Элементы культуры устной и письменной речи делового человека

 Синтаксис письменной деловой речи.

Не менее важную роль в документах играет четкость синтаксической организации текстов: неправильный порядок слов, рассогласование подлежащего со сказуемым, определения с определяемым словом, ошибки, связанные с употреблением причастных и деепричастных оборотов, смещение структуры простого и сложного предложения. Например, причастный оборот может находиться как перед определяемым словом, так и после него: прошедшие подготовку сотрудники; сотрудники, прошедшие подготовку. Нарушением синтаксической нормы является отрыв причастного оборота от определяемого слова. Следствием такого отрыва является рассогласование причастия с определяемым словом в форме падежа, реже - числа. Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, неоднозначность прочтения. 
     При составлении текстов документов нужно помнить, что не рекомендуется разъединять:

• составные и фразеологизированные сказуемые несет ответственность, принимает на себя обязательства;
• клишированные и устойчивые словосочетания, найти возможность решения проблемы, приступить к выполнению работ, по причине срыва графика поставок и т.п., за исключением случаев расширения их терминологизированными определениями;
• клишированные предложения: Настоящий договор вступает в силу с момента подписания сторонами. Контроль выполнения данного постановления возложить на...;
• причастный и деепричастный обороты (лицо, ответственное за график поставок, но не ответственное лицо за график поставок...);
• нельзя отрывать определение от определяемого слова, придаточное предложение, являющееся присловным распространителем, от слов, которое оно распространяет: Каждая из сторон имеет право прекратить действие Договора, уведомив в письменном виде не менее чем за 20 рабочих дней другую сторону.

Употребление деепричастных оборотов. Деепричастные обороты являются характерной стилистической чертой книжной письменной речи. В деловых письменных текстах нарушается основное требование использования деепричастий - деепричастие и глагол, к которому оно относится, обозначают действия одного лица. Нарушение этого правила приводит к алогизму и абсурдности высказывания:

• ошибочно употреблять деепричастный оборот в безличных предложениях (кроме инфинитивных конструкций): Соглашаясь с Вами, у меня нет возражений. Решая этот вопрос, нами было установлено...;
• невозможно употребление деепричастных оборотов в пассивных конструкциях, так как субъект действия пассивной конструкции не может совпадать с субъектом действия, обозначенного деепричастием: Объединив наши усилия, к нам вернется уверенность в успехе.

Конструкции с однородными членами. Чтобы избежать ошибок, связанных с логической несочетаемостью однородных членов предложения, следует помнить, что:

• в качестве однородных членов предложения не должны выступать слова, обозначающие родовые и видовые понятия, например: Магазину требуются продавцы оптовой техники и телевизоров. В данном случае нарушение нормы вызвано тем, что в качестве однородных членов использованы родовое понятие ''бытовая техника" и видовое "телевизоры";
• однородными членами предложения не могут быть слова, выражающие так называемые скрещивающиеся понятия, т.е. слова, значение которых в чем-то совпадает. Недопустимы конструкции: Руководство отметило и премировало лучших сотрудников ценными подарками. Значение слов отметить и премировать во многом совпадает;
• недопустимо употреблять в качестве однородных членов слова, обозначающие разноплановые понятия, например: Выдача готовой продукции производится по счету и по предъявлении квитанции.

В качестве однородных членов не могут  использоваться: причастные и деепричастные  обороты: Рассматривая Ваше предложение и решающий эту проблему положительно, хочу обратить ваше внимание на условия хранения продукции. 
 
     Структура сложного предложения. В деловой письменной речи преобладают простые предложения. Однако это не означает, что сложные предложения менее значимы для текстовой организации в официально-деловой письменности. Сложное предложение передает сложную мысль, отражая сложные отношения тех или иных социально-правовых ситуаций. Точно определить те или иные смысловые отношения помогают союзы и союзные слова. Именно поэтому использование их должно быть корректным. Особенно это относится к составным союзам и к союзам, использующимся с указательными словами: не только ...., но и; как.... так и ...; если ..., то; такой же .... как; несмотря на то что; в силу того, что; о том, что; благодаря тому, что; ввиду того, что; перед тем, как; так же, как и др. 
     Причины возникающих ошибок сводятся к следующему:

