Источники информации

     Источники информации

     Все источники информации на предприятии  подразделяются на плановые, учетные и внеучетные.

     К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

     Источники информации учетного характера — это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация-Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в учетных документах (первичных и сводных) и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования. Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.

     Оперативный учет и отчетность способствуют более  оперативному по сравнению со статистикой  или бухгалтерским учетом обеспечению  анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия  для повышения эффективности  аналитических исследований.

     С расширением компьютерной техники  появились и новые машинные источники  информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной  памяти компьютера, на гибких дисках, а  также выдаются в виде разнообразных  машинограмм.

     К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

     • официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления  правительства и местных органов  власти, приказы вышестоящих органов  управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей  предприятия;

     • хозяйственно-правовые документы: договоры, соглашения, решения арбитража и  судебных органов, рекламации;

     • решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия  в целом или отдельных ее подотделов;

     • материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников; 

     • информация (Интернет, радио, телевидение, газеты и т. д.);

     • техническая и технологическая  документация;

     • материалы специальных обследований состояния производства на отдельных  рабочих местах (хронометраж, фотография и т. п.);

     • устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями  других предприятий.

     По  отношению к процессу управления информация бывает внутренней и внешней.

     Система внутренней информации — это данные статистического, бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные  на предприятии, и т. д.

     Система внешней информации — это данные статистических сборников, периодических  и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т. д.

     По  отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

     Среди наиболее важных видов источников информации можно выделить:

     • источники внутри самой компании;

     • научные публикации;

     • справочники и другие общие публикации.

     В большинстве компаний львиную долю используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. В  этих компаниях специализированная группа работников (информационные менеджеры) занята целиком или частично информационным обеспечением. В эту группу входят такие подразделения (или отдельные  менеджеры), в задачи которых входит информационное обеспечение маркетинговых  исследований, анализа продаж, планирования, экономического анализа, исследования операций и системного анализа. С  этой целью создаются рабочие  группы. Кроме того, практикуются регулярные отчеты линейных руководителей и  служащих, такие, как доклады продавцов  по телефону, разработанные для получения  текущей рыночной информации.

     К качеству информации предъявляются  определенные требования, прежде всего  требование о том, чтобы она удовлетворяла  пользователей информации, иначе  говоря, была полезной.

     Полезность  информации оценивается внутренними  и внешними пользователями, которые  предъявляют к ее качеству следующие  требования:

     уместность  и своевременность информации—способность повлиять на принятие решения пользователем и удовлетворить его интересы в нужный момент или к определенному сроку;

     достоверность информации — гарантия объективности  и правдивости представляемых данных, что предполагает необходимость  указания методов сбора, учета и  обработки информации, чтобы пользователи могли правильно понимать назначение представляемой информации и проверить  ее;

     сопоставимость  информации — возможность сравнения  показателей с данными по другим фирмам, регионам, государствам, что  требует применения определенных стандартов в предоставлении информации;

     доступность и понятность информации—представление информации в ясной для понимания форме, чтобы пользователь мог применять ее для принятия решения, не боясь допустить ошибку. Для ясного понимания информации необходимо, чтобы формы ее представления отражали существо вопросов, были четкими, без излишней детализации, правильно переведенные на иностранные языки;

     конфиденциальность  информации — строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за ее содержанием и характером.

     Следует иметь в виду, что необходимая  для принятия хорошего решения информация недоступна или стоит слишком  дорого. В стоимость информации следует включить время руководителей и подчиненных, затраченное на ее сбор, а также фактические издержки, например связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени, использованием услуг внешних консультантов и т. п. Поэтому руководитель должен решить, существенна ли выгода от дополнительной информации, насколько само по себе важно решение, связано ли оно со значительной долей ресурсов в организации или с незначительной денежной суммой.

     В некоторых случаях на крупных  предприятиях для решения задач  информационного менеджмента могут  создаваться так называемые информационно-управляющие  системы, сокращенно ИУС. ИУС могут  являться элементами информационной системы  управления предприятия, но могут иметь  и самостоятельное структурное  оформление. события внутри и вне предприятия.