Подготовка и проведение художественных выставок и презентаций

Презентация, кроме того, включает в себя серию мероприятий. Здесь и показ продукции (демонстрация услуги), и подробный рассказ о  её свойствах, как правило, подкрепленный  дополнительными визуальными средствами и раздаточным материалом. Презентация  часто включает (а порой и подразумевает  собой) пресс-конференцию. Вошло в  традицию проводить фуршеты, обеды, ланчи во время презентаций. Это  может быть даже бал или другое яркое, зрелищное мероприятие –  например, демонстрация фильма, концерт, аукцион (настоящий или шуточный). То есть все делается для того, чтобы  мероприятие было интересным, запоминающимся, позитивным.

В отличие от обычных пресс-конференций  презентации устраивают не только для  журналистов, но и для потенциальных  потребителей – покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих  и т.п., которые в данном случае могут воспринимать информацию не только через СМИ, но и в непосредственном контакте .

Проведение полномасштабной  презентации требует немалых  интеллектуальных, организационных  и материальных затрат. Подготовка к презентации ведется задолго  до её проведения. Решение о месте  проведения презентации должно быть принято на самых ранних этапах ее планирования. Выбор места проведения должен учесть тип планируемого мероприятия и состав его участников и гостей (например – менеджеры разных уровней, руководители компаний, технический персонал, пресса и т.п.). Здесь ключевую роль должны играть чувство меры и вкуса, согласованные с финансовыми возможностями.

Отрепетировать презентацию, по крайней мере перед ее первым показом, нужно обязательно, используя при этом всю технику, которая понадобится при выступлении. Каждый мультимедийный проектор обладает компьютерным входом (как на мониторе), поэтому для демонстрации можно использовать любой компьютер, который способен показывать презентацию — по соображениям портативности лучше использовать ноутбук .

Итак, презентация – это  совокупность нескольких, накладывающихся друг на друга событий. Наиболее типичный сценарий презентации выглядит таким образом :

1) Приглашение и встреча;

2) Пресс-конференция;

3) Презентационная часть;

4) Неформальное общение;

5) Сопровождение, дополнительные мероприятия;

6) Прощание.

Целесообразно проводить  презентационный и информационный блоки (пресс-конференцию) в разных помещениях, так как в этом случае легче перейти от одной части  мероприятия к другой. Кроме того, может возникнуть проблема «разделения» публики – гости не всегда могут желать присутствия журналистов при их общении. Все эти вопросы также необходимо детально прорабатывать. По возможности после пресс-конференции можно организовать несколько мест для неформального общения, где журналисты могут плодотворно пообщаться в кругу своих коллег, а гости имеют возможность встретиться в более приватной обстановке.

Неформальное общение  – это коктейль (с напитками  и минимумом закусок), фуршет (более  обильное угощение, куда могут входить  горячие блюда, десерт, кофе и т.д.) или полноценный обед. В качестве сопровождения может быть использован  камерный оркестр, исполняющий негромкую  фоновую музыку, возможны недолгие и ненавязчивые вокальные вставки или другие номера.

Прощание как часть мероприятия выделено не случайно. Неплохо, если гость уйдет с презентации с каким-либо приятным подарком, сувениром – ручкой, книгой, компакт-диском и т.п. Эта вещь, особенно если она функциональна, будет напоминать о событии и его организаторах, вызывать приятные эмоции.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Очевидно, что без использования технологий организовать и провести какое-либо мероприятие очень тяжело. Технология включает в себе методы, приемы, режим работы, последовательность операций и процедур, она тесно связана с применяемыми средствами, оборудованием, инструментами, используемыми материалами. Что позволяет быстро и качественно организовать мероприятие. А это в наше время имеет огромное значение.

Таким образом, раскрыв понятия: «выставка» и «презентация», проанализировав подготовку и проведение данных мероприятий, выявили технологию организации и проведения художественных выставок и презентаций.

Придерживаясь выявленной технологии, организаторы смогут наиболее эффективно выполнить свою работу.

Правильно составленная технология поможет сделать работу наиболее продуктивной за меньшее время.

Хорошо проведенное мероприятие  поможет компании завоевать новых  клиентов, тем самым выйти на новый  рынок или представить новый  продукт, что является неотъемлемой частью работы в настоящей конкурентной гонке.

Данная работа может быть полезна при организации и  проведении подобных мероприятий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников и литературы

1. Александрова Н., Сорокина Е., Филоненко И. «Выставочный менеджмент», М.: Проэкспо, 2008.

2. Бердышев С. «Организация выставочной деятельности», М:Интерэксперт, 2010.

3. Пасмуров А.Я. Как эффективно подготовить и провести конференцию, семинар, выставку. – СПб.: Питер, 2006.

4. Петелин В.Г. «Менеджер предприятия по рекламе и выставкам. Учебное пособие», М.:Ось-89, 2009.

5. Статья «Выставка без ошибок» от 31.05.2006, www.expo.pallad.ru

6. Статья «Готовимся к выставке» от 06.06.2010, www.expo.pallad.ru