Iнформаційні системи управління персоналом

 

ЗМІСТ

 

…………….……………………………………………………………..стор.

ВСТУП…………………………………………………………………..3

РОЗДІЛ  I РОЛЬ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ В УПРАВЛІННІ ПЕРСОНАЛОМ ПІДПРИЄМСТВА………………………………………….………….4

РОЗДІЛ II АВТОМАТИЗАЦІЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ…………………………………………….……….. 

ВСТУП

 

Важливим елементом продуктивних сил і головним джерелом розвитку економіки є люди, їх майстерність, освіта, підготовка, мотивація діяльності. Існує непересічна залежність конкурентоспроможності економіки, рівня добробуту населення  від якості трудового потенціалу персоналу підприємства, організації.

Персонал підприємства формується та змінюється під впливом внутрішніх факторів – це характер продукції, яка випускається на підприємстві, технології та організації виробництва; під впливом зовнішніх факторів – це демографічні процеси, юридичні та моральні норми суспільства, характеру  ринку праці.

Від забезпечення підприємства кваліфікованими кадрами, раціонального  їх використання залежать організаційно-технічний  рівень виробництва, імідж підприємства, його фінансова стабільність, усі  показники діяльності підприємства.

Результати господарської  діяльності підприємства залежать від  ефективності використання живої праці  – найбільш вирішального фактору  виробництва, тому що підприємство створилося самою людиною для задоволення  її потреб. Забезпеченість підприємства трудовими ресурсами, їх раціональне  використання, високий рівень продуктивності праці сприяють збільшенню обсягів  виробництва продукції, ефективному  використанню устаткування, обладнання, машин, механізмів, зниженню собівартості та зростанню прибутку.

 

 

РОЗДІЛ 1. РОЛЬ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ В УПРАВЛІННІ ПЕРСОНАЛОМ ПІДПРИЄМСТВА

 

В останнє десятиріччя  комп'ютер став невід'ємною частиною управлінської системи підприємств. Однак сучасний підхід до управління припускає ще й вкладання грошей в інформаційні технології. Причому  чим більше підприємство, тим більшими повинні бути подібні вкладання.

Завдяки стрімкому розвитку інформаційних технологій спостерігається розширення області їх застосування. Якщо раніше ледве чи не єдиною областю, в якій застосовувалися інформаційні системи була автоматизація бухгалтерського обліку, то зараз спостерігається впровадження інформаційних технологій у безліч інших сфер, наприклад, в аудит, маркетинг і т. ін.

Ефективне використання корпоративних інформаційних систем дозволяє робити більш точні прогнози й уникати можливих помилок в управлінні підприємством в умовах динамічного ринку та глобалізації економічного простору.

 З  будь-яких даних і звітів про  роботу підприємства можна отримати масу корисних відомостей і саме інформаційні системи дозволяють одержати максимум користі з усієї наявної інформації.

  Саме цим фактом і пояснюється життєздатність і бурхливий розвиток інформаційних систем — сучасний бізнес украй чутливий до помилок в управлінні, і для прийняття грамотного управлінського рішення в умовах невизначеності ринку необхідно постійно тримати під контролем різні аспекти фінансово-господарської діяльності підприємства (незалежно від профілю його діяльності) та рівень становища в ринковому середовищі, що швидко змінюється.

 Тому можна ціпком обґрунтовано стверджувати, що в жорстокій конкурентній боротьбі може перемогти підприємство, яке використовує в управлінні сучасні інформаційні технології та системи. [1]

 

Результативність інноваційної виробничої, комерційної та економічної діяльності підприємства безпосередньо залежить від рівня професійної підготовки і компетентності усіх категорій  працівників, дієвості застосовуваного  мотиваційного механізму, постійно підтримуваних на належному рівні  умов праці і життя трудового  колективу. Тому ефективне управління персоналом має бути пріоритетним і  найважливішим напрямком діяльності кожного підприємства (фірми) в умовах соціальне орієнтованої ринкової економіки.

Від забезпечення підприємства кваліфікованими кадрами, раціонального їх використання залежать організаційно-технічний рівень виробництва, імідж підприємства, його фінансова  стабільність, усі показники діяльності підприємства.

Управління персоналом –  це сукупність цілеспрямованих дій  керівного складу, організації і  структурних підрозділів з керівництва  підлеглими, спрямованих на досягнення поставлених загальних і специфічних  цілей фірми.[3]

Інфорамаційна система являє собою комунікаційну систему збору, передачі, переробці інформації про об'єкт, що постачає працівникам інформацію для реалізації функцій управління.

Під інформаційною  системою звичайно розуміється прикладна  система, орієнтована на збір, збереження, пошук і обробку текстової  і/чи фактографічної інформації. Переважна  більшість інформаційних систем працює в режимі діалогу з користувачем.

