Информационное обеспечение процессов управления

 Биологическая, психологическая,  личностная, идеологическая и т.п.  социальная информация, связанная  с Человеком, здесь присутствует  только в превращенной форме  обезличенных унифицированных технико-технологических  расчетных нормативов, обусловливающих  безопасные для жизни работника как биосистемы условия труда [3, с. 251].

К этому же виду информации можно отнести организационно-функциональную информацию, регламентирующую распределение  функциональных управленческих задач, полномочий (прав) и ответственности  по функциональным подразделениям организационной  структуры системы управления.

Подобная информация реализуется  в форме различного рода приказов о распределении полномочий высшего  управленческого персонала, положений  о специализированных функциональных отделах и службах, должностных  инструкций по отдельным позициям в  системе управленческой деятельности и т.п.;

в) организационно-экономическая информация, представляющая собой формализованное нормативное описание организационных взаимосвязей в календарном разрезе времени, выступающих в форме экономических (стоимостной интерпретации натурального, материально- вещественного, продуктового товарообмена) и хозяйственных (денежных наказаний и поощрений в форме штрафов, пени, неустоек, льгот и т.п. за соблюдение или нарушение условий товарообмена) отношений. В связи с тем, что основой организационно-экономической информации является абстрактная, неструктурная информация, она обладает целым рядом отличительных особенностей [Там же,c. 252].

Так как абсолютно все  ресурсное (материально-сырьевое, энергетическое, трудовое, техническое, информационное) обеспечение организационной деятельности любых организаций как социальных деятельностных систем осуществляется извне, из окружающей среды– организованной экономической метасистемы общества, поэтому организационно-экономическая информация в ее нормативно-регламентационной основе является только общегосударственной, то есть универсальной, применимой для всех организаций с небольшой спецификой по отдельным типам и классам организаций.

Именно поэтому она  выступает в форме универсальных  общественных (государственных, региональных) стандартов – нормативно-правовых актов: сводов (кодексов) законов, отдельных законов, указов, постановлений и т.п. органов государственной власти различных уровней (отраслевых, региональных, муниципальных и т.п.) [16, c. 110].

В связи с тем, что организационно-экономическая  информация является основой организованности (упорядоченности) жизнедеятельности  всего общества в целом или  отдельных крупных сообществ  в виде отдельных государств, она  неизбежно несет в себе отпечаток  политического устройства общества, морально-этических, национальных обычаев, традиций, социальных мифов и т.д., то есть является отражением цивилизованности общества в целом.

2 Текущая, оперативная информация, включающая в свой состав:

а) сведения об актуальном состоянии управляемого объекта, то есть о состоянии производственных и организационных процессов и их составляющих элементов. К этому виду информации относятся различные технико-экономические показатели оперативного контроля и учета;

б) текущие сведения, характеризующие динамику ситуаций окружающей среды, оказывающие возмущающие воздействия на организационные процессы деятельности и требующие соответствующих решений по адаптации организационной деятельности. К такого рода информации относятся оперативные сведения о природно-климатических явлениях, об основных параметрах (номенклатуре, объемах, ценах, замещаемых продуктах, конкурентах, поставщиках и т.п.) состояния на данный момент времени рынков трудовых, материально-сырьевых, финансовых ресурсов, рынка инвестиций, ценных бумаг, капитального строительства, интеллектуального продукта, включая рынок техники и технологий, и т.п.

3 Отчетная («архивная»), ретроспективная по календарным периодам, фактическая, статистическая информация, включающая в себя накапливаемые учетные, отчетные сведения о прошлых состояниях организации, ее элементов и окружающей среды в разрезе технико-экономических показателей и параметров, указанных в п.2, и необходимых для анализа и прогноза как внешней ситуации, так и организационных изменений.

