Основные этапы подготовки внешнеторговой сделки. Коммерческие переговоры во внешнеторговой сделке

Основные этапы подготовки внешнеторговой сделки. Коммерческие переговоры во внешнеторговой сделке.

Наиболее важной частью проведения внешнеторговой сделки является этап подготовки к заключению договора.

Под процедурами подготовки и проведения внешнеторговой сделки следует понимать коммерческую деятельность, направленную на отыскание контрагента, установление с ними контакта, подготовку и проведение переговоров о заключении сделки, ее оформление и передачу контрагенту для исполнения.

Этапы подготовки и проведения внешнеторговой сделки:

- маркетинговые исследования международных  рынков,

- поиск зарубежных партнеров,

- установление контактов с потенциальным  партнером - иностранной фирмой,

- анализ и проработка конкурсных  материалов: подготовка конкурсного  листа, расчет экспортных цен

- подготовка условий платежа  и поставки,

- подготовка проекта контракта,

- проведение переговоров и согласование  проекта контракта,

- подписание контракта,

- исполнение контрактных обязательств: поставка товаров, расчетно-платежные операции,

- контроль над выполнением контрактных  обязательств,

- рассмотрение возможных претензий.

Маркетинговые исследования внешних  рынков и их освоение сложнее по сравнению с внутренним рынком по следующим причинам:

- Изучение внешних рынков требует  ознакомления с большим количеством информации из различных источников.

- Эффективная работа на внешнем  рынке требует использования  комплекса маркетинговых методов.

Маркетинговые исследования рынка  проводятся чаще всего по 3 направлениям:

1.     Изучение спроса (по специальной программе):

- Цель выхода на рынок;

- Емкость рынка;

- Потенциал, круг потребителей;

- Требования потребителей к  товарам

- Определение перспективы развития  рынка;

2.     Изучение предложения:  ассортимент, объемы, структура предлагаемых  товаров, прогнозирование появления новых товаров, изучение и оценка деятельности фирм-конкурентов.

3.     Изучение условий  работы на основе конъюнктуры  товарного рынка:

Коммерческая практика специальных  и финансовых договоров и контрактов, условия проведения торгов и аукционов, торговые обычаи, условия поставки, способы установки цены, формы и методы расчетов.

Условия перемещения товаров: выбор  вида транспорта, условия перевалки  и хранения, правила сдачи-приемки  грузов, правовые условия, торгово-политические воздействия.

Подготовка и проведение коммерческих переговоров во внешнеторговой сделке также уделяется большое внимание.

1.     Телефонные переговоры. Устная форма переговоров. Партнеры  согласуют лишь такие условия  как цена, количество, товары и  срок поставки. Затем оформляется  это контрактом.

  Недостатки: дороговизна международных  переговоров, требует подготовки.

  Достоинства: оперативный и  быстрый способ продажи  или  закупки товаров, является основным  способом при биржевой торговли, возможность уточнения уже согласованных пунктов.

2.     Личная встреча с  партнерами. Необходимость: когда  сторонам   трудно согласовать  конечные условия оферты, трудно  согласовать запросы   другим  способом. Используется: для установления  деловых контактов с контрагентами на выставках, ярмарках; при заключении кредитных и сплошных контрактов; при согласовании условий кооперации и т.д.

 

Важно учитывать:

·        социально-психологическую  атмосферу переговоров;

·        специфику  личности переговоров;

·        национальные и культурные особенности.

Виды    переговоров:   

1.          переговоры  знакомство (представительские) не  преследуют цели заключения конкретных  соглашений;

2.          переговоры  по техническим условиям (номенклатура, оборудование, его характеристики, комплектность, последовательность поставки, вопросы монтажа и наладки);

3.          переговоры  по коммерческим вопросам  - целью  является обсуждение основных  условий сделки и подписание  контракта.

Этапы переговоров:  

1.        изложение  предложений  и понимания в письменной форме (предварительное);  

2.     уточнение   и  согласование отдельных позиций  сделки (часто   по   телефону);

3.     окончательное урегулирование  всех условий сделки (процесс  переговоров).

Классификация переговоров по социально-психологической атмосфере:  

·        жесткие - основываются на силе, отстаивание сторон своих  условий.

·        мягкие - видят  в партнере коллегу, обе стороны  идут на уступки (оправданы при длительном сотрудничестве).

·        принудительные - стороны придерживаются следующих правил: отделять эмоции и амбиции от предмета переговора; сосредоточить внимание на интересах сторон, а не на их позициях; перед тем как придти к какому-либо решению разработать и обсудить несколько вариантов соглашений; добиться чтобы переговоры основывались  на  объективных данных и достоверной информации. При переговорах используется своя тактика и стратегия.

Переговоры по согласованию контрактных  цен являются одним из важнейших  этапов внешнеэкономической деятельности, как для поставщика, так и заказчика. Основные усилия в ходе подготовки и при проведении переговоров должны быть направлены на достижение максимально выгодных контрактных условий для российской стороны.

Согласование контрактных цен  требует большой изобретательности, четкого плана проведения переговоров и тщательной аргументации доводов.

В случаях, когда планируется сделка на крупную сумму, вес ошибки в  цене заметно возрастает, так как  даже доли процента изменения цены могут обернуться значительной суммой упущенной выгоды.

Переговоры по ценам могут носить затяжной характер, а позиция партнера может отличаться упорством и  крайней неуступчивостью, что требует  мобилизации нервной и интеллектуальной энергии, умелой и своевременной  реализации серии домашних заготовок.