Згідно  з ДСТУ 2874-94, "Інформаційна система - це система, яка організує пам'ять та маніпулювання інформацією про проблемну область". ІС представляє собою сукупність інформаційних процесів для задоволення потреб в інформації різних рівнів прийняття рішень. Її метою є виробництво інформації для використання (споживання) управлінським апаратом.[1]

Від рівня забезпечення управління персоналом безпосередньо залежить ефективність господарсько-фінансової діяльності підприємства. Організовують  роботу з персоналом служби управління персоналом, працівники яких повинні професійно володіти спеціальними знаннями в галузі права, психології та соціології. До основних завдань служби управління персоналом належать: планування, відбір, найом, адаптація, підвищення рівня кваліфікації та перепідготовка, проведення атестацій, оцінка рівня кваліфікації, просування по службі, організація і стимулювання праці, забезпечення техніки безпеки, соціальних виплат, укладання колективних договорів, розгляд скарг і претензій, контроль за дотриманням трудової дисципліни, вивільнення, аналіз плинності персоналу і втрат робочого часу, профорієнтація, консультування керівників підрозділів з питань персоналу і трудового законодавства, формування мікроклімату в трудовому колективі тощо.

Критерієм і кінцевою метою  роботи служби управління персоналом є укомплектування всіх робочих  місць на підприємстві працівниками, духовний і професійний рівень котрих відповідає посадам, які вони обіймають. [2]

Причинами впровадження інформаційної  системи управління персоналом

в організації, є:

• багато видів діяльності з управління персоналом можуть
• виконуватись більш ефективно, з меншим об’ємом необхідної для обробки документації;
• маючи систему постійно діючого ведення даних, необхідно зберігати набагато меншу кількість бланків і робити менше записів вручну;
• пошук інформації, потрібної керівництву для прийняття рішень, може подаватись швидше і простіше. Наприклад, замість того, щоб проводити вручну аналіз текучості кадрів по відділам, стажу роботи в компанії та освітнього рівня, спеціалісти можуть складати подібні звіти швидше за допомогою інформаційної системи, використовуючи її можливості сортування й аналізу інформації;
• оскільки ефективне управління людськими ресурсами набуває все  більше стратегічного значення в багатьох організаціях, інформаційна система надає ефективність і при стратегічному плануванні, і прогнозуванні майбутньої потреби в людських ресурсах.

Основними функціональними  підсистемами інформаційної системи  управління персоналом на підприємстві є: підсистема оформлення та обліку кадрів; підсистема планування, прогнозування  і маркетингу персоналу; підсистема розвитку кадрів; підсистема аналізу  і розвитку засобів стимулювання праці.

Інформацію щодо фактичної  наявності персоналу на підприємстві надає підсистема оформлення та обліку кадрів, у задачі якої входять автоматизація  документального оформлення прийому, звільнення, кадрового переміщення  персоналу, облік наявності та руху особового складу підприємства, оцінка та аналіз персоналу. Аналітичні відомості, що формуються у цій підсистемі, містять інформацію про кваліфікаційну структуру персоналу, статево-вікову структуру, структуру персоналу за категоріями, звітну інформацію про плинність кадрів на підприємстві, тривалість робочого дня, соціальні послуги і т. ін.

До підсистема планування належать розробка кадрової політики, розробка стратегії управління персоналом, аналіз кадрового потенціалу та ринку праці, кадрове планування, прогнозування потреб у персоналі, організація реклами та встановлення взаємодії із зовнішніми організаціями, що забезпечують підприємство кадрами.

Підсистема розвитку кадрів: навчання персоналу, перепідготовка та підвищення кваліфікації, введення в посаду, організація кадрового зростання, реалізація службово-професійного просування та кар'єри співробітників, робота з кадровим резервом.

Підсистема аналізу і розвитку засобів стимулювання праці. Ця система по суті займається розробкою систем мотивації, вироблення систем оплати праці, участі персоналу в прибутках і капіталі підприємства, розробка форм морального стимулювання персоналу.[6]

Найперспективнішим напрямком  упровадження нових інформаційних  технологій у сучасних умовах є створення  і застосування в управлінні інформаційних  систем нового покоління, які зорієнтовані на розподілену обробку даних, створюванням обчислювальних мереж, експертних систем, системи підтримки прийняття рішень, автоматизованих робочих місць планово-управлінського персоналу.[5]

 

РОЗДІЛ II. АВТОМАТИЗАЦІЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ УПРАВЛІННЯ ПЕРСОНАЛОМ

 

