Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации

 

 

 ОАО «Магистраль», ИНН 66 0000000, ОГРН 66….., КПП 123123 место нахождения:  Свердловская область г. Ивдель ул. Вокзальная, 15 «а» , 12 октября 2008 года, зарегистрированное в регистрационной палате Ивдельского городского округа Свердловской  , в лице  генерального директора Иванова ивана Ивановича, 17/08/1964 года рождения, мужского пола, паспорт 66 05 выдан ОВД города Ивдел Свердловской области, код подразделения 66, зарегистрированный (ая) по адресу: Свердловская область  город Ивдельул. Трошева, 16-1, действующего (ей) на основании устава ОАО «Магистраль» доверяет заместителю генерального директора Петрову Николаю Васильевичу, 12.09.1974 рождения, мужского пола, паспорт 65 00 № 000000, выдан ОВД города Ивдель Свердловской области, код подразделения 66, зарегистрированного (ой) по адресу: Свердловская область  город Ивдельул. Ленина, 38 быть представителем по вопросу предсталения оранизации ОАО «Магистраль» в органах предварительного следствия и суда, для чего предоставляю ему право подавать и получать все необходимые справки и документы, подавать любые заявления, ходатайства, расписываться, а также выполнять иные действия и формальности, связанные с данным поручением.  

Полномочия по настоящей  доверенности могут быть переданы другим лицам.

Доверенность выдана сроком до тридцать первого декабря две тысячи двенадцатого года..

Подпись представителя __________________________ удостоверяю.  

 Должность подписанта  ____________________________ ФИО подписанта (и.п.)   м.п.  

3. Составление объяснительной записки.

 

Объяснительная  записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта или поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта постановления, приказа и др.). В последнем случае он может называться пояснительной запиской.

Объяснительные записка является справочно-информационными документами и играет важную роль в документировании управленческой деятельности. Она служит не просто для передачи информации с одного уровня управления организацией, предприятием, фирмой на другой, но являются непосредственными основаниями для издания распорядительных документов, в тексте которых иногда предусматривается оформление соответствующей ссылки.

 По содержанию документы этого вида можно разделить на две группы. Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке. Другие объяснительные записки составляются по поводу каких - либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого - либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются объяснительные записки второй группы на обычных листах, подписываются составителем.

 

 

 

 

 

 

Пример составления и  оформления объяснительной записки.

Бухгалтерия

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Вице-президенту АО "Оникс"

30.05.2001 О.Ф. Яблокову

Москва

О невыплате зарплаты

20.05.2001 не выплачена зарплата  работникам АО. Причина состоит  в том, что работник бухгалтерии  Иванова А.И. несвоевременно оформила  необходимые документы. Отсутствие  надлежащего контроля не позволило  своевременно выявить этот факт.

После принятия срочных мер зарплата была выплачена сотрудникам АО 22.05.2001. Иванова А.И. предупреждена о недопустимости подобного отношения к порученным обязанностям.

Приняты меры по усилению контроля над  деятельностью работников бухгалтерии.

Главный бухгалтер<Личная подпись>И.И. Сивков

 

4. Составление расписки.

 

Расписка является документом, составляемым при заключении договора займа. Согласно пункту 1 статьи 807 Гражданского кодекса  Российской Федерации: «По договору займа одна сторона (займодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется  возвратить займодавцу такую же сумму  денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества». 
Грамотно составленная расписка оградит в дальнейшем от множества проблем и послужит бесспорным доказательством в суде.

Рекомендуется заверять расписки у  нотариуса. Но это не является обязательным условием. При заверении расписки нотариально у вас нет необходимости составлять её самим, её составит и заверит сам нотариус. 
Если же вы решили не заверять документ нотариально, то можно составить расписку самостоятельно в присутствии свидетелей. Присутствие свидетелей при передаче денег или вещей также оговаривается в расписке и послужит дополнительным гарантом исполнения обязательств. При возникновении судебного спора свидетели произошедшей сделки подтвердят её действительность и обстоятельства совершения. Зачастую заемщик и займодавец предпочитают обходиться простой формой расписки без свидетелей и нотариального заверения.

