Анализ систем управления

В современном менеджменте рассматривается  множество самых разных организаций, которые представляют собой «совокупность» людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда и распределения обязанностей. Это могут быть государственные учреждения, общественные объединения, научно-производственные объединения, частные предприятия  .

Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей в продукции либо услугах и поэтому имеют самое различное назначение, размеры, строение и другие параметры.

Такое разнообразие имеет большое значение при рассмотрении организации как объекта управления. Множество целей и задач, стоящих перед организациями разного класса сложности и разной отраслевой принадлежности приводит к тому, что для управления ими требуются специальные знания и искусство, методы и приемы, обеспечивающие эффективную совместную деятельность работников всех структурных подразделений.

Любая организация, вне зависимости от ее конкретного назначения, может быть описана с помощью ряда параметров, среди которых главными являются: цели организации, ее организационная структура, внешняя и внутренняя среда, совокупность ресурсов, нормативная и правовая основа, специфика процесса функционирования, система социальных и экономических отношений и, наконец, организационная культура.

Исследование систем управления — это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями. В условиях динамичности современного производства и общественного устройства управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования путей и возможностей этого развития, без выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуществляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала и в работе специализированных аналитических групп, лабораторий, отделов. Иногда для проведения исследования приглашают консультационные фирмы. Необходимость в исследованиях систем управления продиктована достаточно большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. От правильного решения этих проблем зависит успех работы этих организаций. Исследования систем управления могут быть различными как по целям, так и по методологии их проведения.

По целям исследований можно выделить практические и научно-практические. Практические исследования предназначены для быстрых эффективных решений и достижения желаемых результатов. Научно-практические исследования ориентированы на перспективу, более глубокое понимание тенденций и закономерностей развития организаций, повышение образовательного уровня работников.

По методологии проведения следует выделить, прежде всего, исследования эмпирического характера и опирающиеся на систему научных знаний.

Разнообразны  исследования и по использованию ресурсов собственных или привлекаемых, по трудоемкости, продолжительности, информационному обеспечению, организации их проведения. В каждом конкретном случае, исходя из поставленных целей, приходится выбирать необходимый вид исследования. Исследование как вид деятельности в процессе управления организаций включает следующие работы:

• распознание проблем и проблемных ситуаций;

• определение причин их происхождения, свойств, содержания, закономерностей  проведения и развития;

• установление места этих проблем  и ситуаций (как в системе научных  знаний, так и в системе практического управления);

• нахождение путей, средств и возможностей использования новых знаний о данной проблеме;

• разработка вариантов решения проблем;

• выбор оптимального варианта решения проблемы по критериям результативности, оптимальности, эффективности.

В реальной практике все эти работы находятся в тесной взаимосвязи, характеризуя при этом степень профессионализма исследователей, конкретные цели и задачи их деятельности.

Проведение  исследований и анализ любой конкретной системы управления как объекта необходимо, прежде всего, для обеспечения конкурентоспособности предприятия на рынке товаров (услуг), для повышения эффективности функционирования подразделений и организации в целом. Понять, как успешно и своевременно достигаются поставленные цели можно только с помощью исследования работы этих подразделений и конкретных исполнителей и руководителей.

Исследования  необходимо проводить не только, когда  организациям грозит банкротство или  серьезный кризис, но и тогда, когда  организации функционируют успешно  и стабильно достигают определенных результатов. В данном случае своевременные исследования помогут удержать этот стабильный уровень работы организации, выяснить, что мешает, либо в большей степени стимулирует ее работу, чтобы желаемые результаты были еще лучше.

Проблемы управления можно  исследовать посредством изучения документов. Всякое управление связано  с движением информации, которая  фиксируется в документах. Для  исследователя это богатый материал. Только необходимо обработать его по заранее составленной схеме.

Эффективность исследования по документам зависит от состава  документов, их содержания, формы и  информационной классификации. К сожалению, очень часто бывает, что для  получения наиболее ценных или даже просто надежных результатов исследования не хватает информации, потому что  система документации не предусматривает  использование ее в целях исследования

В тех фирмах, где исследованию управления уделяется серьезное  внимание и исследование проводится регулярно, систему информационного обеспечения управления ориентируют не только на решение текущих проблем, но и на исследование управления. Это выражается в разработке соответствующих форм фиксирования информации, регулировании ее объемов, структуры, сохранении по потребностям проведения исследования.

Документы классифицируются по способу фиксирования информации (рукописные, печатные, кинопленки, магнитные  ленты), по типу авторства (личные и  общественные), по способу их получения (документы, функционирующие в обществе, входящие составной частью в процесс  деятельности учреждения, коллектива, организации), по степени близости к  фиксируемому эмпирическому материалу (первичные, отражающие непосредственное положение дел, и вторичные, построенные на основании существующих документов).

Можно выделить два основных типа анализа: традиционный, классический, и формализованный, количественный (контент-анализ). Существенно различаясь между собой, они не исключают, а взаимно дополняют друг друга, позволяя компенсировать имеющиеся в каждом недостатки, так как оба в конечном счете преследуют одну и ту же цель — получение интересующей достоверной и надежной информации.

Анализ документов используется главным образом при работе с  вторичными данными и в первую очередь — социально-психологической  направленности. Однако возможно его  применение и при работе с первичными данными, например при анализе результатов  опросов.

Традиционный анализ —  это цепочка умственных, логических построений, направленных на выявление  сути анализируемого материала с  определенной, интересующей исследователя  в каждом конкретном случае точки  зрения. Интересующая информация, заложенная в документе, часто присутствует там в неявном виде, в форме, отвечающей целям, с которыми документ был создан, но далеко не всегда отвечающей целям исследований. Проведение традиционного анализа означает преобразование первоначальной формы этой информации в необходимую исследователю форму. Фактически это не что иное, как интерпретация содержания документа, его толкование.

Традиционный анализ позволяет  улавливать основные мысли и идеи, прослеживает генезис этих мыслей и  идей, выясняет логику их обоснования, взвешивает вытекающие из них следствия, выявляет логические связи и логические противоречия между ними, оценивает  их с точки зрения каких-либо экономических, политических, маркетинговых и иных позиций, выявляет логику самой организации  материала и т. д.

Данный вид анализа  позволяет охватывать самые глубинные, скрытые стороны содержания документа: этот анализ стремится как бы до конца проникнуть в глубь документа, исчерпать его содержание.

Основным его недостатком  является субъективность. Как бы ни был добросовестен исследователь, как бы ни старался он предельно  беспристрастно, предельно объективно рассмотреть материал, интерпретация  всегда в большей или меньшей  степени будет субъективна.

В традиционном анализе различают  внешний и внутренний анализ.  Внешний анализ — это анализ контекста  документа в собственном смысле этого слова и всех тех обстоятельств, которые сопутствовали его появлению. Цель внешнего анализа — установить вид документа, его форму, время и место появления, кто был его автором и инициатором, какие цели преследовались при его создании, насколько он надежен и достоверен, каков его контекст.  Внутренний анализ — это исследование содержания документа. По существу, вся работа направлена на проведение внутреннего анализа документа, включающего выявление уровня достоверности приводимых фактов и цифр, установление уровня компетенции автора документа, выяснение его личного отношения к описываемым в документе фактам.

Формализованный анализ. Желание  избавиться от субъективности традиционного  анализа породило разработку принципиально  иных, формализованных, или, как часто  их называют, количественных методов  анализа документов (контент-анализ).

Суть этих методов сводится к тому, чтобы найти такие легко  подсчитываемые признаки, черты, свойства документа (например, такой признак, как частота употребления определенных терминов), которые с необходимостью отражали бы определенные существенные стороны содержания. Тогда качественное содержание делается измеримым, становится доступным точным вычислительным операциям. Результаты анализа становятся в  достаточной мере объективными. Ограниченность формализованного анализа заключается  в том, что далеко не все содержание документа может быть измерено с  помощью формальных показателей.

Формализованный, количественный анализ оперирует конкретными, количественно  измеряемыми параметрами. Его основным недостатком следует считать  неточное, неисчерлывающее раскрытие содержания документа.

Контент-анализ — это техника выведения заключения, производимого благодаря объективному и систематическому выявлению соответствующих задачам исследования характеристик текста. При этом подразумевается, что применение такой техники включает в себя некоторые стандартизованные процедуры, часто предполагающие измерение. Полученные данные должны обладать заданным в исследовании уровнем обобщенности.

Основными направлениями  использования контент-анапиза являются: а) выявление и оценка характеристик текста как индикаторов определенных сторон изучаемого объекта; б) выяснение причин, породивших сообщение; в) оценка эффекта воздействия сообщения (например, рекламного).

При проведении формализованного анализа содержания нужно четко  указать признаки, по которым определенные единицы относятся к определенным категориям. Единицей анализа —  смысловой или качественной —  является та часть содержания, которая  выделяется как элемент, подводимый под ту или иную категорию.

При анализе документов, анализируются  все без исключения документы. Если же речь идет о документах — носителях  вторичных данных, то при построении выборки может возникнуть необходимость  отбора источника информации и отбора документов.

 При планировании анализа  содержания документов исследователь прежде всего решает, какие источники наилучшим образом могут представить те характеристики объекта, которые изучаются.