Совершенствование планирования закупок материальных ресурсов

8) Достижение гармоничных отношений, эффективного сотрудничества с другими функциональными подразделениями компании. Закупочная деятельность не может быть эффективной без сотрудничества с другими отделами и сотрудниками компании: отделом технического контроля (ОТК), производственным отделом, бухгалтерией, отделами маркетинга, дизайна, инженерной разработки и т. д.

9) Снижение административных расходов. Если деятельность по закупкам нерациональна, административные расходы отдела закупок будут слишком высокими. Состав целей закупочной логистики зависит от специализации компании (промышленная, торговая, сервисная), степени развития и/или сложности производства, отрасли экономики, в которой функционирует компания, конкурентоспособности.

Достижение этих целей в области управления закупками (закупочной логистики) требует выполнения задач, способствующих рационализации системы закупок, основными из которых являются:

- определение предмета (структуры) закупок;

- выбор поставщика;

- определение объема закупок;

- определение условий закупок.

Задача определения  предмета закупок решается совместно  с производственным отделом и  инженерной службой компании. При  этом определяются потребности в  сырье и материалах, их качественные и эксплуатационные характеристики, параметры спецификации. Вся эта информация поступает в отдел снабжения (закупок).

Выбор поставщика требует  глубокого анализа рынка интересующей фирму продукции, существующих и  потенциальных поставщиков, и предпочтений наиболее перспективных и эффективных  из них. Данный вопрос находится полностью в компетенции работников отдела снабжения.

Объем закупок определяется по согласованию с другими отделами (производственным, складским, финансовым, бухгалтерией). Совместно с производственным отделом определяется требуемое количество материальных ресурсов. Проверяется наличие данного товара на складе (если склад находится в ведении отдела снабжения). Если на складе этой продукции нет (или ее недостаточно), объем закупки необходимо согласовать с финансовым отделом.

Условия закупок согласуются с поставщиками, уже предложившими свои варианты, и отделом снабжения. В решении данного вопроса могут участвовать и работники других отделов (финансового, логистики и т. д.). Решение данной задачи означает, что будут определены такие параметры, как цена, условия оплаты и доставки, сроки и т. д.

До настоящего времени  не существует общепринятого расчетного метода, позволяющего с помощью формализованных  приемов вынести однозначное  суждение, следует ли данное комплектующее  изделие изготавливать самим или его лучше купить. Решение этого вопроса во многом носит творческий, интуитивный характер, зависящий от того, кто принимает решение. Но при этом следует руководствоваться вполне определенными соображениями. Степень важности рассматриваемых факторов и их ранжирование определяются самим лицом, принимающим такое решение. Иными словами, принятие такого решения во многом должно носить экспертный характер.

1.2. Содержание процесса планирования закупок

Организация процесса закупок  имеет определенные этапы:

1) Определение потребности в материальных ресурсах.

2) Определение нужных характеристик и количества товаров и услуг.

3) Анализ и определение возможных источников снабжения.

4) Определение цены и условий закупок.

5) Подготовка и размещение заказа на закупку.

6) Контроль выполнения заказа и/или экспедирование.

7) Получение и проверка товаров.

8) Обработка счета и оплата.

9) Учет поступлений материальных ресурсов.

Любая закупка начинается с определения общей потребности  компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары. Такая информация содержится в плане закупок, главной целью которого является обеспечение согласованности действий всех внутрифирменных подразделений и должностных лиц предприятия по решению таких задач снабжения, как определение потребности и расчет количества заказываемых материальных ресурсов; определение метода закупок и заключение договоров на поставку материальных ресурсов; организация контроля над количеством, качеством, сроками поставок и организация размещения материальных ресурсов на складе и т. п.

Кроме того, необходимо иметь  точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется, список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.

Процессу планирования закупок предшествует исследование рынка закупок (сырья и материалов).

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает поиск источников снабжения и  оценку возможности своевременной  поставки и предоставления необходимых  услуг до и после продажи. Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков. Анализ и выбор поставщика, являющиеся вопросами субъективной оценки, ведут к размещению заказа. Большинство компаний применяют простую форму оценки предложений при их анализе, но универсальной практики в этом не существует. Многие заказы размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс-листом или в ходе переговоров.

Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в  качестве альтернативы не используется соглашение с поставщиком на продажу товара или поставка товара на основании общего заказа. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанный товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий оплаты и условий доставки.

После того, как заказ на закупку  отправлен поставщику, покупатель может  контролировать ход его выполнения и/или ускорять выполнение заказа. Эти функции возложены на отдел контроля экспедирования. Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.

Важный этап - оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой  продукции. Основными целями функции  получения и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения  заказа; проверка качества; подтверждение  получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.); регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.

Счет на оплату налагает обязательства  на покупателя, обычно выписывается в  двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в  себя ведение файлов документов, которые  относятся к заказу и необходимы отделу закупок:

1. Журнал заказов на закупку,  в котором ведется учет всех  заказов по номерам и отображается  статус каждого заказа - выполнен/не  выполнен.

2. Реестр заказов на закупку,  содержащий копии всех заказов  на закупку.

3. Товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку).

4. Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.

Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и поставкам материальных ресурсов, является договор поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется сформировать и направить соответствующий материальный поток (передать в собственность потребителю продукцию обусловленного ассортимента и качества в установленные сроки и в требуемом количестве), а потребитель - принять и оплатить эту продукцию.

Размещение заказов, удовлетворяющее  потребности логистической системы, непосредственно влияет на эффективность  всего процесса логистики, так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим цепям.

В последние годы разработаны новые  логистические системы, ориентированные  на планирование потребностей ресурсов, из которых можно выделить следующие: JIT, KANBAN MRP-1/MRP-2 SDP, LP, LRP, DDT и др.

Система "JIT" (поставки "точно  в срок") основной целью ставит максимальную интеграцию всех логистических  функций предприятия для минимизации  уровня запасов материальных ресурсов в интегрированной логистической системе, обеспечение высокой надежности и уровня качества продукции и сервиса для максимального удовлетворения запросов потребителей. Доставка грузов "точно в срок" позволяет в два раза сократить время выполнения заказа потребителя, на 50 % снизить уровень запасов и на 50-70 % уменьшить продолжительность выполнения заказа на предприятии, изготовляющем продукцию.

Система KANBAN предусматривает, что  на все производственные участки  строго по графику поставляется именно то количество материальных ресурсов, которое действительно необходимо для выпуска только запланированного количества продукции. Анализ деятельности более 80 фирм Германии показал, что при применении логистической системы KANBAN производственные запасы снижаются на 50 %, готовой продукции - на 80, производительность труда повышается на 20-50 %.

Система MRP-1 - одна из наиболее популярных в мире, основанная на логистической  концепции "планирования потребностей/ресурсов". Данная система оперирует материалами, компонентами, полуфабрикатами и их частями, спрос на которые зависит от спроса на специфическую готовую продукцию. Основные цели этой системы - удовлетворение потребности в материальных ресурсах для планирования производства и доставки потребителям, поддержание низкого уровня запасов материальных ресурсов, незавершенного производства, готовой продукции, планирование производственных операций, графиков доставки, закупочных операций.

Система MRP-II - система планирования потребностей/ресурсов второго поколения, представляет собой интегрированную микро логистическую систему, в которой объединены финансовое планирование и логистические операции. Данная система является эффективным инструментом планирования для реализации стратегических целей предприятия в логистике, маркетинге, производстве, финансах, планировании и управлении организационными ресурсами предприятия с целью достижения минимального уровня запасов в процессе контроля над всеми стадиями производственного процесса. Преимущество систем MRP-2 перед системами MRP-1: более полное удовлетворение потребительского спроса, достигаемое путем сокращения продолжительности производственных циклов, уменьшения запасов, лучшей организации поставок, быстрой реакции на изменения спроса, большей гибкости планирования, что способствует уменьшению логистических издержек по управлению запасами.

Исследования, проведенные в США, показали, что использование логистической  системы MRP-II позволяет сократить  товарно-материальные запасы в среднем  на 17 %, повысить рентабельность производства на 10%, уменьшить закупки сырья и оборудования на 7 %. При этом на 16 % возрастает объем предоставляемых потребителям услуг.

Система SDP - это усовершенствованная  система "точно в срок" - представляет систему планирования потребностей в материалах для упорядочения организации  материалов и прогнозирования их количества.

Система LP ("плоского/стройного  производства") по существу также является развитием концепции "точно в срок" и включает элементы KANBAN и "планирования потребностей/ресурсов". Сущность данной системы: она требует гораздо меньше ресурсов, чем массовое производство (меньше запасов, времени на производство единицы продукции), вызывает меньшие потери от брака и т. д. Основные ее цели - высокие стандарты качества продукции, низкие производственные издержки, быстрое реагирование на потребительский спрос, малое время переналадки оборудования.

Система DDТ (реагирование на спрос) - модификация концепции планирования потребностей/ресурсов. Наиболее известны четыре варианта концепции: "точка заказа (перезаказа)", "быстрого реагирования", "непрерывного пополнения запасов" и "автоматического пополнения запасов".

2 Анализ закупочной деятельности ОАО «Оршанский авиаремонтный завод»

2.1 Организационно-экономическая  характеристика предприятия

 

 

Открытое акционерное  общество «Оршанский авиаремонтный  завод» является ведущим предприятием в Республике Беларусь по выполнению капитального ремонта различных модификаций вертолетов Ми-8 (Ми-17), Ми-24 (Ми-35).

Предприятие имеет Сертификат ремонтной организации, выданный Авиационным  Регистром Межгосударственного  авиационного комитета на право выполнения капитального ремонта и модификации  по документации Разработчика вертолетов Ми-8 (Ми-17) различных модификаций №СПР-12, Сертификат международного стандарта в области управления системы качества ISO 9001:2008, Сертификат соответствия системы сертификации в гражданской авиации Российской Федерации на выполнение капитального ремонта вертолетов Ми-8 различных модификаций и их компонентов, Лицензию на право осуществления деятельности, связанной с продукцией военного назначения и Свидетельство на право осуществления внешнеторговой деятельности в отношении специфических товаров (работ, услуг), выданные Государственным военно-промышленным комитетом Республики Беларусь, дающее право на ремонт вертолетов Ми-24 (Ми-35).