Культура деловой речи

 

2.2. Деловые бумаги.

Язык деловых бумаг должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка. Основные особенности официально-делового стиля - это: точность, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей; языковой стандарт - стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул-клише. Названные черты отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: характере композиции, расположении частей текста, выделении абзацев, рубрикации, шрифта и т. п. Точность и стандартизация официально-делового стиля влекут за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.        В языке деловых бумаг и документов широко используются:  1. Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь - это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, просрочка, предложение и т. п.).          2. Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, вышеуказанный, препровождается и т. п.).         3. Имена существительные - названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъёмщик, наниматель, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Фёдорова, профессор Емельянова и т. п.).      4. Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, невыполнение, непризнание и т. п.).          5. Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях, в силу, в части и т. п.).      6. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, установленный порядок и т. п.).           7. Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает…, Коллегия не отклоняет… и т. п.).  Редактирование деловых бумаг и служебных документов обычно состоит из 3 этапов:          1. Первичное ознакомление с текстом документа. Работа по редактированию документа начинается с его прочтения в целом. При первом чтении не рекомендуется вносить в текст какие-либо поправки.   2. Проверка фактического материала. На следующем этапе целесообразно обратиться к проверке фактического материала, включённого в документ. Следует продумать, достаточен ли фактический материал редактируемого документа, достоверны ли представленные сведения.  3. Собственно редактирование документа. На третьем этапе проводится языковая правка. Устраняются орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки.        Полностью подготовленный текст подписывается.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Устные жанры  официально-делового общения.

3.1. Деловая беседа.

Деловая беседа - это разговор преимущественно между двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т.е. общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.[3]       В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда, имеет конкретный предмет, более личностно ориентирована и чаще происходит между представителями одной организации.           К числу целей, требующих проведения деловой беседы можно отнести стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.      Деловая беседа может быть рассмотрена как особый вид межличностного взаимоотношения в организационной среде. Четкое осознание участниками беседы целей, которые они преследуют, понимание психологическими и речевыми приемами ведения деловой беседы являются необходимыми составляющими эффективной деловой коммуникации.

3.2 Деловое совещание.

Деловое совещание - это деятельность, связанная с принятием решений группой заинтересованных лиц, соответственно такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление, оказывают серьезное влияние на характер выступлений участников совещания и его результаты.[4]    В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Это своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей и подразделений. Ясно, что непродуктивные совещания - дорогое удовольствие как в материальном, так и в психологическом смысле. Неудачное совещание может вызвать материальные потери в результате принятых неправильных решений. Необходимо помнить, что совещания не более чем средство управления и, как любое средство, оно должно быть использовано для правильных целей и надлежащим образом, чтобы достичь желаемого результата.  На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссы, приобретают культуру общения и т. п.        Для некоторых предприятий деловое совещание — это единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Для руководителя деловое совещание — возможность показать свой талант менеджера.Основные задачи, которые можно решить с помощью деловых совещаний: развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь; интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы; выявление и расчет коллективных результатов; коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.     Успех совещания зависит не только от поставленной цели, но и от того, как его участники приходят к пониманию задачи. Тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения, - ключ к продуктивному совещанию.

3.3 Деловой телефонный  разговор.

Телефонный разговор - это контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное специальными техническими средствами общение собеседников. Соответственно отсутствие визуального контакта увеличивает нагрузку на устно-речевые средства взаимодействия партнеров по общению.          Статистики утверждают, что бизнесмены, чья деятельность связанна с необходимостью установления деловых контактов, тратят на переговоры по телефону от 25 до 75% рабочего времени.      У телефона есть ряд преимуществ, которых лишены другие средства коммуникации. Главные из них: скорость передачи информации (выигрыш во времени); немедленное установление связи с абонентом, находящимся на любом расстоянии; непосредственный обмен информацией в форме диалога и возможность достичь договоренности, не дожидаясь встречи.   Телефонные разговоры занимают значительное место в деловой жизни. По подсчетам специалистов, на них тратится до 27 процентов рабочего времени. А сколько деловых разговоров приходится вести по телефону дома, находясь на отдыхе и т. д.        Основные требования предъявляемые к разговору по телефону:

· Лаконичность;

· Логичность;

· Информативность;

· Отсутствие повторов;

· Дружелюбный тон;

· Четкое произношение слов особенно фамилий и чисел;

· Средний темп речи;

· Обычная громкость голоса.

Чтобы освоить правила эффективного ведения телефонных переговоров, необходимо сначала осознать отличительные характеристики этого вида контактов и учесть все значимые компоненты этой типичной коммуникационной ситуации.       Деловому человеку следует знать, что телефонный разговор имеет свою структуру, строится по определенному образцу. Вот основные элементы композиции разговора по телефону:

1. Взаимное представление (20 ±5 секунд);

2. Введение собеседника в курс дела (40±5 секунд);

3. Обсуждение ситуации (100±15 секунд);

4. Заключительное слово (20±5 секунд).

Умение говорить по телефону, не растрачивая времени и при этом, решая все вопросы, предполагает владение определенным набором речевых формул.           Серьезное нарушение этикета - заставить ждать у телефона говорящего с вами человека, решая в это время свои проблемы «на месте». В этом случае даже извинения бывает не всегда достаточно, лучше договориться о повторном звонке собеседнику через какое-то время.     Телефонный разговор как вид делового взаимодействия визуального контакта между собеседниками усиливается значимость устно - речевых средств. Возрастают требования к предварительному продумыванию схемы и содержания разговора, владению определенным набором речевых формул, которые позволяют расположить к себе собеседника, вызвать доверие к вашей организации, а также тактично регулировать длительность разговора.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

 Официально-деловой стиль представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного языка: набор языковых средств, предназначение которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений (деловых отношений между организациями, внутри них, между юридическими и физическими лицами). Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются спецификой своего содержания (какие официально-деловые ситуации в них отражены), а соответственно и своей формой (набором и схемой размещения реквизитов – содержательных элементов текста документа); объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации.      В жизни любой организации или предприятия деловой стиль речи занимает важное место. Обмен информацией, выдвижение и разработка рабочих идей, контроль и координация деятельности сотрудников, подведение итогов и оценка достигнутого – вот лишь некоторые стороны деятельности организации, которые связаны с проведением совещаний и деловых бесед разного рода. Вместе с тем деловые беседы, деловые совещания и телефонные разговоры можно рассматривать как самостоятельные виды деловой коммуникации. Они отличаются друг от друга не только целями, ради которых проводятся, формой контакта, но и числом участников, что предопределяет социально-психологические особенности их организации и проведения. Итак, официально-деловая речь - один из важнейших стилей русского литературного языка, играющего большую роль в жизни общества. Он строг, официален и по-своему выразителен.

 

Литература

1. Данцев А.А., Нефедова Н.В. Русский язык и культура речи для технических вузов. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2002. – 320 с.
2. Культура русской речи: Учебник для вузов / Под ред. проф. Л.К. Граудиной и проф. Е.Н. Ширяева. – М.: Издательская группа НОРМА-ИНФРА, 1999. – 560 с.
3. Русский язык и культура речи / Под ред. проф. В.И. Максимова. – М.: Гардарики, 2000. – 413 с.
4. Русский язык и культура речи: Учеб. для вузов / Под ред. В.Д. Черняк. – М.: Высшая школа, 2003. – 509 с.
5. Федорова Л.М. Деловой русский: тексты и упражнения: Учеб. пособие / Л.М. Федорова, С.Н. Никитаев, И.В.  Баженов; Московс.            академия экономики и права. – М.: Экзамен, 2005. – 448 с.