Контроль як основна функція менеджменту

Головна ціль контролю - не виправлення  помилок, а запобігання їх, що для  організації буде значно дешевше. Без  надійної системи контролю ні одна організація не може успішно функціонувати.

 

 

 

6. Основні задачі контролю

Основними задачами контролю є наступні:

• визначити у зовнішньому і внутрішньому середовищах організації фактори, які можуть здійснювати істотний вплив на її функціонування і розвиток, своєчасно на них відреагувати;
• розкрити неминучі в діяльності організації порушення та помилки і оперативно прийняти заходи по їх усуненню;
• оцінка роботи організації та її персоналу за визначений період, ефективності і надійності системи управління нею.

У підсумку, контроль дозволяє запобігти  негативних результатів діяльності і створює необхідні передумови для стимулювання персоналу.

Менеджментський контроль — це не тільки виявлення і виправлення помилок, а й заходи, коригуючі шляхи досягнення організацією поставлених завдань. На ранніх етапах розвитку науки про управління панувала концепція "менталітету контролю". Тоді у підходах до управління переважали технократичні концепції, тобто поняття "контроль" ототожнювалося з положенням про "централізоване управління". Тому слово "контроль" було найбажанішим для класичних бюрократичних шкіл.

У світлі нової філософії  системи менеджменту, що зародилася в 40-х роках XX ст., найважливіша мета контролю — формування в діловому управлінні стосунків злагоди, а  не стосунків панування і підлеглості. Процес контролю полягав у вирішенні  менеджментом завдань постійного розвитку організації у справі бізнесу. З  цього часу питання ефективного  розвитку фірми набувають ринкового  характеру, що означає перехід від  менеджменту на рівні мислення крамаря  до більш динамічного ділового менеджменту. Зазнали істотних змін як самі завдання контролю, так і його смислове значення. Найважливішим завданням контролю стала не стільки орієнтація організації  на максимальну ефективність у справі використання наявних ресурсів, скільки  орієнтація на ефективність розвитку самої організації, внаслідок чого шанси досягнення бажаних результатів  у справі бізнесу значно зросли. В сучасних умовах контроль — це аналітична функція менеджменту, яка  включає систему спостереження  за ходом процесів у об'єкті управління, сукупність методів порівняння величин  параметра, що контролюється, із заданими програмою, систему заходів з  виявлення відхилень при досягненні поставленої мети, а також визначення місця, часу, причини і характеру  допущених хиб у роботі.

Будь-яка організація  має у своєму розпорядженні арсенал  засобів формування діючої системи  контролю як у галузі контролю дисципліни виконавців певної програми, так і  в оцінці ефективності прийнятих  рішень у сфері формування фінансової політики, при формуванні цін, витрат виробництва, інформаційної системи та ін. Нерідко система контролю будується залежно від наявних ресурсів, які вона має регулювати, або економічних нормативів, показників, що застосовуються для регулювання економічних відносин і відображають суспільні вимоги до витрат і результатів виробництва, їх розподілу та використання.

Особливість застосування економічних  нормативів полягає в тому, що заздалегідь  обумовлюється залежність між ресурсами, що витрачаються, і ресурсами, що плануються. Встановлюється чіткий зв'язок між  ресурсами і кінцевими результатами виробництва, в ефективності яких заінтересований  колектив фірми. Тут мас місце  використання активного і пасивного  контролю.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Основні функції контролю

Основними функціями контролю є:

діагностична - ведуча функція, яка передбачає обов'язкову необхідність вивчення стану справ в організації, тобто поставити діагноз;

зворотнього зв'язку - інформація, яка надходить керівнику про хід вирішення задач, дає можливість впливати на процес;

орієнтуюча - проявляється в тому, що всі питання, які постійно контролює начальник, набуває особливого значення в свідомості виконавців, направляє їх зусилля в першу чергу на об'єкт підвищеної уваги керівника;

стимулююча - близька до орієнтуючої, але вона направлена не на конкретні роботи, а на виконання і залучення до процесу праці невикористаних резервів, і в першу чергу людських;

корегуюча - зв'язана з уточненнями, які вносять в рішення на основі матеріалів проведеного контролю;

педагогічна - контроль, при умілій його побудові, сприяє продуктивній і сумлінній праці.

