Информационные технологии в принятии управленческих решений

Аналитическая составляющая подразумевает сбор, изучение и анализ необходимой для принятия решения  информации. Конструктивная составляющая представляет собой подготовку, обсуждение и принятие управленческого решения. Деятельность такого вида практически  не формализуется.

Административная  деятельность - это непосредственное управление действиями и поведением производственной системы. Она заключается  в организации коммуникаций между  разными участниками процесса управления и в общем случае предполагает выдачу распоряжений и контроль их исполнения. Такая деятельность в  большей или меньшей степени  может быть формализована.[ Колесник, А.П. Компьютерные системы в управлении/ А.П. Колесник - М.: Финансы и статистика, 2002. - С. 90 ]

Несмотря на то, что управленческий труд - процесс  весьма творческий, некоторая его часть рутинна и представляет собой набор стереотипных, повторяющихся операций, необходимых для информационного обеспечения производственных процессов. В основном, это операции, связанные с документированием управленческой деятельности. Согласно российскому законодательству и здравому смыслу, деятельность предприятия должна быть задокументирована, т.е. на соответствующие административные, финансовые, коммерческие, производственные операции создаются официальные документы. Именно обработка документов составляет основное содержание операторного труда (имеется в виду оформление, регистрация документов, экспедиционная обработка поступающей корреспонденции), т.е. операторная деятельность формализуется наиболее простым способом и легко поддается автоматизации.

Исторически сложилось  так, что операторная деятельность подвергалась автоматизации в первую очередь. Это связано с тем, что  она просто формализуема. Операторная  деятельность поддерживается разнообразными средствами автоматизации.

В основном для автоматизации  операторного труда используются системы, давно завоевавшие сердца пользователей. Сегодня они предлагают богатый  набор разнообразных функциональных возможностей, обеспечивающих обработку  данных, представленных в электронной  форме. К ним относятся разнообразные  средства разработки документов (такие  как текстовые и табличные  процессоры, средства подготовки презентаций  и т.п.), системы обработки транзакций (OLTP - On-line Transaction Processing), системы управления базами данных (СУБД), системы управления документами (EDMS - Electronic Document Management System).

В качестве средств  автоматизации административной деятельности используются разнообразные системы, обеспечивающие и координирующие совместную деятельность нескольких участников процесса управления. Такие системы появились  на рынке программного обеспечения  относительно недавно. Это так называемые системы groupware и workflow, а также средства работы с электронными формами.

Основная концепция  использования систем такого типа заключается  в формировании единого информационного  пространства предприятия, упрощении  процесса обмена информацией, оптимизации  работ сотрудников и сокращении затрат труда и времени на администрирование их совместной деятельности.

Наибольшие трудности  возникают при попытке автоматизировать каким-либо образом эвристическую  деятельность. В наши дни корректнее говорить не об автоматизации деятельности такого рода, а об ее автоматизированной поддержке. К средствам, используемым в этих целях, можно отнести системы  поддержки принятия решений (DSS - Decision Support System), экспертные системы (ЭС), системы анализа в реальном времени (OLAP - On-line Analytic Processing), информационные хранилища данных (Data Warehouse). Работа таких систем основывается на утверждении, что для принятия решения важнейшим фактором является наличие опыта действий в подобных ситуациях (личного и опыта других людей). Информацию об этом и предоставляют системы автоматизации эвристической деятельности, обеспечивая своим пользователям возможность принятия наиболее обоснованного решения самостоятельно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Системы автоматизации  деловых процессов workflow - понятия и определения

 

Технология автоматизации  деловых процессов (workflow) - это современная технология компьютеризированной поддержки процессов управления предприятием (деловых процессов) в целом или какой-то их части. В определенном смысле она не является революционной, поскольку объединяет несколько сформировавшихся информационных технологий, таких как электронная почта, управление проектами, работа с базами данных, объектно-ориентированное программирование и CASE-технологии. Конкретные реализации технологии представляют собой программные системы автоматизации деловых процессов (системы workflow), каждая из которых основывается на некоторой комбинации перечисленных технологий. Система автоматизации деловых процессов (система класса workflow) - программное обеспечение, служащее для описания и обеспечения выполнения деловых процессов предприятия. Наиболее известны системы зарубежных производителей: Staffware (Staffware Corp.), ActionWorkflow System (Action Technologies Inc.) и т.п. Достойное место среди них занимает отечественная разработка - WorkRoute (ВЕСТЬ АО).

