Коммуникации в организации лукойл

Содержание

 

Введение

Глава 1. Теоретические основы коммуникаций организации

1.1 Внутренние  и внешние коммуникации в организации

1.2 Направления  коммуникационной деятельности

Глава 2. Анализ коммуникаций оао "Нефтяная компания "Лукойл"

2.1 Общая  информация о компании "Лукойл"

2.2 Внешние  коммуникации ОАО "Лукойл"

2.3 Внутренние  коммуникации организации

Заключение

Список  использованных источников

 
 

Введение

 

Термин "коммуникация" является общим, и в переводе с  латинского "communicatio" означает делать общим, связывать, общаться [1, с.87]. До конца 19 века коммуникация рассматривалась только в инженерно-техническом значении, и только в 20 веке термин обрел социальное значение. Сегодня насчитывается более 150 определений "коммуникация".

Под коммуникацией в широком  смысле понимают общение, передачу информации от человека к человеку. В организационном контексте понятие "коммуникация" рассматривается как процесс (коммуникация - это общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувствами, информацией) и как объект (совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации).

Актуальность  проблемы. В настоящее время данная проблема является актуальной, так как хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководство компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной форме для принятия решений. Значит, в конечном счете, применительно к задачам теории организации, наиважнейшим является коммуникационный процесс.

Коммуникация - это процесс  общения и передачи информации между  людьми или их группами в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.

Коммуникации в организационном  контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация - это  процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей  и отдельным индивидуумам внутри организации, а также институтам за ее пределами. Она служит необходимым  инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет  получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Объектом исследования является ОАО "Нефтяная компания "ЛУКОЙЛ". Предметом исследования является управление внутренними и внешними коммуникациями в ОАО "ЛУКОЙЛ".

Цель курсовой работы - исследование управления внутренними и внешними коммуникациями на примере ОАО "Нефтяная компании "ЛУКОЙЛ".

В соответствии с поставленной целью определены следующие задачи:

1                   Изучить внутренние и внешние коммуникации организации;

2                   Рассмотреть направления коммуникационной деятельности;

3                   Проанализировать осуществление коммуникации в ОАО "ЛУКОЙЛ".

Гипотеза - правильное управление внешними и внутренними коммуникациями организации благоприятно влияет на климат внутри коллектива, формирует положительное мнение об организации и способствует увеличению ее паблицитного капитала.

Примененные методы исследования: анализ источников, исследование сообщений, наблюдение.

Структура работы. Данная работа состоит из введения, двух глав: теоретической (Теоретические основы коммуникаций организации) и практической (Анализ коммуникаций ОАО Нефтяная компания "Лукойл"), заключения и списка использованной литературы. В теоретической части рассмотрим различные теоретические основы коммуникаций, их предназначение в управлении организацией. В практической части приведен анализ коммуникаций в ОАО "Нефтяная компания "ЛУКОЙЛ".

 

Глава 1. Теоретические основы коммуникаций организации

 

1.1 Внутренние  и внешние коммуникации в организации

 

Основной функцией всякой организации является решение проблем, связанных с взаимодействием как с внешней, так и с внутренней средой. Внутренняя среда организации является источником ее силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может также быть источником проблем и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации. К факторам, определяющим внутреннюю среду организации, исследователи относят такие переменные, как структура организации, ее цели, задачи, технологии, люди. Внутреннюю среду можно рассматривать как совокупность взаимодействующих структурообразующих компонентов организации [15, с. 203].

Любая организация, даже "закрытого" типа, связана с окружающим миром. Она не может существовать, не получая "извне" ресурсы - информацию, энергию, сырье, которые после переработки  возвращает в виде продуктов своей  деятельности обратно [17, с.382]. Организация  окружена внешней средой, как Земля  окружена атмосферой. Но ресурсы внешней  среды небезграничны. И на них  претендуют многие другие организации, находящиеся в той же среде. Поэтому  всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал  и привести ко многим негативным для  организации последствиям. Задача стратегического  управления состоит в обеспечении  такого взаимодействия организации  со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность  выживать в долгосрочной перспективе [5, с.171].

Внешнюю среду организации  можно определить как совокупность физических и социальных факторов, внешних по отношению к системе, которые непосредственно принимаются  во внимание в процессе принятия организационных  решений.

Целостность организации и ее открытость как системы обуславливают разделение внутренней и внешней среды, зависимость организации от внешних факторов, взаимодействие внутренней и внешней среды, различную степень воздействия параметров внутренней и внешней среды и управления ими [3, с.303].

Так как организация создается  людьми, то все ее элементы и связи  в той или иной мере имеют переменный характер. Структуры организации  определяются логическим и количественным соотношением элементов системы  и уровней управления. Управляемость  организации определяется соотношением числа руководителей и подчиненных, числом людей, которые подчиняются  одному руководителю, а также взаимоотношением времени принятия решений со временем перехода объектов управления в различные  состояния, в том числе и прогнозируемые [9, с.215].

Важнейшая часть и внутренней, и внешней среды организации - инфраструктура, т.е. комплекс элементов  и связей, обеспечивающих условия  жизнедеятельности коллектива организации  и обслуживающих основные процессы производства и управления. К инфраструктуре относят коммуникации и организационную  культуру, в составе которых огромная роль отводится людям, их знаниям, способностям и искусству взаимодействия [11, с.130].

Коммуникации - это и пути сообщения (воздушный, водный), и формы  передачи сообщений (устные, письменные), и каналы связи (телефон, радио и  др.) [1, с.94]. Но главное в данном процессе - не просто обмен информацией между двумя и более людьми, а обмен смыслом, содержанием информации. Препятствий и помех для правильной передачи смысла сообщений достаточно много и в каналах, и в среде. Даже при личном общении существуют барьеры для ясной коммуникации (различия в восприятии, внимании и др.). Коммуникации как связующие звенья в информационных процессах управления являются необходимым условием самого управления.

