Лекции по " Самоменеджменту"

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 24 Августа 2013 в 14:50, курс лекций

Краткое описание

Трудность применения самоменеджмента состоит не столько в недос-
таточном знании его методов, сколько в недостаточном или неудовлетвори-
тельном применении его инструментария. Познакомившись с основами са-
моменеджмента, становится возможным эффективно применять любой из
планировщиков. В реализации методов самоменеджмента универсальным
инструментом планирования является дневник — удобное и реальное сред-
ство перенесения в повседневность полученных знаний по самоменеджмен-
ту. Известно, что нет предела совершенству и человек только сам в состоя-
нии изменить собственную жизнь, если это необходимо. Каким бы методом и
стилем самоменеджмента не воспользовался человек, всегда найдется луч-
ший и более простой путь достижения цели. Для достижения полноты счаст-
ливого мироощущения нужно стремиться к тому, чтобы идеалы были гармо-
ничными по всем главным аспектам жизнедеятельности.

Скачать в ZIP архиве (511.03 Кб) Сколько стоит заказать работу?
Вложенные файлы: 1 файл

u_lectures.pdf

— 551.89 Кб (Скачать файл)
Page 1
Федеральное агентство по образованию
Федеральное государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Сибирский федеральный университет»
Ноздренко Е.А.
САМОМЕНЕДЖМЕНТ
Курс лекций
 Укрупненная группа 07000 «Культура и искусство»
Направление 071200.62 «Социально-культурная деятельность и народное
художественное творчество»
Факультет искусствоведения и культурологии
Кафедра рекламы и социально-культурной деятельности
Красноярск
2007
Page 2

2
ВВЕДЕНИЕ
Следуя персидской поговорке "Все тяжело лишь до тех пор, пока не
станет легким", необходимо приложить полученные знания о функциях и
возможностях самоменеджмента к собственным потребностям с целью по-
следовательного применения их на практике. Другими словами, нужно объе-
динить отдельные запланированные шаги, разработать стратегическую кон-
цепцию и последовательно воплощать ее в ежедневной работе, разработав,
таким образом, план мероприятий по овладению методами самоменеджмен-
та.
Управление временем означает эффективное его использование, т.е.
производство максимального количества важных дел в единицу времени. Как
ни один вид деятельности невозможен без использования знаний и информа-
ции, так невозможно быть успешным, максимально самореализоваться без
применения на практике основ самоменеджмента. Для одного человека дос-
таточно его собственных знаний и случайной информации, получаемой из
окружающей среды. Для большинства из нас этого недостаточно, а для мно-
гих знания и информация, полученная при изучении самоменеджмента, яв-
ляются необходимой основой профессионального совершенствования.
Трудность применения самоменеджмента состоит не столько в недос-
таточном знании его методов, сколько в недостаточном или неудовлетвори-
тельном применении его инструментария. Познакомившись с основами са-
моменеджмента, становится возможным эффективно применять любой из
планировщиков. В реализации методов самоменеджмента универсальным
инструментом планирования является дневник — удобное и реальное сред-
ство перенесения в повседневность полученных знаний по самоменеджмен-
ту. Известно, что нет предела совершенству и человек только сам в состоя-
нии изменить собственную жизнь, если это необходимо. Каким бы методом и
стилем самоменеджмента не воспользовался человек, всегда найдется луч-
ший и более простой путь достижения цели. Для достижения полноты счаст-
ливого мироощущения нужно стремиться к тому, чтобы идеалы были гармо-
ничными по всем главным аспектам жизнедеятельности.
Известно, что знаниями становится лишь та информация, которая
структурирована, нужна своим владельцам, используется ими по определен-
ным правилам и, главное, содержит в себе их отношение к этой информации.
Время управляет нашими действиями, когда мы непродуктивно расходуем
Page 3

3
его, выполняя работу, нерационально организуя собственную жизнь. Только
применяя знания по самоменеджменту, возможно эффективно распоряжаться
собственной жизнью, управляя временем. И время, потраченное на самостоя-
тельное изучение этой области научного знания, необходимо потратить с це-
лью собственного совершенствования.
Модуль 1.
«УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ» И САМОМЕНЕДЖМЕНТ
Формируемые компетенции:
Социально-личностные: 1) способность выстраивать и реализовывать
перспективные линии интеллектуального, культурного, нравственного и
профессионального саморазвития и самосовершенствования; 2) приобретение
навыков культуры социальных отношений, умение критически переосмыс-
ливать свой социальный опыт.
Инструментальные: 1) осуществление критического анализа собствен-
ного восприятия времени; 2) способность к письменной и устной межкуль-
турной, в том числе межнациональной и межконфессиональной коммуника-
ции в социальной и профессиональной деятельности.
Профессиональные: 1) формирование индивидуального стиля работы;
2) теоретическое моделирование механизмов адаптации к меняющимся усло-
виям (внешним и внутренним) жизнедеятельности.
Лекция 1.
План лекции
1. Стратегия «управление временем» как управление собственной деятельно-
стью, рациональная организация выполнения задач и распределения собст-
венных ресурсов.
2. Изменение восприятия времени.
3. Трехуровневая процедура диагностики проблем, связанных с организацией
планирования собственного времени.
Page 4

4
Стратегия «управление временем» как управление собственной
деятельностью, рациональная организация выполнения задач и распре-
деления собственных ресурсов
Время – это жизнь, нерационально потраченное время невозможно
восполнить и невозможно вернуть. Растратить свое время – значит растра-
тить свою жизнь и наоборот – взять свое время под контроль – значит овла-
деть своей жизнью и использовать её наилучшим образом. Мы можем насла-
ждаться жизнью лишь тогда, когда знаем, как лучше использовать время,
сделать труд наиболее рациональным и, наконец, совершить многое из того,
что мы хотели бы совершить, прожив свою жизнь так, «чтобы не было боль-
но за бесцельно прожитые годы».
«Мы тратим полжизни на то, чтобы найти применение времени, ко-
торое всю жизнь пытаемся сберечь» (Уилл Роджерс). Вернуть упущенное
время невозможно, у нас у всех одно и то же количество времени – настоя-
щий момент! На что мы тратим наше время сегодня и как его потратить зав-
тра каждый решает для себя сам.
Ряд научных источников утверждает, что возможно первой попыткой
сделать управление временем сознательной потребностью человека стало
первое письмо из нравственных писем к Луцию, написанных Луцием Аннеем
Сенекой в первые десятилетия новой эры, в которых он рекомендует:
ü письменный учет всего времени;
ü деление времени на хорошо, дурно потраченное и потраченное на
безделье;
ü оценивать жизнь по наполненности прожитого времени: «удержишь
в руках сегодняшний день – меньше будешь зависеть от завтрашнего»;
ü один из приемов управления временем;
ü введение жесткого режима дня.
Дефицита времени НЕТ. У человека достаточно времени для того, что-
бы сделать все, что он наметил. Есть категория людей, которые «слишком
заняты», но они и не подозревают о том, что существует множество людей,
которые заняты гораздо больше, но и успевают сделать больше. У таких лю-
дей не больше времени, чем у других, просто они гораздо эффективнее ис-
пользуют время. «Недостаточно быть занятым. Вопрос в том: чем же Вы
заняты?» (Генри Давид Торо).
У каждого из нас есть одинаковое количество времени – 24 часа. И мы
вовсе не так заняты, просто решили потратить свое время на «что-то другое»,
Page 5

5
выбирая то, что считаем нужным. С целью совершенствования организации
жизни необходимо избавиться в своем лексиконе от словосочетания «слиш-
ком занят» и научиться делать сознательный выбор, тогда появится свобод-
ное время, которого раньше не хватало и это время человек «создает» сам. В
практике самоменеджмента существует два способа решить проблему дефи-
цита времени:
1. Время можно «создать», работая более сосредоточено и эффек-
тивней: делать частые мини-перерывы, отталкиваться от естественных био-
ритмов, достаточное количество времени отдыхать, правильно питаться, бо-
роться со стрессом и волнениями.
2. Время можно создать, если более практично планировать свои дей-
ствия: составлять и использовать списки дел, учиться обходиться без «рас-
качки» и сразу браться за дело, научиться различать важные и срочные дела,
использовать методы планирования времени, жить по своему распорядку
дня, а не по чужому, поддерживать порядок на рабочем месте и не тратить
время попусту.
«Истинно велик тот человек, который овладел своим временем» (Ге-
сиод). Эффективное использование времени – это такое же искусство, как и
овладение, например, техникой скорочтения, которой можно научиться.
Этому искусству учит самоменеджмент. У человека нет ничего более важно-
го, чем жизнь, а значит, и время.
Научное знание об «управлении временем» основано на двух «китах»:
1. Умелое планирование времени.
2. Привычка в деталях исполнять запланированное.
Над этими «китами» главная цель – получение конкретных результатов
работы. Результат – это высший критерий эффективности труда, в том числе
и рационально потраченного времени.
Основные элементы «стратегии управления временем»:
1. Анализ реальной ситуации с использованием времени и временных
потерь, который включает в себя набор операций и действий: исследования,
тестирования, сопоставления, консультации, которые непосредственно
предшествуют планированию.
2. Планирование использования времени, которое предполагает: поста-
новку целей, разработку плана использования времени и доведение его до
исполнителя.
Page 6

6
3. Реализация плана. На этой стадии принимаются решения, и кон-
кретные задачи условно делятся на две основные категории:
Первая категория – задачи индивидуального уровня, решение которых
сопряжено с относительной свободой личности. Степень их сложности и
срочности может быть различной (одно дело написать две строчки распоря-
жения и другое – подготовить доклад).
Вторая категория - задачи, выполнение которых связано с рядом опе-
раций и привлечение других людей (организация корпоративных праздников
и т.д.).
Задачи из каждой категории переплетаются друг с другом и связаны с
планированием.
4. Организация контроля, учета, анализа, оперативно корректирова-
ния и хода выполнения планов. Выполнение любой задачи необходимо прове-
рять как в отношении исполнительности, так и с точки достижения опти-
мальных результатов.
Получение запланированных результатов работы в оптимальном ре-
жиме – одна из главных целей процесса управления временем, так как без
достойных результатов жизнь превращается в бессмысленный набор дейст-
вий.
С давних времен человечество задает вопрос о том, что есть время?
Древние философы также ставили этот вопрос: «Что есть время? Кто в со-
стоянии ясно и кратко объяснить его? Кто способен настолько постигнуть
Время в мыслях, чтобы выразить свою связь с ним? И ещё, что в наших
обычных рассуждениях является более привычным и известным, чем Время?
И уверены ли мы, когда говорим о нем; мы понимаем его также, когда в раз-
говоре слышим, как его называют? Что же тогда представляет собой Вре-
мя? Если меня никто не спрашивает, то я знаю; но если я захочу объяснить
кому-нибудь, кто спросит меня, что такое Время, говоря откровенно, я не
знаю». Ситуация с пониманием сущности Времени не слишком изменилась с
тех пор, как блаженный Августин написал эти слова.
На пути овладения стратегий управления временем человек встречает
препятствия и наиболее распространенное из них заключается в том, как он
воспринимает свое время. Джулия Моргенстерн предлагает осуществить ряд
шагов на пути к овладению искусством управления временем, первый шаг –
подвергнуть критическому рассмотрению наше восприятие времени. Для
этого пытаемся сделать время осязаемым.
Page 7

7
Большинство людей воспринимают время как нечто неосязаемое. На
пути хаоса к порядку проще всего организовать пространство, а не время, по-
тому, что пространство – это то, мы можем видеть. Время же невидимо и не-
осязаемо. Человек не может увидеть его, пощупать или подержать в руках,
его так же нельзя свалить в кучу или физически передвинуть с места на ме-
сто. Время – это нечто, что можно почувствовать, ощутить, но по ощущени-
ям оно совершенно бесформенное. Ощущения дня, который незаметно про-
шел или медленно тянущегося, полного тоски и печали, знакомо каждому.
Аналогично кажутся трудно измеримыми наши дела и задачи – они выглядят
огромными и бесконечными по своему объему и продолжительности. Чело-
век будет испытывать определенные трудности, управляя своей жизнью, до
тех пор, пока, время останется для него неуловимым, ускользающим для вос-
приятия, эфемерным и трудным для осмысления. Следовательно, необходи-
мо изменить свое восприятие времени, сделав его более осязаемым. Для
этого надо научиться воспринимать время в более наглядных и измеряемых
образах.
Планирование и организация времени на самом деле ничем не отлича-
ется от планирования и организации пространства. Для подтверждения срав-
ним беспорядок на рабочем столе с беспорядком в графике работы (таб.1.):
Таблица 1.
Беспорядок на рабочем столе
Беспорядок в графике работы
1. Ограниченный объем свободного
места
2. На столе лежат горы предметов,
для размещения которых не хватает
места
3. Предметы неразборчиво и беспо-
рядочно втискиваются в любое сво-
бодное место
4. Беспорядочное
расположение
предметов мешает увидеть и оце-
нить содержимое стола
5. Неэффективное использования
стола как средства организации не-
обходимых предметов для рабочего
процесса.
1. Ограниченное рабочее время
2. График перегружен задачами, на
выполнение которых постоянно не
хватает времени
3. Дела неразборчиво и беспорядоч-
но выполняются в любой свободный
промежуток времени
4. Беспорядочное расположение за-
дач мешает увидеть и оценить, то,
что нужно сделать
5. Неэффективное использование
графика как средства для организа-
ции рабочего времени
Page 8

8
Из данного сравнения, очевидно, что также как рабочий стол является
ограниченным пространством, на котором необходимо разместить опреде-
ленное количество предметов, график работы – это ограниченное простран-
ство, в котором необходимо разместить определенное количество задач.
Наша жизнь вовсе не бесконечна. Каждый день – это емкость, сосуд,
блок памяти, обладающий определенной вместимостью, которую можно ис-
пользовать. С того момента, когда человек осознает, что у времени есть свои
границы, он начинает смотреть на дела по-другому, потому что они стано-
вятся предметами, которые надо разместить в пространстве своего времени.
Каждая задача имеет свой объем, свои размеры, а значит, их расстановка в
расписании дня становится математическим уравнением. После того, как че-
ловек оценил все, что необходимо сделать, следует вычислить объем и ем-
кость каждой задачи для того, чтобы определить степень реальности их раз-
мещения в пространстве имеющегося времени.
Когда мы начинаем смотреть на время, как на нечто, обладающее, как и
пространство, определенными границами, мы начинаем более трезво и реа-
листично смотреть на то, чего хотим достичь и совершить в своей жизни.
Это, соответственно побуждает человека овладевать различными приемами и
средствами управления временем, которые могут работать гораздо продук-
тивнее в отведенное время.
Если беспорядок на рабочем месте и беспорядок в графике работы по
существу одинаковы, то и наведение порядка в каждом из них – очень по-
хожие процедуры. И что бы человек ни приводил в порядок – стол, шкаф,
кухню, офис или график рабочего дня – разработка системы организации и
планирования всегда состоит из трех этапов: анализ, планирование, действие.
Второй шаг на пути к овладению искусством управления временем –
научиться управлять временем по принципу «изнутри наружу». Это зна-
чит строить индивидуальное расписание дня, график жизни, согласно лично-
стным особенностям человека. Соответственно, необходимо расставив при-
оритеты, определить, что важно именно вам и найти для этой деятельности
место в жизни и в расписании, которые будут основываться на уникальных
личных потребностях и жизненных целях. И еще это означает – чувствовать
себя глубоко удовлетворенным в конце каждого прожитого дня.
Известно, что нет одинаковых людей, каждый из нас личность, у кото-
рой в различные моменты жизни существуют свои потребности. Наверно не
существует «правильного» способа прожить свою жизнь, однако есть средст-
Page 9

9
ва и инструменты, чтобы человек смог построить свою жизнь вокруг своих
идеалов и потребностей. Можно изучить и приобрести новые навыки и скор-
ректировать поведение, но невозможно изменить себя, свою сущность – и
никто не должен этого делать. Пройдя процесс самопознания и раскрытия ес-
тественных склонностей, потребностей и желаний, возможно заложить фун-
дамент личной системы управления временем (тайм – менеджмент).
Третий шаг на пути к овладению искусством управления временем –
диагностика проблем, связанных с организацией планирования. Для того
чтобы перестать тратить попусту время и силы необходимо овладеть проце-
дурой диагностики проблем, которые являются причинами нерационально
потраченного времени. Сосредоточившись на этих причинах, вырабатывает-
ся верное решение – быстро, четко и ясно.
Процедура диагностики включает в себя три уровня:
1) Первый уровень: определение технической ошибки. Это, как прави-
ло, легко исправимые методические ошибки в подходах к планированию
времени. В данном случае необходимо овладеть приемами и методиками, ко-
торые не были использованы. Как только будут выявлены ошибки, целесооб-
разно внести в свои действия коррективы и все встанет на свои места.
2) Второй уровень: определение внешних факторов. Это факторы ок-
ружающей среды, находящиеся за пределами личного контроля, не имеющие
к человеку никакого отношения. Однако эти факторы накладывают некото-
рые ограничения на возможности планирования и организации. Признавая
наличие таких факторов, человек перестанет искать собственные недостатки
и определит более эффективный способ справиться с внешними воздейст-
виями или исключит их влияние.
3) Третий уровень: определение психологических препятствий. Психо-
логические препятствия в данном контексте означает скрытые внутренние
силы и убеждения, которые мешают добиваться целей и жить согласно лич-
ным представлениям. В случае, когда исправлены технические ошибки, уст-
ранены негативные факторы окружающей среды, но жизнь все-таки остается
недостаточно организованной, как правило, причина кроется в психологиче-
ских установках человека. Следовательно, целесообразно, выяснив их приро-
ду, освободиться от их влияния.
Очень часто проблемы с планированием времени возникают из-за ком-
бинации таких причин. При определении причин неудач необходимо рас-
смотреть все три группы ошибок и препятствий. Иначе возможно исправить
Page 10