Так как расписка является формой договора займа, необходимо соблюдать  определенные требования. Обязательно указываются фамилия, имя, отчество, паспортные данные и адрес регистрации и проживания сторон договора: Заемщика, Займодавца, а так же свидетелей (в случае их присутствия).

Желательным, но не обязательным условием займа является срок возврата денежных средств. В случаях, когда срок возврата договором не установлен или определен  моментом востребования, сумма займа  должна быть возвращена заемщиком в течение тридцати дней со дня предъявления займодавцем требования об этом, если в договоре вы не установили иной срок.

Стороны могут предусмотреть проценты по займу, либо проценты, начисляемые  за просрочку возврата денежных средств. Однако следует учитывать, что в  случае судебного спора суд может  снизить размер процентов. 
Тек же не забудьте указать дату составления расписки и обязательно подписи сторон с их расшифровкой.

 

РАСПИСКА 
в получении денежных средств

 

Я, Иванова Инна Николаевна (паспорт ХХ ХХХХХХ выдан ОУФМС России по Свердловской области в городе Ивдель 00.00.2012 года, зарегистрирован по адресу: Свердловская область Ивдель ул. Куйбышева, 35, проживающий по адресу: Свердловская область Ивдель ул. Куйбышева, 35) получил от Петрова Николая Николаевича (паспорт ХХ ХХХХХХ выдан ОУФМС России по Свердловской области в городе Ивдель 00.00.2012 года, зарегистрирован по адресу: Свердловская область Ивдель ул. Куйбышева, 95, проживающий по адресу: Свердловская область Ивдель ул. Куйбышева, 95) денежные средства в размере девяносто тясяч рублей на срок до 31.12.2012 года

Подпись Заемщика 
       дата

 

 

 

 

 

5. Резюме как особый  вид документа.

 

Резюме — это средство саморекламы, оно подчеркивает ваши сильные стороны и преимущества:

1. навыки, которые будут полезны организации; 
2. ответ на вопрос — почему вы заслуживаете тех денег, которые, если повезет, будут вам платить;
3. ваша способность выполнить работу лучше, чем кто-либо другой (отодвинуться от конкурентов);
4. ваша способность решать проблемные ситуации и добиваться результатов.

 Для эффективной  самопрезентации через резюме целесообразно начать с выбора формата резюме. Формат резюме — это не визуальный вид документа, а способ организации информации и расстановки необходимых акцентов. Все форматы резюме делят на три основные группы:

1. Обратный хронологический  формат отражает всю профессиональную  историю и образование, начиная  с последнего места работы.

2. Функциональный формат  акцентирует внимание на том,  что вы умеете и сможете  сделать в новой компании, а  прошлые достижения оставляет  в тени.

3.Комбинированный формат  — комбинация обратного хронологического  и функционального формата.

 С помощью обратного  хронологического формата можно  подчеркнуть стабильное и постоянное  развитие профессиональной карьеры.  Следует указать все должности,  точные даты занятости и названия  компаний-работодателей, вуз, в  котором учились, курсы, тренинги  и другие данные:

1. Имя и фамилия.
2. Домашний адрес.
3. Город, почтовый индекс.
4. Номер телефона, факса, e-mail.
5. Цель.
6. Позиция, на которой вы сумеете применить свои навыки.
7. Квалификация.
8. Количество лет профессионального опыта, значимого для данной позиции.
9. Достижения, подтверждающие, что вы можете выполнить задачи, поставленные компанией.
10. Особые знания, навыки и черты характера, подтверждающие, что вы способны достигать поставленных целей.
11. Значимое для целевой позиции образование и тренинги.
12. Профессиональный опыт и достижения (название должностей, достижения).
13. Образование и специальные тренинги (научные степени, образовательные курсы, семинары, гранты, награды и отличия во время обучения, лицензии, сертификаты, степени допуска, полномочия).
14. Сильные и слабые стороны (достоинства и недостатки).

