Связи с общественностью внутри фирмы на примере группы компаний ИКЕА

Министерство транспорта Российской Федерации

Федеральное агентство  железнодорожного транспорта

Омский государственный  университет путей сообщения

ИМЭК

Кафедра Связи с общественностью, сервиса и туризма

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

Связи с общественностью  внутри организации.

 

 

 

 

 

Выполнила:

Студентка гр. 51ш

Серова Л.А.

Преподаватель:

Чижма В.С.

 

 

Омск 2012 
Содержание

 

 

Введение

 

Public relations можно назвать своеобразным менеджментом, направленным на создание вокруг объекта Х благоприятной среды. Сегодня PR выходит на первый план в предпринимательстве, политике, менеджменте, а умение себя правильно «подать» - необходимым навыком делового человека. Современную политическую жизнь, как внутригосударственную, так и международную нельзя представить без применения PR-технологий. Практически каждая фирма, каждое учреждение пользуются услугами PR-специалистов, будь то собственные отделы по связям с общественностью или заказ кампании у специализированных фирм, занимающихся разработкой PR-проектов. Любое внутрифирменное управление, так или иначе, затрагивает вопросы PR: планирование, учет, контроль, работа с персоналом, формирование внутрифирменной культуры, технологии нововведения. Затрагивает их и маркетинг, и психология (мотивация).

В наши дни уже происходит осознание того, что технологии PR можно использовать в самых различных сферах деятельности человека, причем эта технология прочно привязана к конкретной сфере, её специфике. Однако в российском обществе слово PR связывают, в основном, с политикой и шоу-бизнесом, а сам PR в целом ассоциируют только с «чёрным пиаром». Однако PR в этих сферах сложно вообще назвать PR, это скорее своеобразная реклама, нацеленная на продажу определенного товара (кандидата, певца, актера-ведущего) на политическом рынке или рынке услуг. Данная работа посвящена не такому PR, а скорее бизнес- PR, потому, что в бизнесе он более технологичен, более сложен и более интересен. Он строится на долгосрочную перспективу и носит системный характер. Данная работа посвящена внутрифирменному PR или связям с общественностью в организации. Следует отметить, что работа нацелена на  систематизацию знаний, накопленных в данной сфере и рассмотрение применения этих знаний на примере конкретной организации. Для выполнения этой цели необходимо понять, что же такое PR внутри фирмы вообще и формирование имиджа компании в глазах сотрудников компании в частности, на что нацелены связи с общественностью внутри фирмы и какие функции они выполняют. Больше внимания хотелось бы уделить инструментам (средства) PR, с помощью которых и возможна деятельность отдела по связям с общественностью в любой компании.

 

I. Связи с общественностью внутри фирмы

 

«Имидж и репутация – самое ценное имущество компании»

Б. Джи

 

Наряду с повсеместным «брендированием» обороты популярности набирают PR-проекты, направленные на формирование и управление репутацией, создание корпоративной культуры, миссии и философии предприятия. Актуальными становятся и направления внутрифирменных связей с общественностью. Не смотря на это, лишь малая часть российских компаний комплексно и последовательно занимаются внутренним PR, то есть выстраиванием эффективных коммуникаций между сотрудниками, четкой формулировкой целей и задач, распространением ценностей компании. В основном все средние и крупные компании понимают под внутрифирменными связями с общественностью проведение корпоративных вечеринок. Безусловно, такого рода team-building – неотъемлемая часть построения сплоченного коллектива, но главным просчетом управленцев, все еще, остается непонимание всей важности тесной обратной связи с сотрудниками, и того, какие выгоды налаженные отношения с подчиненными ведут за собой. Руководство компаний, обычно, плохо относятся к приглашению PR-специалистов извне для разработки внутрикоммуникационной стратегии, не желая «выносить сор из избы». Часто бывает, что при возникновении проблем с мотивацией сотрудников, ощущения коллектива как единой команды и, как следствие, снижение продуктивности компании, руководство в экстренном порядке пытается создать свой отдел по связям с общественностью, используя, в прямом смысле, первого попавшегося под руку менеджера. Создание внутрифирменных PR-служб дает ряд преимуществ, но речь идет о создании профессионального отдела по связям с общественностью.