У сучасних економічних умовах розвитку одним з найбільш важливих питань для будь-якого підприємства є підвищення ефективності управління персоналом. Запровадження оптимальної  системи управління трудовими ресурсами  підприємства забезпечує постійне удосконалення  методів роботи з кадрами. Системи  такого типу забезпечують стратегічне  управління людськими ресурсами  підприємства. Найперспективнішим напрямком упровадження нових інформаційних технологій у сучасних умовах є створення і застосування в управлінні економікою інформаційних систем нового покоління, які зорієнтовані на розподілену обробку даних, створюванням обчислювальних мереж, експертних систем, системи підтримки прийняття рішень, автоматизованих робочих місць планово-управлінського персоналу/

Для того, щоб розглянути це питання необхідно дати визначення автоматизованої інформаційної системи (далі в тексті АІС)/

Автоматизована ІС - це система, яка реалізує інформаційні технології виконання функцій управління при сумісній роботі управлінського персоналу та комплексу технічних засобів. АІС поєднує людські ресурси, устаткування, програмне забезпечення, мережі зв'язку та інформаційні ресурси з метою збору, переробки та поширення інформації в організації.[1]

Середні і великі підприємства відчувають потребу в автоматизації  основних і найтрудомісткіших бізнес-процесів, пов’язаних з управлінням персоналу: прийняття на роботу, переведення, звільнення, оформлення відпусток тощо. Досить велика потреба в інтегрованих системах, що забезпечують також функціональність з обліку робочого часу і розрахунку заробітної плати.

Конкуренція примушує компанії розвивати функціональність, інтегрувати свої продукти з продуктами інших постачальників і суміжними продуктами, розвивати партнерські мережі, створювати недорогі типові рішення для невеликих компаній. Досить велика потреба в інтегрованих системах, що забезпечують функціональність з обліку робочого часу (електронний табель) і розрахунку заробітної платні. Необхідно зазначити, що, незважаючи на існуючий попит, автоматизація бізнес-сфери управління персоналом не є найпріоритетнішим завданням автоматизації в більшості українських компаній. Передусім, автоматизуються бухгалтерський, матеріальний і виробничий облік.

Нині проблеми автоматизації  управлінських функцій у кадровій сфері на вітчизняних підприємствах вирішують через придбання готових програмних продуктів у формі пакетів прикладних програм. [5]

Якщо говорити безпосередньо  про розробку АІС, то на сьогодні існують два напрями до розроблення систем управління персоналом:

1. Розроблення систем автоматизації  облікових кадрових функцій, що  вміщують завдання:

— облік і зберігання первинних  документів, які входять до особової справи;

— формування, проведення і  зберігання наказів, які належать до

особового складу;

— підготовка і надання  статистичних та інших звітів;

— зберігання копій наказів  з основної діяльності;

— можливість отримання повних даних про структуру підприємства, позиції штатного розкладу і співпрацівників;

— налаштовуваність системи на структуру підприємства, розроблення звітної документації.

2. Розроблення експертних  систем з аналізу і прийняття  рішень у галузі управління  персоналом. За їх допомогою відбувається  аналіз й управління  мотивацією, побудова  кар’єрограм, психологічне тестування, планування витрат на персонал тощо. Якість автоматизації кадрового обліку залишається найважливішим чинником як під час вибору, так і під час створення системи. Кадровий облік є наріжним каменем управління персоналом, найвитратнішою його частиною через великі обсяги введення первинних даних. Навіть відносно невелике зниження трудовитрат під час роботи з первинними документами дає помітний економічний ефект за рахунок підвищення точності, можливості оперативного корегування даних, що вводяться.

Автоматизовані системи  кадрового обліку, створювані фірмами, розробниками програмного забезпечення, постійно удосконалюються і поліпшуються, багато в чому полегшуючи працю кадровиків. Зазнав суттєвою зміни функціонал штатного розкладу, величезну роботу проведено  в галузі територіально-розподілених і холдингових структур, спрощено налаштовуваність систем тощо.

Слабкою ланкою в автоматизації  кадрової роботи є одна зі складових  кадрового обліку – робота з паперовими документами.

Практично кожна з операцій кадрового обліку потребує роботи з  паперовими документами. Операції ведення  кадрового обліку (з погляду паперового документообігу) можна поділити на:

— облік і зберігання первинних  документів, що входять до особової справи;

— формування, проведення і  зберігання наказів, які належать до особового складу;

— підготовка і надання  статистичних та інших звітів;

— зберігання копій наказів  з основної діяльності.

Нині одним із варіантів  вирішення завдання автоматизації  роботи з паперовими документами  є використовування в кадровій службі автоматизованих систем з діловодства  та документообігу. Первинні документи  особових справ давно вже розподіляють на ведення інформації в комп’ютерній базі даних і зберігання особових справ працівників у паперовому вигляді.