4 Инструктивно-методическая информация, включающая в свой состав:

а) методические указания, определяющие операциональную технологию, алгоритмы, математические модели решения отдельных функциональных задач, формулы и последовательность выполнения расчетов, разработки технологии процессов и т.п.;

б) методические указания по разработке и технико-экономическому обоснованию различных управленческих решений, проектов и т.п.;

в) инструктивно-методические материалы, устанавливающие последовательность, способы и методы осуществления отдельных операций;

г) инструктивно-методические указания, регламентирующие формы рабочей управленческой документации, правила их заполнения и оформления;

д) инструкции по эксплуатации и использованию организационной техники (ЭВМ, средств связи, обработки, накопления, хранения, защиты и передачи данных, размножения и уничтожения информации и т.п.) в системе управления, по разработке и использованию программного обеспечения («программных продуктов») [16, 114].

5 Рабочая документация организационных проектов системы управления, включающая в свой состав, помимо указанных в п.4:

а) проекты (схемы) организации индивидуальных и групповых рабочих мест в системе управления;

б) технические проекты проводной, радио, электронной, космической связи, автоматизации процессов управления;

в) проекты информационных и автоматизированных систем;

г) схемы организационных структур и штатные расписания системы управления и отдельных функциональных подразделений;

д) схемы документооборота, схемы информационных связей, оперограммы отдельных документов, проекты систем делопроизводства, контроля исполнения управленческих решений и архивации информации;

е) макеты и рабочие формы типовых, стандартных и унифицированных документов и т.п. [16 с. 115].

Таким образом, при рассмотрении вопросов информационного обеспечения  системы управленческой деятельности определяется вся информация, необходимая  и достаточная для решения  управленческих задач.

 

1.3 Организация информационного обеспечения на предприятии

 

Как показывает практика, наибольший эффект достигается не в результате оптимизации решения задач, а  от рациональной организации информационного  обеспечения и системы обработки  данных за счет структуризации и упорядочения информации по уровням управления при  соблюдении следующих принципов:

- достоверности информации и отсутствии искажений при ее обработке, трансформации при передаче по уровням управления;

- своевременности информации. Информация должна быть обеспечена в нужное время, иначе она вообще перестает быть информацией как таковой;

- однократности ввода исходной информации и многократности ее использования;

- достаточности информации на каждом уровне управления и в каждом структурном подразделении. Как правило, достаточность информации обеспечивается за счет определенного уровня ее избыточности;

- мобильности (гибкости) изменения содержания информации и информационных потоков;

- системности и соответствующей трансформируемости информации как «по вертикали», то есть по уровням организационной структуры управления, так и «по горизонтали», то есть по специализированным функциям управления, при помощи технико-экономических, организационно-экономических, социально-экономических и т.п. «трансляторов перевода» [8, c. 80].

В соответствии с указанными принципами структура информационного  обеспечения формируется в соответствующие  информационные массивы, которые классифицируются в зависимости от признаков: по семантике (смыслу), содержанию, технологии использования, носителям информации, техническим  характеристикам.

Обычно выделяют следующие  типы информационных массивов: постоянные, вспомогательные, промежуточные, текущие  и служебные.

Постоянные массивы (массивы  постоянных данных, «база данных») формируют до начала функционирования системы обработки данных. Они содержат директивные правовые, нормативно-справочные и другие редко изменяющиеся сведения [10, c. 150].

Вспомогательные массивы  являются производными постоянных массивов. Они представляют собой структурированные  по уровням и функциям управления массивы постоянных данных. Их получают из последних не расчетами, а логическими преобразованиями типа: сортировки, выделения, выборки, объединения, группировки и т.п.

 Во вспомогательных  массивах нет никакой другой  информации, кроме той, которая  содержится в одном или нескольких  постоянных массивах, но только  в ином структурированном виде.

Промежуточные массивы содержат информацию, которая возникает на стыке различных задач или  этапов решения одной задачи, как  результат предыдущего расчета  и как исходный материал для последующего [5, c. 66].