• иногда в текстах происходит контаминация составного союза, нарушающая логические связи в структуре сложного предложения. Например: Не только крупные и средние предприятия сегодня перед угрозой закрытия, а также малый бизнес растворяется из-за бремени налогов;
• встречается неадекватное использование составного союза (или части составного союза) в простом предложении: В случае того, что смета не будет Вами утверждена, то решение принимается на расширенном заседании приемной комиссии;
• нередко составители документов неоправданно усложняют текст, что выражается в нанизывании однотипных придаточных, перенасыщенных различного рода осложнителями (причастными и деепричастными оборотами, вводными словами и конструкциями, обособленными дополнениями и обстоятельствами) сложных предложений: В случае необходимости, которая может наступить по причине непредвиденных обстоятельств, которые квалифицируются как форс-мажорные, которые не позволяют сторонам выполнить своих обязательств, то стороны освобождаются от ответственности на согласованный между ними срок; Охрана освобождается от ответственности за кражу имущества, если установлено, что охрана была лишена возможности вскрыть и осматривать объект для выяснения причин срабатывания сигнализации, если посторонние лица задержаны охраной при совершении кражи, и в других случаях, если охрана докажет отсутствие своей вины. 
  Подобные предложения должны рубрицироваться, т.е. члениться на составные части, графически отделенные одна от другой. Рубрикация сложного предложения в тексте может осуществляться при помощи сигнального тире в начале или цифрового обозначения. Рубрикация облегчает усвоение информации, делает ее более наглядной.

Рубрикация. Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются однотипные знаки - арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей различными средствами. Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются. Например: 
     1. Общие положения. 
     2. Квалификационные требования и необходимый уровень знаний. 
     3. Обязанности. 
     4. Права. 
     5. Ответственность. 
     При разделении текста на рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (используются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например: 
     1. Общие положения. 
     1.1. Лицо, ответственное за техническую оснащенность предприятия, назначается и освобождается приказом Генерального директора. 
     1.2. Лицо, ответственное за техническую оснащенность предприятия, подчиняется непосредственно начальнику службы информатизации. 
     При дальнейшем дроблении текста на подпункты количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться: 
     1.1.1.     2.1.1. 
     1.1.2.     2.1.2. 
     1.1.3.     2.1.3. 
     При формально-логической организации текста текстообразующую функцию выполняют заголовки и подзаголовки: Приказ, Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д. Только в деловой переписке не указывается название документа. Заголовок, как правило, конкретизирует тип документа, отражает основную его тематику. Поэтому так желательны заголовки в тексте делового письма, договора, приказа. 
     Формула содержательного заголовка представляет собой предложное сочетание, отвечающее на вопрос, о чем этот документ. Заголовок располагается после реквизитов "дата" и "индекс документа" слева. Он должен быть кратким и не превышать двух строк. Функционально заголовок представляет собой очень важную часть текста, которая значительно облегчает работу с документами: сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости.

Особенности устной речи

Выступление только тогда производит благоприятное впечатление и  оказывается действенным, когда  оратор говорит живым языком, мгновенно  учитывает реакцию слушателей, творя  свою речь не при них, а с ними. Именно такая речь производит впечатление разговора с аудиторией. Озвучивание письменных текстов допустимо лишь в особых случаях, например при сообщении большого объема информации.

Устная речь отличается от письменной более короткими предложениями, простотой построения, употреблением разговорной лексики, некоторым отступлением от грамматических и стилистических норм, включением междометий, эмоциональной окрашенностью.

Отличие устной речи от письменной рассмотрим на примере. Автор одной статьи пишет: «Третий элемент образовательной политики в республике – превращение учреждений образования из пассивных получателей бюджетных средств в активных субъектов на рынке образовательных услуг».

Чтобы выразить эту же мысль в  выступлении, нужно преобразовать  предложение в легко воспринимаемое на слух: «Рассмотрим третий элемент образовательной политики в республике. Идея состоит в том, чтобы изменить финансовую политику государства в отношении учреждений образования. Сейчас они пассивно получают бюджетные деньги. Но ведь можно стать активными субъектами на рынке образовательных услуг».

Для устной речи, ориентированной  на слушателя, характерны вопросительные предложения, обращения, диалогизация речи, вопросно-ответный ход, вводные  слова, использование личных местоимений  и глаголов в побудительном наклонении («Мы видим, что...», «Как вы знаете...», «Подумаем...», «Вспомните...»). И конечно, устную речь сопровождают внеязыковые средства: интонация, жесты, мимика, которые дополняют, а порой изменяют значения слов или делают их более выразительными.