10
ситуацию лишь наполовину (справившись с влиянием внешних факторов, ос-
танутся психологические препятствия). Данная процедура диагностики при
умелом её применении позволяет совершить в жизни важные и кардинальные
изменения.
Например, руководитель испытывает трудности в делегировании пол-
номочий, что является необходимой функцией менеджмента. Воспользовав-
шись трехуровневой процедурой диагностики данной проблемы, выясняем:
• возможная техническая ошибка: незнание приёмов эффективного
 делегирования полномочий;
• возможное влияние внешних факторов: в подчинении нет человека,
которому можно поручить конкретное дело;
• возможные психологические препятствия: возникающее чувство
 вины перед подчиненным из-за обращения с просьбой выполнить кон-
кретную задачу.
Таким образом, диагностировав любую проблему, можно найти её ре-
шение, что, безусловно, повысит эффективность организации жизни челове-
ка.
«И ложатся дела наши бременем, нету времени, нету времени!» (Вы-
соцкий). Многие чрезмерно загруженные люди не видят выхода из подобно-
го рода ситуаций и, как правило, уверены, что ничего нельзя изменить. Но
это зачастую не так. Попадая в так называемую «ловушку времени», многие
начинают раздражаться вместо, того, чтобы планомерно искать выход из
сложившейся ситуации. Например, человек изо дня в день повторяет такие
ошибки, как:
• долгие разговоры по телефону, поскольку получаемая и передавае-
 мая информация не всегда легко воспринимается;
• меняем по различным причинам намеченную последовательность
 выполнения текущих дел и задач и, как следствие, путаем важные дела со
второстепенными;
• испытываем проблемы с разбором почты;
• забываем сделать нужные звонки.
Особым образом встает проблема чрезмерной бумажной бюрократии и
бесконечных совещаний. Накопившаяся усталость часто мешает человеку
«заглянуть в себя» и решить эти проблемы, по возможности избегая ошибок.
Еще Казуо Инамори в книге «Страсть к успеху. Японское чудо» писал: «по-
коления приходят и уходят, а люди продолжают совершать одни и те же
Page 11

11
ошибки». Огромное количество людей не умеют структурировать время и
пространство. Соответственно одна из задач изучения самоменеджмента за-
ключается в осознании данной потребности и формировании соответствую-
щих навыков в рамках профессиональной деятельности.
Список литературы
1. Бекман А. Само-менеджмент. Искусство овладения повседневностью / А.
Бекман. – Калуга: Духовное познание, 2002. – 152с.
2. Добротворский И.Л. Самоменеджмент: Эффективные технологии:
Практическое руководство для решения повседневных проблем / И.Л.
Добротворский. – М.: "Приор-издат", 2003. – 272 с.
3. Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках / Лотар Зайверт. – М., 1996.
4. Кук М. Эффективный тайм-менеджмент: Как рационально спланировать
свое рабочее и свободное время / Маршал Кук. – М., 2003. – 336 с.
5. Моргенстерн Дж. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управле-
ния своим временем и своей жизнью / Джулия Моргенстерн. – М., 2002 –
256 с.
6. Хроленко А.Т. Самоменеджмент / А.Т. Хроленко. – М., 1996.
7. http://www.timemanager.ru – Тайм-менеджмент.
Лекция 2.
План лекции
1. Параметры индивидуального стиля работы.
2. Основные причины нерационально потраченного времени.
3. Генезис самоменеджмента.
4. Самоменеджмент – умение управлять собой. Управление временем,
управляя знаниями.
Параметры индивидуального стиля работы
Поиск приёмов организации времени, да и жизни в целом, связан с
глубоким анализом индивидуального стиля работы конкретного человека. В
связи с этим важно определить такие параметры, как: темперамент, сенсор-
ные предпочтения, приоритетность целей и многое другое.
Для человека, занимающего напряженным интеллектуальным трудом,
характерно использование в работе трех основных блоков:
1. Блок накопления и обработки новой информации.
2. Блок отдачи и распределения информации.
3. Блок отдыха и релаксации.
Каждый из этих блоков является неотъемлемой частью гармоничного
развития личности. Так, нарушение пропорций между этими блоками или
Page 12

12
игнорирование одного из них приводит к уменьшению работоспособности, а,
следовательно, эффективности труда.
С целью совершенствования процесса организации труда необходимо
также произвести детальный анализ основных «поглотителей» времени.
Образно говоря, если разумный человек заранее знает, из какого кармана вор
украдет у него кошелек, он никогда не положит его именно в этот карман.
Существует известное выражение о том, что время – деньги, и когда извест-
ны основные поглотители времени, разумно их избегать.
Самые распространенные причины, заставляющие человека нерацио-
нально использовать свое время следующие:
1. Телефонные звонки.
2. Часто заглядывающие в кабинет люди.
3. Плохо организованный обмен информацией между подразделения-
ми организации.
4. Проблемы с компьютерным оборудованием.
5. Изменение намеченной очередности выполнения задач, навязывае-
мое коллегами или руководителями.
6. Недостаток организационного планирования.
7. Неумение слушать и слышать людей.
8. Неудовлетворительная организационная структура организации.
9. Неразбериха в почте.
10.Исправление ошибок, которых зачастую можно было бы избежать.
11.Нерешительность в деловых вопросах.
12.Плохо организованные совещания, собрания, планерки.
13.Отвлекающие факторы на рабочем месте.
14.Чрезмерная офисная бюрократия.
15.Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других людей.
Актуальными в данном случае являются слова из известной песни Вы-
соцкого: «Смажь колёса времени, не для первой премии, им ведь очень боль-
но от трения, обижать не следует время, плохо и тоскливо жить без време-
ни». Время нужно планировать хотя бы уже потому, что нам его никогда не
хватает. Мы никак не можем найти время на важные, но несрочные дела. Не-
обходимо прекратить его искать, потому, что вы никогда не найдете время!
Мы ведь живем в нем.
Время можно создать, позаимствовав его у одного занятия, отдав дру-
гому. В этом поможет список дел.
Page 13

13
Многие менеджеры слишком ориентированы на процесс деятельности,
а не на его результаты. При таком подходе предпочтение отдается:
Ø правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;
Ø решать проблемы вместо того, чтобы создавать творческие альтер-
нативы;
Ø сохранять средства вместо того, чтобы оптимизировать использова-
ние средств;
Ø выполнять долг вместо того, чтобы добиваться результатов;
Ø уменьшать затраты вместо того, чтобы повышать прибыль.
Для того чтобы найти больше времени на дела, которые приносят поль-
зу, надо делать меньше того, что оказывается бесполезным. Это означает
- не тратить время попусту! Распределить время можно и на основе других
соображений, а не только с точки зрения удовольствия. Это могут быть:
ü обеспечение финансовой стабильности;
ü продвижение по карьерной лестнице;
ü поддержание хорошей физической формы.
Каждому человеку важно определить для себя приоритеты и, следова-
тельно, понять смысл полезного времяпровождения.
Жизнь следует строить по принципу «я сделал все, что было возмож-
но в моих силах». Оглядываться назад и говорить: «Я мог бы сделать лучше»
- это бессмысленно и не реалистично. Допустим, вы могли бы сделать лучше.
Можно даже себе представить, что и как можно было бы сделать лучше. Но
то обстоятельство, что этого не было сделано лучше, означает, что в сло-
жившихся обстоятельствах невозможно было сделать по-иному.
Поэтому не следует допускать неудаче останавливать попытки по дос-
тижению поставленных целей. Не целесообразно тратить драгоценное время
понапрасну на размышления о том, что что-то не «получилось». Ведь боль-
шинство из нас учится на своем опыте и своих ошибках. Человек становится
старше и мудрее с тех пор, как имел дело с подобной ситуацией, даже если
это было пятнадцать минут назад.
Известно, что человеческие привычки невозможно изменить за не-
сколько дней, для этого требуется время. Для того, чтобы вы взять под кон-
троль собственное время и собственную жизнь, не существует волшебных
слов, а чудеса, как известно, бывают только в сказках. Однако, применяя ос-
новы самоменеджмента, возможно добиться продвижения к ежедневным и
жизненным целям, получив больше удовольствия от каждой минуты жизни.
Page 14

14
И, как следствие, добиться большего успеха в профессиональной карьере и
личной жизни, достигая многого меньшими усилиями. Согласно методам са-
моменеджмента, каждому вполне возможно стать обладателем гораздо
большего количества времени в течение отведенной жизни. Следовательно,
каждому решать, каким образом сегодня потратить время с наибольшей
пользой, делая все, что в ваших силах и считая это личным успехом.
Не вызывает сомнения тот факт, что деловой человек очень много вре-
мени тратит на важные дела, этот факт мотивирован тремя причинами:
1. Время, потраченное на обеспечение финансовой стабильности, воз-
можно, это то время, которое человек посвящает семье. Работаем не ради то-
го, чтобы купить, например, видеомагнитофон, а для того, чтобы обеспечить
всем необходимым детей и т.д. Однако, самореализация на работе и духовная
жизнь человека не исключает возможности взаимообусловленности.
2. Существует мнение о том, что работать на работе гораздо проще,
чем «работать над семьей», потому что профессиональная деятельность
обычно подразумевает выполнение конкретных заданий, когда точно извест-
но, что надо сделать и каков должен быть результат. Гораздо сложней с «хо-
рошей семьей» или «крепким здоровьем», потому что не всегда имеется точ-
ное представление о том, к чему стремишься.
3. Общественное давление отвечает традиционному понятию работы.
Приходя к пониманию того, что другие сферы жизни не менее важны, требо-
вания в профессиональной жизни остаются прежними. В данной ситуации
разумнее расставлять жизненные приоритеты, учитывая степень важности
разных сфер жизни, но не за счет профессиональной деятельности.
«Вы любите жизнь? Тогда не тратьте безрассудно время, ибо это
материал, из которого сделана жизнь» (Бенджамин Франклин).
Самоменеджмент – это умение управлять собой. Прежде всего, это: са-
моорганизация, искусство управления собой и руководство процессом
управления во времени, пространстве, общении, деловом мире.
Актуально в данном контексте звучат слова гениального Гете: «Недос-
таточно знаний, необходимо также их применение, недостаточно хотеть, на-
до еще и что-то делать». Так, например, получить диплом престижного вуза
еще недостаточно. Ведь процесс самообразования должен присутствовать
постоянно и систематически. Знания должны не только преподаваться, но,
главное – приобретаться. Если человек не знает, чего действительно хочет, у
него, как правило, ничего не получается. Поэтому, целесообразно утвер-
Page 15

