Информационная система в управлении предприятием

- осуществление организационных  мероприятий и контроль за соблюдением законодательства по охране труда в подведомственных учреждениях образования;

- обеспечение выполнения действующего  законодательства, регулирующего защиту  прав и интересов детей-сирот  и детей, оставшихся без попечения  родителей, и усыновленных детей;

- готовит материалы, связанные  с защитой прав и интересов  детей, оставшихся без попечения родителей, и детей, находящихся в социально опасном положении, в суды, органы прокуратуры и другие государственные органы;

-осуществляет контроль за условиями проживания детей-сирот, оставшихся без попечения родителей, и усыновленных детей, а также за сохранностью жилых помещений и имуществ, закрепленных за данными категориями детей;

-создание системы оперативного  информирования учреждений образования  об инновациях в образовательном процессе, в управлении системой и учреждениями образования, стимулирование экспериментальной и инновационной деятельности, научно-методических исследований в сфере образования;

- осуществление деятельности, связанной  с оздоровлением детей;

- подготовка предложений для  включения в проект бюджета  города в части планируемых  расходов на образование; контроль  за целевым и рациональным  расходованием учреждениями образования  бюджетных средств, провидение первичного контроля финансово-хозяйственной деятельности;

- обеспечение сохранения и развития  сети, создание условий для развития  материальной базы учреждений  образования;

- централизованная закупка в  пределах полномочий оборудования, технических средств обучения, иных  материальных ценностей для обеспечения образовательного процесса учреждениями образования;

-формирование заказа и организация  снабжения учреждений образования  учебниками, учебной литературой, учебно-методическими  материалами, бланками строгой отчетности;

- представление в установленном порядке государственной статистической отчетности, в том числе Министерству образования Республики Беларусь;

- учреждает грамоты и дипломы  отдела образования;

- запрашивает в пределах своей  компетенции и получает от  руководителей и специалистов государственных органов и иных организаций необходимую информацию.

В отделе образования создается Совет отдела в составе начальника отдела образования, его заместителя, а также работников отдела образования, учреждений образования, находящихся в оперативном управлении и иных организаций.

Численность и персональный состав совета отдела образования утверждается администрацией района.

Совет отдела образования рассматривает важнейшие вопросы развития образования, воспитания и охраны детства, обсуждает вопросы деятельности отдела образования, подчиненных организаций и другие.

Отдел образования возглавляет начальник. Назначение на должность начальника отдела образования осуществляется распоряжением главы администрации Ленинского района г.Бреста по согласованию с Брестским горисполкомом, Брестским облисполкомом, Министерством образования Республики Беларусь.

Работники отдела образования назначаются на должность начальником отдела в порядке установленном законодательством Республики Беларусь.

Имущество отдела образования, учреждений образования составляют основные фонды, оборотные средства и материальные ценности, которые находятся на балансе отдела образования.

За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей работники отдела образования несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Беларусь

 

 

          2.2 Моделирование проблемы в ООА Ленинском районе г.Бреста

В отделе образования существует множество структур: учебно-методический кабинет, централизованная бухгалтерия и инженерно-хозяйственная группа.

Рассмотрим проблему информационной системы в управлении  на примере  централизованной  бухгалтерии отдела образования Ленинского района г.Бреста. 

В централизованной бухгалтерии существуют своя структура (Приложение 1): главный бухгалтер, заместители главного бухгалтера, группа учета материальных ценностей, группа по учету финансово-расчетных операций, касса, группа по учету родительской платы, группа по расчетам с рабочими и служащими и планово-экономический отдел. Все эти подразделения взаимосвязанные между собой и передают информацию от одной группы в другую, при помощи бумажных носителей или по локальной сети.

Для организации и осуществления деятельности централизованной бухгалтерии в организации внедрен программный комплекс «МАП», при помощи которого каждая группа осуществляет работу в пределах своих распределенных обязанностей.

Главный бухгалтер при помощи МАПа видит информацию, касающуюся финансов отдела образования, информацию, которая необходима для составления бухгалтерского баланса и составления отчетов в налоговую. Кроме того, посредством указанного программного комплекса осуществляется планирование закупок, составляются отчеты по обязанным лицам перед государством, а также производится контроль деятельности всех групп отдела образования.

Заместители главного бухгалтера, пользуясь МАПом, разносят банк, контролируют казначейские выплаты и выплаты по заработной плате, сводят сличительные ведомости, составляют главную книгу на конец месяца, а также видят информацию, касающуюся работы родительской оплаты и финансово-расчетной группы.

В группе по учету финансово-расчетных операций происходит расчет с подрядчиками и поставщиками. При помощи МАПа сотрудники отслеживают финансовую деятельность отдела образования, заключают договора с арендаторами и производят их расчет (начисление оплаты за пользование помещениями, начисление коммунальных услуг), а также контролируют деятельность подведомственных учреждений по оказанию платных услуг.

Группа учета материальных ценностей с помощью МАПа оприходует поступившие материалы согласно накладным, следит за их перемещением между учреждениями отдела образования, производит списание оборудования, исходя из срока его использования, а также производит инвентаризацию в учреждениях на бумажных носителях, после чего сверяет наличие материальных ценностей по бухгалтерским данным в программном комплексе «МАП».

При помощи МАПа производится начисление заработной платы, на группе по расчетам с рабочими и служащими. Работники сверяют штатное расписание, оклады работников, табеля рабочего времени. Кроме того, производится расчет заработной платы, премии, отпускных, пособия по временной нетрудоспособности, начисление налогов. Сотрудники группы производят удержание алиментов с работников учреждения образования, следят за своевременным исполнением исполнительных листов, готовят сведения и отчеты в суды, составляют отчеты в Белгосстрах и ФСЗН.

