Деловая беседа

 

•           участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

 

Местом для проведения значительной части (более 70%) деловых  совещаний является кабинет руководителя организации. В настоящее время  на предприятиях есть специально оборудованные  для совещаний помещения. Существуют определенные требования к оснащению  таких помещений. Например, такое  помещение должно иметь хорошую  звукоизоляцию, нормальную температуру  и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель и оргтехнику.

 

Подготовка участников совещания. Менеджер – организатор совещаний  должен заблаговременно ознакомить всех участников с повесткой дня  и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать тематику и задачи совещания. В этом и состоит  залог эффективного проведения совещания, так как все его участники  будут надлежащим образом к нему подготовлены.

 

2)         Проведение совещания. Время на  проведение совещания составляет 40-45 минут. Во время проведения  совещания должны даваться несколько  минут для отдыха, где-то 10-15 минут.  Спустя 50 минут у участников совещания  начинает ослабляться внимание, проявляется усталость, утомление.  После 90 минут работы внимание  и интерес к обсуждаемым проблемам  падают. Данный этап специалисты  называют периодом отрицательной  активности. Оптимальная продолжительность  совещания не должна превышать  1 часа.

 

Регламент – это порядок  ведения заседания, собрания, совещания. Произошло это слово (от лат. regula – что означает правило). Кроме вышеназванного, это слово имеет еще значения: устав, свод правил, порядок работы учреждения. В случае, если регламент до начала совещания не установлен, существует опасность возникновения неделовой обстановки на самом заседании.

 

Протокол совещания - это  первичный, официальный документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений участников совещания, собрания, заседания и принятые ими  решения. На основании данного документа  руководство имеет право требовать  от сотрудников выполнения порученных им заданий. Собрание назначает или  выбирает секретаря, который фиксирует  в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

 

1)         Достижение цели совещания;

 

2)         Решение;

 

3)         Исполнители задания и сроки.

 

Далее ниже приводятся те позиции, которые должны быть отражены в протоколе  делового совещания:

 

1)         Дата и место проведения;

 

2)         Номер протокола;

 

3)         Краткое содержание обсуждаемого  вопроса;

 

4)         Присутствовали;

 

5)         Отсутствовали, причины отсутствия;

 

6)         Копии (фамилия тех, кому предназначены);

 

7)         Повестка дня по пунктам;

 

8)         Тема по пункту повестки дня;

 

9)         Обсудили (кто выпустил);

 

10)      Постановили  (сообщается, что именно);

 

11)      Выполнения  решения возложено на (фамилия);

 

12)      Сроки  исполнения (дата).

 

3)         Подведение итогов и принятие  решения. Обычно решения на  деловом совещании принимаются  всеми вместе. Эффективность этого  решения зависит от того, насколько  каждому участнику совещания  удалось включить свои идеи  и соображения в общее решение.  Подводятся итоги совещания и  делаются выводы. Определяются и  те, кто и в какие сроки должны  выполнить определенный объем  работ. Определяются сотрудники, которые будут выполнять задания.  Сроки, в течение которых должны  быть выполнены задания. Формы  подведения итогов совещания  (рассылка протокола или его  части, выписка из протокола). Принятие решения о широте  информирования. Его может принимать  весь коллектив или отдельная  его часть, отдельное подразделение.

 

Решения могут вырабатываться двумя способами:

 

•           Специально избранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его  проект. Проект зачитывается. Участники  совещания вносят свои корректировки  и принимают его по результатам  голосования.

 

•           Председатель собрания подводит итоги  обсуждение и формирует решение.

 

Контроль над выполнением  решения. На этом этапе совещания, определяются лица, которые будут осуществлять контроль. Потому что без претворения  решения в жизнь и контроля над этим процессом любое деловое  совещание становится бессмысленным.

 

 

2. Типы собеседников

 

 

 

Абстрактный собеседник –  это тип людей, воображаемая психологическая  модель, отражающая определенные характерные  свойства, которые имеют значение для подготовки и проведения деловой  беседы.

 

Для классификации типов  деловых, но абстрактных собеседников используются следующие критерии:

 

•           компетентность, то есть обладание  знаниями, позволяющими судить о предмете разговора, умение высказывать веское, авторитетное мнение по вопросу, обсуждаемому в ходе деловой беседы;

 

•           откровенность;

 

•           искренность;

 

•           владение приемами общения с другими  участниками беседы;

 

•           заинтересованность в теме и успехе беседы.

 

Классификация абстрактных  типов собеседников.

 

Вздорный человек (нигилист). Характеристика: часто выходит за рамки темы деловой беседы; в ходе деловой беседы нетерпелив, несдержан и возбужден; часто своей позицией и подходом неосознанно провоцирует собеседников на то, чтобы они не соглашались с его аргументами и выводами.

 

Рекомендации по общению  во время беседы:

 

•           следует постараться обсудить с  ним возможные споры моменты  заранее, до начала групповой беседы;

 

•           не терять хладнокровия и уверенности  в собственной компетентности;

 

•           стараться включать в формулировки решения его слова;

 

•           прежде чем отклонить его решение, предоставить другим собеседникам возможность  опровергнуть его;

 

•           постараться установить с ним  контакт, сделать его своим сторонником;

 

•           беседуя с ним с глазу на глаз, применять нерефлексивное слушание, чтобы понять истинные причины его  негативной позиции;

 

•           в критический момент приостановить  групповую беседу, чтобы дать ему  остыть.

 

Позитивный человек. Характеристика: среди всех типов абстрактных  собеседников этот самый приятный тип  делового партнера. Всегда стремится  к сотрудничеству при проведении дискуссии.