15
ждать, о том, что никогда не надо бояться ставить перед собой более труд-
ные, более глобальные задачи.
Исследования показывают, что самоменеджмент при использовании
современных подходов позволяет не только значительно продвинуться на
пути овладения искусством управления собой и своими действиями, но в оп-
ределенной степени облегчает усвоение основ теории. Это происходит бла-
годаря тому, что базовые методологические подходы предварительно изуча-
ются на занятиях по самоменеджменту, чем достигается практический синтез
искусства и науки управления, составляющих его сущность.
Таким образом, преимущества овладения искусством самоменедж-
мента состоят в следующем:
Ø выполнение работы с меньшими затратами времени, рациональная
организация труда;
Ø отсутствие спешки при осуществлении задач и жизнедеятельность в
состоянии эустресса;
Ø получение удовлетворения, как от профессиональной деятельности,
так и от планирования личной жизни;
Ø активная и обоснованная мотивация труда;
Ø повышение профессиональной квалификации и возможность карь-
ерного роста;
Ø сокращение ошибок при выполнении своих функций;
Ø достижение профессиональных и жизненных целей в короткие сро-
ки посредством квалифицированного выполнения функций самоменеджмен-
та.
Список литературы
1. Бекман А. Само-менеджмент. Искусство овладения повседневностью / А.
Бекман. – Калуга: Духовное познание, 2002. – 152с.
2. Добротворский И.Л. Самоменеджмент: Эффективные технологии:
Практическое руководство для решения повседневных проблем / И.Л.
Добротворский. – М.: "Приор-издат", 2003. – 272 с.
3. Кук М. Эффективный тайм-менеджмент: Как рационально спланировать
свое рабочее и свободное время / Маршал Кук. – М., 2003. – 336 с.
4. Моргенстерн Дж. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управле-
ния своим временем и своей жизнью / Джулия Моргенстерн. – М., 2002 –
256 с.
5. Наймушин А.И. Основы самоменеджмента / А.И. Наймушин, А.А. Най-
мушин. – Уфа: ЛОТ УТИС, 2000.
6. Хроленко А.Т. Самоменеджмент / А.Т. Хроленко. – М., 1996.
Page 16

16
7. http://www.improvement.ru – Организация времени: эффективность, успех,
развитие.
8. http://www.timemanager.ru – Тайм-менеджмент.
Лекция 3.
План лекции
1. Функции и цели самоменеджмента.
2. Основной принцип самоменеджмента – принцип роста и изменений.
Функции и цели самоменеджмента
Лотар Зайверт определил самоменеджмент как «последовательное и
целенаправленное использование испытанных методов работы в повседнев-
ной практике. Основные цели самоменеджмента можно сформулировать
следующим образом:
1. Максимально использовать собственные возможности.
2. Сознательно управлять течением своей жизни.
3. Уметь преодолевать внешние обстоятельства.
Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить
в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной зависи-
мости между собой и осуществляются в определенной последовательности:
1. Постановка цели. Данная функция призвана осуществлять анализ и
формулирование личных целей.
2. Планирование. Назначение планирование в разработке планов и аль-
тернативных вариантов своей деятельности.
3. Принятие решений. Суть этой функции в принятии решений по
предстоящим делам.
4. Реализация и организация подразумевает составление распорядка
дня и организацию личного трудового процесса в целях реализации постав-
ленных задач.
5. Контроль. Под контролем в самоменеджменте понимается самокон-
троль и контроль итогов для корректировки целей.
6. Информация и коммуникация. Вокруг данной функции «вращаются»
остальные, поскольку коммуникация как обмен информацией, необходима во
всех фазах процесса самоменеджмента.
Page 17

17
Целеполагание в самоменеджменте
Цели являются представлением о будущем, для реализации которых
личность изъявляет желание что-либо сделать. «Мыслить целями» - значит
поставить частное на службу большому целому, в результате чего появляется
понимание того, в каком направлении следует идти и какого конечного ре-
зультата необходимо достичь.
В процессе определения цели происходит концентрация не на том, что
делать, а на том, для чего это необходимо сделать. Следовательно, это побу-
ждает человека конкретизировать конечный результат деятельности. Образно
говоря, цели представляют собой вызов человеку и побуждают его к дейст-
виям. Без цели отсутствует критерий оценки, по которому можно измерять
трудозатраты каждого конкретного человека. Таким образом, определять це-
ли и последовательно к ним стремиться означает концентрировать энергию
на действительно важных делах, вместо необоснованной траты потенциаль-
ных сил и возможностей личности.
Постановка цели – это перманентный процесс, поскольку цели не за-
даются раз и навсегда, а могут корректироваться с течением времени. В слу-
чае, когда в процессе контроля за реализацией намеченного плана действий
выясняется, что прежние представления были, в сущности, неверными или
что потребности оказались завышенными или заниженными, следует пере-
смотреть цель. В связи с этим очень важно постоянно помнить, куда мы хо-
тим прийти и куда мы попасть не хотим, чтобы не оказаться там, куда нас
хотят привести другие в соответствие с собственными целями.
Актуальными в данном контексте звучат слова знаменитого Марка
Твена о том, что «после того, как мы окончательно потеряли из виду цель,
мы удвоили свои усилия». Постановка цели означает сознательное осуществ-
ление своих действий в соответствии с генеральной линией или ориентиром.
Не вызывает сомнения утверждение о том, что формулируя цель, необходимо
думать о будущем. И традиционное мышление в рамках частных задач опас-
но тем, что можно потеряться в мелочах. Значит, мышление в масштабах це-
лей способствует тому, что частности подчиняются целому и появляется оп-
ределенность в достижении конечного результата.
В практике самоменеджмента существует пять основных принципов
постановки целей: точность определения, измеримость, достижимость, реа-
листичность и определение во времени. Сам процесс постановки целей
включает в себя три этапа:
Page 18

18
ü нахождение цели: чего я хочу?
ü ситуационный анализ: что я могу?
ü формулировка цели: к чему я конкретно приступаю?
Целеполагание следует начинать с определения: собственно целей, со-
гласованности их между собой, высшей цели и промежуточных на пути к
главной, инвентаризации необходимых для достижения цели личных ка-
честв. Инвентаризация личных качеств предполагает определение сильных и
самоанализ слабых сторон человека (над чем ещё надо работать).
Самое главное – необходимо добиваться ясности цели. Это означает,
что надо устанавливать цели, которые будут обращены в непосредственные
действия, что является безусловной, основополагающей предпосылкой успе-
ха, как в работе, так и в жизни. Например, нельзя формулировать цель сле-
дующим образом: «Хочу вести здоровый образ жизни». А данную цель сле-
дует сформулировать так: «Я буду каждое утро совершать пробежки на све-
жем воздухе». Подобные конкретные, ориентированные на определенные
действия цели можно планировать, например, фиксируя в дневнике времени
по определенным дням или неделям и реализовывать по этапам. Значит, сле-
дует максимально точно описать то, чего конкретно необходимо достичь.
Существует мнение о том, что свои цели совершенно необязательно
формулировать в письменном виде. Однако это ошибочное мнение, потому
что в письменном виде цели запечатлеваются визуально, а значит, менее
подвержены опасности забвения. Более того, когда четко определена цель,
она автоматически приобретает обязательный характер, а зафиксированная
на бумаге, она побуждает к систематическому анализу, перепроверке и реви-
зии. Письменное оформление цели также способствует фиксации более или
менее смелых представлений и желаний. Таким образом, повышается веро-
ятность того, что человек будет постоянно помнить о своих целях и уточнять
их.
Для определения личных целей необходимо пройти четыре ступени:
1. Разработка общих представлений о жизненных устремлениях. Для
уточнения представлений о своих жизненных устремлениях надо предста-
вить себе возможную картину будущей жизни. Для этого целесообразно про-
анализировать свою жизнь, обозначить крупнейшие успехи и сформулиро-
вать представления о будущем, обозначить то, чего хотелось бы еще достичь.
После такой аналитики следует определить пять важнейших целей, которых
хотелось бы достичь до конца своей жизни.
Page 19

