Важнейшие элементы управленческого процесса

Примечательной особенностью организационного порядка следует также считать его принципиальную неполноту. Такие «полости» в рамках организационного порядка заполняют деятельность по управлению - «живой» управленческий труд.

Социальная самоорганизация проявляется в обществе на всех уровнях начиная с него самого и кончая малыми группами. Отличительные ее свойства - самопроизвольность, отсутствие единого организующего начала. Это не значит, конечно, что элемент субъективного; человеческая воля, план, цель здесь полностью исключены. Но они не выступают как сознательно образуемая общая основа процесса. При этом каждый преследует свою цель, но процесс, который в итоге возникает, оказывается самосовершающимся. То, что на уровне индивида есть целенаправленное поведение, на более широком уровне теряет субъективную целенаправленность и выступает как самоорганизация системы.

Итак, механизм социального управления не сводится лишь к целевому управляющему воздействию, но включает в себя организационный и процессы самоорганизации.

3. Категории «закон» и «закономерность»  относятся к одной группе. Как  и закон, закономерность устанавливает  общие, существенные и необходимые  связи между изучаемыми явлениями. В теории управления закономерность рассматривается как предварительная формулировка закона при его теоретическом осмыслении и исследовании.

Выявление и формулировка объективных закономерностей в теории управления возможны и необходимы. Это определяется как особенностями развития теории управления (от простого описания явлений к их объяснению и предвидению), так и практикой управления.

Закономерности составляют центральное звено общей теории управления. В отличие от эмпирического, научный подход основан на тщательном учете требований объективных закономерностей и тенденций развития управления. Познание закономерностей управления на основе теоретического анализа и практического опыта позволяет:

проводить глубокий научный анализ системы управления,

объективно оценивать ее состояние, что дает возможность совершенствовать не только существующую систему управления, но и перспективную;

учесть фактор времени при совершенствовании управления и уровень развития управляемой системы;

учесть субъективные факторы управления, отграничить их от объективных и установить наиболее рациональное соотношение науки и искусства управления;

осуществить системный подход к управлению и его комплексному совершенствованию.

Выделяются четыре основные закономерности управления.

1. Единство системы управления означает устойчивость внутренних связей системы при изменении состояния внешней среды.

Единство социально-экономической системы -- одна из важнейших ее характеристик. Оно отражает такие связи между элементами, которые сохраняют ее целостность в течение длительных периодов. Иными словами, это достаточная устойчивость внутренних связей системы при изменении состояния внешней среды.

В реальной практике наибольшее значение имеют следующие формы проявления этой закономерности:

· единство принципов управления для всех звеньев и ступеней системы;

· единство организационных форм системы управления, проявляющееся в необходимости унифицировать ее структурные характеристики, функциональное разделение управляющей подсистемы т. д. (согласованность организационных форм системы управления по различным ее ступеням и звеньям);

· единство основных функций управления, заключающееся в полноте функционального содержания управляющей подсистемы, тесной связи функций управления между собой;

· единство методов управления, используемых для решения различных проблем развития управляемой подсистемы, проявляющееся во взаимной согласованности различных методов;

· единство процесса управления, выражающееся в его непрерывности и ритмичности, согласованности всех операций, стадий, этапов;

· единство системы управления, отражающееся в единых требованиях к элементам системы управления.

Единство системы управления производством устанавливается не автоматически. Оно сознательно формируется, поддерживается и укрепляется. Нарушение единства системы управления может проявиться в потере объективно необходимой самостоятельности какого-либо производственного звена или, наоборот, в излишнем его обособлении. Поддержание единства системы управления имеет большое значение для совершенствования управления.

2. Пропорциональность системы управления. Пропорциональность как закономерность управления означает соблюдение определенных пропорций между управляющей и управляемой подсистемами, а также между различными элементами этих подсистем. Ее следует учитывать при формировании и совершенствовании управляющей подсистемы. Каждый элемент управления должен быть способен решать свои функциональные задачи с тем, чтобы управляющая система в целом могла четко организовать работу управляемой системы.

