Процесс управления закупками на промышленном предприятии

2. Общие принципы моделирования процессов закупочной логистики

Как известно, моделирование основывается на подобии систем или процессов, которое может быть полным или частичным. Моделирование – это исследование объектов познания на их моделях, построение и изучение моделей реально существующих объектов, процессов или явлений, интересующих исследователя. [2, с. 196]

Из этого можно выделить основную цель моделирования – максимально точный прогноз поведения процесса или системы и построение такой модели, которая приведет к наилучшему результату. Главный вопрос в прогнозировании той или иной ситуации в закупочной логистике: «что будет если?».

Моделирование применяется в тех случаях, когда проведение реального эксперимента сопряжено с риском экономических и временных затрат или является неудобным. В частности, в закупочной логистике моделирование осуществляется с целью максимально точного прогноза осуществления процесса обеспечения предприятия необходимыми материалами, чтобы в дальнейшем получить наибольшую экономическую прибыль и удовлетворить запросы покупателя.

Любую модель можно охарактеризовать степенью полноты подобия моделируемому объекту. [2, с. 197] Моделирование закупочной деятельности – это ключевой компонент построения систем закупочной логистики, поскольку для успешного управления закупками на предприятии необходимо иметь наглядное представление процессов, протекающих в нем. И именно модели значительно сокращают временные затраты и облегчают принятие решений о закупке.

Целью моделирования цикла закупки является совершенствование деятельности организации в сфере снабжения: сокращение временных затрат на поиск поставщиков и доставку ресурсов, сокращение финансовых затрат на организацию процесса. [2, с. 199]

С помощью моделирования цикла закупок определяется потребность в ресурсах, в каком количестве и к какому сроку они нужны предприятию, но прежде чем закупать, нужно определить нельзя ли этот ресурс произвести самим. Это определяется с помощью сравнения затрат на производство и затрат на закупку.

Основными задачами моделирования цикла закупок являются:

1. Выдерживание обоснованных  сроков закупки сырья;

2. Обеспечение точного  соответствия между количеством  поставок и потребностями в  них;

3. Соблюдение требований производства по качеству сырья и материальных ресурсов.

Модель закупок должна соответствовать следующим принципам:

1. Принцип корректности – корректность моделей зависит от полноты и степени согласованности конкретных процессов закупки;
2. Принцип релевантности – модель содержит в себе только самую необходимую информацию, не засоряя базу данных лишней;
3. Принцип соизмеримости затрат и выгод – соотношение объема усилий для создания модели закупки и полезности моделирования сценария конкретной закупки, продолжительности использования модели.
4. Принцип прозрачности – модель разбивают на различные подмодели. Это облегчает понимание изучаемой модели.
5. Принцип сравнимости – для облегчения понимания в модели используется единая согласованная инфраструктура и язык моделирования закупочной деятельности.
6. Принцип систематизированной структуры – возможность объединения моделей различных типов на основании единой метамодели. Метамодель – модель, обобщающая модели конкретной методологии моделирования, в нашем случае это цикл закупок.

Управление системой закупок на предприятии ставит перед собой следующие цели:

1. Расширение номенклатуры продукции;
2. Минимизация затрат ресурсов и исключение убытков;
3. Ликвидация устаревших и медленно реализуемых запасов продукции;
4. Контроль специальных заказов;
5. Контроль упущенных продаж;
6. Увеличение доли закупок, осуществляемых стандартным заказом. [11, с. 68]

Процесс управления закупками посредством экономико-математических моделей осуществляется для того, чтобы не заказывать продукции сверх нормы, поддерживать требуемый уровень обслуживания потребителей и координировать график доставки и план по производству. Таким образом, производится оптимизация закупочной деятельности в организации внутри и вне предприятия.

Переход к рыночной экономике определяет роль и возрастающее значение закупочной логистики, а также моделирования закупок в логистической деятельности предприятия. Это привело к ряду существенных изменений в сфере материально-технического обеспечения производства:

1. Быстро растущее разнообразие ассортимента продукции, запрашиваемой рынком.
2. Сокращение времени внедрения в производство новой продукции, ускоряющей расширение ассортимента.
3. Сокращение длительности производственного цикла.
4. Обострение конкуренции между производителями на фоне накопления рынка нужными товарами.

