Ведомственные и негосударственные архивы

Функция обеспечения сохранности документов.

1. Создание условий, обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса работ по охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических условий.

2. Организация учета документов  в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архива. Представление государственной архивной службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояния дел.

3. Создание страхового  фонда копий на наиболее ценные  документы, категории которых определяются  Росархивом или соответствующим  архивным учреждением. Учет этих  документов и их страхового фонда.

4. Проведение при необходимости  работ по улучшению физико-химического  состояния документов (дезинфекция  и реставрация документов).

5. Топографирование документов  архива, обеспечивающее их быстрый  поиск в хранилище.

Функция подготовки документов к передаче на государственное хранение.

1. Кроме отбора наиболее  ценных документов, проводящегося  в ходе экспертизы ценности, архив  составляет и представляет (после  одобрения ЭК организации) на  утверждение ЭПК соответствующего  архивного учреждения годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

2. Подготовка к передаче  и передача на государственное  хранение документов с истекшими  предельными сроками ведомственного  хранения.

3. Составление научно-справочного  аппарата к документам, передаваемым  на государственное хранение с учетом его соответствия научно-справочному аппарату, к документам, переданным в госархив. Составление первичной исторической справки по истории фондообразования и дополнения к ней в соответствии с происшедшими в истории учреждения изменениями за период после последней передачи документов в госархив.

4. В архивах, хранящих  документы нескольких учреждений, проводится фондирование принятых  в архив дел и документов.

Функция использования документов.

Основная цель использования документов архива организации – дальнейшее развитие отрасли или отдельной организации, изучение опыта прошлого. С учетом этого архив проводит:

1) информирование руководителей  и работников организации о  составе и содержании документов, выявление документов по заданию руководства;

2) исполнение запросов  учреждений и заявлений граждан  социально-правового характера, выдачу  копий документов и архивных  справок, а также документов во  временное пользование заинтересованным  учреждениям и исследователям, работающим  в читальном зале;

3) организацию учета использования  документов архива.

Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве.

1. Архив организации является  основным каналом связи между  госархивом и учреждением –  источником комплектования госархива. Через ведомственный архив сотрудники госархива осуществляют контроль над организацией и состоянием документов в делопроизводстве и оказывают методическую помощь.

2. Заведующий архивом  как член ЭК проверяет качество  экспертизы ценности документов и оформления ее результатов в конкретных структурных подразделениях и подведомственных учреждениях.

3. Заведующий архивом  участвует в разработке сводной  номенклатуры дел учреждения, инструкций  по делопроизводству, ведомственного  перечня документов со сроками хранения, проектов типовых и примерных номенклатур дел структурных подразделений и подведомственных организаций, а также других методических пособий; участвует в подготовке предложений по изменению сроков хранения отдельных категорий документов или по установлению сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и ведомственными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел.

4. Заведующий архивом  или другие сотрудники участвуют  в организации и проведении  занятий по повышению квалификации работников делопроизводственной службы учреждения и подведомственных организаций, а также лиц, ответственных за архивы в подведомственных организациях.

5. Архив контролирует  качество составления номенклатур  в структурных подразделениях. Это важный этап работы по организации документов в делопроизводстве и экспертизе их ценности, так как на основе номенклатуры будут формироваться дела, и проставляться на обложках сроки хранения.

6. Архив систематически  проверяет формирование и оформление дел в соответствии с номенклатурой: порядок хранения дел и их сохранность в структурных подразделениях. В процессе проверки сотрудник архива инструктирует работника делопроизводства по всем вопросам работы с документами и оказывает ему необходимую помощь.

Проверки структурных подразделений такие проверки проводятся не реже одного раза в год.

Функции контроля и методической помощи архивам подведомственных организаций.

Архив вышестоящего органа системы осуществляет контроль и оказывает методическую помощь архивам подведомственных организаций. Плановые проверки проводятся не реже одного раза в пять лет.

1. Проверяются пригодность  помещения для хранения документов  и физическое состояние документов, систематичность поступления дел  из структурных подразделений  и их учет в архиве, наличие и качество описей дел, порядок их хранения, состояние документов по личному составу и имеющийся к ним справочный аппарат и т.п.

2. Совместно с работниками  делопроизводственной службы ведущей  организации проверяются правильность  составления номенклатуры и формирования дел в структурных подразделениях, порядок хранения документов в делопроизводстве, правильность составления завершительных надписей в делах, законченных делопроизводством, и итоговой записи в номенклатуре за минувшие годы.

3. Особое внимание уделяется  организации экспертизы ценности  документов, оформлению и утверждению  ее результатов.

4. Работники архива участвуют  в разработке методических пособий  для учреждений системы.

