Понятие и классификация выставочных мероприятий

1. Место и роль  специалистов по  связям с общественностью 
 

Сегодня PR рассматривают как специализированную функцию управления, глубоко интегрированную  в менеджмент компании и направленную на оптимизацию бизнеса.  

Деятельность  специалистов по связям с общественностью  осуществляется в различных организационных  формах. Это может быть внешнее  консультирование той или иной фирмы, или специалист PR работает на постоянной основе в организации. 

Специалист в  области связей с общественностью - это управленец высокого уровня, чьим инструментарием является социально-психологический  менеджмент. Поэтому важен статус самого PR-отдела и его руководителя, ведь от этого зависит уровень  их полномочий. Мировая практика связей с общественностью показывает, что  наиболее рациональным и эффективным  является положение ведущего PR-специалиста  в непосредственном подчинении у  первого лица компании.  

К сожалению, при  рассмотрении PR-подразделений российских компаний можно увидеть, что достаточно небольшая часть PR-специалистов (по крайней мере, в регионах) входит в группу принимающую решения, т.е. группу, обладающую реальной властью  в организации. А это значит, что  зачастую возможности PR как функции  управления, остаются не полностью  использованными или даже не реализованными совсем. Быть или не быть PR-специалисту  членом группы управления, во многом зависит  от роли PR в данной организации и  привносимого им вклада. Если роль public relations считается или является второстепенной, то PR-специалист в лучшем случае имеет право давать советы и высказывать своё мнение по вопросам, связанным с генеральным направлением деятельности организации. А там, например, где PR рассматривается только лишь как коммуникационная составляющая деятельности организации, функции PR-специалиста становятся чисто техническими и исполнительскими и сводятся, как правило, к регулярной подготовке и распространению пресс-релизов, выпуску внутрикорпоративного издания, организации пресс-конференции и т.п. 

Исходя из классической модели организации PR-деятельности на предприятии работа PR специалистов состоит из двух основных компонентов: с одной стороны - это разработка стратегии общественного аспекта деятельности, а с другой - ее реализация. 

Кроме того, функции  руководителя PR-службы, по мнению Фрэнка Джефкинса, могут быть следующие: 

· поддержание  правильного имиджа организации, ее политики, продуктов, услуг и персонала; 

· отслеживание общественного мнения и доведения  его до руководства; 

· предложение  помощи руководителям в вопросах коммуникации; 

· информирование общественности о политике, деятельности, услугах и персонале организации. 

Специалист PR всегда должен точно знать: 

· каков климат в данной организации; 

· особенности  функционирования коммуникативных  каналов, т.е. каким образом осуществляется распространение информации по иерархической  вертикали и по горизонтали в  данной организации; 

· доминирующие традиции и ценности организации, в  которой ему предстоит работать Вылегжанин Д.А. Теория и практика паблик рилейшнз: Учебное пособие - ГФУП "Издательство "Иваново", 2003. С. 165. 

1.2 Основные составляющие PR-кампании. 
 

PR-кампания - это  комплексное, многократное использование  PR-средств, а также рекламных  материалов в рамках единой  концепции и проведения общего  плана воздействия на мнения  и отношения людей в целях  популяризации имиджа, поддержания  репутации, создания паблисити. 

В кампании по связям с общественностью, прежде всего, важен  стратегический подход в воздействии  на мнения и отношения людей, который  значительно увеличивает вероятность  достижения желаемых результатов. Стратегическое планирование в паблик рилейшнз включает принятие решений по программным целям и задачам, включая идентификацию ключевых общественных групп, установление политики и правил для выбора и определения стратегии. Необходима тесная связь между глобальными программными целями, задачами, установленными для каждой общественной группы, и выбранной стратегии. Разработка стратегических программных планов по связям с общественностью согласно разработкам Сэма Блэка состоит из четырёх шагов: Определение проблемы. Планирование и программирование. Действие и коммуникация. Оценка программы. 

2. Понятие и классификация выставочных мероприятий 

Развитие международной  выставочной деятельности обусловлено  необходимостью связи спроса и предложения. В условиях современной рыночной экономики и постоянно меняющихся потребностей общества важнейшими задачами каждого предприятия, желающего  обеспечить свое продолжительное пребывание в мировом «предпринимательском»  сообществе, являются улучшение его  имиджа и пропаганда его социального  вклада.

В этом направлении, а также в рамках усилий, прилагаемых  предприятием для осуществления  своих профессиональных интересов, система торговых выставок предоставляет  им высокоэффективное средство, обеспечивающее одновременное распространение  и получение широкого спектра  экономических, технических и коммерческих сообщений при относительно доступной  стоимости.

