Документаційне забезпечення в менеджменті та його значення в функціонуванні підприємства

1. Документаційне забезпечення в менеджменті та його значення в функціонуванні підприємства

 

1.1. Сутність та складові інформаційного забезпечення менеджменту

 

Інформатика і менеджмент на сучасному рівні розвитку суспільства не тільки взаємозалежні, а й взаємопов’язані. Так, за допомогою інформатики організовується повна і всебічна інформованість (інформаційне забезпечення) всього керівного складу і фахівців про внутрішній стан підприємства, процеси та явища в їхньому взаємозв’язку, які відбуваються або є на об’єкті управління, а також про зовнішнє середовище. Крім того, система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту дозволяє не лише своєчасно і повно інформувати менеджерів, а й надає їм можливість одержувати необхідні консультації при виробленні та прийнятті управлінських рішень завдяки системі «підказок», радників і т. ін.

Тож для вироблення та прийняття конкретного управлінського рішення той чи інший менеджер має бути забезпечений об’єктивною, повною, вірогідною і наданою в потрібний час релевантною інформацією. Зважаючи на те, що управління є процесом безперервним, він має безперервно отримувати таку інформацію. Але ж суб’єкт управління — керівна система, тільки тоді й може впливати на об’єкт управління — керовану систему, якщо вона (перша) буде безперервно одержувати повну й об’єктивну інформацію про її (другої) стан, процеси та явища, що відбуваються або є, а також про зовнішнє середовище, трансформуючи цю інформацію в управлінські рішення, команди тощо, які потім передає на об’єкт управління, коригуючи його поведінку та забезпечуючи повне і вчасне виконання завдання.

Первісний управлінський цикл, як відомо, починається зі збирання та обробки первинної інформації та закінчується одержанням (після аналізу) такої інформації (прийняттям рішення), яку треба передати на об’єкт управління для виконання, а потім і проконтролювати виконання рішення. Потреба в інформації різних ланок, суб’єктів управління неоднакова і визначається насамперед тими завданнями, які виконує в процесі управління той чи інший менеджер на основі повноважень або посадових прав і функціональних обов’язків, які він має. Ця потреба завжди конкретна завдяки конкретній задачі, яку вирішує даний менеджер.

Обсяги та зміст інформації, потрібної різним менеджерам (суб’єктам управління), залежать також від:

• масштабу й важливості управлінського рішення, яке приймає той чи інший менеджер;
• кількості й характеру параметрів, які керуються і регулюються в керованій системі (об’єкта управління);
• кількості варіантів можливого стану й поведінки керованої системи (об’єкта управління);
• величини та різноманітності спричинюваних внутрішніх і зовнішніх дій;
• кількості та якості показників, які характеризують результати роботи системи;
• структури системи управління й кількості рівнів у ній, тобто ієрархічності;
• інших.

Система об’єктивного інформаційного забезпечення менеджменту, як і будь-яка інша інформаційна система, включає як складову частину інформаційну базу.

Інформаційна база, яка є сукупністю певним чином організованої, збережуваної та контрольованої інформації, зафіксованої на різних носіях, і що відображає стан і процеси, які відбуваються на об’єкті управління та його зовнішньому середовищі, включає дві частини:

• позамашинну інформаційну базу;
• машинну інформаційну базу.

Позамашинна інформаційна база — це перша (вхідна) частина інформаційної бази системи, яка являє собою сукупність організованої, збережуваної та контрольованої достовірної і точної інформації (вона зафіксована на різних документах-носіях, що безпосередньо сприймаються людиною) і яка відображає стан і процеси, що відбуваються на об’єкті управління та в зовнішньому середовищі, що впливає на цей об’єкт. Така сукупність інформації призначена для формування машинної інформаційної бази.

Машинна інформаційна база — це друга частина інформаційної бази системи, що являє собою сукупність інформаційних масивів, сформованих на основі даних позамашинної інформаційної бази, які зберігаються на машинних (магнітних та ін.) носіях та в пам’яті ЕОМ.