Все эти изменения привели к пониманию того, что различные виды деятельности на предприятии – производство, финансовая деятельность и т.д. напрямую зависят от состояния материально-технического снабжения. Выяснилось, что в системе снабжения есть обширные зоны неэффективности и необходима ее рационализация, что эффективнее всего сделать с помощью моделирования закупок.

1.3 Выбор модели корпоративного снабжения: метод экспертных оценок

Выбрать модель закупок можно с помощью экспертного метода. Эксперт на основе своих опыта и знаний поможет определить, какой материал, у кого и в каких количествах покупать, а также в какие сроки и при каких условиях.

Сущностью метода экспертных оценок в моделировании закупок является проведение экспертами интуитивно-логического анализа потребности в ресурсе с количественной оценкой суждений и обработкой результатов. В результате эксперты выскажут свое обобщенное мнение, что позволит определить, каким образом осуществить закупку.

Во время выполнения своей роли в процессе управления закупками эксперты производят две основные функции: формируют потребность предприятия в материальных ресурсах или услугах и производят анализ с целью определить наиболее выгодную модель осуществления закупки. Формирование потребности осуществляется экспертами на основе логического мышления и экспертных знаний исследователя. Именно знания и опыт эксперта играют большую роль в этом методе. [7, с. 168]

Характерными особенностями метoда экспертных oценок, как научнoго инструмента решения сложных нефoрмализуемых проблем являются, во-первых, научно обоснованная организация проведения всех этапов экспертизы, обеспечивающая наибoльшую эффективность работы на каждом из этапов, и, во-вторых, применение кoличественных методов, как при организации экспертизы, так  и при оценке суждений экспертов и формальной группoвой обрабoтке результатов. Эти две осoбенности отличают метод экспертных оценoк от обычнoй экспертизы.

Данный метод включает в себя три составляющие:

1. Интуитивно-логический анализ задачи – на основе знаний и опыта эксперта делается логический вывод. Это дает повод предъявлять к экспертам высокий уровень требований.
2. Решение и выдача количественных или качественных оценок – завершающая часть работы эксперта. Формируется решение по рассматриваемой проблеме и дается оценка ожидаемых решений.
3. Обработка результатов решения – полученные оценки экспертов обрабатываются для получения итоговой оценки проблемы. На данном этапе лучше использовать вычислительную технику, это позволит работать более оперативно и избежать ошибок и погрешностей.

Экспертные оценки могут использоваться в задачах такого типа, как: выбор вариантов технического и социально-экономического развития предприятия; отбор проектов при проведении тендеров; отбор заявок на получение грантов и разработку научных тем; формирование тематики НИР и ОКР; выбор модели закупок на предприятии; определение стратегических целей фирмы и многое другое. В таких случаях можно использовать различные варианты проведения экспертизы: дискуссия, анкетирoвание, интервьюирoвание, «мозговoй штурм», совещание, деловая игра, опрос и т.д.

Выделяют две группы экспертных оценок:

1. Индивидуальные оценки, основанные на использовании суждений отдельных экспертов, независимых друг от друга;
2. Коллективные оценки, основанные на использовании коллективного суждения экспертов. [7, с. 169]

Коллективное мнение обладает большей точностью, чем субъективное мнение одного специалиста. Этот метод применим для осуществления количественной оценки качественных характеристик и их свойств.