Хорошая устная речь обладает достоинствами, которых нет у звучащей письменной речи: она понятна, ее содержание усваивается  сразу же, она побуждает мысль и запоминается.

В какой мере допустимо отступление от строгих языковых норм в разговорной речи? Академик Л. В. Щерба писал: «Когда чувство нормы воспитано у человека, тогда-то он начинает чувствовать всю прелесть обоснованных отступлений от нее». Чтобы воспитать в себе чувство нормы, нужно следить за тем, как ее соблюдают авторитетные в этом отношении люди (писатели, дипломаты, дикторы), внимательно и требовательно относиться к собственной речи, чаще заглядывать в словари и справочники.

Ошибки, которые  следует избегать

Приходится иногда слышать такое мнение: «Ну, скажу я средства, а не средства – и что же, все равно меня поймут». С таким отношением к языку нельзя согласиться. Когда мы слышим слово в непривычной форме, процесс восприятия вдруг прерывается: нужно дополнительное время на его осознание, что создает дискомфорт. Если ошибки встречаются часто, это раздражает примерно так же, как пятна на белой скатерти или камни под колесами велосипеда. Если же слушатели сами говорят столь же неправильно, как выступающий, то они утверждаются в своих ошибках, и оратор вместо образца нормы становится проводником языкового бескультурья, так как любой человек, выступающий публично, наделен авторитетом.

Рассмотрим наиболее типичные, встречающиеся в устной речи.

1. Неправильный выбор слова:

• небрежное отношение к слову: «Через два часа езды стало ясно, что мы начали заблуждаться»;

• употребление лишних слов: «отступил назад», «свободная вакансия»;
• смешение паронимов (близких по звучанию слов): «сравняем наши результаты» (вместо «сравним»);
• непонимание значения слова: «Добьемся плюрализма мнений» (выступающий хотел сказать «согласования мнений», плюрализм означает множественность); «Мне надоели постоянные прерогативы с вашей стороны» (имелось в виду: «мне надоели препятствия, которые вы создаете», прерогатива — это исключительное право)»; «Эта идея мне гармонизирует»; «Я обратно тебе пишу». На этой ошибке следует остановиться подробнее, так как, к сожалению, слово «обратно» нередко употребляют в значении «опять, снова», в то время как «обратно» означает направление в противоположную сторону, назад.

2. Ошибки в произнесении слов (орфоэпические ошибки).

Они сводятся к неправильному произношению звуков и их сочетаний и ошибкам в ударении.

Русское произношение смягчает согласный перед «э» в иностранных словах: [те]ма, [ре]йс, [те]рмин и т. д. Есть и исключения: а[тэ]изм, ин[тэ]наивность, [тэ]мп и др.

В некоторых иностранных словах встречается ошибка наращивания сложности: произносят «компе[н]тентный» вместо компетентный, «э[к]скорт» вместо эскорт и т. д.

В условиях белорусско-русского двуязычия встречаются ошибки в произношении слов, вызванные влиянием белорусского языка: правильно шестьдесят, а не «ш[э]стьдесят»; решено, а не «р[э]шана»; некоторые, а не «некоторые»; детьми, а не «детьми» и т. д.

Ошибки в ударении нельзя оправдать тем, что «все так говорят». Сразу становится ясно, кто эти «все». Д. Р. Паркинсон в книге «Люди сделают так, как захотите вы» пишет: «Наверное, можно скрыть свое происхождение, образование и прочее, но большинству людей это не удается – их выдает речь».

В «Орфоэпическом словаре русского языка» под редакцией Р. И. Аванесова есть система помет, которая указывает, очень ли «страшна» ошибка в произнесении слова. Так, в слове декан [дэ] допустимо, стоит помета «доп.», а в слове демократия [дэ] имеет помету «неправ.»; самое строгое замечание словаря – «грубо неправ.». Оно сопровождает нелитературный вариант «понял» глагола понял и др.

Вопрос о том, что является нормой, что допустимо, а что недопустимо, решают ученые-языковеды на основе законов языка и речевой практики народа. Заглянуть в словарь перед выступлением не менее важно, чем, глянув в зеркало, проверить, как выглядишь. По словарю уточняется произношение малознакомых терминов, а также тех, которые будут часто встречаться в речи.