Покладання в організації на ту чи іншу особу функцій контролю вимагає не тільки його формального  контролю в службовій ієрархії, але  й особистих якостей, схильності, відношення до нього колег і підлеглих.

Основними об'єктами контролю в організації  є важливі характеристики виробничого  стану; проміжні й кінцеві результати виконання планових завдань; показники  витрат ресурсів; економічної ефективності.

Найбільш об'єктивним та ефективним контроль буде тоді, коли впроваджена  система нормативів (стандартів) виконуваних  робіт і кінцевих результатів (цілей). Найчастіше нормативи і стандарти  розробляють за такими групами: цінові, дохідні, програмні (техніко-економічні), фізичні (для виробів і технологічних  процесів), поведінкові тощо. Часто  нормативами (стандартами) є відповідні стратегічні цілі та планові параметри  стратегій. У цих випадках установлюються певні інтервальні значення для нормативів.

Одна з найважливіших особливостей контролю, яку слід враховувати в першу чергу, полягає в тому, що контроль повинен бути узагальнюючим. Контроль не може залишатися прерогативою виключно менеджера, призначеного "контролером", і його помічників. Кожен керівник, незалежно від свого рангу, повинен здійснювати контроль як невід'ємну частину своїх посадових обов'язків, навіть якщо йому це ніхто спеціально не доручав. Контроль є фундаментом процесу управління. Ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати у відриві від контролю. Контроль за результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку оптимізації трудового процесу. Ви виявляєте, чи було досягнуто поставленої мети, і вносите необхідні корективи.

Будь-яке формування мети і планування ефективні лише настільки, наскільки ефективні реалізація та завершуючий контроль 
за виконанням.

Контроль дає можливість підвищити мотивацію праці (відчуття успіху) і дає поштовх для нової  постановки питань і проблем. 
Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки. Якщо писати чіткі посадові інструкції, пояснювати мету підлеглим, то це збільшить вірогідність того, що організаційна структура буде працювати так, як задумано.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8. Ключові галузі попереднього контролю

 В організаціях попередній  контроль використовується в  трьох ключових галузях: щодо  людських, матеріальних і фінансових  ресурсів.

Людські ресурси. Попередній контроль у галузі людських ресурсів досягається в організаціях за рахунок аналізу ділових і професійних знань та навичок, які необхідні для виконання тих чи інших посадових обов'язків і відбору найбільш підготовлених та кваліфікованих людей.

Матеріальні ресурси. Промислові фірми встановлюють обов'язковий попередній контроль за використанням матеріальних ресурсів. Контроль здійснюється шляхом розробки стандартів мінімально допустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, що надходять, цим вимогам.

Фінансові ресурси. Найважливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет (річний фінансовий план), який дозволяє також здійснювати функцію планування. Бюджет є механізмом попереднього контролю в тому значенні, що він дає впевненість: коли організації будуть потрібні готівкові засоби, то вони в неї будуть. Бюджети встановлюють також граничні значення затрат і не дозволяють тим самим будь-якому відділу або організації в цілому вичерпувати свої готівкові засоби до кінця. 
Поточний контроль. Поточний контроль здійснюється безпосередньо під час виконання робіт. Частіше всього його об'єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їхнього безпосереднього керівника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем, що виникають, і пропозицій щодо вдосконалення роботи дозволять запобігти відхиленням від намічених планів та інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвиватися, вони можуть перетворитися в серйозні труднощі для всієї організації. 
Поточний контроль не здійснюється одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на вимірюванні фактичних результатів, одержаних після проведення роботи.

Кінцевий контроль. У межах кінцевого контролю зворотний зв'язок використовується після того, як робота виконана. 
Хоча кінцевий контроль здійснюється надто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення, все-таки він має дві важливі функції: 
1. Кінцевий контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи мають здійснюватися в майбутньому. 
2. Сприяє мотивації. Якщо керівництво організації пов'язує мотиваційні винагороди з досягненням певного рівня результативності, то, очевидно, фактично досягнуту результативність потрібно вимірювати точно і об'єктивно. 

Процес контролю має три етапи:

• - розробка стандартів і критеріїв;
• - співставлення з ними реальних результатів;
• - прийняття необхідних коригуючих дій.

