Информационные технологии в менеджменте

• набор и модификация неформатированной алфавитно-цифровой информации;
• форматирование символов с применением множества шрифтов TrueType разнообразных стилей и размеров;
• форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски);
• форматирование документа в целом (автоматическое создание оглавления и разнообразных указателей);
• проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.

Кроме того, в процессоре MS Word реализованы возможности технологии связывания и встраивания объектов, которые позволяет включать в документ текстовые фрагменты, таблицы, иллюстрации, подготовленные в других приложениях Windows. В программе собрана уникальная коллекция таких оригинальных решений как: система готовых шаблонов и стилей оформления; изящные приемы создания и модификации таблиц; функции автотекста и автокоррекции; форматная кисть; пользовательские панели инструментов; макроязык; оформление абзацев, таблиц, рисунков с помощью линий, рамок, узоров и других элементов графической природы. 
Основной недостаток MS Word - низкая производительность при наборе чернового текста, так это слишком универсальная программа и высокая трудоемкость при вводе сложных математических выражений, химических формул. 

Серьезными конкурентами программы MS Word являются StarWriter – компонент системы StarOffice и Лексикон, входящий в состав «Русского офиса» от фирмы «Арсеналъ». В текстовом процессоре StarWriter значительно лучше, чем в Word, реализована работа со стилями — их можно выбирать из «плавающей» панели стилей в правой части экрана, а внесение любых изменений в стиль становится делом пары секунд. Библиотека стилей, включенная в StarWriter, превосходит аналогичную в MS Word. Меню StarWriter практически не отличается от меню программы Microsoft Word, так что переходить от одного продукта к другому можно без малейшего труда.

Набор основных функций у обоих процессоров схож: автоматическая расстановка переносов, автозамена, проверка орфографии (хотя стилистические модуль и тезаурус у StarWriter отсутствуют). В полуавтоматическом режиме можно создавать различные указатели и оглавления, помечать важные элементы текста специальными закладками. Все эти функции у программы StarWriter, более доступны, так как в программе Microsoft Word некоторые из них находятся в меню третьего 
или четвертого уровня. В списке поддерживаемых процессором форматов можно выделить следующие: .TXT, .RTF, .HTML и .DOC модификаций Word 97/2003. Пакет программ StarOffice находит применение в бюджетных и образовательных организациях, которые не всегда смогут позволить себе приобретать дорогостоящий Microsoft Office, а использовать «пиратские» копии просто не имеют права. 
Самым популярным отечественным программным продуктом в классе процессоров является программа Лексикон – классический многооконный текстовый процессор. Новый вариант этого программного продукта Лексикон-XL, позволяет работать и с электронными таблицами, отчасти заменяя, таким образом, Microsoft Excel. По сравнению с программой MS Word программа Лексикон имеет меньше возможностей, которые, тем не менее, могут удовлетворить потребности домашнего пользователя и сотрудника малого офиса. Преимуществом программы является то, что в поставку Лексикона включен комплект оригинальных русскоязычных шрифтов от фирмы «Арсеналъ», имеются функции, добавленные для большей комфортности работы в российских условиях, например, возможность быстрой перекодировки фрагмента, ошибочно набранного латинскими буквами в нормальный русскоязычный вид.

В программе Microsoft Word эту функцию можно реализовать только с 
помощью макросов. За счет настройки на российские стандарты делопроизводства Лексикон превосходит даже Microsoft Word, так как снабжен громадной библиотекой (более 100) готовых шаблонов документов, применяемых в отечественном делопроизводстве – договоров, отчетов, справок, актов и многих других, поэтому он хорош для работы в малом офисе.Недостатком Лексикона является отсутствие функции автоматической проверки орфографии, пунктуации (только по команде пользователя) и автоматической замены сочетания букв на целое слово или словосочетание по выбору пользователя (Автозамена); возможности создания таблиц и работы с нестандартным форматом бумаги (отличным от А4). Имеются также недостатки интерфейса программы Лексикон, например, отсутствие (в обычном режиме) линеек, бегунков, устанавливающих границы абзаца, необходимость выполнения многих операций через пункты главного меню программы, а не через привычные кнопки панелей инструментов.К третьей группе можно отнести специализированные продукты: всевозможные средства разработки Web, процессоры с функцией исправления текста после принудительных перекодировок, процессоры с возможностью ввода текста на восточных языках, специализированные программы для набора математических, физических и химических формул и др.Для верстки текстов с большим количеством математических и химических формул может быть использована издательская система LaTex, созданная американским программистом Лесли Лэмпортом. Эта система работает на базе специализированного языка программирования ТеХ, который разработал американский математик Дональд Кнут. В настоящее время формат TeX является мировым стандартом подготовки научных публикаций, в которых интенсивно используются формулы. При этом знание самого языка TeX не требуется.Наряду с системой LaTex распространены макропакеты PlainTeX и AMS-TeX. Макропакет PlainTeX используется на практике как средство для обмена текстами с формулами, а AMS-TeX – это издательская система, ориентированная на узкий круг приложений – верстку научных статей для математических журналов и книг.Для создания документов с большим количеством математических, физических и химических формул может быть использована программа LyX. Данный продукт представляет собой визуальную среду для подготовки документов в формате LaTeX. Программа LyX имеет привычный интерфейс профессионального текстового процессора и позволяет создавать документы сложной структуры, насыщенные графикой. Поддерживается стилевая разметка текста, вставка сносок, колонтитулов, таблиц. Имеются генератор содержания и встроенная многоязычная поддержка. Интерфейс может быть на нескольких языках, в том числе и русском. Недостатком является сложность файлового обмена. Помимо собственного формата и TeX/LaTeX, можно читать и записывать только документы в форматах TXT и HTML. Windows-версия LyX сложна в установке и настройке и требует наличия громоздких компонентов, таких как компилятор TeX, среды эмуляции XWindows и многих других.