19
2. Распределение жизненных целей во времени. Необходимо уточнить
характер целей и классифицировать их на предмет долгосрочных (чего хоте-
лось бы достичь в жизни), среднесрочных (чего хотелось бы достичь в бли-
жайшие пять лет) и краткосрочных (чего хотелось бы достичь в ближайшие
двенадцать месяцев).
3. Конкретизация представлений о развитии профессиональной карье-
ры. Данный этап характерен процессом определения долгосрочных, средне-
срочных и краткосрочных профессиональных целей. То есть, самоопределе-
ние в профессиональной области (например, стать генеральным директором
предприятия, на котором работаете или просто укрепить свое настоящее по-
ложение и занимать занимаемую должность до выхода на пенсию и т.д.).
4. Инвентаризация целей. На последнем этапе постановки целей необ-
ходимо составить полный список целей по следующей структуре:
Ø Личные цели (цели жизни).
Ø Профессиональные цели (цели карьеры).
Ø Опыт, который еще необходимо приобрести (личный и профессио-
нальный).
Ø То, что еще хотелось бы совершить как в личной жизни, так и в
профессиональной карьере.
Схематически процесс постановки целей может выглядеть следующим
образом:
Куда Я хочу?
Где Я нахожусь?
Список неудач
Достоинства и недостатки
Сильные стороны
Слабые стороны
Анализ «цель-средство»
Суть анализа «цель – средство» состоит в том, что необходимые для
достижения желаемых целей средства (личные финансовые, временные ре-
сурсы) сравниваются с реальной ситуацией. Для этого из составленного спи-
ска целей выбирается пять важнейших, и определяются необходимые для
Page 20

20
достижения этих целей средства. Результаты этой работы целесообразно оп-
ределенным образом структурировать (таб.2)
Последний этап процесса постановки целей – конкретное формулиро-
вание практических целей для последующей стадии планирования. Каждая
цель имеет смысл только тогда, когда установлены сроки её воплощения и
сформулированы желаемые результаты.
Таблица 2.
Анализ «Цель – средство»
Желаемые
цели
Необходимые
средства
(что требуется?)
Ситуационный анализ
Имеется в наличии
(способности, сред-
ства и т.д.)
Не имеется в
наличии
Практические
шаги по увели-
чению ресурсов
1.
2.
3.
4.
5.
На данном этапе важно проверить свои цели на предмет их реалистич-
ности. Универсальных критериев данной проверке не существует, поэтому
они всегда индивидуальны. Следует помнить, что нереальные задачи имеют
мало шансов быть выполненными, поэтому следует реально оценивать соб-
ственные возможности. Не менее важный момент при установлении кон-
кретных краткосрочных целей – их согласованность с достижением долго-
срочных глобальных целей. А при стремлении к долгосрочным целям целе-
сообразно учитывать изменения внешних условий и возникновение новых
тенденций в социуме в целом.
Таким образом, пройдя все этапы, значимость каждого не вызывает
сомнения, возможно реально определить свои жизненные цели и составить
личный жизненный план (таб.3).
Таблица 3.
Жизненный план
 Сфера
жизни
Номер Жизненная
цель
Важность,
значи-
мость
Срок
(времен-
ной пери-
од)
Практиче-
ские дейст-
вия
Срок
Кон-
троль
Page 21

21
Определение жизненных приоритетов и постановка задач.
Для определения жизненных приоритетов рекомендуется взглянуть на
список Жизненных Целей и потратить всего лишь одну минуту для того,
чтобы выбрать три наиболее главные из них. Обозначив три самых важных,
надо проделать такую же операцию со списком целей на ближайшие три
(пять) лет, а затем со списком целей на шесть месяцев.
Таким образом, с помощью элементарного математического счета из
общего списка выделится девять целей. Затем выберите из этих девяти - три
и запишите их на новом листке бумаги под заглавием: «Мои три самые важ-
ные долгосрочные цели». Далее перечислите их в порядке важности. Таким
образом, завершается работа над составлением предварительного текста Дек-
ларации Жизненных Целей. То есть, определено то, что хотелось бы сделать с
собственной жизнью, согласно представлениям на настоящий момент.
Часто определяя жизненные приоритеты, человек испытывает определенные
трудности, так как они требуют тщательного обдумывания и принятия ре-
шений, согласно собственным принципам. В конкретной ситуации иногда
критерии в выборе приоритетов связаны с потребностями семьи, в то время
как в глубине души человек желает перестроить использование времени с
учетом собственных потребностей.
Рис. 1. Определение жизненных приоритетов по И. Коддлеру
Page 22

22
Использование различных критериев может привести к различиям в
приоритетах и вызвать противоречия между различными интересами. На-
пример, некий преподаватель работает на вечерних курсах с тем, чтобы по-
высить свою квалификацию. Испытывая определенную ответственность пе-
ред студентами, в то же время ему необходимо повышать свой профессио-
нальный статус. В данной ситуации возникает вопрос выбора между профес-
сиональной подготовкой к лекциям для студентов и работой над диссертаци-
ей по вечерам. Выбор зависит от расставленных приоритетов, но каков бы он
ни был, только правильное планирование позволяет понять необходимость
разрешения противоречия между собственными потребностями и потребно-
стями студентов. Точно так же, как фотограф, который может делать снимки
одной и той же сцены несколько раз, чтобы добиться должного эффекта,
Декларация Жизненных Целей лишь выиграет от многих последовательных
«снимков». Поэтому повторив эту процедуру и сравнив результаты, как пра-
вило, не получаются те же самые ответы и скорее всего добавляется то, что
отсутствовало в первоначальном варианте. Так уж работает человеческий
мозг.
Так как Декларация Жизненных Целей не является статичной, ее реко-
мендовано периодически пересматривать. Практики утверждают, что день
рождения – это подходящее время для того, чтобы пересмотреть собствен-
ную декларацию. Динамика изменения целей абсолютно закономерна, так
как правильно поставленные цели сегодня, не означают сохранения их акту-
альности завтра, потому что прошлогодний самоанализ не точно отражает
нынешний способ восприятия окружающего мира. Это означает, что жизнен-
ные цели должны расти вместе с личностью. Следуя предложенной И. Кодд-
лером схеме (рис.1.), появляется реальная возможность правильно опреде-
лить личные приоритеты.
Согласно каждой из шести функций существуют техники самоме-
неджмента в управлении временем (таб.4).
Page 23

23
Таблица 4.
Техники самоменеджмента
Функция,
задача
Рабочие приемы,
методы
Достигаемый результат
(выигрыш во времени за
счет...)
1.Постановка
целей
Определение цели, си-
туационный анализ, це-
левые стратегии и мето-
ды достижения успеха,
формулирование цели
Мотивация,
устранение
слабых сторон, распозна-
вание преимуществ, кон-
центрация усилий на уз-
ких местах, сроков и бли-
жайших шагов, фиксация
2. Планирование Стратегическое и опера-
тивное
планирование,
планирование
дня,
принципы
временного
менеджмента,
метод
"Альпы",
система
Франклина, "прямое" и
"обрат-
ное"планирование, веде-
ние "дневника времени"
Подготовка к реализации
цели, оптимальное рас-
пределение и планирова-
ние времени, сокращение
сроков исполнения
3.Принятие
решений
Установка приоритетов,
принцип Парето, АБВ
анализ, принцип Эйзен-
хауэра, делегирование
полномочий
Приводящая к успеху ор-
ганизация труда, перво-
очередное решение жиз-
ненно важных проблем,
упорядочение дел по их
важности, избавление от
"тирании" неотложности
продуктивность трудовых
затрат
4. Реализация и
организация
Распорядок дня, график
продуктивности, днев-
ной рабочий план
Применение
самоме-
неджмента, концентрация
на значительных задачах,
использование пика про-
изводительности, учет пе-
риодических колебаний,
становление
индивиду-
ального рабочего стиля
5. Контроль
Контролирование
про-
цесса работы, контроли-
рование достижения по-
ставленных целей, обзор
Обеспечение запланиро-
ванных результатов, пози-
тивное воздействие на те-
чение жизни
Page 24

24
итогов истекшего дня
(самоконтроль)
6. Информация и
коммуникация
Рациональные совеща-
ния, рациональное веде-
ние переговоров, рацио-
нальное использование
телефона, рациональное
ведение корреспонден-
ции, листки-памятки и
формуляры
Быстрое чтение, лучшая
организация совещаний и
конференций, выделение
времени для собеседова-
ний, отгораживание от
возможных помех, мень-
ше отвлечений, меньше
"бумажной войны"
Список литературы
1. Бекман А. Само-менеджмент. Искусство овладения повседневностью / А.
Бекман. – Калуга: Духовное познание, 2002. – 152с.
2. Добротворский И.Л. Самоменеджмент: Эффективные технологии:
Практическое руководство для решения повседневных проблем / И.Л.
Добротворский. – М.: "Приор-издат", 2003. – 272 с.
3. Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках / Лотар Зайверт. – М., 1996.
4. Коддлер И. Успешная организация вашего времени / И. Коддлер. – М.,
2003 – 64 с.
5. Кук М. Эффективный тайм-менеджмент: Как рационально спланировать
свое рабочее и свободное время / Маршал Кук. – М., 2003. – 336 с.
6. Маккензи Р.А. Ловушка времени Р.А. Макензи – М., 1995.
7. Моргенстерн Дж. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управле-
ния своим временем и своей жизнью / Джулия Моргенстерн. – М., 2002 –
256 с.
8. http://www.improvement.ru – Организация времени: эффективность, успех,
развитие.
9. http://www.timemanager.ru – Тайм-менеджмент.
Модуль 2.
МЕТОДЫ ПЛАНИРОВАНИЯ
В ПЕРСОНАЛЬНОМ МЕНЕДЖМЕНТЕ
Формируемые компетенции:
Ø Социально-личностные: способность критически переосмысливать на-
копленный опыт, изменять при необходимости профиль своей профессио-
нальной деятельности.
Page 25

