Внутренняя и внешняя среда организации

Российский  государственный торгово-экономический  университет

 

Факультет ФРГБиУ

Курс 2

Группа 24

 

 

Доклад

по дисциплине «Менеджмент» по теме:

Внутренняя  и внешняя среда организации.

 

 

 

 

Работу выполнила  студентка:

Миленькая

Анастасия

Алексеевна

 

Преподаватель:

Проф. Москвитин  Г.И.

 

 

Москва 2011

Введение

Важнейшим понятием в менеджменте является организация. Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае если, среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации, но в это же время может быть источником проблем и даже ее гибели. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера. Поэтому основной задачей данной курсовой работы будет рассмотрение элементов внутренней и внешней среды организации, находящихся в постоянном взаимодействии. А также оценка и анализ этих факторов с помощью различных методов.

Организация –  группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения определенных целей или цели.

Каждая организация  имеет внутреннюю и внешнюю среду.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Внутренняя среда организации

Внутренняя  среда организации объединяет элементы, которыми располагают субъект и объект управления, т.е. заключает в себе потенциал, необходимый для ее функционирования. Она может быть как источником жизненной силы организации, так и причиной ее гибели. Основными составляющими внутренней среды организации являются цели, структура, задачи, технологии и люди.¹

1.1  Цели

Организация –  это по крайней мере с осознанными  общими целями. Организацию можно  рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям  выполнить коллективно то, чего они  не могли бы выполнить индивидуально.  Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремиться добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50% определяют успешность решения.

Основной целью  работы большинства организаций является получение прибыли. Прибыль – это ключевой показатель организации. Выделяют  три основных типа ориентации организации на прибыль:

• Ее максимизацию
• Получение «удовлетворительной» прибыли ,т.е. суть состоит в том, что  при планировании  прибыли она считается удовлетворительной если учитывается  степень риска
• Минимизацию прибыли

Данный вариант  обозначает резкое уменьшение ожидаемых  доходов наряду с понижением величины потерь.

Но не у всех организаций главной целью является получение прибыли. Это касается некоммерческих организаций, например, церквей или общественных фондов. Однако фирма может существовать только в условиях получения прибыльности.  Только вместо максимизации доходов рост прибыли выражен в других показателях:

• Удовлетворения потребителя или пользователя услуг
• Позиция на рынке, часто связанная с желанием рыночного лидерства
• Условия благосостояния работающих и развития хороших отношений среди персонала
• Публичная ответственность и имидж организации
• Техническая эффективность, высокий уровень производительности труда, придание особого внимания научным исследованиям и разработкам
• Минимизация издержек производства и т.д.

Подобное разнообразие направленности деятельности простирается дальше, поскольку крупные организации  имеют много целей.  Для того, чтобы получать, например, прибыль, бизнес должен сформулировать целив таких областях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей и даже социальная ответственность. Некоммерческие организации тоже имеют разнообразные цели, но, вероятно,  будут больше уделять внимание социальной ответственности.  Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие решения руководства.

1.2 Структура

Структура организации  отражает сложившееся в ней выделение отдельных подразделений, связи между ними и объединение подразделений в единое целое.

Структура организации  – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Разделение  труда присутствует в любой организации. В большинстве современных организаций  разделение труда вовсе не означает случайного распределения работ  между имеющимися людьми. Характерной  особенностью является специализированное разделение труда - закрепление данной работы за специалистами, т. е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Разделение управленческого труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству является наглядным тому примером. Разделение работы по производству автомобиля на многочисленные малые операции, такие, например, как установка фар, также можно рассматривать как конкретную специализацию труда.

Вертикальное  разделение труда, т. е. отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий, необходимо для успешной групповой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени управления, может иметь в своем подчинении нескольких руководителей среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эти руководители среднего звена могут, в свою очередь, иметь несколько подчиненных из числа линейных руководителей. Иерархия пронизывает всю организацию, спускаясь на уровень неуправленческого персонала.

Число лиц, подчиненных  одному руководителю, представляет собой  сферу контроля. Сфера контроля - это важный аспект организационной структуры. Если одному руководителю подчиняется довольно большое количество людей, то мы говорим о широкой сфере контроля, которая дает в результате плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, т. е. каждому руководителю подчиняется мало людей, можно говорить о многоуровневой структуре. В целом большие организации с плоской структурой имеют меньше уровней управления, чем организации сопоставимого размера с многоуровневой структурой.

На практике сфера контроля в организации часто варьируется в значительной степени, как по уровням управления, так и по функциональным областям.

Необходимость в координации, существующая всегда, становится поистине насущной, когда работа четко делится и по горизонтали, и по вертикали, как это имеет место в крупных современных организациях. Если руководство не создает формальных механизмом координации, люди не могут выполнить работу вместе. Без соответствующей формальной координации различные уровни, функциональные зоны и отдельные лица легко могут сосредоточиться на обеспечении своих собственных интересов, а не на интересах организации в целом.

1.3  Задачи

Еще одним направлением разделения труда в организации  является формулирование задач. Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно.

Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией. Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера - это в основном работа с людьми. В то же время задачи казначея корпорации в основном связаны с информацией.

Два других важных момента в работе - это частота  повторения данной задачи и время, необходимое  для ее выполнения. Машинная операция, например, может состоять в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз в день. Чтобы выполнить каждую операцию, требуется всего лишь несколько секунд. Исследователь выполняет разнообразные и сложные задачи, и они могут вовсе не повторяться ни разу в течение дня, недели или года. Для того чтобы выполнить некоторые из задач, исследователю требуется несколько часов или дней. В общем можно сказать, что управленческая работа носит менее монотонный, повторяющийся характер и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере перехода управленческой работы от низшего уровня к высшему.

1.4 Технология

Технология  как фактор внутренней среды имеет  гораздо большее значение, чем многие думают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в искомые продукты и услуги.

Технология  подразумевает стандартизацию и  механизацию. То есть использование  стандартных деталей может существенно  облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства которых не стандартизован.

В начале века появилось  такое понятие как сборочные  конвейерные линии. Сейчас этот принцип  используется почти повсеместно, и  очень сильно повышает производительность предприятий.

Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность требует тщательного изучения и классификации. Существует несколько способов классификации, я опишу классификацию по Томпсону и по Вудворд.

Классификация технологии по Джоан Вудворд пользуется наибольшей известностью. Она выделят  три категории технологий:

• Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно изделие.
• Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи.
• Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах. Примеры - переработка нефти, работа электростанций.

Социолог и  теоретик организации Джеймс Томпсон предлагает другие три категории технологий не противоречащие трем предыдущим:

• Многозвенные технологии, характеризуемые серией независимых задач, которые должны выполняться последовательно. Типичный образец - сборочные линии массового производства.
• Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми.
• Интенсивная технология характеризуется применением специальных приемов, навыков или услуг, для того чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство.

Нельзя назвать  какой-то один тип технологии лучше  другого. В одном случае может  быть более приемлем один тип а  в другом более подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

1.5 Люди

Люди являются основой любой организации. Без  людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его способности и т.п. Все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда. В этой связи менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от чего в большой степени зависит успех функционирования организации.

Внутренняя  жизнь организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, некоторые же, широко осуществляемые в других организациях процессы, могут либо отсутствовать, либо осуществляться в очень небольшом размере. Однако, несмотря на огромное разнообразие действий и процессов, можно выделить пять групп функциональных процессов, которые охватывают деятельность любой организации и которые являются объектом управления со стороны менеджмента. Данными функциональными группами процессов являются следующие: