмотренных действующими  нормативными правовыми актами, а также решения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами.

2.3. Осуществляет методическое руководство  работой ЭК подведомственных организаций.

2.4. Рассматривает предложения и  выносит рекомендации по методическим  и практическим вопросам экспертизы ценности документов.

2.5. Организует и координирует  работу по подготовке нормативных  и методических документов по  экспертизе ценности документов  и отбору их в состав Архивного  фонда Российской Федерации (включая  управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео- и творческую документацию) в Министерстве культуры Российской Федерации и подведомственных ему организациях. 

Готовит предложения и в установленном порядке представляет на рассмотрение ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве отраслевые списки организаций, документы которых подлежат и не подлежат передаче на постоянное хранение. 

2.6. Рассматривает и выносит решения  о согласовании:

- перечней документов со сроками  хранения;

- примерных и типовых номенклатур  дел, конкретной номенклатуры дел  Министерства культуры Российской Федерации;

- сводных описей дел, документов  постоянного срока хранения, включая  управленческую, научно-техническую  документацию, кино-, фото-, фоно-, видео- и творческую документацию;

- описей на документы по личному составу;

- описей дел долговременного хранения и с отметкой ЭПК;

- актов о выделении к уничтожению  документов с истекшими сроками хранения;

- актов об утрате или неисправимом  повреждении документов постоянного  и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;

- графиков подготовки и передачи  документов на постоянное хранение;

- методических документов по  проведению экспертизы ценности  документов (рекомендации, памятки и др.).

2.7. Представляются в ЦЭПК при  Федеральном архивном агентстве  на согласование (рассмотрение):

- перечни документов со сроками хранения;

- примерные и типовые номенклатуры дел;

- предложения ЦЭК об установлении, уточнении или изменении сроков  хранения отдельных категорий документов;

На согласование руководителю Росархива - положение о ЦЭК.

2.8. Представляются в Российский  государственный архив литературы  и искусства на утверждение:

- описи дел, документов постоянного  срока хранения (управленческая, научно-техническая документация и т.д.);

- перечни документов, подлежащих  передаче в Российский государственный  архив литературы и искусства.

2.9. Представляются в Российский  государственный архив литературы  и искусства на согласование:

- номенклатура дел Министерства  культуры Российской Федерации;

- описи дел по личному составу (кроме указанных в п.2.10);

- акты об утрате или неисправимом  повреждении документов постоянного  и долговременного сроков хранения, документов по личному составу.

2.10. Представляются в Государственный  архив Российской Федерации на  согласование описи дел по  личному составу, образовавшихся  в процессе деятельности Министерства  культуры РСФСР, его предшественников  и подведомственных организаций.

2.11. Совместно с делопроизводственной и кадровой службами организует для сотрудников центрального аппарата Министерства культуры Российской Федерации и подведомственных организаций консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

 

3. Права ЦЭК

 

При выполнении возложенных на нее задач ЦЭК имеет право:

3.1. В пределах своей компетенции  давать рекомендации структурным  подразделениям Министерства культуры  Российской Федерации и подведомственным  организациям по вопросам разработки  номенклатур дел и формирования  дел в делопроизводстве, экспертизы  ценности документов, розыска недостающих  дел постоянного хранения и  дел по личному составу, порядка  упорядочения и оформления документов и др.

3.2. Запрашивать от руководителей  структурных подразделений Министерства  культуры Российской Федерации  и подведомственных организаций и учреждений:

- письменные объяснения о причинах  утраты, порчи или незаконного  уничтожения документов постоянного  и долговременного хранения, в  том числе документов по личному составу;

- информацию, необходимую для определения  сроков хранения документов.

3.3. Заслушивать на своих заседаниях  руководителей структурных подразделений  Министерства культуры Российской  Федерации, руководителей подведомственных  организаций о качестве и сроках  подготовки документов к передаче  в архив Министерства культуры  Российской Федерации, об условиях  хранения и обеспечения сохранности  документов, о причинах утраты документов.

3.4. Приглашать на заседания комиссии  в качестве консультантов и  экспертов специалистов структурных  подразделений, подведомственных организаций и учреждений, а также представителей соответствующего федерального архива.

3.5. Информировать руководство Министерства  культуры Российской Федерации  и подведомственных ему организаций  по вопросам своей компетенции.

3.6. Представлять в установленном  порядке Министерство культуры  Российской Федерации в соответствующих  федеральных архивах. 

4. Организация работы  ЦЭК

 

4.1. ЦЭК Министерства культуры  Российской Федерации работает  в контакте с ЦЭПК при Федеральном архивном агентстве.

4.2. ЦЭК работает по плану и  в соответствии с Регламентом  работы ЦЭК, утвержденным руководством  Министерства культуры Российской  Федерации. Заседание ЦЭК считается  правомочным, если на нем присутствует  более половины ее состава.

4.3. Вопросы, относящиеся к компетенции  ЦЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере  необходимости. Все заседания комиссии протоколируются.

4.4. Решения ЦЭК принимаются по  каждому вопросу (документу) отдельно  большинством голосов присутствующих  на заседании членов комиссии. Право решающего голоса имеют  только члены ЦЭК. Приглашенные  консультанты и эксперты имеют  право совещательного голоса, в  голосовании не участвуют.

При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК по согласованию с Министром культуры Российской Федерации.

4.5. ЦЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря  комиссий имеет право не принимать  к рассмотрению и возвращать  для доработки некачественно  и небрежно подготовленные документы.

4.6. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение и использование ее  документов, ответственность за  их сохранность возлагаются на секретаря комиссии.

 

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Федерального

архивного агентства

А.Н.Артизов

18 февраля 2010 года 

 

 

1 Ст. 3 п. 16. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» N 125-ФЗ от 22.10.2004//Российская газета. 2004. 27окт.

2 ГОСТ Р 51141-98«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. – С. 10.