1.3 Настольные  издательские системы

Настольные издательские системы (desktop publishing, пакеты DTP или НИС) представляют собой комплекс аппаратных и программных средств, предназначенных для компьютерного набора, верстки и издания текстовых и иллюстративных материалов. Системы этого класса предназначены не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов. Программы НИС позволяют легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размер отступов, дают возможность комбинировать различные шрифты, работать с материалом до получения полного удовлетворения от внешнего вида, как отдельных страниц (полос), так и всего издания. По ряду функциональных возможностей пакеты НИС аналогичны лучшим текстовым процессорам, и граница, разделяющая их, становится все незаметнее. Однако пакеты НИС отличаются от текстовых процессоров двумя важными характеристиками. Во-первых, они имеют более широкие возможности управления подготовкой текста, например сжатие и растяжение строк, вращение текста и изменение расстояний между строчками и абзацами с очень маленьким шагом приращения и т.д. Во-вторых, подготовленные в пакете НИС материалы выглядят изданиями высшего уровня качества, а не просто изящными распечатками.Системы подготовки текстовых документов этого класса можно разделить на две подгруппы:

1. настольные издательства профессионального уровня;
2. издательские системы начального уровня.

Системы первой подгруппы предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой. К ним относяся QuarkXPress,FrameMaker, PageMaker. Однако освоение дорогих и сложных в эксплуатации «настольных типографий» обычно требует значительных временных затрат, поэтому вряд ли их целесообразно использовать тем специалистам, которым по роду занятий лишь изредка требуется красиво и довольно быстро подготовить документацию, письмо или объявление.

Системы второй группы обычно не рассчитаны на получение промышленной полиграфической продукции. Пользователи данного класса НИС для решения своих задач, как правило, применяют другие программы, а НИС используют эпизодически, например, при создании информационного бюллетеня или формировании поздравительной открытки для тиражирования в небольшой фирме. Наиболее распространены в этой группе такие пакеты НИС, как Microsoft Publisher и Pageplus for Windows.

Процесс подготовки любого материала к публикации – печатной или электронной – можно разделить на несколько этапов:

1. подготовка текста — производится при помощи текстовых процессоров.
2. подготовка иллюстративного материала — осуществляется при помощи графических редакторов, таких, как Adobe Photoshop и CorelDraw.
3. верстка — процесс превращения простого текста и иллюстраций в публикацию, полностью подготовленную для вывода на печать, например, в страницу (полосу) газеты или журнала, в брошюру или книгу, рекламный проспект или листовку.

