Анализ методики управления взаимодействием формальных и неформальных групп в организации

• Курсовая работа
• "Анализ методики управления взаимодействием формальных и неформальных групп в организации"
• Санкт-Петербург
• 2007г.
 

• Оглавление
• Введение
• 1. Понятие групп и их значимость
• 2. Формальные группы
• 3. Неформальные группы
• 4. Синтез формального и неформального в организации
• 5. Методы управления
• Заключение
• Литература
• Введение
• Отличительная особенность организации состоит в том, что работа в ней осуществляется всегда внутри групп или команд. При этом не имеют никакого значения особенности работы, выполняемой данной организацией.
• Организация - это социальная категория и одновременно - средство достижения целей. Это место, где люди строят отношения и взаимодействуют. Организация же ожидает, что человек будет выполнять определенным образом роль, для которой она его принимает. Человек также смотрит на организацию как на место, где он получает определенную работу, выполняет ее и получает соответствующее вознаграждение от организации. Однако взаимодействие человека и организации не сводится только к ролевому взаимодействию. Оно гораздо шире. Человек выполняет работу в окружении людей, во взаимодействии с ними. Он не только исполнитель роли в организации, но и член группы, в рамках которой он действует. При этом группа оказывает огромное влияние на поведение человека. А поведение человека, его действия, вносят определенный вклад в жизнь группы.
• Поэтому в каждой формальной организации существует сложное переплетение неформальных групп и организаций, которые образовались без вмешательства руководства. Эти неформальные объединения часто оказывают сильное влияние на качество деятельности и организационную эффективность.
• Несмотря на то, что неформальные организации созданы не по воле руководства, они представляют собой фактор, с которым должен считаться каждый руководитель, потому что такие организации, и другие группы могут оказывать сильное влияние на поведение отдельных личностей и на рабочее поведение сотрудников. Кроме того, как бы хорошо руководитель ни выполнял свои функции, невозможно определить, какие действия и отношения потребуются для достижения целей в организации, стремящейся вперед. Руководителю и подчиненному часто приходится взаимодействовать с людьми, находящимися за пределами данной организации и с подразделениями вне их субординации. Люди не смогут успешно выполнять свои задачи, если они не добьются должного взаимодействия отдельных лиц и групп, от которых зависит их деятельность.
• Руководство организации испытывает удовлетворение в том случае, если организация продолжает свое существование как единый организм. Однако почти всегда реальные стереотипы поведения и отношений членов организации слегка или весьма далеко отходят от формального плана руководства организации.
• Неформальные группы, которые образуются в организациях, являются мощной силой, которая при определенных условиях может фактически стать доминирующей в организации и сводить на нет усилия руководства. Неформальные группы могут также нести в себе и положительное влияние на формальную организацию.
• Руководителям необходимо примирять требования неформальных групп организации с требованиями стоящего над ними руководящего аппарата. Данная необходимость побуждает менеджеров к поиску нестандартных приемов управления людьми или использовать имеющиеся приемы более эффективно с целью использования потенциальных выгод и уменьшения отрицательного воздействия неформальных групп.
• 1. Понятие групп и их значимость
• Индивиды очень редко работают в изоляции от других, человек нуждается в общении с себе подобными. Большинство из нас активно ищет взаимодействия с другими людьми. Во многих случаях наши контакты с другими людьми кратковременны и незначительны. Однако, если двое или более людей проводят достаточно много времени в непосредственной близости друг к другу, они постепенно начинают психологически осознавать и существование друг друга. Время, требующееся для такого осознания, и степень осознания очень сильно зависят от ситуации и от характера взаимосвязи людей. Однако, результат такого осознания практически всегда один и тот же. Осознание того, что о них думают и чего-то ждут от них другие, заставляет людей некоторым образом менять свое поведение, подтверждая тем самым существование социальных взаимоотношений. Когда такой процесс происходит, случайное скопление людей становится группой.
• Каждый из нас принадлежит одновременно ко многим группам. Мы -- члены нескольких семейных групп: своей непосредственной семьи, семей бабушек и дедушек, двоюродных сестер и братьев, родственников жены или мужа и т.д. Большинство людей принадлежит также к нескольким группам друзей -- кругу людей, которые довольно регулярно видятся друг с другом. Некоторые группы, с которыми нам приходится взаимодействовать, оказываются недолговечными, и их миссия проста. Когда миссия выполнена, или когда члены группы утрачивают к ней интерес, группа распадается. Примером такой группы могут быть несколько студентов, которые собираются вместе для подготовки к предстоящему экзамену. Другие группы могут существовать в течение нескольких лет и оказывать существенное влияние на своих членов или даже на внешнее окружение. Примером таких групп могут быть объединения школьников-подростков.
• Характерными особенностями группы является следующее:
• - члены группы идентифицируют себя и свои действия с группой в целом и тем самым во внешних взаимодействиях выступают как бы от имени группы.
• - человек говорит не о себе, а о группе в целом, употребляя местоимения: мы, у нас, наши, нам и т.п. Взаимодействие между членами группы носит характер непосредственных контактов, личного разговора, наблюдения поведения друг друга и т.п. В группе люди непосредственно общаются друг с другом, придавая формальным взаимодействиям «человеческую» форму;
• - в группе наряду с формальным распределением ролей, если таковое существует, обязательно складывается неформальное распределение ролей, обычно признаваемое группой. Отдельные члены группы берут на себя роль генераторов идей, другие склонны к координации усилий членов группы, третьи заботятся о взаимоотношениях в группе, о поддержании хорошего климата в коллективе, четвертые следят за тем, чтобы был порядок в работе, все выполнялось в срок и доводилось до конца. Есть люди, которые выполняют роль структуризаторов - они ставят перед группой цели, отслеживают влияние окружения на решаемые группой задачи.
• Эти и другие роли группового поведения люди выполняют в соответствии с их способностями и внутренним призванием. Поэтому в хорошо функционирующих группах обычно создаются возможности для того, чтобы человек мог вести себя в соответствии со своими способностями к групповым действиям и органично присущей ему определенной ролью члена группы.

