Подготовка и проведение художественных выставок и презентаций

• внешняя конъюнктура: поведение конкурентов; экономическая ситуация и др.

Наконец, решение об участии  в выставке выражается в наличии  конкретной программы и четко  разработанной политики.

Выбор способа  участия в выставке

Учреждение может принимать  участие в выставках внутри страны и за рубежом, в качестве самостоятельного экспонента или в рамках группового участия. От способа участия зависят  методы его организации, бюджет расходов и конечный результат. Выбор способа  участия определяется следующими факторами:

• размером учреждения;

• наличием у него необходимых экономических средств;

• наличием программы участия;

• степенью готовности в. конкретный период времени;

• уровнем осведомленности о конкретной выставке;

• ожидаемыми результатами от участия;

• опытом и организационными возможностями (персонал, время, готовность к финансовому риску);

• вероятными ограничениями со стороны организаторов выставки;

• государственной политикой в отношении выставок (ее целенаправленность, учет интересов государства и предприятия-экспонента).

Подготовительный  этап

На этапе подготовки к  участию в выставке особое внимание уделяют следующим вопросам:

• определение размеров необходимой выставочной площади;

• заключение договора об участии и предоставлении выставочной площади для стенда;

• разработка плана рекламной кампании (какие печатные материалы надо подготовить и сколько и др.);

• изготовление рекламных материалов (прайс-листы, пресс-релизы, каталоги, информационные листы);

• тип выставочного стенда;

• использование дополнительных средств воздействия на посетителей выставки (световые и музыкальные эффекты, настенные росписи, плакаты и т.п.);

• подбор, подготовка персонала, привлекаемого для участия в работе выставки;

• объем и содержание работы, а также оплата труда дизайнеров и оформителей.

Заявка на участие в  выставке

За определенный фиксированный  срок, например не позднее чем за месяц до начала выставки, заполняется и отсылается в оргкомитет заявка на участие в выставке. Суть заявки — предварительная регистрация и бронирование выставочной площади.

Письмо-заявка подтверждает согласие учреждения с положениями  данной выставки и правилами ее проведения. Это своего рода договор между  сторонами. В ответ на полученную заявку посылается подтверждение о  регистрации учреждения в каталоге участников и выделении необходимой  площади при условии оплаты. Подтверждение  оплаты гарантирует получение базового набора услуг.

Предвыставочная реклама

Предвыставочная реклама должна определить, что, как и где рекламировать. До проведения выставки можно опубликовать рекламные объявления в специализированных газетах и журналах, в прессе, озвучить на радио или телевидении. Следует как можно чаще использовать логотип или эмблемы выставки в своих рекламных материалах, а также в любой корреспонденции; подготовить фирменные календарики с отмеченными датами проведения выставки и разослать или раздать их клиентам; заказать специальный штамп с изображением эмблемы выставки; активно рекламировать свое участие в выставке во время ее проведения; использовать выставочные каталоги, публикации о выставке, табло и щиты в выставочном зале.

Специалисты считают, что  разработка и организация рекламной  кампании должна последовательно ответить на следующие вопросы:

1. К кому вы обращаетесь?  Всегда адресуйте свои сообщения  конкретной целевой группе клиентов.

2. В чем суть вашего  сообщения? Что заставит клиентов  посетить ваш стенд? Ваши обращения  должны быть простыми и краткими. Сконцентрируйтесь на преимуществах  и избегайте лишних слов. Используйте шрифтовые выделения для наиболее важной печатной информации.

3. Где будет размещена  реклама? Какие средства массовой  информации лучше всего донесут  ваше сообщение?

4. В какие сроки выйдут  объявления? Узнайте периодичность  и сроки сдачи в печать специализированных  изданий, уточните сроки подачи  объявлений для публикации. Имейте  в виду: выпуск таких изданий  часто планируется за несколько  недель или даже месяцев. Размещение  рекламы на щитах, киосках и  в городском транспорте также  надо спланировать заранее —  для больших выставок они резервируются  за несколько месяцев.

