Контрольная работа по документированию управленческой деятельности

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине:

«Документирование управленческой деятельности»

 

«ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ, ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ»

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

 

 Студент 4 курса

группа

специальность:

шифр:

Проверила:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………3

 

1. ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИИ  ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К НЕЙ. ИНФОРМАЦИОННЫЕ  ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ……………………………………………4

1.1. Понятие информации и основные требования к ней…………………….4

1.2. Информационные основы документационного обеспечения управления……………………………………………………………………….7

 

2. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ……………………………11

2.1. Понятие и виды кадровых документов………………………………….11

2.2. Приказы по личному составу..…………………………………………..12

2.3. Трудовой контракт………………………………………………………..13

2.4. Личные дела и лицевой счет  по зарплате……………………………….21

2.5. Личная карточка…………………………………………………………...23

2.6. Трудовая книжка………………………………………………………….24

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………...…25

БИБЛИОГРАФИЯ…………………………...………………………………...27

ПРИЛОЖЕНИЕ……………………………………………………………….28

 

ВВЕДЕНИЕ

      В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

      Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы.

      Распорядительная деятельность органов управления включает, помимо прочих полномочий, решение вопросов подбора и расстановки кадров, приёма граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют кадровую документацию. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

      Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и  определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИИ ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К НЕЙ. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Понятие информации и основные требования к ней

      Понятие «информация» в настоящее время приобрело, в отличие от традиционного, обыденного, некоторый технократический оттенок в применении к любому потоку цифр, слов и предложений.

      Результат не замедлил сказаться: многочисленные базы данных стали переполняться излишними, повторяющимися и порой недостоверными сведениями.

      Даже столь впечатляющее достижение в сфере информационных технологий, как Интернет, оказалось несвободным от этого недостатка.

Для руководителя и специалиста, занятого в народном хозяйстве, понятие «информация» имеет ярко выраженный потенциальный (ресурсный) характер, обеспечивающий выработку управляющих воздействий.

      Существенной чертой современности является то, что все коммуникативные средства и организационные структуры основаны на технологиях получения, обработки, передачи и хранения данных. Данные - это совокупность сообщений, результатов мыслительной деятельности, сведений самого различного происхождения, характера, вида и назначения. В этом случае информация - это поток данных, несущих в себе новизну и полезность для руководителя, принимающего решение.

      Документная информация, являясь частным случаем информации, представляет собой совокупность достоверных данных, имеющих ярко выраженный организационно-распорядительный и справочный характер.

Информационная система управления (ИСУ) представляет собой совокупность организационно-технических, технологических и методических средств управления (ПЭВМ, телефон, факс и др.), обеспечение рабочего места (мебель, сейфы и др.), профессионализм руководителей и специалистов производства, общую грамотность и информационную культуру, систему документационного обеспечения и собственно информацию.

      Понятие «информация» немыслимо без двустороннего взаимодействия источника (информатора) и абонента (информанта), которые реализуются одновременно в феномене человека. Так, при управленческом воздействии на объект управления, руководитель механизмом обратной связи получает информацию о ходе воздействия и результатах деятельности управляемого объекта.

      В процессе информационно-документационного обеспечения субъект управления призван отделить ценную информацию от «шумовой», выделить приоритетную часть, позволяющую анализировать реальное состояние системы и подготовить обоснованное решение.

      Говоря о наиболее существенных характеристиках информации, представляется целесообразным выделить: объем (количество), достоверность (истинность), ценность, насыщенность (информативность), открытость (достоверность).

      Объем информации предпочтительно связывать с количеством символьной и воспринимаемой информации. Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обозначается в единицах символов или байтах. Объем воспринимаемой информации связан с полнотой (достоверностью) информации о каком-либо объекте, необходимой и достаточной для принятия компетентного решения. Он зависит от обилия символов, формы представления (текст, графика, формула, звук), времени, затраченного на обработку, сложности информации или способов ее обработки, индивидуальных свойств информанта, реального состояния объекта управления (актуальность, агрегатное состояние объекта).

      Объем воспринимаемой информации включает в себя три уровня. Информационная избыточность сведений об объекте управления позволяет повысить качество решения, однако требует увеличения времени на принятие решения и повышает стоимость информации. Нередко в практике принятие важных и ответственных решений ведет к созданию избыточности информации. Наиболее простой путь к этому - дублирование данных.

      Дефицит (недостаток) информации ощутим как при выработке, так и при принятии решения, так как увеличивает степень неопределенности и риска. В связи с этим для повышения вероятности правильного решения применяют современные экономико-математические методы, успешно реализуемые с помощью ЭВМ. Дефицит информации довольно часто возникает в условиях сокрытия сведений при монополизации информации. Монополизация отчетливо проявляется при засекречивании (обоснованном или необоснованном) определенного объема информации или в стремлении отдельных руководителей или организаций иметь исключительные права на обладание информацией для повышения своего общественного и имущественного статуса. В этом случае демократизация информационных процессов обеспечивает широкий доступ к информации самого различного характера через различные каналы связи. Международная научно-техническая практика, освоив всемирную сеть Интернет, продемонстрировала широчайшие возможности (и, увы, недостатки) такого рода.