 

1.2. Документування управлінської діяльності підприємства

 

Документообіг - рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки.

Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому.

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).

Вимоги до потоків документів:

1) рух  документів   повинен бути прямоточним, тобто  виключати непрямі маршрути;

2) принцип  однократного перебування документа  в одному структурному підрозділі  чи в одного виконувача. Різні  операції по обробці документів  слід виконувати паралельно, щоб  скоротити час перебування у  сфері діловодства та підвищити  оперативність виконання.

При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Схема документообігу представлена на рис. 1 для підприємства з обсягом документообігу від 25 до 100 тис. документів на рік.

Рис. 1.1. Схема документообігу підприємства

 

Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності , особовому складу).

Обсяг документообігу - кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу.

 

1.3. Створення управлінських документів

 

Другий розділ закону України «Про діловодство» розповідає про створення управлінських документів та організація роботи із службовими документами.

Згідно закону існують такі вимоги до створення управлінських документів:

1. Створювані суб'єктом організації  діловодства управлінські документи  повинні відповідати правовому  статусу суб'єкта організації  діловодства. Органи державної влади  та органи місцевого самоврядування  створюють управлінські документи  в межах своїх повноважень.

2. Управлінські документи суб'єкта  організації діловодства повинні  відповідати уніфікованим формам, які встановлюються національними  стандартами, нормативно-правовими  актами. Перелік класів управлінських  документів визначається Державним  класифікатором управлінської документації, який затверджується спеціально  уповноваженим центральним органом  виконавчої влади у сфері стандартизації.

3. Склад реквізитів управлінських  документів встановлюється національними  стандартами, а також нормативно-правовим  актами, виданими відповідними центральними  органами виконавчої влади, іншими  органами виконавчої влади.

4. Матеріальний носій інформації  управлінського документа, способи  та засоби її фіксування повинні  забезпечувати збереженість документа  протягом визначеного строку  його зберігання.

Щодо організації роботи із службовими документами, то тут існують такі вимоги:

1. Передача суб'єктом організації  діловодства службових документів  іншому суб'єкту організації діловодства  чи фізичній особі та одержання  суб'єктом організації діловодства  службових документів від іншого  суб'єкта організації діловодства  чи фізичної особи здійснюється  засобами поштового, електронного  зв'язку або кур'єрськими службами.

2. Службові документи незалежно  від виду матеріального носія  інформації функціонують в системі  діловодства на єдиних організаційних  та правових засадах.

3. Службовий документ повинен  бути розглянутий суб'єктом організації  діловодства у строк не пізніше  ніж 30 днів з моменту його надходження, якщо інше не передбачено законодавством.

4. Завдання, визначене у службовому  документі, виконується у встановлений  строк.

Щодо користування службовими документами та використання інформації:

1. Користування службовими документами  суб'єкта організації діловодства  та використання інформації, яку  вони містять, здійснюється згідно  із законодавством та відповідно  до інструкції з діловодства, затвердженої керівником суб'єкта  організації діловодства.

2. Суб'єкти організації діловодства  та фізичні особи мають право  одержувати копії службових документів, довідки та витяги із службових  документів у порядку, передбаченому  законодавством.

3. Вилучення оригіналів  службових документів із документаційного фонду суб'єкта організації діловодства органами державної влади має бути тимчасовим і лише у випадках, передбачених законом.

 

1.4. Документообіг та його складові

 

Документообіг включає в себе декілька етапів приймання, обробка, розподіл, реєстрація, передача, доставка, контроль виконання.

Приймання документів. Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума.

В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис «особисто» чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії.

Якщо виявлено пошкодження конверта необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі.

Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян.

Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю.

Розгляд документів. Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідаю до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно.

У ході попереднього розгляду документів варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів.

Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення. Інші документи передаються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції.

З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.

Реєстрація документів. Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документ із закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації.

Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.