Можно сделать вывод, что пропорциональность должна быть положена в основу функционирования всего объекта как системы.

3. Централизация и децентрализация  управления. Оптимальное сочетание  централизации и децентрализации управления означает необходимость распределения задач, функций и полномочий.

Следует помнить, что сумма прав в управлении -- величина достаточно постоянная: сколько прибавилось полномочий на местах, столько убавилось у центра.

Централизованное управление представляет собой такое построение системы и такую организацию функционирования, при которых существует непрерывная, постоянно действующая и достаточно устойчивая подчиненность каждого звена субъекту управления. Оно выражается в требовании обязательной согласованности управленческих решений, содержание которых определяется едиными целями развития системы.

Централизованное управление не означает предельно жесткой регламентации деятельности каждого элемента системы. Полная централизация управления в социально-экономической системе в принципе невозможна. Определенная самостоятельность составляющих ее элементов обусловливается различными обстоятельствами их функционирования, всю совокупность которых невозможно учесть централизованно.

В системе управления каждое звено имеет свои условия функционирования, специфические интересы. Учитывать их можно лишь посредством предоставления права самостоятельного решения тех или иных проблем, то есть некоторой децентрализации.

Уровень централизации управления меняется в процессе развития производства, и такое изменение объективно обнаруживает тенденцию -- закономерность управления. Согласно этой закономерности нельзя считать вообще плохим или хорошим как высокоцентрализованное, так и децентрализованное управление. Для каждого этапа развития производства должен быть свой, оптимальный уровень централизации.

Данная закономерность находит отражение в порядке распределения актов управления по иерархии системы управления и в изменении вариантов этого распределения по мере развития производства, его качественного реформирования. В формальном отношении это прежде всего распределение полномочий по вертикали системы и делегирование их в процессе управления.

Важно, на каком уровне иерархии принимается решение, для какого уровня оно предназначено, как далеки между собой уровни принятия и непосредственной реализации решений. Чем выше уровень, на котором принимается решение, и ниже ступень, для которой оно предназначено, тем выше уровень централизации производства.

4. Соотносительность и адекватность управляющей и управляемой систем. Под соотносительностью следует понимать соответствие управляющей системы управляемой.

Изменение соотносительности субъекта и объекта управления в социальных системах происходит под воздействием различных факторов. Важнейшими из них являются организационные и экономические. Они проявляются в увеличении стоимости управления. Эта тенденция имеет объективную основу. Она отражает процессы повышения технического уровня управления на базе использования дорогостоящей электронно-вычислительной техники и других технических средств. Стоимость управления повышается также за счет новых требований, предъявляемых современным производством. Требования эти определяются организационными и социальными условиями. Если сравнительно недавно управление могло осуществляться кадрами с высшим общетехническим образованием, то сегодня необходимы кадры со специальной подготовкой. Управление стало профессией, и этой профессии необходимо обучать, что, естественно, требует дополнительных затрат.

Рост стоимости управления обусловлен и новыми задачами, стоящими перед ним. Их решение требует подчас расширения состава специалистов. Например, на многих предприятиях работают специалисты по организации управления, социологи, психологи, программисты и электронщики.

Но темпы увеличения стоимости управления не должны быть чрезмерными. Соотношение стоимости управления и экономической емкости производства в целом должно стабилизироваться.

В практике нередки случаи, когда вложения в совершенствование управления неоправданно велики, не соответствуют реальным потребностям производства, отражающим уровень его развития. Случается и обратное, когда на предприятиях вложения в совершенствование управления недостаточны.

Таким образом, изменение соотносительности управляющей и управляемой систем является закономерным процессом развития производства и определяется растущим уровнем его организационного, научно-технического и социально-психологического развития.

4. В настоящее время в менеджменте  выделяют три четко различимых по своим методологическим основам концептуальных подхода: процессный; системный; ситуационный.

