Коммуникация в управлении

 

    По своему целевому назначению в процессе управления информационно-технические операции разделяются на следующие классы:  

1. Документационные. На работу с документацией, как показывает практика, специалисты тратят до 15% рабочего. времени. Большую часть своего рабочего дня на этот класс операций расходуют работники штата технических исполнителей: работники канцелярий, делопроизводители, архивариусы, операторы, машинистки, стенографистки и т.д.  

2. Первично-счетные и учетные операции, содержание и объем которых обусловлены номенклатурой и количеством объектов и показателей, подлежащих учету, измерениям, регистрации. Затраты труда на эти операции зависят от применяемых методов и средств их выполнения, а сокращение — от автоматизации процессов получения данных.  

3. Коммуникативно-технические операции, обеспечивающие взаимосвязь работников с помощью различного рода технических средств.  

4. Вычислительные и формально-логические операции — все операции по переработке информации, выполняемые специалистами или техническими исполнителями (в зависимости от сложности) на ручных счетных инструментах, а также с помощью вычислительной техники.   

 Управленческие  операции с информацией могут  быть разделены на группы.   

 Выделяют  следующие виды управленческих операций:  

= по характеру преобразования информации - на стереотипные, которые выполняются по заранее разработанным инструкциям и методикам, и эвристические, связанные с творческим поиском; 

= по степени механизации на ручные, машинно-рутинные, автоматизированные и аппаратурные. Эта классификация отражает технологическую регламентацию процессов труда и выбор методов выполнения.    

Виды информации, используемой в управлении:  

 • по типу отражаемых отношений — технико-технологическая, экономическая, социальная, политическая, идеологическая;  

 • по масштабам отражаемого объекта — федеральная (общегосударственная), региональная, местная; 

 • по отраслям (сферам) жизнедеятельности общества — промышленная, сельскохозяйственная, военная, образовательная и т.п.; 

 • по структурированности — систематизированная и несистематизированная;  

 • по характеру носителя — документированная и вербальная. 

 • по структуре делится на распорядительную, координационную, контрольно-оценочную, плановую и т.д. 

 • В  государственных организациях и  учреждениях информационную структуру обычно подразделяют на научную и управленческуюдокументацию. Научная информация не структурируется по иерархии, формируется не руководителями или специалистами по обеспечению информацией, а пользователями. Информационные потоки здесь децентрализованы и определяются только теми, кто запрашивает ту или иную информацию. 

 • по источнику поступления делится на внутреннюю и внешнюю.    

 Внутренняя информация возникает как результат описания состояния и деятельности организации и используется внутри ее для осуществления процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-отчетной документации, для выдачи информации во внешние организации. Использование ее характеризуется высокой степенью регламентированности в отношении предоставления и использования.   

 Значительный  объем внутренней информации  занимает исходная информация:  

 › организационно-хозяйственная — сведения о состоянии системы управления, о кадрах, материально-техническом, административно-хозяйственном обеспечении и службах (МТС, АХС) и т.п.;   

 › оперативно-техническая информация о деятельности функциональных и обеспечивающих подсистем организации, т.е. отражающая ход производственно-управленческого процесса.   

 Еще более  регламентированный вид внутренней информации —исходящая информация, т.е. документы, создаваемые в системе управления:  

 ♦ внутреннего пользования, доступные правкам, изменениям;   

 ♦ для  выдачи во внешние системы,  форма которых в большинстве  случаев определена и не может подвергаться изменениям.   

 Информация  об управляющих воздействиях  по содержанию является одним  из видов оперативно-технической  информации, так как включает  сведения о функционировании  подразделений, осуществляющих принятие  решений для поддержания системы  в заданных рамках, режимах. Форма их предоставления — приказы, распоряжения, инструкции, т.е. текстовые документы, язык которых близок к естественному. Регламентированность заключается в том, что набор управляющих воздействий ограничен, а формы его выражения многообразны. Из регламентированности вытекает возможность стандартизации, унификации, построения стандартных бланков и т.д. Еще одно проявление регламентированности заключается в заданности временных и ситуационных характеристик.    

 Внешняя информация — сведения из организаций, участвующих или активно влияющих на процесс управления. Содержательно она близка внутренней информации, описывает (отражает) ход управляющего воздействия, выступает в виде показателей, сведений, регламентирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контролю над источником и формой сообщений, унификация и стандартизация сообщений внешней среды также невозможны и необходим специальный аппарат для предварительной обработки внешней информации, длительного ее хранения и многообразного использования первичных документов.   

 Внешняя  информация может быть разделена  на подвиды: дескриптивная и прескриптивная (нормативная).   

 Дескриптивная информация отражает сведения о наблюдаемых свойствах социальных управляемых объектов.   