      Требуемый (задаваемый) уровень информации является величиной или понятием субъективным. Он определяется потребностями конкретного пользователя (абонента), которые позволяют учитывать индивидуальность человека.

      На практике концепция АРМ в значительной мере комфортно и предметно реализует эту принципиальную характеристику информации.

      Достоверность информации связана с процессом адекватности отражения реальных сведений в общем объеме воспринимаемой информации. Специалисты в области информатизации отмечают наличие трех уровней достоверности: абсолютного (100%), достоверного (более 80%), негативного (менее 80%). Достоверность в значительной мере зависит от технологии документооборота, реализованной в средствах механизации и автоматизации: чем меньше живого труда персонала используется в сборе, обработке, передаче и хранении информации, тем выше ее достоверность.

      Из практики известно, что об одном и том же событии можно получить самую противоречивую информацию в зависимости от технологии и аспектов ее аналитико-синтетической обработки. Опыт работы служб документационного обеспечения подтверждает, что достоверность информации существенно зависит от временных параметров реализации документооборота. Так, запаздывание абсолютно достоверной информации может привести к ее абсурдности (к примеру, сведения о курсе акций на бирже ценных бумаг).

      Ценность информации с экономической точки зрения характеризуется снижением затрат различного рода ресурсов (энергетики, материалов, времени, финансов) на принятие правильного решения. Ценность имеет четыре уровня: нулевой (без экономии ресурсов), средний (сокращение затрат на повышение прибыли более 10%), высокий (более чем вдвое), сверхвысокий (более чем в 10 раз).

      Ценность определяет информацию как экономическую категорию (товар, имеющий потребительскую стоимость). Высокую ценность имеют, к примеру, имитационные модели производств, позволяющие руководителю обоснованно предусматривать возможные последствия альтернативных вариантов принимаемых решений. Информационные услуги среднего уровня ценности оказывают, как правило, консультационные фирмы, сознающие, что ценная информация - успешно реализуемый товар. Примером нулевой ценности может служить информация, дублирующая известные, устаревшие или сообщающая ложные, ненужные сведения для принятия управленческого решения.

      Насыщенность информации характеризуется соотношением полезной и так называемой «фоновой» информации, служащей для лучшего усвоения профессионально значимой информации за счет эмоционально-психологического состояния потребителя информации (абонента). Фоновая информация включает в себя внешне скромные источники юмора, духовного стимулирования, занятных преамбул и наглядных вспомогательных таблиц. При отсутствии фоновой информации полезная информация воспринимается монотонно, с трудом. Однако изобилие фоновой информации (часто воспринимаемой как «шумовой») препятствует оперативному и прагматическому восприятию полезной информации.

      Насыщенность в информатике часто идентифицируют с информативностью, которая характеризуется тремя уровнями: высоким (80-100 %), нормативным (50-80%), низким (менее 50% полезной информации). На практике нормативный (средний) уровень насыщенности должен формироваться руководителем (менеджером) путем добавления к краткому или полному тексту документа фоновой информации.

      Открытость (доступность) информации - это возможность предоставления данных и сведений неограниченному кругу пользователей по критериям секретности, конфиденциальности и публичности.

      Секретная информация отражает, как правило, глобальные потребности общества и имеет существенные ограничения использования (к примеру, сведения об обороноспособности страны, об уникальных месторождениях полезных ископаемых).

      Конфиденциальная (служебного пользования) информация отражает интересы общества, коллективов, отдельных групп людей, описываемые ограниченным использованием данных. К конфиденциальной информации относятся данные и сведения с высоким уровнем ценности о кадровом, технологическом и научном потенциале предприятия, организации (инвестиционные и научно-технические программы, имущественное положение, методы исследования рынка, партнеры и клиенты, технология производства и структура цен, условия контрактов).

      Публичная (открытая) информация не имеет ограничений использования и отражает интересы общества и потребности людей. Так, на предприятии, не связанном с государственным оборонным заказом, не должно быть секретной информации.

      Законодательством России определено, что «лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки».

      Получение информации может идти законным (легитимным) или преступным (криминальным) путем. Способами получения информации могут быть: контакты с сотрудниками, подкупы, шантаж персонала; использование специализированных технических средств; хищения.

      Альтернативными способами защиты информации являются: охрана офисов и персонала; подбор и воспитание сотрудников; создание систем защиты документооборота.

1.2. Информационные основы документационного обеспечения управления

      Как известно, процесс управления включает в себя определенную совокупность типовых технологических операций по сбору и обработке документной информации; подготовке управленческого решения, его принятию и документированию, доведению до исполнителей; исполнению решения и контролю исполнения; сбору информации об исполнении, передаче информации по вертикальным и горизонтальным каналам; хранению и поиску информации.