В процессном подходе менеджмент рассматривается как совокупность последовательно сменяющих друг друга действий, представляющих собой непрерывный процесс. Эти действия называют функциями управления. Под функциями управления понимаются специфические, обособленные виды деятельности, обладающие единством цели, характера выполняемых работ и операций, направленные на определенную часть управляемого объекта для достижения поставленной цели. При описании процесса управления выделяют пять основных групп функций управления: планирование; организация; регулирование (координация, руководство); мотивация; контроль (учет, анализ). Процесс управления является динамичным, цикличным комплексом, который в литературе по менеджменту называют циклом менеджмента (рис. 4).

Планирование - это научно обоснованное установление темпов развития через систему количественных и качественных показателей. Планирование включает формулировку целей, намерений, определение общих направлений развития, составление планов.

Рис. 4. Цикл менеджмента

Планирование является важнейшей функцией в системе менеджмента и важнейшим инструментом реализации целей организации. Теорией и практикой управления создана система планирования в организации, объединяющая централизованное планирование в масштабе всей организации, планирование по отраслям, подразделениям и видам деятельности. По продолжительности планового периода различают оперативное, тактическое и стратегическое планирование.

Планирование, как функция управления, строится на основе таких принципов, как научная обоснованность, комплексность, оптимальность, директивность и др.

Функция организации призвана обеспечить реализацию поставленных целей путем установления пропорций между элементами трудовой деятельности и порядка их взаимодействия. Функции организации обеспечивают заданное течение производственного процесса и выполнение всех функций в соответствии с программой. Функция организации управления строится на основе шести известных принципов организации: специализации; пропорциональности; параллельности; прямоточности; непрерывности; ритмичности.

Назначение функции регулирования состоит в обеспечении развития всех элементов производства в соответствии с планами и достижении согласования между различными частями управляемой системы путем установления наиболее рациональных внутренних и внешних связей. Регулирование предполагает сравнение планов с реально достигнутыми и корректировку действий на основе принципов: оперативности; координирования; четкости; надежности.

Мотивация представляет собой комплекс условий или мотивов, оказывающих воздействие на поведение человека и направляющих его деятельность. Развитие мотивирования в теории и практике менеджмента в ретроспективе шло от предложения соответствующих денежных вознаграждений в обмен за прилагаемые усилия до осознания, что внутреннее побуждение к действиям является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. Функция мотивации является важнейшей в руководстве людьми в организациях в демократическом обществе и строится на основе следующих принципов: сочетание личной и коллективной ответственности; дифференциации заработной платы в зависимости от сложности, ответственности и условий труда; достижение эффективности и справедливости; правомочности и др.

Функция контроля связана с непрерывным наблюдением, анализом, оценкой достижения поставленных целей и составлением на этой основе планов в следующем цикле управления. Сущность контроля проявляется в трех основных аспектах: установление параметров контроля; измерение и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами; корректировка отклонений от первоначального плана путем его пересмотра. К принципам контроля относятся: всесторонность; непрерывность; экономичность; ориентация на человеческий фактор.

Функции управления имеют три общих характеристики. Во-первых, они обладают единством цели. Во-вторых, они требуют принятия решений. В-третьих, для всех необходима информация и коммуникации. Вследствие того, что эти характеристики связывают все управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, цели, принятие решений и коммуникации в научной литературе по менеджменту часто называют интеграционными процессами.

Цель представляет собой идеальный образ состояния управляемой системы. Этот образ формируется на основе интересов работников, которые отражают их общность и благодаря которым люди объединяют свою деятельность и получают возможность удовлетворения оставшихся интересов, не совпадающих с общими. Менеджер обобщает эти интересы и ставит их в основу управленческой деятельности. Если поставленная менеджером цель отражает совпадающие интересы всех или большей части работников, то цель является интегрирующим фактором, объединяет людей, заставляет их искать рациональные варианты осуществления совместной деятельности, позволяет получать одни результаты за другими, связанные общим направлением в движении к цели. Именно поэтому цель и является интегрирующим фактором.