5. Сколько средств может быть отпущено на рекламу и сколько реально потребуется на то, что вы задумали?

6. Как измерить результативность? Например, будет ли использован метод обмена вырезанных рекламных купонов на сувениры или же вы будете опрашивать посетителей, где они увидели ваши рекламные объявления.

Предвыставочная рекламная кампания обычно включает рассылку персональных приглашений, прямую почтовую рассылку, рекламные объявления, PR-мероприятия.

Финансовые аспекты  участия в выставках 

Поскольку участие в выставке почти всегда сопряжено с существенными  финансовыми расходами, то специалисты  должны представить руководству  учреждения обоснованное заключение по всем вопросам участия. Они должны оценить:

• опыт участия в выставках;

• количество непосредственных конкурентов и их возможности;

• место проведения выставки, существенно влияющее на величину транспортных расходов;

• размеры выставочной площади, которую предполагается взять в аренду у организаторов выставки;

• примерную сумму расходов предприятия на участие в выставке.

Для квалифицированного изучения и решения перечисленных вопросов подразделение по связям с общественностью  должно взаимодействовать с маркетинговой, сбытовой, рекламной, финансовой, юридической, бухгалтерской, кадровой и другими  службами предприятия.

Сумма затрат на участие  предприятия в выставке должна предусматривать  в наиболее общем случае следующие  направления расходов:

• стоимость изготовления и оборудования стенда;

• оплата проезда и командировочных расходов персонала;

• оплата труда специалистов и рабочих;

• стоимость аренды выставочной площади;

• стоимость услуг по охране выставочной экспозиции; затраты на проведение дополнительных мероприятий во время работы на выставке (пресс-конференций, презентации, и др.);

• стоимость изготовления и распространения информационно-рекламной литературы (каталогов, проспектов, буклетов);

•резерв денежных средств  на покрытие непосредственных расходов по участию учреждения в выставке.

Особенности работы на выставке

Имидж учреждения на выставке

Задачей формирования имиджа учреждения является создание устойчивого  положительного образа этого учреждения и его продукции/услуг в глазах потребителей. Кроме того, важно  донести нужную информацию и до тех  людей, которые не смогут присутствовать на выставке.

Не следует путать рекламу  и действия по формированию имиджа: реклама подталкивает людей к  покупке или другому желаемому  рекламодателем действию, а формирование имиджа направлено на распространение  информации, установление понимания, доверия  и хорошего отношения к рекламодателю. Поэтому следует скоординировать  работу подразделений учреждения, в чью задачу входит формирование имиджа, с отделом рекламы и сопоставить это с планом рекламной деятельности.

Стенд как средство коммуникации

Специалисты утверждают, что  посетитель выставки, проходя мимо стенда, решает, подойти к нему или  нет, в течение трех секунд. Очевидно, что первостепенная задача выставочной  рекламы заключается в том, чтобы  убедить пришедших на нее людей  посетить стенд.

Стенд — это образ фирмы  в миниатюре, воплощающий его  общую предпринимательскую культуру. Он должен выделять учреждение, привлекать внимание, вызывать интерес. Стенд является инструментом коммуникации. Он должен раскрывать цели участия в выставке, оставаться в памяти как единое конструктивное и художественное целое, информирующее  о предоставляемых услугах и  отражающее имидж учреждения. Для  оформления стенда рекомендуется воспользоваться  услугами профессионального оформителя или дизайнера.

Предпочтение по выбору места расположения стенда связано с естественным направлением потока посетителей от входа в зал к выходу, поэтому каждый экспонент должен стремиться расположить стенд:

• напротив и справа от главного входа;

• в центральных и во внутренних проходах;

• в углах;

• вблизи от активных экспонентов и специальных помещений для проведения различных мероприятий (презентаций, концертных площадок или площадок для пресс-конференций).

Следует избегать размещения стенда:

• вдали от выходов и центральных проходов;

• в удаленной части зала;

• позади больших колонн и лестниц;

• на противоположной стороне от места, где происходят раз личные мероприятия.