25
Ø Инструментальные: развитие аналитического мышления в контексте
научной организации труда.
Ø Профессиональные: рациональное планирование и организация трудо-
вой деятельности.
Лекция 4.
План лекции
1. Праксиология и оптимальная система планирования времени.
2. Методы и принципы повышения собственной эффективности А.А.
Любищева.
3. Искусство делегирования полномочий
Праксиология и оптимальная система планирования времени
Как бы человек ни был занят, он всегда должен уделять время плани-
рованию. Чем меньше у свободного времени, тем более важным становится
тщательное планирование времени. Разумнее потратить на планирование
всего десять минут в начале или конце дня, так как эти затраты с лихвой
компенсируются.
Часто человек говорит о том, что очень занят, и решает, что на плани-
рование нет времени, что является заблуждением. Если день не распланиро-
ван, то зачастую ощущается недостаток времени. Более того, в ситуации, ко-
гда время не распланировано, без сомнения, невозможно отличить важные
дела от менее важных, срочные от несрочных. Поэтому, уверяя себя и других
людей, что времени на то, чтобы планировать свои дела совершенно нет, че-
ловек все равно израсходует время, но беспорядочно и бездумно, что отрица-
тельно скажется на рациональной организации его жизни. Поэтому необхо-
димость планирования как рабочего времени, так и личной жизни не вызыва-
ет сомнения.
Планированием рекомендовано начинать день, или же им его заканчи-
вать. Существует много преимуществ в том, чтобы начинать день с планиро-
вания, так как по мере того, как составляется план, человек более активно
включается в процесс его составления, а затем и выполнения. «Тот, кто ка-
ждое утро планирует дела дня и последовательно выполняет этот план,
видит, что планирование прокладывает для него путь в лабиринте очень на-
сыщенной и деятельной жизни. Упорядочение своего времени подобно лучу
света, который проносится через все его дела. Но там, где нет плана, где
Page 26

26
контроль времени отдан на произвол случайностей, вскоре начинает царст-
вовать хаос» - писал Виктор Гюго. Продумав, что необходимо сделать, легко
переходить к воплощению плана в реальность. При точном определении
приоритетов остается меньше вероятности отвлечения в сторону при их осу-
ществлении.
Многолетний опыт применения различных средств планирования пока-
зал, что дело не только в конкретных устройствах для планирования (пере-
кидные календари, ежедневники, органайзеры, электронные записные книж-
ки и т.д.), а в системе планирования, которую применяет человек. Основатель
праксиологии (науки об эффективной деятельности человека) Т. Котарбин-
ский полагал, что оптимальная система планирования призвана:
1) Обеспечить достижение цели.
2) Не требовать слишком много времени на освоение.
3) Быть удобной для использования.
Сегодня существует множество систем и методик планирования вре-
мени и выбрать наилучшую достаточно сложно, так как у каждой есть как
достоинства, так и недостатки.
Только свободная личность может достичь совершенства в использо-
вании своего свободного времени и времени вообще. Однако в данном кон-
тексте свобода – качество необходимое, но недостаточное. Другими усло-
виями являются: преобладание духовных потребностей человека и владение
качественным инструментарием.
Иммануил Кант (1724 – 1804) жил настолько ритмично, что его соседи
проверяли часы, когда он выходил на прогулку. Известно, что он прожил всю
жизнь холостяком и второй период его творчества, более тридцати лет, по-
святил исследованиям познавательных и нравственных способностей челове-
ка. Творческие личности в большинстве своем бережно относились ко вре-
мени и, пожалуй, трудно найти продуктивную творческую личность, у кото-
рой не было бы жесткого режима работы. В научных источниках можно
найти подтверждение тому, что такие талантливые личности, как: Архимед и
Аристотель, Роджер Бэкон и Ньютон, Анри Пуанкаре и Дюма – отец, Энгельс
и Ленин, Вавилов и другие стремились построить систему расхода времени.
Данная система призвана была гарантировать высокую выработку не за день
– а за жизнь.
Однако, как и в любом правиле, существуют исключения. В частности
Авиценна (Ибн-Сина), проведя большую часть своих пятидесяти шести лет в
Page 27

27
седле, подполье и скитаниях, смог оставить после себя много трудов, из ко-
торых 270 дошли до наших дней. Современники могут лишь предполагать
количество несохранившихся трудов и сколько этот великий человек смог бы
сделать в стабильных, комфортных условиях.
О системе планирования А. А. Любищева
В 1974г. издательство «Советская Россия» выпустило книгу Д. Гранина
«Эта странная жизнь», повествующую о биологе Александре Александрови-
че Любищеве. С двадцати шести лет Любищев начал вести ежегодный поча-
совой учёт расходуемого времени. На протяжении пятидесяти шести лет он
ЕЖЕДНЕВНО методически вел записи потраченного времени на основную
научную работу, дополнительную, другие виды работ. Главное в его методи-
ке заключалось в том, что биолог отмечал количество, и причины потерянно-
го времени. Таким образом, каждый месяц составлялась сводка, каждый год
проводился годовой баланс потраченного времени. При чем учитывалось
только «чистое» время, время без потерь на организацию, пустые заседания,
пустые разговоры, ожидания и пр. Точность учёта составляла десять минут.
Многие, кто знаком с этой системой считают её жестокой. Показатель-
но, что данная система неизбежно показывает человеку уровень его работы.
Ведь достичь 7-8 часов чистого времени творческой работы стабильно в день
достаточно трудно. Такая система, безусловно, задевает человеческое само-
любие. Некоторые предпочитают отвернуться от этого жестокого зеркала и
как среднестатистический человек нарабатывают 3-4 часа чистого времени
творческой работы.
Смысл системы Любищева заключается в выявлении потери времени и
определении причин такой расточительности. "Утилизация "отбросов вре-
мени" у него продумана до мелочей. При поездках - чтение малоформатных
книг и изучение языков. Английский язык, он, например, усвоил главным обра-
зом в "отбросах времени", - писал Д. Гранин.
Это позволяет значительно повысить коэффициент полезного исполь-
зования времени. Вырабатывается способность с высокой точностью оцени-
вать в часах любую предстоящую работу, скажем, написание научного труда.
Значимость такой системы заключается и в возможности планировать работу
на многие годы вперёд. Любищев имел цель и план на всю жизнь (он хотел
создать периодическую систему биологических объектов), на пятилетку, на
год, на месяц. Учёт времени позволяет сравнить эффективность разных спо-
собов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем
Page 28

28
на более эффективные способы. Из года в год потери времени сокращаются,
планирование становиться точнее, работа – продуктивнее. Так последние
двадцать лет жизни Любищев работал более продуктивно, чем в молодости.
Наряду с этими прямыми следствиями системы, были и следствия вто-
ричные. Учёный имел чёткую цель и приучился ценить каждую минуту, он
постепенно отходит от суеты во всех ее проявлениях: суеты в карьере, в раз-
работках, в жизни. Вырабатывается умение оценивать чужие работы – видеть
истинный труд, заложенный в них; отсюда независимость в суждениях. Ог-
ромное количество сэкономленного времени позволяет получить широкие
знания в области философии, истории, литературы, математики и т.д. "Как
распределялось чтение книг в течение дня? С утра, когда голова свежая, я
беру серьезную литературу (по философии, по математике). Когда я прора-
ботаю полтора-два часа, я перехожу к более легкому чтению - историче-
скому или биологическому тексту. Когда голова уставала, то берешь бел-
летристику", - писал А.Любищев. Система оказывается, таким образом,
своеобразным усилителем интеллекта и нравственности.
Человеку свойственно несделанное оправдывать нехваткой времени. И
мало кто задумывается о существовании больших резервов времени. Люби-
щев умел использовать даже «трамвайное время»: у него всегда был запас
книг карманного формата для чтения в дороге. В его библиотеке были книги
для командировок и поездок. Ценность системы Любищева в том, что она за-
ставляет осмысливать свою жизнь, наметить систему целей, систему работ.
Система достаточно жесткая, так как заставляет вести правдивый учёт и при-
писать лишнее – значит признать свою слабость.
Но, с другой стороны, система приучает использовать паузы в любых
внешних обстоятельствах, чтобы обдумать насущные проблемы. Даже книг
не надо носить с собой, и не возникает ощущения скуки, долго тянущегося
ожидания. Система Любищева формально соотносится с творчеством путём
проб и ошибок. Но результаты бывают самые разные. Так, если человек ра-
ботает методом проб и ошибок, то система может увеличивать число проб в
сутки. Однако дело не в количестве, а в качестве проб, поэтому при работе
важен не только учет времени, но и удача, счастливая внешняя подсказка.
Можно выделить два вида работоспособности:
1. Сделать конкретную работу или максимум работы за минимальное
время.
2. Сделать максимум работы в установленный срок (день, месяц, год).
Page 29