Функциональный формат. Этот стиль резюме акцентирует внимание на квалификации, способностях и навыках, которые вы принесете в новую  компанию. Он не рассматривает хронологию, и даты в нем упоминаются только при необходимости. Этот вид резюме нацелен на презентацию возможных  успехов в будущем, а не на описание заслуг в прошлом. Такой формат включает:

1. название желаемой должности;

2. профессиональный опыт  и достижения;

3. ключевую компетентность  и главную квалификацию (ведущие  умения и навыки);

4. эксклюзивные знания, навыки  и умения (значимые для целевой  вакансии);

5. историю профессиональной  занятости;

6. профессиональное образование  и тренинги.

 Этот стиль в конечном  итоге позволяет работодателю  понять, что умеет делать специалист, не думая о том, где и когда  он этому научился. Однако большинство  рекрутеров  уже привыкли к  резюме в обратном хронологическом  порядке, поэтому отступление  от этой традиции могут вызвать  подозрения о сокрытии чего-то  важного.

Комбинированный формат эффективно представляет навыки и умения кандидата  на должность, время пребывания в  той или иной должности, а также  основные достижения претендента. Собственно говоря, комбинированное резюме очень  похоже на современное функциональное резюме. К тому, что уже было перечислено  выше, добавляются черты характера, которые дадут кандидату преимущество перед другими соискателями.

 В современной практике  используются и такие разновидности  резюме, как формат достижений, в  котором главная сильная сторона  — квалификация соискателя —  все время находится в центре  внимания, причем акцентируются  выдающиеся успехи соискателя. Обычно  такое резюме готовят руководители  высшего звена, особенно в быстро  меняющихся динамичных сферах  деятельности: масс-медиа, реклама,  маркетинг, PR и др.

 Следующий вид резюме  — целевой формат — это  ярко выраженное индивидуальное  резюме. Этот стиль весьма эффективен, так как выделяет именно те  аспекты, которые хочет увидеть  работодатель. Цель такого резюме  — представить свою кандидатуру  в самом выгодном свете, максимально  используя свои творческие способности.

 И, наконец, формат  международного CV (Curriculum Vitae, лат. «путь жизни», послужной список) — это очень детализированное резюме. Такое резюме включает контактную информацию, краткое описание квалификации, профессиональный опыт, образование, личную информацию и обычно составляется в обратном хронологическом порядке.

 

Портфолио. Собранные в  портфолио примеры выполненных  работ раньше применялись у представителей творческих профессий (дизайнеров, графиков, архитекторов, фотографов и пр.). В  современных условиях востребованность портфолио растет, так как увеличивается  количество проектных и контрактных  работ.

 В портфолио можно  включить следующие документы:

1. описание целей карьеры объемом меньше страницы;
2. ваше резюме;
3. образцы ваших работ. Можно включить примеры решения конкретных задач, достижения целей, подтверждающих вашу квалификацию;
4. доказательство успешной деятельности: знаки отличия, присужденные премии, положительные отзывы критиков; благодарности работодателей и подчиненных, позитивные отклики клиентов;
5. документы, подтверждающие образование. Здесь же представляются копии сертификатов, дипломов и вкладышей, подтверждения научных степеней.

 Контактная информация  предполагает: фамилию и имя, почтовый  адрес, номера телефонов, другие  способы контакта, например, адрес  электронной почты.

 При оформлении презентационной  информации не начинайте каждое  предложение с местоимения «Я»,  используйте глаголы действия (анализировал, подготовил, разработал, сэкономил  и т. д.), демонстрируйте цифры  и факты, пишите в прошедшем  и настоящем времени, пишите  простыми короткими предложениями,  не используйте аббревиатуры  и сокращения, витиеватый слог. Поскольку  речь идет о вашем имидже, подбирайте  такие убедительные слова, которые  будут всем понятны, породят  позитивные эмоции и оставят  приятное впечатление.