Следует отметить, что очень  важна роль человека в коммуникационных процессах управления. Качество коммуникационных процессов во многом зависит от организационной  культуры организации [1, с.92]. Организационная  культура представляет собой систему  норм и ценностей, которыми отличаются работники и в целом данная организация. Система норм и ценностей отдельного человека находится в сложной зависимости от его индивидуальности и личности и от установок и ценностей в организации. Все эти элементы в комплексе определяют поведение работников и успешность деятельности организации.

Далее рассмотрим характеристику каждой среды организации.

Внутренняя среда

Система внутренних коммуникаций (СВК) - совокупность информационных каналов, позволяющих передавать сведения делового, интеллектуального и эмоционального содержания внутри организации между  сотрудниками. При этом можно выделить в качестве субъектов коммуникаций топ-менеджеров, линейных менеджеров и сотрудников специализированных подразделений, осуществляющих работу с СВК в организации [25].

В идеале СВК в любой  организации, независимо от рода ее деятельности, должна отвечать следующим принципам:

·                     открытости;

·                     простоты и понятности;

·                     регулярности;

·                     достаточности;

·                     комплексности;

·                     достоверности;

·                     своевременности.

Информация о внутренней среде фирмы необходима менеджеру, чтобы определить внутренний потенциал, на который фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Анализ внутренней среды позволяет также лучше  уяснить цели и задачи организации. Помимо производства продукции, оказания услуг, организация обеспечивает возможность существования своим работникам, создает определенные условия для их жизнедеятельности.

Причинно-следственная связь  между эффективностью СВК и результатами деятельности организации подтверждается исследованиями, проведенными в среде  сотрудников западных компаний, 28 % из которых показали, что нужная им информация доходит до них слишком  поздно, а еще более половины (58% сотрудников) считают, что распространяемая в компании информация не имеет отношения  к профессиональной деятельности. Как  следствие, 60% из опрошенных сотрудников  хотят сменить работу. При этом для смены состава персонала  потребуются серьезные финансовые вложения как на подбор и определение  уровня профессиональной компетентности персонала, так и на адаптационный  период. Для выхода новых сотрудников  на уровень "самоокупаемости" (когда  экономический результат деятельности нового сотрудника превысит вложенные  в него инвестиции) понадобится от трех до девяти месяцев [25].

Для создания позитивного  имиджа компании на рынке необходимо своевременно доводить необходимую  информацию до сотрудников, что, как  следствие, даст возможность повысить общую управляемость компанией, повысить эффективность работы, мотивацию  персонала и оперативную деятельность на рынке, а также позволит улучшить социально-психологический климат в коллективе.

Создание эффективной  системы внутренних коммуникаций состоит  из семи основных этапов. Прежде всего, необходимо провести диагностику существующей системы коммуникаций. Например, выяснить, проводятся ли собрания компании, есть ли корпоративный интернет-портал, доска объявлений или доска почета, где расположены фотографии сотрудников  и перечень их достижений, понять, через  кого и как быстро распространяются слухи, проводятся ли в компании опросы мнений, анкетирование, внутрикорпоративное  обучение. Следующий этап - создание единого информационного пространства, разработка политики и стандартов компании в области ВК, далее - внедрение этих стандартов, укрепление лояльности персонала, затем - мониторинг работоспособности системы ВК, оценка ее эффективности и принятие мер по ее улучшению, постановка новых задач в области управления внутренними коммуникациями [25].

Внедрение системы внутренних коммуникаций призвано в конечном итоге  синтезировать теории управления, теории организации, психологии управления и межличностного общения и собственно теории коммуникации. "Пробелы", некомпетентность в одной из этих сфер влечет за собой тиражирование ошибок и малоэффективные действия во всех других областях. Это относится не только к работе менеджеров, руководителей всех уровней, но и к любому специалисту и так называемым "рядовым" служащим, т.е. работникам, вовлеченным в процесс общения с другими людьми.

Как справедливо отмечают американские авторы В. Ховелл и П. Дипбой, рано или поздно каждый человек становится перед выбором: "по-старинке" придерживаться бюрократических, бездушных принципов работы или сделать "человеческий фактор" главной осью своей деятельности. Второй путь требует от человека полной самоотдачи, напряжения интеллекта, готовности к риску, к принятию нестандартных решений и способности отвечать за чужие судьбы. Результаты такой работы способны превзойти самые смелые ожидания [25].

Внешняя среда

Внешняя среда для организации, чьими целями является бизнес, представляет сложную совокупность субъектов, систем и их взаимоотношений, как между  собой, так и с организацией. Эта  совокупность может быть разделена  на два сектора. К первому, который  является пространством деловой  среды для бизнеса, относятся  субъекты и бизнес-системы, взаимодействующие с организацией, т.е. состоящие с ней в отношениях или связях. Ко второму относятся те субъекты и системы, чья деятельность оказывает какое-то влияние на бизнес-организации, но непосредственных коммуникаций между ними нет.

Внешние коммуникации - это  коммуникации с миром, находящимся  за пределами организации, это коммуникации между организацией и внешней  средой.

Задача внешних коммуникаций - удовлетворить информационные потребности  организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, клиентами. С помощью внешних  коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании.

Структура субъектов, взаимодействующих  с организацией, довольно сложная  и имеет следующий вид.

1                   Связи и отношения организации, установленные с:

·                     партнерами по бизнесу;

·                     потребителями;

·                     конкурентами;

·                     операторами рыночной инфраструктуры;

·                     инвесторами, аналитиками (финансовые связи).

2                   Бизнес-системы:

·                     рыночная инфраструктура;

·                     национальные деловые традиции.