Коммуникационная структура управления таможенными органами

ВВЕДЕНИЕ

 

               Любая деятельность человека нуждается в управлении. Управление – это вид деятельности, возникший в ее структуре по мере ее оформления в сознательную деятельность по производству необходимых человеку благ. Управление – это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации.

           Одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация. Коммуникация – это средство, с помощью которого организованная деятельность объединяется в единое целое. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях.  Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

           Необходимо отметить, что, что без коммуникационных процессов управление невозможно, потому, что оно, с одной стороны, опирается на существующие и сложившиеся формы коммуникации, с другой стороны – формирует те формы коммуникации, которые облегчают как совместную деятельность, так и сам процесс управления.

           Целью курсовой работы: ознакомиться с природой и сложностями коммуникаций, особый акцент, делая на коммуникации таможенных органов, в динамике их развития, а также на то, что необходимо предпринять для более эффективного взаимодействия как на уровне структурных подразделений Федеральной таможенной службы, так и с представителями бизнес – сообщества, участниками ВЭД, представителями широкой общественности и СМИ.

           Я считаю, что актуальность выбранной темы заключается в том, что на современном этапе развития таможенных органов, требуется срочная

3

 

разработка  и внедрение потенциально новых  коммуникационных моделей,

ведь от этого  в дальнейшем, во многом, будет зависеть вся эффективность деятельности таможенных органов, их репутация в  глазах участников ВЭД да и простых  людей, которая на сегодняшний день, судя по последним опросам общественного  мнения, является, к сожалению, ничтожно низкой.

           Основными задачами данной курсовой работы является, прежде всего осмысление и понятие процесса коммуникации, проблем возникающих на этапах коммуникации, а также подробное рассмотрение системы внутренних и внешних таможенных коммуникаций в их современном состоянии и перспектив их развития. Объектом исследования по данной теме являются таможенные органы. Предметом исследования выступают коммуникационные процессы в системе управления.

           Работа состоит из введения, трёх глав и заключения. При написании работы использованы современные информационные материалы из официальных источников: сайт ФТС РФ, информационная система «Консультант +», статьи из журнала «Вестник РТА».

      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПРОЦЕССА КОММУНИКАЦИЙ

1. Понятие, сущность и структура коммуникационных процессов

 

           Коммуникационный процесс — это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Обязательным условием коммуникации является наличие реципиента - получателя информации. Коммуникатор - человек, служащий источником коммуникации, сам по себе не осуществляет коммуникацию.

Субъектами  могут выступать отдельные личности, тогда коммуникация будет осуществляться путем передачи идей, факторов, мнений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса) с целью получения определенной реакции. Также субъектами могут быть группы и организации[2].

           В информационно-коммуникационной структуре выделяются 7 основных звеньев: кто говорит (коммуникатор; источник; отправитель; адресант; рекламодатель; автор); что говорит (содержание); как говорит (вид, форма); посредством чего говорит (канал; вид связи); кому говорит (аудитория; получатель; адресаты; читатель; зритель; слушатель; реципиент и т. д.); когда говорит (время); с каким результатом (обратная связь). Одна часть звеньев соотносится с информационной системой, другая часть звеньев - со сферой коммуникационных процессов. В целом они образуют единство. Информация является двусторонним непрерывным процессом, который характеризуется обратной связью. В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель,  лицо, генерирующее идеи или собирающее  информацию и передающее ее.

2. Сообщение,  собственно информация, закодированная  с помощью 

5

символов.

3. Канал,  средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация  и которое интерпретирует ее [6].

           Коммуникации можно классифицировать по множеству различных показателей. По отношению к организации коммуникации бывают двух типов: внешние и внутренние. Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.

Основную  роль в организации играют коммуникации между уровнями и подразделениями. Информация перемещается с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким  путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, рекомендуемых  процедурах и т.д.

           Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низшего уровня на высший может существенно влиять на производительность [1].

 

2. Внешние и внутренние коммуникации организации

 

           Ежедневно люди общаются между собой, не задумываясь о важности этого процесса. Каждый индивид, коммуницируя, преследует собственные цели (от веселого времяпрепровождения с друзьями до достижения конкретного результата в работе). Коммуникации являются неотъемлемым процессом, протекающим в организации.

Согласно  исследованию Г. Минцберга, данные которого были

6

опубликованы в 1975 г., 50-90% своего времени руководитель тратит на коммуникации. Это связано с большим количеством информационных потоков, которые пронизывают организацию, с необходимостью выполнять управленческие функции, а также общаться с представителями других организаций. Установлено также, что лишь 30-60% этого времени посвящено контактам с членами организации. Значит, как минимум 40% времени руководителя занято коммуникациями с внешним окружением [8].     

           Таким образом, коммуникации пронизывают всю деятельность руководителя. Именно поэтому их называют связующим процессом.

Что же такое  коммуникация? Немецкий ученый Н.Луман свел коммуникацию к трем составляющим:  информация, сообщение информации и понимание или непонимание этой информации. Ч. Барнард был одним из первых ученых, кто в 1938 г. изучал коммуникацию на крупных предприятиях. Он рассматривал ее как «средство, с помощью которого люди объединены в организацию для достижения общей цели».