В связи с этим первостепенное значение имеет всесторонняя подготовка к переговорам, которая позволит успешно заключить сделку или свести на нет результаты многомесячных поисковых, аналитических, расчетных и рекламных усилий целого коллектива работников.

Во внешней торговле сложились  общепринятые принципы подхода к  формированию цен и порядку их согласования. Без знания этих принципов  переговоры обречены на неудачу.

Зарубежные партнеры уделяют согласованию цен первостепенное значение, проводят детальные анализ цен, анализ квалификации и личных качеств лиц, ведущих переговоры. Переговоры по ценам ведутся на этапах подготовки и заключения внешнеторгового контракта и, как правило, составляют наиболее сложную и длительную часть всего переговорного процесса, так как цена контракта отражает все существенные условия заключенной сделки и выступает концентрированным показателем выгодности сделки. Упрощение переговоров, надежда на "хорошего" партера никогда не приводили к успеху. С другой стороны, умение расположить к себе, завоевать доверие и завязать дружественные личные отношения без ущерба делу, основано на тщательной подготовке к каждой конкретной встрече и затрагивает интересы множества сторон.

 Фактически переговоры по  согласованию контрактных цен  начинаются уже с момента вручения инозаказчику коммерческого предложения или проекта контракта на поставку имущества или оказания услуг и продолжаются на этапах заключения и исполнения внешнеторгового контракта. Согласование внешнеторговых цен, как правило, проводится допущенными к переговорам сотрудниками внешнеторговых подразделений, руководством этих подразделений или организации. Не надо забывать, что каждая встреча, на которой не затрагивается вопрос цены, является возможностью оптимизации условий контракта и повышения экономической эффективности. Как говорят американцы: "О чем бы ни шла речь, речь всегда идет о деньгах".

Успешному проведению переговоров  по согласованию контрактных цен  предшествует тщательная работа по выявлению, сбору и анализу конъюнктурных  материалов, квалифицированному подбор аналогов, расчету внешнеторговых цен, учету особенностей иностранного партнера, доскональное изучение предлагаемого к поставке товара, условий его применения, особенностей спроса и предложения. Чем больше вы будете знать о собственном товаре, тем легче вам будет вести переговоры.

Исчерпывающее знание планируемой  к поставке продукции должно быть непременным условием в подборе  участников переговоров.

При подготовке необходимо изучить  и проанализировать все факторы, которые нужно учесть на переговорах.

К основным из них относятся следующие:

1. условия контракта (валюта  цены, условия платежей, условия  доставки, сроки и объемы поставки, условия риска и т.д.

2. соответствие характеристик продукции  требованиям иностранного партнера.

3. качество продукции. 

4. ремонтопригодность и эксплуатационные  издержки.

5. совместимость изделия с техническими  требованиями эксплуатации.

6. соответствие продукции предлагаемым  гарантиям. Один из сложных  вопросов, поскольку, как известно  российские изделия отличаются скоропостижным качеством;

7. конструктивные и функциональные достоинства продукции.

8. способность к расширенному  производству в случае увеличения  объемов поставок.

9. гарантийное и послегарантийное  обслуживание.

10. возможность обеспечения запасными частями.

Переговоры по согласованию внешнеторговых цен являются результатом тщательной трудоемкой подготовительной работы (поисковой, маркетинговой, аналитической, расчетной). Согласованная цена в конечном итоге  становится контрактной ценой, которая учитывает все основные условия заключаемой сделки и является обобщающим денежным показателем выгодности сделки. Об этом забывать не стоит - каждый доллар, уступленный инопартнеру можно приравнивать к отрицательной оценке деятельности конкретных сотрудников. При такой постановке вопроса в людях просыпаются значительные способности по убеждению партнеров.

В обобщающей форме классическая схема  переговоров по согласованию контрактных  схем может быть сведена к решению  следующих задач:

             1. согласование условий сделки (условия платежа, доставки, сдачи имущества и др.) и номенклатуры продукции;

             2. согласование отечественных и  мировых аналогов и их цен  на основе конкурентных материалов;

            3. согласование методики проведения переговоров по выбранным аналогам и уровню их цен, добиваясь принятия собственной методики;

            4. согласование экспортных (импортных)  цен на предлагаемую номенклатуру  и подписание итогового документа. 

             При проведении переговоров по согласованию цен, которые ранее сообщены Заказчику, необходимо заслушать его мнение и обоснование предлагаемого им уровня цены.

О проведении переговоров по согласованию цен с иностранным партнером  целесообразно договариваться заблаговременно, с детализацией конкретной номенклатуры изделий, что позволит подобрать оптимальный состав делегации и провести конкретную подготовительную работу. Неплохо обменяться до встречи программами переговоров. Это все позволит сэкономить время и не распылять внимание на малозначительные вопросы.

Важнейшей частью переговорного процесса является четко налаженная работа протокольной группы. Выполнение этих функций работниками, непосредственно ведущими переговоры, не принято и указывает на низкий уровень организации производственного процесса.

Совместно с инопартнером по окончанию  переговоров необходимо подписывать  меморандумы, заявления о намерениях, памятные записки и т. п. документы, отражающие перспективы дальнейшего  сотрудничества.

По окончанию переговоров, а  при продолжительном их характере после каждого раунда, необходимо составлять отчеты, фиксирующие основные аргументы сторон, достигнутые договоренности и принятые обязательства. Отчет обычно подписывается ведущим переговоры и утверждается руководителем организации. В случае необходимости отчет может направляться заинтересованным российским организациям.