Всю общественность,  внимание которой направленно на ту или иную фирму, можно разделить на внутреннюю и внешнюю. В рамках данной работы мы рассмотрим только внутреннюю, которую условно можно разделить на: непосредственно персонал компании, руководители, управленцы (решающие наиболее важные вопросы).

Внутри фирмы связи  с общественностью выполняют  несколько важных функций:

1. Помогают сотрудникам организации знать цели, традиции и возможности фирмы.
2. Разъясняют направление политики компании и принципы работы руководства с персоналом.
3. Информирует работников о происходящем в организации и вокруг нее.
4. Создает и стимулирует качественную двустороннюю коммуникацию внутри фирмы (руководство – работники).
5. Способствует развитию мотивации сотрудников, что влечет за собой более качественное исполнение рабочих обязанностей.
6. Формирование и поддержание культуры компании и её имиджа.
7. Воспитание работников как носителей культуры фирмы, фирменного стиля.

Одной из главных задач, которую должны решать связи с  общественностью внутри организации  – обеспечение двусторонней коммуникации, обратной связи как руководства с сотрудниками, так и наоборот. Поток информации «сверху» должен иметь определенную периодичность и систематичность, так как каждый сотрудник фирмы имеет потребность в информации, связанной с намерениями руководителя (ей) компании, состоянии дел, итогах её работы и дальнейшей перспективы развития, обоснованностью слухов. Не менее важен поток информации «снизу». Он позволяет руководителю оценить настроения сотрудников, их мнения, связанные с деятельностью компании и решениями руководства, оценки и отношение к деятельности организации и предложения по улучшению её работы. Поэтому наряду с «чувством руководителя» для здоровой жизнедеятельности фирмы чрезвычайно важно «чувство подчиненного», причем каждого подчиненного, потому что все это в конечном итоге направленно на формирование причастности каждого к деятельности организации, воспитание чувства «мы». Здесь важное место занимает отлаженный механизм подбора и «воспитания» кадров, ориентация фирмы на информативную технологию. Если не заниматься выстраиванием двустороннего потока информации, он начнет складываться стихийно и весьма сложно будет его перенаправить или, хотя бы, предсказать направление движения.

К связям с общественностью  внутри фирмы, хоть и косвенно, имеет отношение все, происходящее в компании, даже то, здороваются ли сотрудники между собой, какую форму они носят и в какой цвет окрашены стены офиса.

Первым шагом в построении любой фирмы, организации является закладка прочного фундамента из ценностей, целей, принципов и философии, на котором расположится здание компании, причем, чем выше здание, тем надежнее, глубже и прочнее должен быть фундамент, иначе весь проект будет обречен на неудачу. Ведь чтобы здание вытерпело землетрясение, оно должно составлять единое целое со своим фундаментом. Чтобы не потерпеть крах даже в самых тяжелых ситуациях необходимо иметь надежную опору. Из чего же состоит этот фундамент, жизненно важный для работы компании?

Так называемая опора компании это:

1. Моральные принципы
2. Положение о целях компании
3. Корпоративная философия
4. Построение целей в долгосрочной перспективе
5. Единые стандарты

Моральные принципы

Эту часть «фундамента» упускают из виду чаще всего. Нужно  определить, чему же будет верить компания, во что верить и за что она готова постоять. Компания, способная определить для себя моральные устои прочно связывает себя с фундаментом. Все вокруг меняется, а принципы остаются теми же. Принципы компании в целом должны пересекаться с личными принципами руководства и управленцев, и в подборе сотрудников, помимо профессиональных качеств должны учитываться их личные устои, принципы и т.д. Иметь безупречную репутацию = следовать своим принципам.

Положение о  цели компании

Положение о цели определяет задачи каждого сотрудника компании. Оно определяет направление деятельности всей компании и способствует отсеканию лишних задач (задача, противоречащая цели компании – лишняя задача). Цель – это внутренний двигатель, маяк, освещающий путь. Для того чтобы верно выбрать цель работы компании нужно выполнить несколько следующих рекомендаций:

