Связи с общественностью внутри фирмы на примере группы компаний ИКЕА

Одной из задач внутренних связей с общественностью является формирование внутреннего имиджа компании. Заботясь об эффективной рекламе, качестве товаров и услуг, об уровне обслуживания и т.п., касающемся внешнего имиджа, руководители часто забывают о внутренней, не менее важной стороне вида компании в глазах общественности. Ведь сотрудники фирмы часто являются распространителями информации о компании, причем и негативной в том числе. Например, в интернете с лёгкостью можно найти чёрный список работодателей, причем в нем можно найти не только компании, нарушающие выплаты, но и фирму, директор которой «убегает от любых контактов, как с сотрудниками, так и с клиентами».

Согласно социологическим  исследованиям наиболее типичными  проблемами, с которыми сталкиваются сотрудники, являются:

• руководство не видит в сотруднике человека, личность

• неизвестны ожидания руководства

• сотрудники не принимают участие в постановке целей, не знают, к чему стремится компания

В  первую очередь руководство  организации должно уделять внимание формированию лояльности сотрудников (внутренним связям с общественностью). Ведь для того, чтобы работа выполнялась  качественно, каждый сотрудник должен осознавать свою значимость. Это произойдет. Если руководство будет прислушиваться к потребностям своих подчиненных, воспринимать их как самостоятельных личностей, заботиться об оптимальной для работы среде, безопасности и т.д. Любой успешный проект по внутрифирменным связям с общественностью обязан половиной своего успеха позитивному имиджу руководителей, что приводит к вере сотрудников в компанию и гордости за неё.

Каждая организация стремится, чтобы её сотрудники были преданы  идее фирмы и имели высокую мотивацию в достижении целей компании. Одним из способов добиться этого – отладить внутрифирменные связи с общественностью. Особенно актуальна потребность во внутрифирменном PR в фирмах, состоящих из нескольких отделений. Возникает необходимость как-то объединить эти подразделения, показать сотрудникам, что они – одна команда, трудящаяся для достижения одной цели. Для этого нужно выстроить качественную модель коммуникаций,  сформировать одинаковые для каждого стандарты поведения и, главное, сформировать положительный имидж компании.

Итак, определение внутренних связей с общественностью звучит так: «целенаправленное и структурированное воздействие на персонал, призванное укрепить в его глазах положительный имидж компании, это часть политики HR-службы, которая должна иметь единую концепцию и опираться на цели, поставленные перед всей компанией».

 

II. Инструменты связей с общественностью внутри организации

 

В арсенале связей с общественностью  есть немало инструментов. Инструменты  PR внутри фирмы можно условно разделить на информационные, аналитические, коммуникационные и организационные.

Информационные инструменты

 

Информационные инструменты являются средством односторонней коммуникации и призваны информировать работников.  Основными информационными инструментами связей с общественностью можно назвать:

1. Внутрикорпоративные издания.

Внутрикорпоративные издания  – один из самых применяемых инструментов связей с общественностью. В газете или журнале обычно сообщается об успехах компании, её нововведениях и внедряющихся проектов, также это могут быть «true story», связанные с описанием будней какого-либо отдела или определенного сотрудника компании. Эффективным бывает освещение таких тем, как «герой месяца» или «лучший работник года», некоторые компании вводят традиции рассказов о хобби, семье, отдыхе своих сотрудников. Не нужно забывать, что внутрифирменные издания не должны содержать лозунгов или писаться сложным языком, их материал должен быть понятен каждому сотруднику и учитывать интересы аудитории. Тираж и периодичность такого СМИ также определяются потребностями аудитории, это может быть как собственная радиостанция, так и информационный листок по итогам месяца.

2. Корпоративный сайт

Корпоративный сайт также  может быть доступным источником информации, в котором можно ещё и обсудить волнующие темы, следственно, он является активатором общения в коллективе, диалога в свободном режиме. Здесь главное, чтобы сайт работал, а не существовал номинально. Альтернативой сайта может стать сообщество в социальных сетях, тем более что технологии SMM в последнее время стремительно развиваются. Как и сайт, сообщество нужно регулярно наполнять интересным и актуальным контентом, вносить темы для обсуждения, проводить опросы.

3. Доска объявлений. Доска почета.

Этот PR-инструмент, несмотря на свою низкую технологичность, остаётся актуальным до сих пор. Здесь размещается наиболее важная информация, касающаяся всего коллектива. Доску почета тоже пока не стоит называть пережитком прошлого, это неплохой мотиватор, особенно для немолодых коллективов. Она не обязательно должна называться именно доской почета, здесь важен сам факт того, что компания гордится своими сотрудниками и санкционирует их успехи. Такая компания и сама достойна уважения.

Аналитические инструменты

 

Аналитические PR-инструменты – средство получения обратной связи, которое нацелено на изучение настроений коллектива, его мнений, реакций на те или иные нововведения. Это может быть анкетирование, как открытое, так и анонимное, мониторинг персонала. Основными аналитическими инструментами связей с общественностью считаются:

1. «Горячая линия»

«Горячая линия» - инструмент внутрифирменных связей с общественностью, направленный на выявление и своевременное  решение проблем и вопросов, которые возникают в коллективе. Обычно такой тип обратной связи организовывается через телефонную сеть или через внутреннюю электронную сеть компании (Intranet). Этот PR-инструмент особенно актуален в больших компаниях (межрегиональных или даже межконтинентальных) во избежание кризисных ситуаций за счет постоянно действующей обратной связи. «Горячую линию» часто называют «предохранительным клапаном», обеспечивающим налаженный конструктивный внутрифирменный диалог.