При всем разнообразии системы автоматизации деловых  процессов имеют и нечто общее - все они направлены на решение  проблем, возникающих из-за изолированности  и фрагментированности информации, путем создания общего информационного пространства на предприятии.

Такие системы нельзя рассматривать как одиночные  приложения, т.е. их с уверенностью можно  отнести к средствам интеграции деловых процессов предприятия.

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Идеология систем автоматизации  деловых процедур основывается на утверждении, что большинство деловых процессов  в аппарате управления обладает следующими характеристиками:

- деловой процесс состоит из конечного набора задач, выполняемых предписанным образом;

- в деловой процесс вовлечено множество людей с различной степенью ответственности;

- деловые процессы заключаются в изучении, создании, обработке и передаче информации в различных представлениях, а не только в форме документов;

- деловой процесс имеет некоторую цель, возможно, не очевидную всем его участникам.

Следовательно, управление - это специфический вид труда, обладающий рядом особенностей. К  ним относится слабая формализуемость, затрудняющая его автоматизацию. Тем не менее, современные программные средства позволяют в какой-то мере решить задачи автоматизации процессов управления. В их число входят и системы автоматизации деловых процессов (системы класса workflow).

Технология автоматизации  деловых процессов (workflow) в применении к управлению предприятием связана с автоматизацией административного труда и направлена на поддержку основных классических функций управления: планирования, организации, активизации, координирования и контроля. На сегодняшнем рынке ПО представлен широкий спектр систем, реализующих эту технологию. Они обеспечивают решение поставленных задач, управляя последовательностью работ на основе описанных логических правил и привлекая необходимые человеческие и информационные ресурсы, связанные с разными этапами работ.

Использование систем автоматизации деловых процессов  позволяет говорить о следующих  преимуществах внедрения новой  технологии организации управленческой деятельности:

- по сравнению с традиционными системами обеспечивается высокая эффективность принятия решений;

- рационализируются и интегрируются информационные процессы, в том числе совершенствуется организация документооборота предприятия;

- поддерживается оперативная настройка системы автоматизации на изменения порядка работы, складывающегося на предприятии;

- устраняется дублирование функций;

- повышается эффективность работы в целом;

- снижаются расходы на информационное сопровождение функционирования предприятия.

Перечисленные достоинства  технологии, а также ее успешное внедрение и использование на многих предприятиях (как за рубежом, так и в России) дает возможность  говорить о ней как о современной  эффективной технологии организации  управленческих процессов, обладающей большим будущим.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Борманн Д., Воротина Л.И., Федерманн Р. Менеджмент «Предпринимательская деятельность в рыночной экономике»: Пер. с нем. - Гамбург, 2004. - 564 с.

2. Вудкок, М., Фрэнсис Д. Раскрепощенный менеджер. / М. Вудкок. - М.: Дело, 2004. - 386 с.

3. Заренок, Н.Н. Культура управления/ Учебн. пособие под ред. Н.Н. Заренок - Минск: Высшая школа, 2003. - 356 с.

4. Мэскон, М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 2005. - 429 с.

5. Колесник, А.П.  Компьютерные системы в управлении/ А.П. Колесник - М.: Финансы и статистика, 2002. - 645 с.

6. Шаленко, В.Н. Информационные структуры в трудовых коллективах/ В.Н. Шаленко - М.: изд-во МГУ, 2004. - 239 с.

7. Краткий курс  МВА «Практическое руководство  по развитию ключевых навыков  управления» / Барри Пирсон, Нил Томас; Пер с англ. - 3-е изд. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. - 338 с.

8. Информационные  технологии: Теория и практика  управления персоналом в России./ И.А. Крылов - М.: Центр, 2006. - 378 с.