 

Рекомендации по общению  во время беседы:

 

•           следует побуждать такого собеседника  к активному участию в дискуссии;

 

•           нужно стараться, чтобы остальные  участники беседы разделяли его  позитивный подход к решению дискуссионных  вопросов;

 

•           следует в критических ситуациях  искать помощи и поддержки именно у него.

 

Всезнайка. Характеристика: труден в общении, всегда уверен в том, что знает все лучше других, любит навязывать свою точку зрения, обо всем имеет свое мнение, постоянно требует слова.

 

Рекомендации по общению  во время беседы:

 

•           посадить его рядом с ведущим  беседу;

 

•           время от времени напоминать ему, что другие тоже должны высказаться;

 

•           предоставить ему возможность резюмировать, формулировать промежуточные заключения;

 

•           иногда задавать ему сложные специальные  вопросы, на которые в случае необходимости  может ответить кто-нибудь из участников беседы.

 

Хладнокровный, неприступный. Характеристика: замкнутость, чувствует  себя и держится отчужденно, не включается в деловую беседу, создавая впечатление  у участников беседы, что это кажется  ему недостойным его внимания и усилий.

 

Рекомендации по общению  во время беседы:

 

•           любым способом заинтересовать его  в участии в обсуждении проблемы;

 

Незаинтересованный. Характеристика: тема беседы такого собеседника не интересует. Он как бы «спит» во время  беседы и безразличен к обсуждению.

 

Рекомендации по общению  во время беседы:

 

•           следует задавать ему вопросы  информативного характера, постепенно вовлекая его в беседу;

 

•           нужно, выясняя точку зрения такого собеседника, избегать вопросов, при  ответе на которые можно ограничиться словами, да и нет;

 

•           следует задавать ему вопросы  по теме разговора из той области, в которой он считает себя наиболее компетентным.

 

Важная птица. Характеристика: абсолютно не выносит критики  – ни прямой, ни косвенной. Чувствует  и ведет себя как личность, стоящая  выше остальных.

 

Рекомендации по общению  во время беседы:

 

•           нельзя позволять ему разыгрывать  роль гостя;

 

•           следует время от времени просить  высказываться по какому-либо вопросу  всех собеседников поочередно;

 

•           не показывать свое раздражение по поводу манеры поведения такого собеседника;

 

•           следует до определенного момента  соглашаться с таким собеседником, чтобы уменьшить его желание  противоречить и подготовить  его к контраргументации.

 

Болтун. Характеристика: часто  бестактно и без видимой причины  прерывает ход беседы, не обращает внимания на время, которое тратят все  участники беседы на выслушивание его  пространных высказываний.

 

Рекомендации по общению  во время беседы:

 

•           следует, как и всезнайку, посадить его поближе к ведущему беседу или к другому авторитетному  собеседнику;

 

•           в случае если он начнет отклоняться  от темы разговора, его нужно остановить, применяя для этого резюмирующие высказывания;

 

•           если такой собеседник отклонится от темы разговора еще дальше, то его  следует спросить, в чем он видит  связь с предметом обсуждения того, о чем он говорит;

 

•           нужно заранее ограничить время  отдельных выступлений и всей беседы в целом, обязательно установить регламент.

 

Трусишка. Характеристика: недостаточная  уверенность в себе при публичных  выступлениях, такой собеседник охотнее  промолчит, чем скажет что-нибудь такое, что, по его мнению, может показаться другим глупым или даже смешным.

 

Рекомендации по общению  во время беседы:

 

•           с таким собеседником стоит обходиться особенно деликатно;

 

•           нужно задавать ему ясные, конкретные вопросы;

 

•           следует продемонстрировать по отношению  к нему доброжелательность, заинтересованность. Нужно способствовать тому, чтобы  он развил свое замечание;

 

•           в случае если такой собеседник решился  заговорить, нужно применять нерефлексивное слушание и побуждать к этому  других участников беседы;

 

•           следует помогать, такому собеседнику  формулировать мысли, используя  прием выяснения;

 

•           можно специально подчеркивать все  позитивные моменты его высказываний, но не делать этого свысока.

 

 

3. Этапы и фазы делового  общения

 

 

 

Анализ структуры делового общения менеджера и его динамики позволяет выделить четыре этапа.

 

1.         Этап профессионального общения  – познание и составление первичного  психологического портрета взаимодействующего  с менеджером человека. Психологическая  информация о другом человеке  зависит от конкретной ситуации  общения и отражения его личностных  свойств, степени знакомства с  ним, наличия определенных сведений  о нем в характеристиках и  рассказах других работников. При  непосредственном наблюдении за  человеком являются его вербальные  и невербальные акты поведения:

 

•           речь и ее содержание, направленность, логичность, продолжительность, экспрессивность, особенности лексики, грамматики, фонетики;

 

•           выразительные движения, мимика и  жесты, экспрессия лица;

 

•           движения, перемещения и позы человека, дистанция между людьми, сближение, соприкосновение;

 

•           физическое воздействие на другого  человека (касание, похлопывание, поглаживание, поддержка, совместные действия, отталкивание, толчки, удары).

 

Важное значение для составления психологического портрета имеет анализ внешнего облика собеседника: манера одеваться, аккуратность в ношении одежды, следование моде или ее игнорирование, подражание в ношении одежды другим людям. При составлении первичного психологического портрета сотрудника рекомендуется ориентироваться на следующие параметры личности:

 

•           направленность (потребности, мотивы, жизненные концепции и планы, ценностные ориентации, установки, склонности, желания, вкусы);

 

•           операционные особенности поведения (знания, умения, навыки, привычки, жизненный  и профессиональный опыт, стереотипы поведения);

 

•           психохарактерологические качества, выражающие отношения к различным сторонам действительности;

 

•           психические свойства и процессы (особенности процессов и свойств интеллектуальной, познавательной и эмоционально-волевой сфер личности);