Использование информационных технологий для оптимизации заказа товара в компании ООО «Биомед-опт»

Использование информационных технологий для оптимизации заказа товара в компании  ООО «Биомед-опт»

При разработке логистических схем товародвижения в аптечных сетях возникают определенные трудности на различных этапах движения товаров, начиная с момента создания заказа в аптечных точках. Поэтому создание схем автоматической подготовки заказов необходимо для достижения следующих целей:

• ускорение создания заказов на пополнение аптечных запасов;
• максимально возможное исключение из процесса создания заказов сотрудников компании;
• мотивация управляющих и менеджеров магазинов к введению точных данных о аптечных остатках;
• выявление пересортицы на ранних стадиях.

На первоначальном этапе, с целью тестирования схемы заказа, автоматические заказы готовятся только в аптеках для доставки товаров со склада. Торговая часть информационной системы (ИС) к началу каждого рабочего дня готовит данные для создания автоматических заказов на основании:

• данных о товарных остатках в аптечной точке;
• данных о промежуточных корректировках с последней инвентаризации;
• данных о средне дневных продажах каждого товара за последние 7 дней, включая прошедший день;
• график заказов товарных групп (или поставщиков).

Менеджер аптеки каждое утро, готовя заказы на пополнение запасов, просматривает сформированный заказ на определенную ассортиментную группу, в случае необходимости корректирует и отсылает в офис для исполнения.

Для правильной работы алгоритма  автоматического заказа необходимы корректные данные о товаре в ИС. В случае возникновения ситуации, при которой данные о товарных остатках в ИС отличаются от фактического количества в аптечной точке, используется механизм промежуточной корректировки, который заключается в следующем: назначенный менеджером ответственный сотрудником магазина, проводит пересчет остатков по конкретному товару и вносит информацию о фактическом остатке в ИС. С этого момента данное значение используется для расчета заказов по товару. После проведения плановой инвентаризации, данные промежуточных корректировок, аннулируются.

Данная схема заказа товара на практике показала себя не достаточно работоспособной по нескольким причинам:

• неодинаковое понимание и использования понятия выкладка товара в торговом зале;
• нежелание сотрудников проводить корректировки товарного остатка для корректной работы приведенной формулы;
• изменение с течением времени размера выкладки для некоторых товаров, ввод новых товаров.

В результате этого была проведена работа по более глубокому  исследованию проблемы возможности  формализовать подход к расчету  оптимальной величины заказа товара.

Для этого все товары необходимо разделить на несколько групп  товаров (ГТ) по двум признакам –  оборачиваемость и срок годности. При этом введем следующую терминологию:

Выкладка товара (в штуках) - это количество товара в штуках (единицах продажи), которое можно  выставить в аптеке согласно планограмме аптеки.

Товар называется высоко оборачиваемым, если его средние продажи в  сутки больше его выкладки.

Товар называется низко оборачиваемым, если его средние продажи в  сутки меньше его выкладки.

Если срок годности товара менее или равен 24 часов, то такой  товар называется товаром с низким сроком годности.

Если срок годности товара более 24 часов, но менее или равен 7 суток, то такой товар называется товаром со средним сроком годности.

Если срок годности товара более 7 суток, то такой товар называется товаром с большим сроком годности.

Таким образом, возможны следующие ГТ:

Таблица 1

При этом средний сбыт данного  товара в сутки характеризует  потребность в этом товаре для конкретной аптеки. Если средний сбыт небольшой, то нет необходимости в данной точке иметь большие запасы этого товара и наоборот. Параметры количества дней обработки заказа определяют на сколько дней торговли необходимо иметь товарного запаса, а страховой запас определяет допустимое количество излишков товарного запаса, который необходим для поддержания товарного запаса при повышении сбыта и при задержке в доставке в течение рабочего дня. В свою очередь текущий остаток наименования товара отражает текущий остаток и дает ориентир для расчета заказываемого количества.

Как было описано выше, все  товары можно разделить на несколько  групп по оборачиваемости и сроку  годности. В связи с колебаниями  сбыта и изменениями сроков годности каждый товар может переходить из одной ГТ в другую, а для разных аптек один и тот же товар может принадлежать к различным ГТ.

Отнесение товара к конкретной ГТ определяется следующими параметрами:

1.    срок годности – возможны всего 3 варианта: 24 часа, от 1 до 7 дней, более 7 дней;

2.    выкладка;

3.    средний сбыт в день.

Срок годности определяется и контролируется в офисе, например, в отделе маркетинга и закупок. Выкладка определяется нормативными документами  предприятия и контролируется ответственными за сбыт должностными лицами. Важно  иметь ввиду, что выкладка индивидуальна для каждой точки, поэтому средний сбыт в день вычисляется по каждому товару в каждой аптеке отдельно.

Страховой запас различается  для различных ГТ:

Товары с низким сроком годности (ГТ1, ГТ4) – 0.25.

Товары со средним сроком годности (ГТ2, ГТ3) – 0.5.

Товары с большим сроком годности (ГТ5, ГТ6) – 1.

Особым случаем, при использование данной методики расчета, является заказ товаров, доставка которых осуществляется более одного раза в день.

После расчета заказа информационная система должна учитывать все  сформированные и отправленные для  обработки заказы, но еще и не оприходованные заявки на данный момент по заказу товаров (подготовительный запас).

В результате проведенных  исследований реализованы два разных алгоритма расчета заказа для  длинных и коротких товаров, сделан отчет, позволяющий проверить работу алгоритма и получить другую, ранее  не доступную информацию, полезную для расчета заказа. Учтены изменения  в технологии снабжения магазинов, добавлены механизмы обработки  отклонений, позволяющие определять заказываемое количество при логической недостаточности первичных данных. Так же устранены некоторые программные  ошибки и добавлены проверки на корректность физического содержания баз данных.