Iнформаційні системи управління персоналом

Водночас здебільшого  паперові документи зберігаються тільки для забезпечення правових взаємостосунків  працівника й організації. Безпосередня ж робота ведеться з електронною  версією особової справи, що зберігається в базі даних. Усі сучасні засоби автоматизації кадрового обліку підтримують цю технологію і формують, на вимоги користувача, копії наказів  і різного роду виписки, проте  далеко не всі засоби дають змогу  зберігати в електронному вигляді  копії рукописних первинних документів, зберігання яких передбачено законом: особові заяви, анкети, документи про освіту тощо. Адже пошук в електронній базі даних з подальшим виведенням на друк або відправленням поштою копії необхідного документа виконують значно швидше, ніж пошук у паперовому архіві, ксерокопіювання і відправлення паперової копії.

Архівне зберігання особових справ: ведення номенклатури, пошук  та інші операції з архівом, не автоматизовані в сучасних інформаційних системах кадрового обліку. Безумовно, системи  автоматизації архівної діяльності існують, але вони функціонують і  пропонуються як окремий програмний продукт.

Формування наказів щодо особового складу автоматизовано майже  у всіх системах кадрового обліку. Наявність цієї операції стала вже  стандартом для виробників систем кадрового  обліку. Але ж формування наказу – лише половина справи. Його ще потрібно завізувати, затвердити, виконати і  розіслати копії іншим співвиконавцям. І якщо виконання наказу, хоча і  без автоматичної фіксації змін проекту, реалізоване, то решта етапів проведення наказу дотепер була повністю ручною операцією.

Багато видів наказів  потребують часто по 7 – 9 і більш  віз. У сучасних організаціях з налагодженою  системою безпеки і розвинутими  адміністративно-господарськими службами за деякими кадровими наказами може нараховуватися, крім кадровика, до 5 і  більш співвиконавців.

Важливу роль у підвищенні ефективності та оперативності управління персоналом відіграють автоматизовані системи з діловодства та документообігу. Завдяки системі діловодства та документообігу праця кадровика з проведення, наприклад, наказів або розпоряджень, зводиться до контролю за проходженням документа, тобто система автоматично доводить інформацію до співвиконавців та інших зацікавлених посадовців, коло яких визначене внутрішніми інструкціями організації. Для поточної роботи кадровику необхідно своєчасно отримувати копії окремих документів з основної діяльності. Системи з діловодства та документообігу нададуть йому будь-яку інформацію, що є в базі даних системи.

Під час інтеграції системи  кадрового обліку в систему автоматизації діловодства, коли внутрішня інструкція з діловодства та документообігу допускає візування документів в електронному вигляді, система документообігу сама забезпечує проведення процесу візування.

У разі необхідності візування  на паперовому носії система з діловодства та документообігу дасть змогу проконтролювати доставку документа всім візуючим особам, відстежити терміни узгодження і підписання, що вкрай важливо для підготовки наказів, які стосуються персоналу.

У разі застосування системи  з діловодства та документообігу всі зміни, внесені в документ візуючою особою, фіксуються в електронній картці. Під час затвердження документа керівник може (за бажанням) проглянути етапи внесення змін до документа на стадії візування.

За наявності в організації  спеціалізованих служб, що відповідають за внутрішній документообіг, фахівцю з проведення наказів служби управління персоналом залишається лише контролювати проходження документа.

Особливо варто зазначити, що з виконанням вищеописаних функцій може впоратися далеко не кожна система документообігу. Кадрові накази специфічні тим, що вони зобов’язані бути паперовими. На жаль, більшість систем, що позиціонуються як системи документообігу, швидше забезпечують розсилання інформації, ніж управляють реальним паперовим документообігом. Це у випадку великої кількості наказів, що стосуються особового складу, може призвести до суттєвих проблем.