На кожному етапі реалізується комплекс різних заходів. Встановлення стандартів І етап процедури контролю демонструє, наскільки близькі за суттю функції контролю і планування. Стандарти - це конкретна мета, яка піддається вимірюванню. Ця мета виходить із процесу планування. Всі стандарти, що використовуються для контролю, повинні бути вибрані із багато чисельних цілей і стратегій організації та її мети. 
Мета, яка може бути використана як стандарт для контролю, має дві дуже важливі особливості. Вона характеризується наявністю часових рамок, в яких повинна бути виконана робота, і конкретного критерію, стосовно якого можна оцінити ступінь виконання роботи. Отже, стандарт - це формальна вимога, яка відноситься до вдосконалення обов'язків безпосередньо на робочому місці. До стандартів відносяться правила, які прийняті в організації, обмеження і встановлені процедури, трудові зобов'язання та інші формальні схеми дій. Якщо стандарт сформульований правильно, обмеження чітко вказує рамки допустимої поведінки, так як і наслідки виходу за їх межі. Якщо працівник порушив діюче обмеження, то дисциплінарне покарання (навіть звільнення), яке накладене на винуватого, нікого не здивує. 
Стандарти, як правило, чіткі й недвозначні. Якщо у відділі встановлений стандарт, згідно з яким робітники повинні виробляти не менше 200 комплектів за годину, то керівник дуже швидко визначить, чи виконується стандарт, чи ні. Якщо прийняті в організації обмеження говорять, що Ви зобов'язані працювати п'ять днів на тиждень з понеділка по п'ятницю, виключаючи святкові дні, то тоді працівники, які приходять на роботу лише три дні на тиждень, безумовно, не виконують вимог стандарту. Оскільки саме точні стандарти чіткі й недвозначні, то для керівника буде неважко використовувати їх для оцінки результатів діяльності працівника і як основу для підвищення оплати праці, дисциплінарних покарань та інших рішень, які пов'язані з результатами його роботи.

Показник результативності точно визначає, що необхідно одержати для досягнення поставленої мети. Подібні показники дозволяють керівникові співставити реально зроблену роботу із запланованою і відповісти на такі важливі запитання: "Що ми повинні зробити для досягнення запланованої мети?" і "Що залишилося незробленим?"

Інколи буває неможливим виразити показник результативності безпосередньо в кількісній формі. Це не є виправданням, щоб не встановлювати контрольних стандартів у цій галузі взагалі. Навіть суб'єктивний показник за умов, що усвідомлюється його обмеженість, кращий ніж нічого. Ряд організацій, які успішно долали інші параметри, зіткнулися з серйозними труднощами тому, що не зуміли встановити показник результативності в тих галузях, які важко піддаються вимірюванню. Це соціальна відповідальність та етика.

Співставлення досягнутих результатів  зі встановленими стандартами 
Другим етапом процесу контролю є співставлення реально досягнутих результатів зі встановленими стандартами. На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають очікуваним. На цій стадії процедури контролю дається оцінка, яка служить базою для рішення про початок дій. Діяльність, здійснювана на цій стадії контролю, значною мірою є найбільш помітною частиною всієї системи контролю. Ця діяльність полягає у визначенні масштабу відхилень, вимірюванні результатів, передачі інформації та її оцінці.

Керівництво вищої ланки  встановлює масштаб допустимих відхилень, у межах якого одержані результати від намічених не повинні викликати  тривоги. 
Один із засобів можливого збільшення економічної ефективності контролю полягає у використанні методу управління за принципом виключення. Часто цей метод так і називають принципом виключення. Він полягає в тому, що система контролю повинна спрацьовувати тільки за наявності помітних відхилень від стандартів.

Вимірювання результатів, які  дозволяють виявити, наскільки вдалося  дотриматися встановлених стандартів, - це найважчий і найдорожчий елемент  контролю. Для того, щоб бути ефективною, система вимірювання повинна  відповідати тому виду діяльності, який належить контролювати.

Вибір потрібної одиниці  вимірювання - це найлегша частина проведення контрольних вимірювань, які забезпечують у кінцевому підсумку весь контроль.

Передача та поширення  інформації відіграє ключову роль в  забезпеченні ефективності контролю. Для того, щоб система контролю діяла ефективно, необхідно обов'язково довести до відома відповідних працівників організації як встановлені стандарти, так і досягнуті результати.