Группа по учету родительской платы рассчитывает при помощи МАПа расход продуктов питания, составляет расчет потребности в продуктах питания на одного ученика, контролирует правильность составления меню, распределяет по учреждениям необходимое количество продуктов питания, в конце месяца составляет расчет оплаты за питание.

Планово-экономический отдел производит тарификацию, расчет потребления электроэнергии, сверяет правильность принятия работника на должность по приказу (оклад, тариф, коэффициенты и т.п.), вносит данные в тарификацию по работнику. составляет штатное расписание, калькуляции. По данным МАПа составляются статистические отчеты (отчет по труду, отчет по заработной плате, отчет по кадрам и т.п.), распределяются финансовые средства между учреждениями, составляются сметы расходов.

Касса производит расчет с работниками за отработанное время, выдает наличные средства при расчете за увольнение, принимает денежные средства за питание, телефонные разговоры, плату за путевки. В конце рабочего дня составляется отчет для проверки.

Каждая группа в централизованной бухгалтерии пользуется комплексом «МАП». Но в каждой группе видна информация только по соответствующему участку работы. Именно поэтому программный комплекс «МАП» не очень удобен в использовании такого подразделения, как централизованная бухгалтерия с ее структурой.

Каждая группа в конце месяца делает отчет, по своему участку. Но так как группы взаимосвязаны, им необходимы данные не только по своему участку, но и по участку других групп. В МАПе же видны только данные конкретного участка, остальные данные необходимо самостоятельно рассчитывать, либо же спрашивать у той группы, чьи данные используются. Но это не всегда удобно, и иногда данные коверкаются и искажаются, что не очень полезно в этой структуре.

Таким образом, мы видим, что программный комплекс «МАП» не очень удобен. Работники отвлекаются от своей работы, после чего, приступая к работе, и допускают ошибки, что для бухгалтерии это не очень выгодно. Программный комплекс «МАП» не всегда показывает необходимые данные, и многие необходимо рассчитывать вручную самостоятельно.

Еще одним недостатком комплекса МАП является отсутствие информации о пользователе, вносившем изменения в существующие данные. Внесенные неправильно данные по работникам отдела образования нельзя исправить после его увольнения, что в свою очередь искажает данные в бухгалтерском учете и приводит к возникновению ошибок.

 

 

          2.3 Решение проблемы в ООА Ленинского района г.Бреста

В отделе образования существует ряд проблем, которые необходимо решать по мере их возникновения.

Первая проблема, которую необходимо решить, это замена устаревшей системы комплекса программы «МАП» на более выгодную программу. Исходя из недостатков МАПа, предлагается установить в отделе образования «1:С Бухгалтерию».

В «1:С Бухгалтерии» расширен доступ к данным. Поэтому каждая группа сможет видеть необходимые для нее данные.

 В предлагаемом программном комплексе бухгалтерский и налоговый учет ведется в соответствии с действующим законодательством. Состав счетов, организация аналитического, валютного, количественного учета на счетах соответствуют требованиям законодательства по ведению бухгалтерского учета и отражению данных в отчетности. При необходимости пользователи могут самостоятельно создавать дополнительные субсчета и разрезы аналитического учета.

В 1:С Бухгалтерии отражены все счета бухгалтерского учета. Показаны все оборотно-сальдовые ведомости. Эта программа доступна и проста для пользования в бухгалтерии.

В 1:С Бухгалтерии возможно ведение кассы. В программе предусмотрены расходные кассовые ордера, платежные ведомости и книга кассира. После чего в конце рабочего дня все документы, в том числе отчет кассира распечатываются и сшиваются. Кассир в течение рабочего дня может контролировать свои остатки и своевременно устранять недостачу или излишки. Что не скажешь о комплексе МАП, ведь учет кассир ведет вручную.

Многие отчеты по заработной плате в обновленной версии 1:С бухгалтерии, находятся в печатной форме, где автоматически рассчитываются и формируются данные, красным указываются ошибки бухгалтера, и где их необходимо устранить.

Для планово-экономического отдела 1:С бухгалтерия более выгодна и удобна в применении. Все необходимые данные для статистических отчетов работники отдела смогут брать непосредственно на своем рабочем месте, Работать с теми данными, которые предусмотрены по экономическому участку. Также в 1:С бухгалтерии они могут работать с тарификацией, вносить данные по работнику непосредственно сами, без участия группы по расчетам с рабочими и служащими, а также следить за правильностью  внесенных данных.

В 1:С бухгалтерии главный бухгалтер может видеть все операции работника отдела образования, совершаемые за день, прослеживать правильность составления бухгалтерских отчетностей и бухгалтерских проводок. Также главный бухгалтер может непосредственно видеть, какой участок допустил ошибку в своей работе и своевременно ее устранить.

Группа учета финансово-расчетных операций с помощью 1:С Бухгалтерии с легкостью может отслеживать расчеты с поставщиками, подрядчиками, отслеживать своевременное поступление материалов в учреждения образования. С помощью этой программы с легкостью можно выставлять счета за аренду помещений и коммунальные услуги, отслеживать их своевременную оплату по  выставленным счетам, чего не скажешь о программном комплексе «МАП», ведь учет ведется вручную.

Таким образом, внедрение 1:С Бухгалтерии необходимо для централизованной бухгалтерии отдела образования. Это позволит оптимизировать работу сотрудников в части составления отчетности и передачи информации.

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Информационная система — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. 
         Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации компьютера. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление. 
         Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.