 Прескриптивная информация соответствует нормативному подходу к управлению процессами и явлениями, содержит рекомендации на предмет, каким должен быть объект и какие действия нужно осуществить, чтобы его параметры соответствовали принятой норме (стандарту, традициям, ценностям). Прескриптивная информация жестко регламентирует деятельность организации, являясь для управленцев обязательной. В свою очередь она делится на общую (единообразную для всех организаций) и ограниченного или индивидуального пользования. К общей прескриптивной информации относятся законодательные и нормативные документы (кодексы, справочники, официальные печатные издания.   

 Различные  виды управленческой деятельности  имеют различную информационную  потребность.   

 Стратегическое управление (планирование) предусматривает будущее взаимодействие организации и окружающей среды. Здесь требуется информация из внешних источников, не очень точная и детальная, но имеющая достаточно широкие границы, ясность тенденций.    

 Управленческий контроль, который осуществляют руководители высшего и среднего звена, опирается на иного рода информацию: из внешних и внутренних источников, более детальную, имеющую более узкие границы, более точную, более частную, регламентируемую временными параметрами.    

 Оперативный контроль требует информации о повседневной деятельности — очень точной, узкой и самой новейшей. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Кроме того, нужна специфическая информация, относящаяся к области конкретной профессиональной деятельности, отражающая при этом внешние обстоятельства, в которых работает организация.    

 Способы выработки информации: самонаблюдение (собственные источники информации во многом зависят от уровня подготовленности и коммуникативности управленца, его образования, опыта, знаний),взаимодействие, сообщения (письма, файлы и т.д.), аналитический анализ.   

 Информационный  поиск, предшествующий принятию  решения, это процесс сбора и переработки информации с учетом требований, определенных закономерностей.   

 Информационный цикл охватывает ряд последовательных процессов, в каждом из которых информация, представленная на начальном этапе в виде фактов, цифр, сведений, данных, т.е. сырого информационного материала, обрабатывается и преобразуется в сообщения, значимые (имевшие смысл) для адресата, заказчика — лица, принимающего решение. В этом виде информация становится информацией в полном смысле этого понятия.   

 Информация  как управленческая категория  — это новые сведения, характеризующие  управленческую ситуацию, снижающие  уровень неопределенности в отношении  будущего, воспринятые, понятные  и оцененные как полезные для  решения тех или иных задач  управления. Информация в управлении  — это не любые сведения, сообщения,  данные, а только используемые  в процессе формирования решения.    

 Качество  управленческой информации как  понятие неотделимо от процедур принятия управленческих решений.   

 Наряду  с качественным определением  информации возникает проблема  ее количественного измерения.  Недостаток информации приводит  к тому, что центр принятия  решения реализует себя в условиях  неопределенности или риска, вынужден  привлекать, вести поиск дополнительной информации или действует в соответствии с прошлым опытом (по аналогии), по интуиции. Вредным может оказаться и избыток информации, так как способен привести к потере целостности (гора цифр и фактов заслоняет истинную картину).   

 Система  информационного обеспечения выступает по отношению к организационной как внутренняя основа. Если изменяется организационная структура управления, меняется распределение информационных потоков.   

 Информация  в управлении должна удовлетворять требованиям:   

 ♦ своевременность,  оперативность;  

 ♦ быть  опережающей, т.е. содержать в  себе элемент предвидения хода  событий, постановку целей, разработку  планов и программ, стратегии действий в будущем;  

 ♦ надежность (достоверность, объективность, полнота);   

 ♦ оптимальность  (соотношение необходимой и достаточной информации);  

 ♦ доступность  и проста в восприятии (параметры:  краткость, наглядность, выразительность,  соотношение между звуковой и  зрительной информацией, учитывая, что скорость восприятия зрительной информации очень высока);  

 ♦ логичность  и лаконичность (максимальная смысловая  нагрузка при минимальных размерах носителя информации, краткости временного интервала передачи сообщения);  

 ♦ комплексность,  системность;  

 ♦ соответствовать  полномочиям (компетенции) субъекта  управления;  

 ♦ ориентированность  на машинную обработку.   

 Основные  трудности, которые возникают  на пути сбора и распространения информации, связаны с коммуникационными проблемами. Информация обрабатывается человеком и неизбежны ее субъективные оценки как непригодной что может вызвать искажения информации. Поэтому информатизация как важное направление повышения эффективности управления должна быть осмыслена не только как технический, а главным образом — социальный процесс. Наиболее сложные проблемы находятся в сфере социальных (экономических, юридических, культурных) преобразований. Нельзя преуменьшать роль человека в управлении, его интеллекта и информационной культуры. Это широкое понятие, включающее умение ориентироваться в информационном пространстве, обостренное чувство времени, желание повысить кпд своей умственной работы и др.