Стенд может быть оформлен с упором на визуальный аспект либо на информационный.

Выставочный зал представляет собой разделенное на пронумерованные  стенды помещение, проектировка которого (выходы, освещение, проходы, вентиляция, противопожарная безопасность, цветовое решение, размещение светильников) обеспечивает нормальную деятельность и безопасность служебного персонала, экспонатов и  посетителей.

Выставочная площадка разбивается  на несколько зон: публичную — стенд, рекламные материалы, экспонаты, проходы для общения с посетителями; рабочую — место, которое отводится для заключения контрактов и для разговора с клиентами; служебную — место для хранения рекламных материалов, отдыха сотрудников и гардероба.

При оформлении стенда целесообразно  придерживаться следующих рекомендаций:

• на фризе (верхняя часть стенда) необходимо указать название и аббревиатуру учреждения;

• на стенде должна быть информация об успехах учреждения, номер лицензии и сертификат;

• должен быть оригинальный элемент для привлечения клиента.

Правильно спроектированный стенд должен:

• облегчать зрительное восприятие внутреннего помещения, чтобы с первого момента посетителю открывалось «лицо» товара. Стенды с цветовыми излишествами, перегруженные большими конструкциями и запутанные по планировке, лишают впечатления единства, «губят» экспонаты и создают холодную атмосферу. Гармония же красок, изящество фирменных символов, симметричность элементов рекламы обеспечивают привлекательность стенда;

• иметь небольшое количество точек концентрации внимания, чтобы не ослаблялось впечатление и не рассеивалось внимание;

• иметь индивидуальность, которая зависит от концентрации темы;

• быть оригинальным, что создает предпосылки для узнавания учреждения в будущем;

• иметь соответствующую планировку, которая позволит принять ожидаемое количество посетителей;

• быть соразмерным с уровнем и составом посетителей; что требует от дизайнера уважения к традициям, образовательному и культурному уровню посетителей;

• быть спланированным так, чтобы соответствовать общему потоку и внутренним передвижениям посетителей;

• быть удобным в установке и разборке;

• быть спроектированным с использованием таких элементов конструкции, которые всегда можно найти на рынке, а сам проект должен быть понятен для того, кто будет его осуществлять.

Предприниматели, постоянно  участвующие в выставках, используют разные варианты приобретения индивидуального  стенда: либо покупку типового стенда, либо аренду, либо прокат.

На персонале, работающем на стенде, лежит большая ответственность  по организации и осуществлению  участия в выставке. Работники  стенда имеют разные полномочия, но цель одна — успешность участия. Для  стендиста важно: обаяние, приятная внешность, готовность общаться; не уставая, повторять сотни раз в день практически одно и то же так, как  будто это говорится в первый раз и только этому человеку; умение видеть и понимать собеседника.

Во время выставки желательно, чтобы каждый стендист находился  на отведенном ему расписанием месте. Его основные функции сводятся к  установлению первичных контактов  с посетителями выставки, выявлению  среди них потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечению  дальнейших их контактов с коммерческими  представителями учреждения уже  в зоне переговоров.

Презентации: организация  и проведение

Само слово «презентация»  обозначает «представление, преподнесение, предъявление», в корне его лежит  английское слово «present», означающее, с одной стороны, «текущий момент, настоящее», и, в то же время «подарок» . На презентациях фигурирует информация, представленная в виде нового продукта, услуги, достижения, открытия, книги, закона, премии, фестиваля и т.д. То есть на этом мероприятии должно присутствовать нечто конкретное, то, что можно увидеть, потрогать, попробовать, взять с собой и т.п.

В этом отношении презентация  перекликается с выставкой, которая  так же немыслима без наличия  конкретных экспонатов. Но презентации  в отличие от выставок, где информация представляется статично, большей частью визуально, подразумевает активное представление информации. Здесь  продукцию можно опробовать, проверить  на себе.