Использование информационных технологий в принятии управленческих решений

 

Введение…………………………………………………………………………..3

ГЛАВА I. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ КАК ИНСТРУМЕНТ ФОРМИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ…………………...5

1.1 Автоматизированные информационные  технологии, применяемые в управлении  организацией………………………………………………………..5

1.2 Формирование системы  поддержки предприятий…………………………9

1.3 Методы и организация  создания информационных систем  и информационных технологий  в управлении организацией…………………..13

ГЛАВА II. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ТИПОГРАФИИ «ТЕРРАПРИНТ»…………………………………………...19

2.1. Организационно-экономическая  характеристика компании…………….19

2.2. Оценка информационной  системы, технических и программных  ресурсов…………………………………………………………………………..23

ГЛАВА III. ФОРМИРОВАНИЕ ВНУТРИФИРМЕННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СЕТИ……………………………………………….28

3.1. Описание коммуникаций  и информационных потоков организации…...28

3.2. Рекомендации по формированию  внутрифирменной управленческой  информационной системы………………………………………………………31

Заключение……………………………………………………………………...35

Список литературы………………………………………………………….....39

 

Введение

 

Стремительный рост и дифференциация спроса на все виды информации, в  том числе научную, техническую  и в большей степени экономическую, а также повышение требований к содержанию и формам представления  данных являются серьезными стимулами развития рынка информационных и коммуникационных технологий. Именно владение достоверной и актуальной информацией вместе с умением эффективно применять адекватные методы и средства ее сбора, преобразования и передачи служит основой успешной деятельности любых предприятий и организаций, независимо от их организационно-правовой формы. Автоматизированная информационная технология представляет собой совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи. Автоматизированное рабочее место специалиста – это инструмент рационализации и интенсификации управленческой деятельности. Оно имеет проблемно-профессиональную ориентацию на конкретную предметную область, и представляют собой средство общения специалиста с автоматизированными информационными системами.[6] Продуктом труда работников управления являются решения, документы, действия, посредством которых принимаются и осуществляются важные стратегические решения, даются распоряжения и создаются необходимые для предприятия документы. Начальным и конечным пунктом работы менеджера является информация и различные справочные материалы. Посредством различной техники начальные исходные данные обрабатываются и превращаются в составляющие нужной конечной информации.

Все вышесказанное убедительно  доказывает актуальность изучения этой темы.

 

       Объектом исследования данной курсовой работы является типография «ТерраПринт».

        Предметом исследования данной курсовой работы является всестороннее изучение информационных технологий обеспечения управленческой деятельности.       

      Цель исследования - исследовать теоретические основы информационных технологий обеспечения управленческой деятельности, рассмотреть на примере основные наиболее значимые достижения информационной технологии в сфере управления организацией.

        Для достижения поставленной цели, требуется решить следующие основные задачи:

• Произвести анализ организационно-экономических показателей типографии «ТерраПринт»
• Произвести анализ информационной системы, технических и программных ресурсов типографии.
• Произвести анализ коммуникаций и информационных потоков типографии «ТерраПринт»
• Составить на основе анализа рекомендации по формированию внутрифирменной управленческой информационной системы.
• Разработать рекомендации для улучшения

Теоретической основой написания  дипломной работы послужили труды  отечественных и зарубежных авторов области информационных технологий, информационных технологий в менеджменте, а также в области систем принятия решений. Аналитической основой работы являются внутренние документы типографии (приказы, отчеты, устав). Методологической основой в процессе написания курсовой работы являлось использование совокупности различных методов, таких как: монографический, аналитический, расчетный, дедуктивный.

 

ГЛАВА I.ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ КАК ИНСТРУМЕНТ ФОРМИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

 

1.1 Автоматизированные  информационные технологии, применяемые  в управлении организацией

 

Обоснованность и профессиональный уровень принимаемых решений  определяет эффективность деятельности фирмы. Необходимость учета при принятии управленческих решений большого количества политических, экономических, социальных, юридических и моральных факторов значительно усложняет задачу выбора правильного варианта решения. В первую очередь, это связано с необходимостью сбора необходимой для принятия решения информации. В этом отношении существенную помощь руководителю оказывают современные информационные технологии. Информационная технология — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).[7]

Цель информационной технологии — производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. К настоящему времени  она прошла несколько эволюционных этапов. В современном обществе основным техническим средством технологии переработки информации служит персональный компьютер, который существенно  повлиял как на концепцию построения и использования технологических  процессов, так и на качество результатной информации. Внедрение персонального компьютера в информационную сферу и применение телекоммуникационных средств связи определили новый этап развития информационной технологии и, как следствие появления нового понятия - автоматизированная информационная технология

Автоматизированная информационная технология — совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи.

Главной целью создания автоматизированной информационной технологии в управлении организацией является своевременное  предоставление достоверной, в необходимом  количестве информации специалистам и  руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

Информационная технология, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям:

• обеспечивать высокую степень разделения всего процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия;
• включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;
• иметь регулярный характер.