2. Формальные группы

ФОРМАЛЬНЫЕ ГРУППЫ - это «узаконенные» группы, обычно выделяются как структурные подразделения в организации. Они имеют формально назначенного руководителя, формально определенную структуру ролей, должностей и позиций внутри группы, а также формально закрепленные за ними функции и задачи.

В обиходной речи слово  «формальный» имеет негативный оттенок, означающий не заинтересованность в  результатах, равнодушное отношение  к выполнению должностных обязанностей. И действительно, злоупотребление  формальностями ведет к различного рода бюрократическим извращениям. Однако формальное имеет ряд достоинств:

- делает общим достоянием полученные знания и, основывающиеся на них, передовые технологии и приемы работ;

- устанавливает единые нормы и правила для всех, чем исключает произвол и способствует объективизации деятельности;

- обеспечивает «прозрачность» постановки дела для контроля и гласность для взаимодействия с общественностью, что, безусловно, важно для демократизации управления.

Таким образом, формальная группа имеет следующие особенности:

- Она рациональна, т.е. в основе ее лежит принцип целесообразности, сознательного движения к известной цели;

- Она безлична, т.е. рассчитана на индивидов, отношения между которыми устанавливаются по составленной программе.

В формальной группе предусмотрены  только служебные связи между  индивидами, и она подчиняется  лишь функциональным целям.

В организации существует три основных типа формальных групп: группы руководителя, производственные группы и комитеты.

ГРУППА РУКОВОДИТЕЛЯ. Состоит  из руководителя и его непосредственных подчиненных, которые, в свою очередь, также могут быть руководителями. Президент компании и старшие  вице-президенты -- вот типичная командная группа. Такую же группу образуют директор магазина розничной торговли и заведующие различными его отделами, либо заведующий каким-либо отделом и продавцы. Однако, несмотря на то, что они входят в цепь команд, продавцы не являются членами командной группы президента компании, потому что они не подчинены ему напрямую.