Международная выставочная деятельность (согласно Концепции) – это деятельность по организации, проведению, материально-техническому, художественному, информационному, маркетинговому, рекламному обеспечению проведения выставочных мероприятий в стране и за рубежом.

Определение, данное в Концепции, является первым научным  определением и более полно и  четко отражает сущность международной  выставочной деятельности, но, как  показала практика, международная выставочная  деятельность экспонента и организатора различны. Поэтому необходимо разграничить понятия « выставочная деятельность»  для организатора, экспонента и содействующих  организаций и дать им определения.

Международная выставочная деятельность организатора – это деятельность специализированных коммерческих и/или некоммерческих предприятий, направленная на организацию, материально-техническое обеспечение, информационное и маркетинговое  обеспечение, способствующее развитию выставочной организации (центра) и  бизнеса организатора и создающая  условия для предпринимательской  деятельности, реализации и формирования экспортного потенциала экспонентов.

Международная выставочная деятельность экспонента – промышленного предприятия  – это деятельность, направленная на подготовку, проведение выставочного мероприятия, обеспечивающая в рамках заданной стратегии участие в  международной выставке, формирование и реализацию экономического, в том  числе экспортного потенциала, и  достижение стратегических целей участия  при проведении международной выставки и в послевыставочный период.

Международная выставочная деятельность содействующих  организаций – это деятельность органов местного самоуправления и  иных заинтересованных в проведении выставочного мероприятия организаций, которая носит некоммерческий характер и направлена на поддержку организатора международной выставки.

Кроме того, существо понятия «выставочная деятельность»  раскрывают следующие термины, разработанные  Концепцией.

В рамках выставок и ярмарок организации (экспоненты) с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют производимые товары и услуги с целью изучения конъюнктуры  рынка и содействия их сбыту.

Отличительной чертой ярмарок является то, что  они, как правило, предполагают непосредственное осуществление прямых продаж экспонентами демонстрируемой продукции, хотя в  настоящее время границы между  понятиями «выставка» и «ярмарка»  сведены до минимума.

Выставки и  ярмарки – как правило, многокомпонентные  мероприятия, включающие в себя наряду с демонстрацией экспонатов также  конференции, семинары, «круглые столы» и другие мероприятия, выполняющие  информационную функцию.

Необходимо отметить, что в Концепции понятия «выставка» и «ярмарка» не выделяются отдельно, а практически отождествляются. Однако между ними есть разница (табл. 1). 

Таблица 1 Отличительные  черты торговых выставок и ярмарок

Некоторые признаки можно подвергнуть критике. Так, например, критерий №5 верен для  обеих форм международных деловых  коммуникаций. Критерий №10 утратил  свою актуальность – в настоящее  время участниками международных  выставок и ярмарок становятся как  частные лица, так и представители  организаций (причем чем больше их количество – тем лучше). Критерий №13 не показывает стремление современных предприятий- участников к привлечению максимального количества партнеров (данный же критерий ограничивает это количество и соответственно эффективность и результативность участия). Всё это говорит о том, что в настоящее время основные критерии разграничения выставок и ярмарок не выдерживаются и на данном этапе не являются принципиальными. Уже можно говорить о таком явлении, как международные выставки-ярмарки, представляющее собой более универсальную форму международных деловых коммуникаций.

Международные выставки – это рыночные мероприятия, на которых отечественные и зарубежные экспоненты представляют на основе выставочных  образцов производимые товары и услуги.

Посетитель –  это лицо, которое посещает выставочное  мероприятие с целью ознакомления с выставленной продукцией без профессиональных и коммерческих интересов.

Посетитель-специалист – лицо, которое посещает выставочное  мероприятие с целью ознакомления с выставленной продукцией, преследуя  свои профессиональные или коммерческие интересы.

Экспозиция –  это демонстрация товаров и услуг  с использование специального выставочного оборудования одним или несколькими  экспонентами одновременно.

Экспонент –  лицо, которое представляет на выставке свою продукцию с целью поиска ее покупателей или партнеров  для совместной деятельности.

Организация выставочного мероприятия – система мероприятий, направленных на демонстрацию товаров  по определенной тематике, в заранее  определенном месте и в заранее  определенные сроки.

Выставочный организатор  – это зарегистрированная в соответствии с российским законодательством  организация, основными видами деятельности которой являются подготовка и проведение выставочно-ярмарочных предприятий на территории России и за рубежом. Выставочный организатор может быть владельцем выставочных площадей или организовывать выставочные мероприятия на арендуемых выставочных площадях.

Организатор –  физическое или юридическое лицо, которое арендует на краткосрочной  или долгосрочной основе выставочные  площади у их собственника и передает их в субаренду другим лицам, включая  выставочные предприятия.