1. Цель не должна быть банальной. «Лучшее обслуживание по низкой цене» - плохой пример, неплохая формулировка целей у японских производителей автомобилей: «Наша цель - создать настолько совершенную машину, превосходящую по всем параметрам автомобили компаний General Motors, Ford и Chrysler, что американские потребители будут покупать у нас по 3 миллиона машин в год. Мы создадим автомобиль, цена которого будет выгодна и нам и покупателям».
2. Цель должна вдохновлять. В разработке концепции компании, её цели нужно стремиться к достижению совершенства, ведь только такой лозунг может вдохновлять других людей.
3. Положение должно быть точным и честным. Не рекомендуется включать в положение то, что вы не можете предоставить клиентам. Если в положении будет говориться про заботу о покупателях, в надежде вдохновить сотрудников, а на деле руководство не будет интересовать кроме увеличения прибыли ровным счетом ничего, то цель компании, особенно в глазах сотрудников (так и не вдохновленных), будет выглядеть лицемерно.
4. В положении должна быть изложена концепция компании. Знание сотрудниками концепции компании даст им более четкое представление о целях.
5. Главное – нужды людей. Идеальное положение отражает то, что деятельность компании направлена, прежде всего, на удовлетворение человеческих нужд.

Философия компании

Философия компании должна исходить из принципов и целей компании, но они должны отличаться между собой. Философия есть сконцентрированный смысл жизнедеятельности компании. Не следует путать рекламные лозунги с корпоративной философией («Прогресс – наша традиция» - хороший рекламный лозунг, а девиз Уолта Диснея «Мы делаем людей счастливыми» четко дает понять сотрудникам, в чем состоит их работа). Не забывайте, что необходимо безоговорочно придерживаться философии: если ваша философия «мы строим только лучшее», то необходимо строить только из лучших материалов, иначе имидж компании начнет рушиться изнутри. Разрабатывая корпоративную философию, желательно определить, чем вы отличаетесь от своих конкурентов. Это поможет понять сотрудникам уникальность того, чем они занимаются и, соответственно, повысить значимость того, что они делают в их собственных глазах.

Построение  целей в долгосрочной перспективе

Цель компании должна четко формулировать то, к чему вы движетесь в своем бизнесе, именно тогда более мелкие вопросы будут решаться без усилий. То же касается и кадровой идеи компании. В принятии какого-либо непростого решения в первую очередь нужно обратить внимание на цель: поможет ли данное решение продвинуться ближе к цели?

Стандарты поведения  и внешнего вида

Одна из важных деталей  для формирования положительного имиджа компании в глазах, как сотрудников, так и общественности – письменное изложение стандартов, затрагивающих все вопросы поведения и внешнего вида сотрудников. Стандарты определяют действия, которые отвечают вашей философии, целям и принципам. Сотрудник не должен забывать, что всегда и везде, находясь в форме компании, он олицетворяет компанию в целом, он должен осознавать значимость своего поведения для имиджа всей компании. Любой сотрудник желает знать, что от него ждут и как он должен себя вести, именно эти знания он может получить из стандартов. Четкая формулировка всех требований позволит избежать многих недоразумений и проблем. Не следует путать положение о стандартах с должностными инструкциями. Некоторые стандарты могут носить характер пожеланий, некоторые относиться к области дисциплины. Главное, чтобы сотрудники хорошо знали эти стандарты, ведь именно от них зависит, потерпит ли компания неудачу или преуспеет.

Есть целый ряд методов  роботы отдела  внутрифирменных  связей с общественностью. Это и  регулярные встречи-собрания сотрудников  фирмы (немалое значение здесь приобретает  присутствие руководства компании), всевозможные конференции, тренинги, консультации, совещания, книга (или любой другой инструмент) предложений, работа с ними, внутриорганизационная пресса, всевозможные доски почета и мотивирующие материалы, тим-билдинги, корпоративы, праздники (Новый Год, День рождения компании и другие ежегодные даты), система обучения новых сотрудников.

Самое главное во внедрении  этих методов – планомерное и  комплексное внедрение, непрерывное  действие, оперативность и конструктивный подход.

 «Для любой бизнес-структуры, действующей в современных условиях рынка необходимо создание системы внутрифирменных коммуникаций между сотрудниками компании» - Джефкинс Ф. Действительно, именно внутренние взаимодействия определяют внутреннюю культуру организации. Если механизм этих коммуникаций хорошо отлажен, в коллективе складывается гармоничный психологический климат, сотрудники готовы к взаимовыручке, взаимопомощи и уровень конфликтов заметно снижается, что влечет за собой увеличение и экономических показателей компании. Контролируется внутрикорпоративные отношения с помощью инструментами внутреннего PR, о которых пойдет речь в следующей главе данной работы.