РАБОЧАЯ (ЦЕЛЕВАЯ) ГРУППА. Она  обычно состоит из лиц, вместе работающих над одним и тем же заданием. Хотя у них есть общий руководитель, эти группы отличаются от командной  группы тем, что у них значительно  больше самостоятельности в планировании и осуществлении своего труда.

КОМИТЕТ - это группа внутри организации, которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания или комплекса заданий. Иногда комитеты называют советами, целевыми группами, комиссиями или командами. Но во всех случаях здесь подразумевается  групповое принятие решений и  осуществление действий, что отличает комитет от других организационных  структур.

3. Неформальные группы

управление команда неформальный группа

Формальная организация  создается по воле руководства. Но как  только она создана, она становится также и социальной средой, где  люди взаимодействуют отнюдь не по предписаниям руководства. Люди из разных подгрупп общаются за чашкой кофе, во время  собраний, за обедом и после работы. Из социальных взаимоотношений рождается  множество дружественных групп, неформальных групп, которые все  вместе представляют неформальную организацию.

НЕФОРМАЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ -- это спонтанно образовавшаяся группа людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели. Как и у формальных организаций, эти цели являются причиной существовании такой неформальной организации.

Неформальные группы возникают  в следствии принципиальной неполноты формальных групп, поскольку должностными инструкциями все возможные ситуации, какие могут случиться, предусмотреть попросту невозможно, а формализовать все субъективные представления в качестве норм для регуляции общественных отношений возможно только при тоталитарных политических режимах.

Неформальные группы создаются  не распоряжениями руководства и  формальными постановлениями, а  членами организации в соответствии с их взаимными симпатиями, общими интересами, одинаковыми увлечениями  привычками и т.п. Данные группы существуют во всех организациях, хотя они не представлены в схемах, отражающих строение организации, ее структуру.

Неформальные группы обычно имеют свои неписаные правила  и нормы поведения, люди хорошо знают, кто входит в их неформальную группу, а кто нет. В неформальных группах  складывается определенное распределение  ролей и позиций. Во многих случаях  неформальные группы могут оказывать  на своих членов влияние равное или  даже большее, чем формальные структуры.

Неформальные группы представляют собой спонтанно (самопроизвольно) сложившуюся систему социальных связей, норм, действий, являющихся продуктом  более или менее длительного  межличностного общения.

Неформальная группа проявляется  в двух разновидностях:

- Представляет собой  вне формальную организацию, в  которой неформализованные служебные отношния несут функциональное (производственное) содержание, и существуют параллельно с формальной организацией. Например, оптимальная система деловых связей, стихийно складывающейся между работниками, некоторые формы рационализации и изобретательства, способы принятия решения и т.д.

- Представляет социально-психологическую  организацию, выступающую в виде  межличностных связей, возникающих  на основе взаимного интереса  индивидов друг к другу вне  связи с функциональными нуждами,  т.е. непосредственная, стихийно  возникающая общность людей, основанная  на личном выборе связей и  ассоциаций между ними, например, товарищеские отношения, любительские  группы, отношения престижа, лидерства,  симпатий и т.д.

Картина неформальной группы чрезвычайно пестра и изменчива  по направленности интересов, характеру  деятельности, по возрастному и социальному  составу. В зависимости от идейной  и нравственной направленности, стиля  поведения неформальные организации  можно классифицировать по трем группам:

- Просоциальные, т.е. социально-положительные группы. Это общественно-политические клубы интернациональной дружбы, фонды социальных инициатив, группы экологической защиты и спасения памятников культуры, клубные любительские объединения и др. Они имеют, как правило, позитивную направленность;

- Асоциальные, т.е. группы, стоящие в стороне от социальных  проблем;

- Антисоциальные. Эти группы - самая неблагополучная часть общества, вызывающая у него тревогу. С одной стороны, нравственная глухота, неспособность понять других, иную точку зрения, с другой - часто собственные боль и страдания, выпавшие на долю этой категории людей, способствуют выработке крайних взглядов у отдельных ее представителей.

Люди также часто присоединяются к неформальным группам просто для  того, чтобы быть ближе к тем, кому они симпатизируют. Они могут  ходить вместе обедать, обсуждать свои рабочие и личные дела во время  перерывов, или обращаться к начальству с просьбой о повышении зарплаты и улучшении условий работы. Люди скорее склонны устанавливать более  тесные отношения с другими людьми, находящимися в непосредственной близости к ним, чем с теми, кто находиться на расстоянии нескольких метров. На работе люди склонны взаимодействовать  с теми, кто рядом. Людей обычно тянет к тем, кто, по их мнению, может  удовлетворить их потребность в  принадлежности, компетентности, защите, уважении и др.

Процесс развития неформальных организаций и причины, по которым  люди в них вступают, способствуют образованию у этих организаций  свойств, которые делают их одновременно и похожими, и непохожими на формальные организации. Ниже приводится краткое  описание основных характеристик неформальных организаций, которые имеют прямое отношение к управлению, так как  оказывают сильное влияние на эффективность формальной организации.

Неформальные организации  осуществляют социальный контроль над  своими членами, и первым шагом к  этому является установление и укрепление норм - групповых эталонов приемлемого  и неприемлемого поведения. Чтобы  быть принятым группой и сохранить  в ней свое положение, личность должна соблюдать эти нормы. Вполне естественно, например, что у неформальной организации  имеются свои четко сформулированные правила относительно характера  одежды, поведения и приемлемых видов  работы. Чтобы укрепить соблюдение этих норм, группа может применять  довольно жесткие санкции, а тех, кто их нарушает, может ждать отчуждение. Это - сильное и эффективное наказание, когда человек зависит от неформальной организации в удовлетворении своих  социальных потребностей, что случается  довольно часто.

Социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией, может оказать  влияние и направить к достижению целей формальной организации. Он также  может повлиять на мнение о руководителях  и справедливости их решений.

Сопротивление переменам. Люди могут также использовать неформальную организацию для обсуждения предполагающихся или фактических перемен, которые  могут произойти в их отделе или  организации. В неформальных организациях наблюдается тенденция к сопротивлению  переменам. Частично это объясняется  тем, что перемены могут нести  в себе угрозу дальнейшему существованию  неформальной организации. Реорганизация, внедрение новой технологии, расширение производства и, следовательно, появление  большой группы новых сотрудников, может привести к распаду неформальной группы или организации, либо к сокращению возможностей взаимодействия и удовлетворения социальных нужд. Подчас такие изменения  могут дать возможность конкретным группам добиться положения и  власти.

Поскольку люди реагируют  не на то, что происходит объективно, а на то, что происходит по их представлению, предлагаемое изменение может показаться группе гораздо более опасным, чем  оно есть на самом деле. Например, группа управляющих среднего уровня может сопротивляться внедрению  вычислительной техники из опасения, что эта техника отнимет у  них работу как раз в тот  момент, когда руководство собирается расширить сферу их компетенции.

Сопротивление будет возникать  всякий раз, когда члены группы будут  усматривать в переменах угрозу дальнейшему существованию своей  группы как таковой, их общему опыту, удовлетворению социальных нужд, общим  интересам или положительным  эмоциям. Руководство может ослабить это сопротивление, разрешая и поощряя  подчиненных участвовать в принятии решений.

Так же, как и формальные организации, неформальные имеют своего явно или неявно выраженного лидера. Неформальный лидер приобретает  свое положение, добиваясь власти и  применяя ее по отношению к членам группы, аналогично тому, как это  делает лидер формальной организации. По существу нет никаких серьезных  различий в средствах, применяемых  лидерами формальных и неформальных организаций, для оказания воздействия. Их существенно отличает только то, что лидер формальной организации  имеет поддержку в виде делегированных ему официальных полномочий и  обычно действует в отведенной ему  конкретной функциональной области. Опора  неформального лидера - признание  его группой. В своих действиях  он делает ставку на людей и их взаимоотношения. Сфера влияния неформального  лидера может выходить за административные рамки формальной организации. Несмотря на то, что неформальный лидер одновременно является одним из членов управленческого  персонала формальной организации, очень часто он занимает там сравнительно невысокую ступень в организационной  иерархии.