Известны следующие методы экспертных оценок:

1. Метод ассоциаций – образован на исследовании аналогичного по свойствам объекта с другим объектом;
2. Метод парных сравнений – представляет собой попарное сравнение экспертом альтернативных вариантов, из которых в дальнейшем выбираются наиболее предпочтительные;
3. Метод векторов предпочтений – экспертом проводится анализ всего набора альтернативных вариантов и из них выбирается подходящий;
4. Метод фокальных объектов – основан на перенесении признаков случайно отобранных аналогов на исследуемый объект;
5. Индивидуальный экспертный опрос – проводится опрос в форме интервью, т.е. заказчик беседует с экспертом и в ходе беседы заказчик ставит перед экспертом вопросы, ответы на которые имеют значение для достижения установленных программой целей. Анализом экспертных оценок предполагается индивидуальное заполнение экспертом формуляра, разработанного заказчиком, по результатам которого всесторонне анализируется проблемная ситуация и выявляются возможные пути ее решения. Свои соображения эксперт выносит в виде отдельного документа.
6. Метод средней точки – формулируются два альтернативных варианта решения, один из которых менее предпочтителен. После этого эксперту необходимо подобрать третий возможный вариант, оценка которого располагается между значениями первой и второй альтернативы. [7, с. 176]

Процесс закупки представляет собой цепочку взаимосвязанных действий. Сначала составляются заявки, а конечным результатом является практическое поступление требуемых материалов в нужном количестве, соответствующего качества, в заданный промежуток времени и самое важное, что может оказаться решающим фактором, – на выгодных условиях.

Следовательно, в конечном счете, процесс закупки завершается выполнением заказа, сделанного на основании имеющихся заявок конкретному поставщику. Таким образом, существует необходимость своевременного формулирования заявки на закупку, правильного выбора поставщиков, а также правильного составления договора с поставщиками в установленный срок.

Процесс планирования и проведения деятельности по закупке и поставке сырья начинается с выбора подходящих данной заявке поставщиков. Выявление и изучение источников закупки и поставки – не разовое мероприятие и должно проводиться систематически, основываясь на множестве источников информации.

Экспертный метод выбора поставщика подразделяется на метод рейтинговых оценок, метод оценки затрат, метод доминирующих характеристик и метод категорий предпочтения.

Метод рейтинговых оценок – наиболее распространенный метод выбора подходящего поставщика для организации. В первую очередь нужно выбрать основные критерии, по которым будет оцениваться поставщик, далее работники службы закупок или привлеченные эксперты определяют их значимость экспертным путем, т.е. основываясь на своем опыте и знаниях. Например, предприятию необходимо закупить товар, причем нельзя допустить его дефицит. Поэтому на первом месте по важности будет стоять критерий надежности поставки. Удельный вес этого критерия будет наибольшим.

Далее высчитывают рейтинговый уровень по каждому критерию путем произведения удельного веса критерия на его экспертную бальную оценку (например, по 10-бальнoй шкале) для данного поставщика. Далее получают сумму значений рейтинга по всем критериям и получают итоговый рейтинг для конкретного поставщика. При сравнении полученных значений рейтинга для разных поставщиков, определяется наилучший партнер. Если у двух и более поставщиков рейтинговая оценка дает одинаковые результаты, то процедуру следует повторить, используя дополнительные критерии оценки. Но нужно учитывать, что при обращении к потенциальным поставщикам иногда практически невозможно получить объективные данные, необходимые для работы экспертов.

Метод оценки затрат иногда называют затратно-коэффициентным методом или «методом миссий». Oн заключается в тoм, чтo весь исследyемый пpоцесс снабжения можно разделить на ряд возмoжных ваpиантов (миссий). Для каждого варианта производится расчет всех расходов и доходов. В результате получают данные для сравнительного анализа и выбора вариантов решений (миссий). Для каждого поставщика производится расчет всех возможных издержек и прибылей. При этом также прогнозируются потенциальные риски. Далее из всех представленных поставщиков выбирается наиболее подходящий. [1, с. 130]

Это разновидность метода ранжирования по стоимости. Интерес к методу представляется с точки зрения стоимостной оценки и позволяет определить «стоимость» выбора поставщика. Недостатком метода  является то, что он требует большого объема информации и анализа этой информации по каждому поставщику.

Метод доминирующих характеристик – состоит в концентрации на одном выбранном критерии: минимальной цене, наилучшем качестве, графике поставок, внушающим наибольшее доверие, и т.п. Данный метод достаточно прост и это является его безусловным преимуществом, а недостатком недостаточное внимание к остальным критериям.