2. Ящики предложений

Ящик предложений –  один из самых популярных способов получения обратной связи. Главное здесь, чтобы сотрудники видели эффективность этого средства коммуникации, чтобы инициативы работников не оставались без ответа. Для того чтобы избежать перегруженности руководства подобными предложениями можно запускать командные предложения, что значительно упростит процедуру ответов.

3. Мониторинг мнений
4. Опросы
5. Анкетирование

и другие.

Коммуникационные инструменты

 

Преимущество коммуникационных инструментов – непосредственно  контакт, т.е. возможность личной коммуникации работников и руководства. К коммуникационным PR-инструментам можно отнести:

1. Собрания, совещания, встречи руководства с сотрудниками

Это один из важнейших  элементов связей с общественностью  в любой компании. Особенно эффективны встречи руководства с сотрудниками, когда в руководящем составе состоят настоящие лидеры – харизматичные, авторитетные личности. Именно тогда такие собрания становятся мощным мотиватором для сотрудников организации. Также важную роль в таких встречах играет информирование работников о том пути, который избрала компания, о достигнутых результатах и планах развития. Не менее важны и более мелкие (на уровне отделов) периодичные собрания. Они позволяют вовремя оценить проделанную работу, скорректировать дальнейшие результаты, выслушать предложения и пожелания каждого сотрудника.

2. Награждения

Награждения также являются эффективным способом увеличения мотивации  сотрудников. Если они видят, что  компания поощряет инициативы, хорошую  работу, высокие показатели, то работники  будут более усердно трудиться  на результат. Желательно на таких мероприятиях присутствие одного из высшего руководства фирмы и широкой аудитории сотрудников. Награда, полученная прилюдно и из рук высшего руководства, подчеркивает то, что достижения сотрудников не остаются незамеченными.

3. Корпоративный кодекс.

Мы уже говорили о  важности единых стандартов в организации, кодекс тоже может стать таким  объединяющим звеном, правилам которого подчиняются все без исключения работники фирмы. Кодекс составляется в соответствии ценностями организации, её философией, из чего следует, что он уникален. Чаще всего статьи кодекса содержат правила ведения дел и взаимоотношений в компании, особо значимые запреты, административные методы воздействия. В кодексе может быть указано всё, что актуально для компании, вплоть до принципов распределения ответственности, порядка урегулирования споров и т.д.

4. Традиции, символика, ритуалы.

Одна из главных задач  компании в области HR – сплачивать и мотивировать коллектив. Здесь важное место занимают традиции и ритуалы, введение которых является эффективным инструментом связей с общественностью внутри организации. В вопросе сплочения особо важную роль играет идентификация фирмы, именно этому служит любая символика – гимны, фирменные цвета, логотипы, униформа и т.д. Корпоративная символика должна быть выдержана в едином стиле.

Организационные инструменты

 

Организационные инструменты  связей с общественностью – мероприятия, которые проводятся для работников с непосредственным участием руководства. Среди них можно выделить:

1. Корпоративные мероприятия

Этот сектор инструментов внутрифирменных связей с общественностью  довольно широк. Это различные события, акции, которые направлены в первую очередь на внутреннюю аудиторию  фирмы: сотрудники, семьи сотрудников, бывшие сотрудники организации. Также в эти мероприятия могут вовлекаться и инвесторы, акционеры, представители отраслевых объединений, организаций, ассоциаций, дистрибьюторы и т.д. Мероприятия должны проводиться регулярно, так как они являются важной частью корпоративной политики. В области PR главными целями таких мероприятий являются:

• создание духа единой и сплоченной команды профессионалов, объединенных корпоративной идеей или философией;
• укрепление кадрового состава, выявление талантливых сотрудников;
• предотвращение утечки кадров и нейтрализация конфликтных ситуаций в коллективе;
• реализация функции «предохранительного клапана» — в ходе неформального общения выявляются назревающие проблемы или кризис;
• развитие у сотрудников чувства корпоративной гордости за фирму;
• дальнейшее развитие корпоративной культуры;
• повышение качественных и количественных показателей работы персонала за счет создания и использования дополнительных (нематериальных) возможностей для стимулирования сотрудников.

Среди мероприятий можно  выделить:

День рождения организации – одно из популярнейших мероприятий, направленное на более близкое знакомство коллег друг с другом. Их общение в неформальной обстановке, что практически невозможно сделать в рабочее время. Это способствует налаживанию благоприятной атмосферы в коллективе, общению работников, которые находится на различных ступенях карьерной лестницы.

Спортивные  состязания. Эффективными тим-билдингами являются спортивные мероприятия, которые стимулируют эмоциональный фон сотрудников, увеличивают сплоченность, делая эти эмоции общими, а саму компанию чем-то большим, чем просто место работы.

Годовщины, юбилеи, круглые даты могут быть нацелены не только на внутреннюю, но и на внешнюю аудиторию. На такие мероприятия нередко приглашаются представители прессы, властных структур, лидеров мнений, представителей бизнес-элиты, что помогает «позитивно засветить» деятельность организации и её достижения на рынке.

Локальный team-building(на уровне отдельных отделов фирмы) положительно влияет на настроения внутри коллектива. Подобные мероприятия могут проводиться среди отделов, которым приходится постоянно сотрудничать, так как там возникновение конфликтных ситуаций – не редкость.

2. Создание информационных поводов

Event management – еще один инструмент связей с общественностью внутри фирмы. Можно создавать события самостоятельно, то есть приурочивать корпоративные вечеринки к праздникам или важным событиям внутри фирмы.

3. Обучающие и адаптационные мероприятия