29
Главная цель применения системы Любищева – добиться максимума
работоспособности второго вида, где срок – вся жизнь. Достижение цели
предлагается совершить поэтапно: первый этап – «разведка», второй этап –
«перегруппировка сил» и третий этап – «наступление».
В пожизненном эксперименте А.А. Любищева были проверены такие
принципы, как:
Ø наличие достойной цели жизни;
Ø документальный учет всего времени;
Ø деление времени на категории, критерием которого выступает дос-
тойная цель жизни и задача совершенствования личности;
Ø принцип увеличения времени категории «А» за счет других катего-
рий задач;
Ø равномерность и ритмичность нагрузок: выполнение трудной рабо-
ты с утра, чередование легкой и тяжелой работы и отказ от срочных поруче-
ний;
Ø разумное управление разнообразием дел. Так, чтение художествен-
ной литературы Любищев относил к основной работе. А, по мнению Дарви-
на, чтение художественной литературы и хорошая музыка необходимы для
сохранения богатства личности, её целостности;
Ø планирование и обратная связь по самоотчетам;
Ø умение избегать давления внешних обстоятельств, в частности, от-
каз от высоких должностей и административной работы во имя глобальной
жизненно цели;
Ø принцип отсутствия дефицита сил, переход к следующему циклу
«труд-отдых» без накопления усталости;
Ø управление качеством выполняемой работы.
О конкретных результатах, достигнутых Любищевым благодаря раз-
работанной системе, целесообразно прочесть в книге Д. Гранина «Эта стран-
ная жизнь», поскольку изучение основ самоменеджмента предполагает обя-
зательное ознакомление с этой повестью.
Искусство делегирования полномочий
Делегирование стратегически важная функция в искусстве управления
временем. Значимость способности делегирования возрастает по мере адми-
нистративного роста в профессиональной деятельности менеджера. Следует
различать процесс делегирования полномочий и отречение от полномочий.
Делегирование означает возложение ответственности за выполнение рабо-
Page 30

30
ты на другое лицо вместе с ответственностью за конечный результат вы-
полненной задачи. Делегирование как необходимый принцип функциониро-
вания организации является лучшим примером рациональной работы. Про-
фессиональное делегирование позволяет разумно использовать время самого
менеджера и, в то же время, способствует профессиональному совершенст-
вованию других сотрудников.
Исследования, проведенные в европейских странах, выявили семь ос-
новных причин, препятствующих делегированию:
1. Возможность риска.
2. Удовольствие от выполнения данной работы.
3. Нерешительность.
4. Желание быть в ситуации.
5. Делегирование замедляет процесс выполнения задачи.
6. Опасения, связанные с тем, что подчиненный выполнит данную за-
дачу квалифицированнее.
7. Уверенность в том, что никто не сможет сделать лучше.
Делегировать можно задачи разного уровня сложности согласно ква-
лификационным качествам подчиненного, однако недопустимо делегировать
ключевую ответственность или основные функции менеджера. Твердо уста-
новленного перечня задач, которые могут быть делегированы, не существует.
В каждом конкретном случае решение о делегировании принимается с уче-
том разных факторов. Однако в практике существует несколько «установок»
при делегировании отдельных функций и задач, зависящих от степени осу-
ществления контроля:
ü «Выполнить поставленную задачу и поставьте меня в известность о
последствиях».
ü «Выполнить поставленную задачу, но поставьте меня в известность,
если потребуется консультация, помощь или поддержка».
ü «Выполнить поставленную задачу, постоянно информируя меня о
ходе выполнения работы».
ü «Не предпринимать никаких действий по этому вопросу до получе-
ния распоряжений и консультаций».
Таким образом, при выборе одной из представленных «установок» в
процессе делегирования следует учитывать такие четыре фактора, как: до-
верие к подчиненным, количество имеющегося в распоряжении времени,
перспективность задачи и новизну ситуации.
Page 31

31
Доверие основывается на определении степени профессиональной ком-
петенции по конкретному вопросу и оценке личных качеств подчиненных. В
данном случае, как показывает практика, существует возможность двух рис-
ков, связанных как с излишним оптимизмом, так и с излишним пессимизмом
относительно профессиональных возможностей каждого подчиненного. Од-
ни в состоянии квалифицированно выполнить порученную работу при мини-
мальном риске негативных последствий, другие могут справиться с работой
только при условии постоянного контроля и взаимодействия. Учитывая, что
делегирование является необходимым методом работы, а не необязательным
дополнением к ней, вопрос доверия - это вопрос информированности о каж-
дом подчиненном, максимальной объективности при принятии решения о
делегировании, основанный в некоторой степени на личной интуиции. Сте-
пень делегирования может меняться в зависимости от конкретной ситуации,
уровня сложности поставленной задачи или функции, предназначенной для
делегирования.
Для осуществления процесса делегирования требуется время для фор-
мулирования задачи, определения степени понимания сути вопроса, обеспе-
чения необходимой информацией для качественного выполнения поручен-
ной работы. В связи с этим ограниченный лимит времени для решения зада-
чи часто является причиной отклонения функции делегирования.
Целесообразно осуществлять делегирование согласно расставленным
приоритетам, поручая выполнение тех задач, которые потребляют много
времени, не являясь при этом важными. Следовательно, принимая решение о
делегировании, необходимо руководствоваться соотношением затраченного
времени к степени важности вопроса относительно перспективы по итогам
выполнения задачи. Как правило, наиболее часто делегируются рутинные
или административные составляющие работы менеджера. Но следует пом-
нить, что далеко не все административные вопросы можно делегировать, так
как, например руководство людьми является одной из ключевых функций
лидерства, а рутинные дела требуют достаточно большого внимания и посто-
янного контроля со стороны руководителя. Следовательно, на любом уровне
ответственности очень важно быть информированным относительно всех ви-
дов текущей деятельности для определения возможности их на предмет деле-
гирования.
Трудности в делегировании часто возникают при поручении инноваци-
онной задачи, которая является настолько же новой, насколько и трудно про-
Page 32

32
считываемой на предмет результата. Следует знать, что в сложной ситуации
с множеством неоднозначных факторов, которые могут привести к непред-
сказуемым последствиям (как позитивным, так и негативным) для компании
в целом, функцию делегирования применять нецелесообразно. Потому что
выполнение подобного рода сложных задач и решение проблем в кризисной
ситуации является неотъемлемой составляющей профессиональной деятель-
ности самого руководителя.
Основная цель делегирования заключается в создании эффективно ра-
ботающей системы, которая не может быть совершенной при осуществлении
управления одним универсальным менеджером. Профессиональный подход к
делегированию заключается в поручении задач или функций компетентным
сотрудникам при личной ответственности за конечный результат. Делегиро-
вание – эффективный способ совершенствования собственных профессио-
нальных возможностей и способностей подчиненных в целях карьерного
роста, являясь мощным мотивационным фактором.
Практика показывает, что те руководители, которые выполняют всю
работу единолично, не применяя функцию делегирования, тем самым, рабо-
тая сверх нормы, часто достигают уровня своей некомпетентности. Данный
факт неизбежно приводит к краху всего предприятия.
Делегирование – это искусство, своего рода мастерство, овладев кото-
рым можно эффективно поручать как выполнение задач, так и полномочий.
Искусство делегирования предполагает наличие коммуникативных способ-
ностей личности, однако не ограничивается только ими, так как предполагает
создание творческого союза двух людей, успешность которого зависит от
многих факторов. Основными факторами, влияющими на успешность де-
легирования, являются:
Ø кадровый менеджмент, так как подбор квалифицированных кадров
– основа для делегирования;
Ø регулярное повышение квалификации сотрудников с целью совер-
шенствования профессиональных качеств;
Ø коммуникативная составляющая процесса делегирования как про-
блема понимания поставленной задачи;
Ø контроль за выполнением порученной задачи, который в зависимо-
сти от ситуации предполагает как политику «невмешательства», так и свое-
временное внесение корректив. Контроль является неотъемлемой состав-
ляющей процесса делегирования.
Page 33