           Ученые Российской таможенной академии Н.М. Блинов и СИ. Съедин определили коммуникацию как передачу информации от одного лица, ее домысливание другим лицом с тем, чтобы информацию можно было исполнить.

           Единого определения термина «коммуникация» не существует, однако все исследователи выделяют процесс обмена информацией между субъектами. Целесообразно добавить к этому необходимость общности интересов и установления обратной связи. Один из парадоксов коммуникации в организациях заключается в замене его близким по форме, но отличающимся по сути процессом - общением. Во время общения мы обмениваемся информацией, знаниями, эмоциями. Как только общение завершается какими-то действиями, можно говорить о том, что состоялась коммуникация [2].

7

           Любая организация имеет внешнее окружение, к изменениям которого вынуждена постоянно адаптироваться. В силу этого имеют место ее постоянные и интенсивные коммуникации с внешней средой, именно:

- осуществление программ продвижения услуг и товаров (для таможенной службы это может быть социальная реклама, направленная на 
повышение правовой грамотности населения);

- информирование и консультирование потребителей, клиентов (для таможенной службы - это предоставление информации участникам трансграничного пассажиропотока и  внешнеэкономической деятельности по вопросам таможенного законодательства, технологии и организации таможенного оформления товаров и транспортных средств, порядка лицензирования деятельности предпринимателей по переработке товаров в соответствии с определенными режимами и т.д.);

- направление  отчетов вышестоящим государственным  органам;

- сотрудничество  с другими организациями (для  таможни это, прежде всего, Министерство по налогам и сборам (МНС), банковские структуры, другие правоохранительные органы);

- создание  узнаваемого имиджа и поддержание  высокой деловой репутации путем  публикации в СМИ информации  о достоинствах организации, ее товаров или услуг;

- музейно-выставочная  деятельность (например, деятельность  Центрального музея таможенной  службы РФ);

- проведение  благотворительных акций;

- участие  в спортивных мероприятиях на  уровне города, региона п.;

- создание  интернет-сайта;

- проведение  симпозиумов, конференций, в т.ч.  и международных:

- установление  и поддержание контактов с  международными организациями (для таможенной службы - это членство во Всемирной таможенной организации) [1].

8

           Наряду с формальными, официально установленными и поощряемыми коммуникациями, в организации существуют неформальные. Так, перечисленные выше виды коммуникационных процессов являются формальными. Примером неформальной внешней коммуникации является общение служащих организации с друзьями, знакомыми, родственниками, когда они рассказывают о своих делах на работе, комментируют публикации в СМИ и тому подобное. Таможенник, отправляющийся на работу в дорогом автомобиле, также является участником процесса внешней неформальной невербальной коммуникации [4].

           Внутриорганизационные коммуникации можно разделить на межличностные и организационные. В рамках этих видов формами коммуникаций являются совещания, собрания, общение сотрудников организации как системы управления по телефону; чтение документов с   управленческой информацией; подготовка отчетов и другое.

Внутренние коммуникации определяются структурой организации и делятся на вертикальные, горизонтальные и диагональные. Вертикальные коммуникации представляют собой обмен информацией между иерархическими уровнями организации и бывают нисходящими (например, утверждение руководителем таможни приказа и доведение его содержания до исполнителей) и восходящими (отправка таможней писем, служебных записок в РТУ с целью разъяснения порядка применения положений подзаконного акта, разработанного в области таможенного дела); горизонтальные - это обмен между субъектами равного уровня (например, обмен информацией между должностными лицами разных подразделений или отделов таможни); диагоналъные же коммуникации представляют собой установление связей между начальниками одних отделов и подчиненными других [6].

           Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и другие формы коммуникации, имеющие место внутри

9

организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением. Именно поэтому необходимо развивать как внутриорганизационные коммуникации, так и внешнеорганизационные.

 

3. Коммуникативный процесс в организации

 

 

           В коммуникативных процессах, как и в других, могут возникать проблемы. Для лучшего понимания произошедшего и возможностей исправления ситуации необходимо рассмотреть коммуникацию на основе процессного подхода. Так, американский социолог Г. Лассвел писал: «Для описания акта коммуникации следует ответить на следующие вопросы: Кто? Что говорит? По какому каналу? Кому? С каким эффектом?».

Данная  модель проста для понимания, однако она не учитывает ряда факторов: «шумы», компетенцию участников коммуникационного процесса, восприятие ими информации и др.

           Коммуникационный процесс можно условно разбить на пять этапов:

Зарождение идеи - этап, на котором отправитель в соответствии с целью коммуникации отбирает информацию для ее передачи.

Кодирование - перевод задуманной информации из мысленной формы в знаковую (написание сообщения, устный или невербальный сигнал и др.). Кодирование также состоит из ряда этапов: выбор системы кодовых знаков, придание носителям определенной формы, выбор передатчика и канала передачи послания. В качестве каналов используется как сама среда, так и специальные устройства (линии связи, интернет и др.).

Передача сообщения заключается в фактической отправке информации по выбранному каналу.