Текущие массивы содержат переменную рабочую информацию о  состоянии управляемого объекта  или процесса во времени. В отличие  от вспомогательных и промежуточных  массивов, которые формируются на основании данных постоянных массивов, текущие массивы в большинстве  случаев формируются на основе первичных  документов (или данных первичного учета).

Служебные массивы содержат информацию, необходимую для переработки  всех вышеуказанных массивов. В служебных  массивах содержатся программы ЭВМ, каталоги системы информационных массивов, трансляторы, машинные справочники, алгоритмы  решения управленческих задач и  т.д.

Структура и уровень информационного  обеспечения (то есть состав и содержание информационных массивов), по существу, определяют уровень информационной системы управления в целом и  качество комплексных или локальных  подсистем, то есть возможность решения  всего комплекса или только отдельных  функциональных управленческих задач  [7, c. 55].

Особенно ярко это проявилось при создании так называемых автоматизированных систем управления (АСУ). С появлением электронно-вычислительной техники  с большим объемом памяти и  достаточно большим быстродействием  предпринимались неоднократные  попытки создания АСУ, включающих в  свой состав весь комплекс управленческих задач организации в целом  и базирующихся на единой общей базе данных (АСУ «всей организации»).

 Как правило, все попытки оказались неудачными по целому ряду причин: невозможность формализованно и алгоритмизированно описать целый ряд вероятностных стратегических задач, отсутствие необходимого математического аппарата для описания многофакторных комплексных динамических моделей организационной деятельности в целом, недостаточность трансляционных языков для перевода и взаимосвязи параметров различных функциональных задач и т.д. [8, c. 135].

Однако в качестве основной причины подобных неудач является невозможность  и экономическая нецелесообразность создания информационного обеспечения  системы управления на основе единой, общей базы данных. Это обстоятельство обусловлено целым рядом факторов [18, c. 97]:

- большой объем единой базы данных требует значительных трудозатрат и соответственно продолжительности ее формирования;

- длительность формирования единой базы данных приводит к невозможности ее использования вследствие высокого уровня динамичности нормативной основы прежде всего экономических показателей и параметров, устаревания нормативных данных этой базы к моменту ее окончательного создания. То есть время создания единой базы данных не позволяет своевременно отражать объективную (независимую от организации) динамику информации о внешней среде;

- взаимосвязи и взаимозависимости различных показателей и параметров единой базы данных требуют осуществления постоянного мониторинга и оперативной ее корректировки («ведения» базы данных), что в результате значительных трудозатрат по ее обновлению затрудняет или вообще не позволяет оперативно ею пользоваться, или снижает достоверность и точность расчетов;

- невозможность полностью структурировать всю базу данных вследствие большого разнообразия «элементарных единиц нормативной информации», включаемых в единую базу данных и отсутствия в настоящее время достаточного количества трансляционных «языков» для «перевода» параметров различных функциональных задач из-за несовпадения объектов и предметов классов и видов функциональной управленческой деятельности не позволяет обеспечить системное формирование единой базы данных. При невозможности системного формирования единой базы данных теряется целесообразность и смысл ее создания.

Именно поэтому в практике управления в настоящее время  сложился подход построения локальных  АСУ решения отдельных функциональных задач, решения комплекса задач  на отдельных специализированных рабочих  местах в системе управления, с  соответствующей базой данных и  программным обеспечением: технологические  производственные процессы (АСУ ТП), автоматизированные рабочие места (АРМ конструктора, АРМ бухгалтера), автоматизированные системы проектирования (САПР, АВС (автоматизированное выполнение смет), система управления перевозками (СУПЕР) и т.д.).

 Чаще всего локальные  системы ориентированы на специализированные  локальные задачи в основном  учетного, отчетного и расчетного  характера с использованием персональных  компьютеров (бухгалтерского учета – «С-1 бухгалтерия», система «нуль-дефицит» – учет движения материалов на складе и т.п.) [18, c. 98].