Окреме питання – передання  до служби управління персоналом первинних документів з підрозділів. Адже очевидно, чим більша частка документів, що надходять до служби в електронному вигляді, тим менше зусиль необхідно затрачати на їх оброблення. Традиційно для доставлення документів намагаються використовувати електронну пошту, але функціонал стандартних поштових систем, здебільшого, не задовольняє адміністративних вимог. Використовування системи діловодства для прийняття первинних даних з підрозділів дає змогу вирішувати всі адміністративні проблеми передання. Система не лише допоможе розіслати запити на документи у підрозділи і проконтролювати їх відправлення до відділу кадрів, а й перевірить автентичність електронних цифрових підписів на документах, а також автоматично завантажить їх у базу даних кадрів. Часто навіть у невеликих організаціях табель обліку робочого часу заповнюють в електронній формі, після чого роздруковують, підписують і спрямовують до відділу кадрів (розрахункову частину, відділ нормування праці тощо). Процес паперового передання даних (замість електронного) необхідний лише для підтвердження підпису відповідальної особи. Використовування електронного цифрового пыдпису дасть змогу довіряти автоматичному завантаженню внутрішньої звітності і досить вагомо понизить трудовитрати працівників служби управління персоналом.[2]

Ідеальна інформаційна система управління персоналом має відповідати рівню розвитку компанії та її кадровій політиці. Вона повинна бути частиною і засобом організаційного механізму з вироблення мети і задач, спрямована на збереження, зміцнення і розвиток кадрового потенціалу, на створення високофахової команди, здатної своєчасно реагувати на постійно змінні вимоги ринку з урахуванням стратегії розвитку компанії.

Пріоритети можуть змінюватися залежно від ситуації – наприклад, якщо відбувається збільшення штату компанії в стислі терміни, то, звичайно, відразу на перше місце виходить управління процесом підбирання персоналу і т.д. Можна так розподілити пріоритети у порядку спадання:

— атестація й оцінка персоналу;

— кар’єрне зростання;

— навчання;

— мотивація;

— відбір персоналу.

Перерахуємо у вигляді  тез завдання, які повинна охоплювати ідеальна програма управління персоналом:

— атестація й оцінка персоналу, включаючи методики тестування з повною психодіагностикою;

— зберігання “професійної історії” кожного співпрацівника, підбирання кандидатів на вакансії із запасними варіантами;

— обґрунтоване ранжируване формування кадрового резерву, оцінка управлінського потенціалу співпрцівників;

— систематичне кадрове планування, можливість перерозподілу ресурсів, що допомагає уникнути додаткового набору співпрацівників;

— розроблення програм  розвитку персоналу з метою вирішення не лише нинішніх, а й майбутніх завдань компанії на основі вдосконалення систем навчання і кар’єрного просування співпрацівників;

• формування індивідуальних планів і кар’єрних драбин;

— прогнозування створення  нових робочих місць з урахуванням упровадження нових технологій; виявлення за допомогою системи негативних тенденцій в організації;

— оцінка витрат на навчання;

— діагностика мотивації, розроблення мотиваційних механізмів підвищення зацікавленості і задоволеності співпрацівників;

— створення сучасних систем підбору і відбору персоналу, що передбачає оптимізацію внутрішніх конкурсів (рекрутер задає вимоги, і система шукає відповідних кандидатів у базі, видаючи ранжируваний список) і багатокритерійний відбір;

— оптимізація розміщення кадрів. Для кожної кадрової позиції має бути створено ідеальну, а для кожного працівника – актуальну модель компетенції. У  разі їх порівняння система  має видавати пропозиції щодо розвитку якостей і відпрацювання навиків співпрацівника, а також пропозиції з просування або ротації;

— проектування нової штатної структури підрозділу. Водночас було б дуже корисно, якби система могла “оцінювати” нову структуру як із погляду фінансових витрат, так і з якісного боку (наскільки вона оптимальна);

— аналіз вікової і будь-якої іншої структури персоналу (що полегшить розроблення соціальних програм, проведення організаційних і культурних перетворень).

Добре, якщо така система  наділена такими властивостями:

— має дружній інтерфейс;

— містить розділи для  всіх основних видів діяльності з управління персоналом;

— не вимагає від користувачів додаткових навиків в освоєнні

комп’ютера;

— не дублює функцій щодо введення інформації;

— у режимі onlіne створює будь-які аналітичні звіти в графічній формі;

— має розумно допустиму  вартість.

Облік персоналу – це лише одна з HR-функцій. Інші функції індивідуальні і розрізняються, як і самі підприємства. Було б добре, якби всі подібні системи могли здійснювати:

— підбір і відбір персоналу;

— планування навчання і  розвитку персоналу;

— оцінювання та ранжирування персоналу;

— складання соціального  пакету;

— підготовку звітів і статистичний аналіз;

— формування кадрового резерву;

— економічний аналіз діяльності персоналу тощо.

Ідеальна інформаційна система  для управління персоналом – це єдине інформаційне середовище, що дає змогу об’єднати всі суб’єкти управління персоналом і підвищити  ефективність їхньої роботи. Для цього  інформаційна система має підтримувати виконання таких завдань:

• Збирання інформації про стан персоналу (як якісний, так і

кількісний) від служб, що безпосередньо працюють з персоналом

(безпосередні керівники,  управління персоналом, бухгалтерія).

Надання безпосереднім керівникам інформації про персонал,

необхідної для їхньої роботи з персоналом у підрозділі (плани  навчан-

ня працівників, результати оцінок, атестацій, особові дані, відомості

про навчання у ВНЗ, плани  кар’єри тощо).

• Узагальнення, аналіз  інформації, планування заходів і

можливість надавати керівництву  інформацію про кадровий стан на

підприємстві загалом, підрозділах  окремо і, зокрема, про кожного

працівника.

• Інформаційна підтримка різних процесів (таких, як розрахунок

заробітної платні), які  відбуваються між структурними підрозділами

(лінійні керівники, керівництво,  відділ роботи з персоналом, бухгалтерія,

планово-економічний відділ).

• Автоматизація всіх рутинних кадрових процедур за допомогою налаштування автоматичного документообігу.
• Автоматизація процесів управління персоналом та організаційного розвитку.
• Зміна статусу кадрової служби, перенесення центру ваги із забезпечення обліку кадрів на діяльність з підвищення якості персоналу.

Отже, для ефективної роботи системи управління персоналом система має забезпечувати інформаційну підтримку в таких напрямах діяльності: облік кадрів; організаційні структури та організаційний розвиток; табельний облік (облік робочого часу); профорієнтація персоналу; навчання; підбір персоналу; соціальні програми; кадрове планування; звітність. Розкриємо деякі пункти докладніше.

Організаційні структури  і організаційний розвиток. Система має відображати актуальний стан організаційної структури підприємства і всього, що з ним пов’язане: поточний і плановий штатний розклади; перелік вакансій; положення про підрозділи; перелік посад і кваліфікаційних вимог до них; єдині тарифно-кваліфікаційні довідники; посадові інструкції; реєстр робочих місць тощо.

Система повинна давати змогу  вносити оперативні зміни до всіх складових організаційної структури, а також проводити аналіз і моделювання організаційного розвитку підприємства.

Профорієнтація персоналу. Профорієнтація – це регулювання кадрових ресурсів за рахунок приведення рівня кваліфікації працівників у відповідність з потребами виробництва. Щоб вирішити проблему з профорієнтації працівників, система повинна забезпечити:

— ведення каталогу кваліфікацій і повної історичної інформації про профілі компетентності (перелік знань, умінь і навиків, необхідних для роботи у конкретній посадовій позиції);

— можливість внесення оперативних змін до існуючих профілів компетентності і проектування нових;

— підтримку оцінки рівня  кваліфікації працівника;

— можливість перевірки відповідності профілю компетентності за посадою і рівню кваліфікації працівника;

— можливість на підставі аналізу будувати індивідуальні плани навчання, формувати резерв, планувати кар’єрне зростання працівників підприємства;

— планування і ведення  спадкоємності посадових позицій

(формування резерву);

— аналіз і надання керівництву інформації про стан кадрового ресурсу.

Навчання. Важлива властивість ідеальної системи – уміння пов’язувати потреби виробництва з планами навчання персоналу, підвищення його кваліфікації і розвитку, для чого необхідно:

— визначати потреби працівника в навчанні при зіставленні рівня кваліфікації (навиків, знань і умінь) з вимогами часу, спеціальності і посади;

— вести історію навчання кожного працівника;

— формувати бюджет на навчання і вести облік проведених витрат;

— планувати навчальні  заходи, пов’язані з розвитком і підвищенням кваліфікації персоналу (курси, семінари, тестування тощо).

Підбір, найом, звільнення, переміщення персоналу. Діагностичний інструментарій, що використовують під час процедури підбору, зазвичай, створюють за допомогою спеціальних програм.

Розвинута система управління персоналом має забезпечити планування та облік витрат,  аналіз  заходів щодо підбору, найму, переміщення і звільнення персоналу, а також підтримувати автоматичне формування листів і пропозицій про роботу, наказів про найом, звільнення працівників тощо. Крім того, в ній мають бути присутні зручні засоби для формування бази кандидатів, каталог навчальних закладів, навчальних курсів і пропонованих заходів. Необхідна також можливість проводити аналіз ефективності навчання й аналіз якості навчальних закладів та навчальних програм.