Верстка – работа для настоящих профессионалов, которые не только знают весь перечень действий, необходимых для создания готовой публикации, но и обладают некоторым эстетическим вкусом. Ведь любая публикация должна быть не только технически безупречной, но и простокрасивой, приятной для глаза. 
Как и любые профессиональные программы, программы верстки требуют от пользователя наличия специальных навыков, хорошего знания терминологии. Да и стоят они отнюдь не дешево. Однако исключение составляет программа Microsoft Publisher, включенная в состав Microsoft Office. Эта программа проста в обращении и стоит недорого. Программа Microsoft Publisher выполнена в манере, противоположной традиционным программам верстки. Сразу после запуска программы пользователь сталкивается с программами-мастерами, которые сопровождают его в течение всего процесса изготовления публикации. Этот процесс в Microsoft Publisher полностью автоматизирован. Пользователю нужно просто задать программе исходный текст и картинки и выбрать необходимый тип публикации — все остальное Publisher постарается сделать сам. Задача пользователя состоит в том, чтобы время от времени разрешать программе-мастеру перейти к следующему шагу, выбирать цветовые схемы (их Publisher предлагает более 60 для каждого типа публикации) и варианты расположения элементов в каждом документе. Можно полностью автоматизировать процесс создания некоторых простых публикаций, так как при первом запуске программа попросит пользователя ввести данные о себе и о фирме, в которой он работает. В дальнейшем Publisher будет автоматически вставлять эти данные в соответствующие поля публикации, предоставляя возможность создавать те же визитные карточки с помощью нескольких щелчков мыши.Программа Publisher поможет подготовить следующие такие типы публикаций, как бюллетени, приглашения, открытки, визитные карточки, календари, рекламные объявления, этикетки, наклейки, всевозможные программки и меню.Publisher может одинаково легко выдавать как печатные, так и электронные публикации. Сходство его интерфейса с другими программами семейства Microsoft Office, наличие большого количества программ-мастеров, поддерживающих пошаговое создание документа, и большой архив готовых шаблонов позволяют быстро овладеть программой даже несведущему в искусстве верстки пользователю.Adobe PageMaker, в отличие от предыдущей программы – продукт профессиональный, так как ведет себя достаточно пассивно, не предлагая пользователю готовых решений. Все на усмотрение самого верстальщика. Благодаря этому и публикации, сверстанные в PageMaker, получаются более индивидуальными, чем работы, выполненные в программе Publisher. PageMaker позволяет создавать многостраничные публикации большой площади и объема: книги, газеты, журналы с многоколоночной версткой и вставкой в текст графических изображений популярных форматов, а также таблиц. Кроме того, PageMaker снабжен встроенным табличным редактором и текстовым процессором, а также позволяет экспортировать тексты большинства популярных форматов. При верстке можно пользоваться созданными ранее шаблонами и стилями для каждого элемента текста. Помимо стандартных печатных публикаций, в программе PageMaker можно создавать и гипертекстовые документы сети Интернет, что позволяет использовать его в качестве профессионального редактора Web-страниц. Также имеется возможность создавать публикации в универсальном формате Adobe Acrobat, которые одинаково выглядят и читаются на любом компьютере, независимо от установленных в нем шрифтов и операционной системы, частенько используется профессиональными верстальщиками.PageMaker совместим с другими продуктами фирмы Adobe – Illustrator и Photoshop, составляя с ними единый графическо-издательский офис. Благодаря этому, PageMaker поддерживает возможность работы с несколькими слоями текста и иллюстраций. Предложенная классификация систем подготовки текстов является во многом условной, так как некоторые функции систем различных классов перекрываются, постоянно появляются новые версии процессоров с более усовершенствованными и сложными процедурами обработки, что размывает границы между классами. Подводя итоги из первой главы, можно выделить что среди систем подготовки текстов на естественных языках можно выделить три больших класса, которые имеют относительно размытые границы: текстовые редакторы (форматеры), текстовые процессоры и настольные издательские системы. 
Редактор текстов (text editor) – это программа, обеспечивающая ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, предназначенного для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требуют форматирования (т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п.).Из множества имеющихся текстовых редакторов можно выделить следующие: Norton Editor; SideKick; Brief; многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit. К этой же категории относятся редакторы Турбо-систем. Текстовый процессор (word processor) — система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами — разметкой и предназначена для подготовки текстов с последующей печатью на бумаге. Такие программы ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов. Существующие в настоящее время текстовые процессоры значительно отличаются друг от друга, и условно эти инструментальные средства могут быть разделены на три большие группы:

1. текстовые процессоры начального уровня (WordPad, C-WordPad, WordMagic, YeahWrite, Crypt Edit, TextViewer , MS Works и отечественная система «Байкал»);
2. мощные профессиональные текстовые процессоры(MS Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, StarWriter отечественный текстовый процессор Лексикон);
3. специализированные текстовые процессоры(LaTex, PlainTeX и AMS-TeX, LyX).

Настольные издательские системы (desktop publishing, пакеты DTP или НИС) представляют собой комплекс аппаратных и программных средств, предназначенных для компьютерного набора, верстки и издания текстовых и иллюстративных материалов. 

Системы подготовки текстовых документов этого класса можно разделить на две подгруппы:

1. настольные издательства профессионального уровня(QuarkXPress, FrameMaker, PageMaker);
2. издательские системы начального уровня(Microsoft Publisher и Pageplus for Windows).

2. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD

Среди современных текстовых процессоров при подготовке документов самым популярным является Microsoft Word. Microsoft Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий.

2.1 Пример программы подготовки текстовых документов

Возможности программ Microsoft Office можно расширить с помощью специальных модулей – дополнений. Среди таких программ можно найти и серьёзные коммерческие пакеты (например, систему проверки орфографии Orfo, электронные словари Lingvo, переводчик PROMT), и небольшие бесплатные «макросы», созданные простыми пользователями.