Основные направления  автоматизации информационно-управленческой деятельности компаний следующие: автоматизация  процесса обмена информацией, включая  учрежденческую АТС, “ электронную  почту”. К современным техническим  средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

1. персональные компьютеры, объединенные в сети;
2. электронные пишущие машинки;
3. текстообрабатывающие системы (проблемноориентированные компьютерные системы, имеющие большие функциональные возможности);
4. копировальные машины;
5. коммуникационные средства, телефонную технику;
6. средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);
7. средства для обмена информацией — “электронная почта”;
8. видеоинформационные системы;
9. локальные компьютерные сети;
10. интегрированные сети учреждений.

Информационная технология представляет собой процесс, состоящий  из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в ИС, и зависит  от многих факторов, которые систематизируются  по следующим классификационным  признакам:

• степень централизации технологического процесса;
• тип предметной области;
• степень охвата задач управления;
• класс реализуемых технологических операций;
• тип пользовательского интерфейса;
• способ построения сети.

По степени централизации  технологического процесса ИТ в системах управления делят на централизованные, децентрализованные и комбинированные технологии.

Централизованные технологии характеризуются тем, что обработка информации и решение основных функциональных задач экономического объекта проводятся в центре обработки ИТ — центральном сервере, организованной на предприятии вычислительной сети либо в отраслевом или территориальном информационно-вычислительном центре.

Децентрализованные технологии основываются на локальном применении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста.          

Комбинированные технологии характеризуются интеграцией процессов решения функциональных задач на местах с использованием совместных баз данных и концентрацией всей информации системы в автоматизированном банке данных.

Тип предметной области  выделяет функциональные классы задач соответствующих предприятий и организаций, которые решаются с использованием современной автоматизированной информационной технологии. К ним относятся задачи бухгалтерского учета и аудита, банковской сферы, страховой и налоговой деятельности и др.

По классам  реализуемых технологических операций ИТ рассматриваются в соответствии с решением задач прикладного характера и имеющимся прикладным программным обеспечением, таким как текстовые и графические редакторы, табличные процессоры, системы управления базами данных, мультимедийные системы, гипертекстовые системы и др.

По типу пользовательского  интерфейса автоматизированные информационные технологии подразделяются в зависимости от возможностей доступа пользователя к информационным, вычислительным и программным ресурсам, соответствующей используемой на экономическом объекте автоматизированной ИТ.

Способ построения сети зависит от требований управленческого аппарата к оперативности информационного обмена и управления всеми структурными подразделениями фирмы. Повышение запросов к оперативности информации в управлении экономическим объектом привело к созданию сетевых технологий, которые развиваются в соответствии с требованиями современных условий функционирования организации.

 

 
1.2 Формирование системы поддержки  принятия решений

 

Основу любой управленческой деятельности составляют решения, принимаемые органами управления на единоличной или коллегиальной  основе и направленные на достижение определенных целей

Для обеспечения необходимой эффективности (сроков, обоснованности, трудоемкости, стоимости) формирования и принятия управленческих решений служат Системы  поддержки принятия решений (СППР).

Системы поддержки принятия решений - одно из направлений развития информационных технологий, использующее оборудование, программное обеспечение, данные, базу моделей и труд менеджера с целью поддержки всех стадий принятия решений непосредственными пользователями-менеджерами в процессе аналитического моделирования на основе предоставленного набора технологий. [12]

Принятие управленческих решений - особый вид целенаправленной деятельности, заключающийся в выборе одной из имеющихся альтернатив. Под альтернативами в задачах управления обычно понимаются соответствующие направления действий, оцениваемые с точки зрения их вклада в достижение поставленных целей Понятия "альтернатива" и "вариант управленческого решения" тождественны. Важнейшими компонентами процесса принятия решений (выбора из множества альтернатив) являются:

• задача (проблема) управления, подлежащая решению;
• одна или несколько целей, на достижение которых направлены рассматриваемые альтернативы;
• множество альтернатив, среди которых производится выбор;
• осуществляющий выбор элемент - лицо, принимающее решение (ЛПР), или коллективный орган, который решает задачу управления.

В настоящее время разработано  большое количество методов оказания помощи лицу, принимающему решение (ЛПР), при выборе альтернативы. Исходя из изложенных принципов поддержки  решений, представляется целесообразным определить три класса СППР в зависимости  от сложности решаемых задач и  областей применения.

СППР первого класса, обладающие наибольшими функциональными возможностями, предназначены для применения в органах государственного управления высшего уровня (администрация президента, министерства) и органах управления больших компаний (совет директоров корпорации) при планировании крупных комплексных целевых программ для обоснования решений относительно включения в программу различных политических, социальных или экономических мероприятий и распределения между ними ресурсов на основе оценки их влияния на достижение основной цели программы. СППР этого класса являются системами коллективного пользования, базы знаний которых формируются многими экспертами - специалистами в различных областях знаний.