33
В данном контексте уместно процентировать слова одного из менедже-
ров страховой компании, которые были обращены в форме молитвы к руко-
водству: «Скажите мне, что хотите, чтобы я сделал, и почему. Затем дай-
те мне возможность справиться с этим. Если я напутаю в этом деле, то
хорошо накажите меня, так чтобы я знал, где я шел неправильным путем,
но НЕ БЕСПОКОЙТЕ МЕНЯ ПО ПУСТЯКАМ». Таким образом, функция де-
легирования – это ещё и вопрос доверия.
Известно, что Уинстон Черчилль был в этом смысле суетливым чело-
веком, полагая, что трудно делегировать сверх того, что требует система. Де-
легируя выполнение какой-либо задачи он часто необоснованно контролиро-
вал подчиненных, заставляя предоставлять отчет по каждому предпринятому
шагу. Делегирование не может эффективно осуществляться без взаимного
доверия, которое является неотъемлемой частью человеческих взаимоотно-
шений. «Доверие рождает доверие», - гласит одно старое римское изречение.
Следовательно, делегирование как оказание доверия рождает взаимное дове-
рие, которое, не оправдав однажды, трудно заслужить повторно.
Значимость делегирования можно определить выражением Джона
Адаира, которое гласит: «Вы никогда не будете иметь так много прав, как
тогда, когда вы начнете отдавать эти права другим».
Список литературы
1. Берд П. Тайм-менеджмент: Планирование и контроль времени / Поли
Берд. – М., 2004. – 288 с.
2. Гранин Д. Эта странная жизнь / Д. Гранин. – М., 1995.
3. Добротворский И.Л. Самоменеджмент: Эффективные технологии:
Практическое руководство для решения повседневных проблем / И.Л.
Добротворский. – М.: "Приор-издат", 2003. – 272 с.
4. Коддлер И. Успешная организация вашего времени / И. Коддлер. – М.,
2003 – 64 с.
5. Кук М. Эффективный тайм-менеджмент: Как рационально спланировать
свое рабочее и свободное время / Маршал Кук. – М., 2003. – 336 с.
6. Маккензи Р.А. Ловушка времени Р.А. Макензи – М., 1995.
7. Моргенстерн Дж. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управле-
ния своим временем и своей жизнью / Джулия Моргенстерн. – М., 2002 –
256 с.
8. http://www.improvement.ru – Организация времени: эффективность, успех,
развитие.
9. http://www.timemanager.ru – Тайм-менеджмент.
Page 34

34
Лекция 5.
План лекции
1. Технология планирования по методу «Альпы», «Парето», Эйзенхауэра.
2. Система управления временем Б. Франклина.
Технология планирования по методу «Альпы», «Парето», Эйзенхауэра
Многие люди испытывают трудности с планированием, потому что они
видят в нем лишь «обдумывание», под которым часто подразумевают
«взгляд в пустоту» или «пустое мечтание». Следовательно, необходимо пре-
вратить представление о планировании в нечто конкретное, рассматривая
планирование, скорее как «письменную работу», чем «мыслительную». Вре-
мя, потраченное на планирование можно определить как «Время Решений»,
потому что именно этому и посвящено планирование: принятию решений о
том, что, когда и как следует сделать.
В ходе долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планирова-
ния, следует составить список и определить приоритеты. Все задачи, упо-
мянутые в списке, являются равноценными. После составления списка сле-
дует распределить дела в порядке их значимости в настоящее время, завер-
шив его определением приоритетов. Ни один список не может являться пол-
ным, пока он не показывает порядок важности дел. В практике самоменедж-
мента существуют методы планирования времени, применение которых при-
звано рационально организовать собственную жизнь.
Планирование согласно принципу Парето
В ситуации, когда человек перегружен делами и задачами, на выполне-
ние которых ему не хватает времени, и он никак не решается отказаться от
ряда не очень важных дел, целесообразно в практике применять правило
80/20. Принцип Парето гласит: «Если все предметы разместить в порядке их
ценности, то 80 процентов ценности приходится на предметы, составляющие
20 процентов от их общего числа, в то время как 20 процентов ценности при-
ходится на предметы, составляющие 80 процентов от их общего числа».
Исходя из правила 80/20, в списке из десяти дел - два обеспечат 80
процентов успеха. Следовательно, надо найти эти два дела, включить в кате-
горию «А» и осуществите их. Согласно этому принципу, остальные восемь
могут остаться несделанными, потому что ценность их результатов будет го-
раздо меньше, чем у двух, наиболее плодотворных дел. Практика показывает,
что:
Page 35

35
 • 80% стоимости торговых сделок обеспечивает 20% всех клиентов;
• 80% производства обеспечивает 20% предприятий;
• 80% времени, пропущенного по болезни, приходится на 20% работающих;
• 80% процентов досье, находящегося в употреблении, приходится на 20%
папок досье;
• 80% грязи скапливается на 20% площади пола, по которой больше всего
 ходят;
• 80% стирки приходится на 20% предметов одежды;
• 80% лучшего телевизионного времени приходится на 20% программ, наи-
 более любимых телезрителями;
• 80% времени читатели газет тратят на чтение 20% материалов, опублико-
 ванных в газете;
• 80% телефонных звонков делают 20% телефонных абонентов;
• 80% необходимых данных получают из 20 % источников информации;
• в школе учителя тратят 80 % своих сил на 20 % учащихся (обычно про-
 блемных или талантливых);
• 80% еды поглощается в 20% наиболее популярных ресторанов.
Данные факты подтверждают существование опасности увязнуть в де-
лах, приносящих слабые результаты, и усиливают степень важности средото-
чия усилий на двадцати процентах дел, которые значительно повышают эф-
фективность труда.
Принцип Парето прекрасно объясняет случившееся, однако не всегда
помогает заранее найти выход из ситуации. Дело в том, что наверняка нико-
гда нельзя сказать заранее, какие 20% окажутся эффективными. Согласно
этому принципу 80% удовлетворения в нашей жизни приносят 20% затра-
ченных сил – большая часть успеха будет результатом всего лишь несколь-
ких шагов. Значит для того, чтобы найти больше времени на то, что приносит
пользу, придется делать меньше того, что оказывается бесполезным. Дру-
гими словами - не тратить время попусту!
Распределить время можно и на основе других соображений, а не толь-
ко с точки зрения удовольствия. Это могут быть: обеспечение финансовой
стабильности, продвижение по карьерной лестнице, поддержание хорошей
физической формы и т.д. Важно определить смысл полезного времяпровож-
дения, так как «время, потраченное впустую, это существование, а время,
употребленное с пользой, это жизнь» (Эдвард Юнг).
Page 36

36
Планирование по системе Франклина
Система планирования Бенджамина Франклина помогает значительно
повысить эффективность работы как за счёт более эффективного управления
временем, так и за счёт планирования самой работы.
Другие системы планирования времени имеют свои преимущества, од-
нако они, как правило, основаны на учете уже потраченного времени. В от-
личие от этих систем, система Франклина "направлена вперёд" - она работает
с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача делится на подзадачи, ко-
торые, в свою очередь, делятся на ещё более мелкие подзадачи. Визуально
эта система представлена в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её приме-
нения - как процесс строительства этой пирамиды:
Строительство пирамиды Франклина осуществляется следующим об-
разом:
Основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей. В
её основание закладываются жизненные ценности человека, иначе говоря, то,
чего он хочет от жизни. Для одного это материальное благополучие и уве-
ренность в завтрашнем дне, для другого - благополучная семья, любящая же-
на и счастливые дети, для третьего - слава и высокий социальный статус, для
четвёртого – власть, для пятого – самопознание и т.д. Процесс определения
жизненных ценностей человека является наиболее важным в построении пи-
рамиды, так как, если на этом этапе будет допущена ошибка (например, че-
ловек выберет "познание" и "служение людям", хотя на самом деле для него
важны в первую очередь "известность" и "высокий социальный статус"), то
впоследствии его неизбежно постигнет разочарование. Таким образом, для
начала надо составить список жизненных ценностей, не жалея ресурса вре-
мени, в данном случае гораздо важнее хорошо обдумать составленный спи-
сок. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг
другу.
Второй этаж пирамиды опирается на первый, в основании которого
постановка глобальной цели. Процесс строительства второго этажа основан
на принятии человеком решения о том, чего он хочет добиться, исходя из ра-
нее составленного списка жизненных ценностей. На данном этапе важно
убедиться в том, что выбранная цель действительно отвечает всем жизнен-
ным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.
Третий этаж пирамиды опирается на второй и представляет собой ге-
неральный план, в котором отражены необходимые действия для достижения
Page 37

37
поставленной на предыдущем этапе цели. Поставив перед собой цель, следу-
ет составить генеральный план достижения цели.
Четвёртый этаж пирамиды представляет собой долгосрочный про-
межуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков. Важ-
но указать, достижению, какого именно пункта генерального плана способ-
ствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание кон-
кретного срока. Таким образом, следует составить план на ближайшие 4-5
лет, задавшись вопросом: "Что я могу сделать в ближайшие годы для дости-
жения целей, намеченных в генеральном плане?" В составленном плане не-
обходимо указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до не-
скольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отве-
чает достижение данной цели.
Пятый этаж пирамиды представляет собой краткосрочный (на срок от
нескольких недель до нескольких месяцев) план. Согласно долгосрочному
плану, в краткосрочном содержится ответ на вопрос: "Что я могу сделать в
ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?" Пункты
долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Таким обра-
зом, следует составить план на срок от двух – трех недель до двух – трех ме-
сяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью
до нескольких дней.
Шестой этаж пирамиды представляет собой составление плана на
день на основе краткосрочного плана. В данном плане малые задачи решают-
ся за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Как правило, план
на день не просто составляется заблаговременно, а складывается из списка
ранее назначенных различных дел. При необходимости в течение дня допус-
тимо вносить коррективы. