Анализ современных тенденций использования средств оргтехники (пейджеры, сотовая связь, факсы, ксероксы и др.) для повышения эффективности

 

Министерство  образования и науки РФ

ФГБОУ ВПО московский государственный университет 

дизайна и технологии

 

 

 

 

 

        Кафедра управления

 

 

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине: «Методы принятия управленческих решений»

 

На тему: «Анализ современных тенденций использования средств оргтехники (пейджеры, сотовая связь, факсы, ксероксы и др.) для повышения эффективности управленческого решения»

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                            Выполнила: Огурцова Наталья,

                                                                               студентка 3 курса гр. ГМД-111

                                                                             Проверил: канд-т эконом. наук,

доцент Комаров Г.А.

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2013.

Содержание

Введение………………………………………………………….…………….. 3

   Глава I. Теоретические основы офисной организационной техники ……… 5

  Глава II. Анализ современных тенденций использования средств оргтехники

  для повышения  эффективности управленческих решений…………………..13

Заключение…………………………………………………………………… .17

Список использованных источников ……………………………………… 20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Коренные преобразования в экономической  среде, переход от административно-командных  к экономическим методам управления, развитие предпринимательской деятельности и рыночных структур, а также необходимость  быстрого принятия решений привели  к существенным изменениям в потоках  информации, организационных формах и методах обработки и представления  данных. Большинство пользователей  отказались от услуг, предоставляемых  крупными вычислительными центрами. С появлением персональных компьютеров, удобной и компактной оргтехники их услуги оказались невостребованными в силу ряда причин, в том числе организационных, технических и экономических.

Еще в середине прошлого века основными  средствами информационной и информационно-ресурсной  поддержки менеджмента (тогда это  называлось организационным управлением) являлись весьма "неинтеллектуальные" инструменты: справочники, бюро, калькуляторы (а то и счеты), пишущие машинки, рабочие журналы и т.п. Появление  программируемых калькуляторов, органайзеров и компьютеров резко повысило эффективность организационно-управленческой деятельности. В настоящее время качественный менеджмент не возможен без применения компьютерных технологий. Являясь, по своей сути, информационными эти технологии применяются в менеджменте в первую очередь как средства информационно-ресурсной поддержки анализа ситуации и принятия управленческих решений.

Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь - это внедрение в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств, информационных технологий, в том числе и средств организационной техники. При этом необходимо иметь в виду, что применение технических средств при работе с документированной информацией приводит к возникновению новых, более качественных данных, зафиксированных в той или иной форме, максимально подготовленных для последующего использования в ходе реализации управленческих процедур офисной деятельности.

Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества и пр. Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной. Последняя из указанных является наиболее предпочтительной, в силу большей гибкости, при реализации процедур обработки документов.

Средства механизации и автоматизации управленческого труда называются средствами организационной техники (оргтехники). К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Актуальность  данной темы подтверждается тем, что с развитием информационного общества во все сферы деятельности человека внедряются все более новые технологии. С каждым годом документооборот в организациях увеличивается и необходимы технические средства для упрощения обработки, хранения, составления документации, в свою очередь слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

Целью данной работы является изучение современных тенденций использования средств оргтехники для повышения эффективности управленческих решений.

Исходя из цели, задачи исследования определены следующим образом:

1. Рассмотреть теоретические основы офисной организационной техники;

2. Произвести анализ современных тенденций использования средств оргтехники для повышения эффективности управленческих решений.

Объектом  исследования выступают средства оргтехники.

Предметом исследования в данной работе является анализ современных тенденций использования средств оргтехники для повышения эффективности управленческих решений.

Структура работы состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемой литературы.

Глава I. Теоретические основы офисной организационной техники

На сегодняшний день материальной базой для внедрения новых  управленческих технологий является современный  офис. Современная концепция офисной  деятельности сформировалась относительно недавно - к началу 80-х гг. ХХ в. До этого речь шла только о конторской деятельности, а ее оптимизация связывалась  с механизацией, а затем и автоматизацией ряда вспомогательных, большей частью рутинных управленческих операций (в первую очередь делопроизводственных).

Бурное развитие техники, программного обеспечения, средств коммуникации привело к изменению основного  содержания офисной деятельности. В  настоящее время в ее основу положено широкое использование компьютерных информационных технологий и современных  технических средств. Богатейший опыт высокоразвитых стран и российский опыт последних лет наглядно свидетельствуют: офисная деятельность (т.е. управленческая деятельность, основанная на использовании  современных технологий, оснащенная современными средствами оргтехники) способствует повышению производительности управленческого труда, качества принимаемых  решений, улучшению управляемости  и прогнозируемости бизнеса. Наличие  у фирмы современного офиса является наглядным подтверждением ее респектабельности  и надежности.

В нашей стране развитие офисной  деятельности и ее теоретическое  осмысление связано со становлением новых социально-экономических отношений. За последние годы в России образовалось множество новых фирм, больших  и малых, ориентированных на работу в условиях рынка. Перед ними стоят  проблемы обустройства своего офиса. Созданием  современных офисов озаботились  также государственные организации  и предприятия.

Под оргтехникой понимают технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи. [3, С. 35]

Классификация технических средств  по признаку функциональности была предложена в начале 1970-х гг. ВНИИоргтехники. В Общесоюзный классификатор  промышленной и сельскохозяйственной продукции (ОКП) был включен подкласс "Средства механизации и автоматизации  управленческого и инженерно-технического труда". Подкласс включал следующие  группы технических средств:

- Средства составления текстовых документов.

- Средства копирования и оперативного размножения документов.

- Средства обработки документов.

- Средства поиска, хранения и транспортирования документов.

- Мебель и оборудование, специализированные для служебных помещений.

- Средства сигнализации и информации конторские. [8, С. 113]

В 1975 г. коллективом специалистов под руководством Л.Н. Качалиной на основе классификации ВНИИоргтруда была предложена уточненная классификация, предполагающая деление средств оргтехники на 7 классов:

- Средства составления текстовой  документации: пишущие машины различных  классов, пишущие и наборно-пишущие  автоматы, печатающие устройства  автоматизированных систем управления, диктофонная техника, средства письма (различные по конструкции ручки, карандаши) и др.

- Средства размножения и копирования  документов: разнообразные по форматам, габаритам, степени автоматизации  и назначению машины и аппараты (светокопировальные, электрофотографические, термокопировальные, офсетной, трафаретной  и гектографической печати и  др.).

- Средства обработки документов: оборудование и устройства фальцевальные,  листоподборочные, режущие и окантовывающие, сшивающие и склеивающие, средства  для нанесения защитных и декоративных  покрытий на документы, номенклатурно-адресовальные,  штемпельные устройства, бумагоуничтожающие  машины и др.

- Средства хранения, поиска и  транспортировки документов: хранилища  различной емкости, назначения  и степени механизации и автоматизации,  боксы, шкафы, картотечное оборудование, средства микрофильмирования и  поисковые системы, транспортирующие  устройства и оборудование - электрическое,  пневматическое, электромагнитное, контейнерное.

- Средства для чертежных работ  и счетных операций.

- Средства сигнализации информации: поисково-вызывные устройства, табло,  стенды.

- Мебель и оборудование для служебных помещений. [3, С. 95]

На принципах классификации  ВНИИоргтехники основана и классификация, предложенная Г.И. Кошелевым. Он выделяет самостоятельную группу средств  изготовления кинофотодокументов, вводит средства микрофильмирования самостоятельной  подгруппой в группу средств копирования и оперативного размножения документов.

С конца 1980-х до середины 1990-х гг. в литературе преобладала классификация, предполагающая деление средств  оргтехники на пять классов:

- Средства составления и изготовления  документов.

- Средства копирования и оперативного  тиражирования документов.

- Средства обработки документов.

- Средства хранения, транспортирования  и поиска документов.

- Современные средства связи.

Приведенная классификация не в  полной мере отражала многообразие технических  средств управления: например, в  ней не упоминались средства выполнения вычислительных операций, прежде всего персональные компьютеры, которые получали все более широкое распространение. Все вышеуказанные классификации основаны на принципе функциональности, который можно считать традиционным. [2, С. 70-71]

В настоящее время номенклатура технических средств управления претерпевает существенные изменения. На российском рынке появляется разнообразная  офисная техника ведущих мировых  фирм-производителей. Повышается скорость и качество работы, расширяются функции  и сервисные возможности офисных  аппаратов. Появились принципиально  новые, экологически безопасные технологии, позволяющие использовать современные  технические средства непосредственно  в офисе, на рабочих местах сотрудников. Появляются мощные интегрированные  системы, сочетающие различные технологии. Технические средства оснащаются процессорами, памятью. Появляется возможность их подключения к персональным компьютерам  или включение в корпоративные  вычислительные сети в качестве отдельных  терминалов.

В связи с расширением и усложнением  номенклатуры технических средств  пользователи испытывают определенные затруднения при выборе технических  средств и конкретных моделей  офисных аппаратов для определенных управленческих, в первую очередь  делопроизводственных процессов. Появляется необходимость теоретического осмысления возможностей современных офисных  технологий, наиболее эффективного использования  технических средств. Вместе с тем  баланс между теоретическими исследованиями и практическими методическими  разработками смещается в пользу методических пособий. В последнее  десятилетие появляются различного рода издания - руководства, справочники, адресованные управленческому персоналу. Они содержат разделы, посвященные  современным офисным технологиям  и техническим средствам. [1, С. 135]