5. Архив вышестоящего  учреждения обобщает опыт работы архивов подведомственных организаций.

1.3 Права и ответственность  ведомственного архива

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

- требовать от структурных  подразделений своевременной передачи  в архив документов в упорядоченном состоянии;

- контролировать правила  работы с документами в структурных  подразделениях и организациях  – источниках комплектования  архива;

- запрашивать от структурных  подразделений и организаций  – источников комплектования  – необходимые для работы архива сведения;

- участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной  службой России, органами управления  архивным делом субъектов Российской  Федерации, федеральными архивами  Российской Федерации, по вопросам  архивного дела и документационного  обеспечения управления.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

- несоблюдение условий  обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное  уничтожение документов;

- необоснованный отказ  в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

- нарушение правил использования  документов и доступа пользователей  к документам, установленных законодательством.

1.4 Нормативно-правовая основа работы ведомственных архивов

Сегодня правовой основой создания архивов организации является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", где говорится, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

"Основные правила работы архивов организаций" являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы:

1) основные положения;

2) состав документов архива;

3) задачи и функции  архива;

4) права архива;

5) организация работы  архива.

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно – методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения.

1.5 Современное состояние  и перспективы развития ведомственных архивов

За время существования России как самостоятельного государства произошло несколько полных реорганизаций структуры федеральных органов, что естественно сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций.

История создания ведомственных архивов показывает, что появление их связано с объективными потребностями общества в сохранении использовании архивных документов до поступления на вечное хранение.

Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

Все три названных типа архивов в той или иной степени в настоящее время испытывают воздействие нескольких факторов.

Первый фактор – это законодательное регулирование их деятельности. Применительно к решению задач управления, главным последствием воздействия этого фактора стало обособление архивных служб отдельных государственных структур (Президента Российской Федерации, силовых ведомств, МИД, Госфильмофонда и др.) в системе организации ведомственных архивов.

Второй фактор – это организационная перестройка экономической, политической, социальной и интеллектуальной сфер жизнедеятельности российского общества. Он способствовал бурному росту различных видов негосударственных архивов, ограничению полномочий государственной и ведомственных архивных служб в отношении контроля над негосударственными архивами, породил известные трудности в решении вопросов, связанных с судьбами архивных документов негосударственного происхождения.

Третий фактор – изменение ценностных ориентиров жизнедеятельности общества, подчас противоречивое, что особенно характерно для переходных периодов, – привел отчасти к снижению общественного статуса ведомственных архивов и одновременно способствовал повышению престижа отдельных подвидов негосударственных архивов.

Четвертый фактор – концептуальная неготовность архивистов к пересмотру сложившихся, имевших давние традиции профессиональных представлений в новых политических и социально-экономических условиях.

Нынешняя ситуация предельно обострила накапливаемые годами проблемы ведомственного хранения и создала новые: нехватка площадей, перегруженность архивохранилищ, сокращение количества штатных работников.

За последние годы во многих министерствах и ведомствах утрачена подведомственная сеть. В прежнем виде "отраслевой" подход к работе с документами невозможен. Но, тем не менее, многие федеральные органы осуществляют общеотраслевую координацию деятельности подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения сохранности документов.

В последнее годы активизировалась деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение. Возникают новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение – хранение документов органами власти и организациями, в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями.

Глава 2. Негосударственные архивы

К категории частных (негосударственных) архивов относятся:

- архивы физических лиц;

- архивы предприятий, учреждений  и организаций, находящиеся в  частной собственности физических  лиц;

- архивы общественных  объединений, политических партии, религиозных объединений и организаций, действующих на территории государства.

-общественные исторические архивы.

2.1 Частные архивы.

Частные архивы сложились в дореволюционный период. Их можно разделить на частновладельческие фонды (хранили материалы имений, контор по управлению имениями, издательств) и на личные архивные фонды (состояли из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности одного лица).

В России ХУI – ХУII вв. значительное количество частновладельческих архивов: вотчинные, поместные, купеческие, архивы посадских людей и крестьян.

Многие руководители ведомств и учреждений наиболее важные дела хранили в личных архивах. Поэтому правительство принимало некоторые меры против переброски материалов из архивов правительственных учреждений в личные, для проверки личных архивов создавались комиссии. Но все эти меры носили эпизодический характер, а члены комиссии присваивали себе более ценные документы.

В настоящее время каждое физическое и юридическое лицо вправе создавать архивы для хранения документов, созданных в процессе их деятельности. Но каждое юридическое и физическое лицо несет ответственность за состояние и обеспечение сохранности ценного документа. Именно поэтому наше государство осуществляет попечение над негосударственными архивами.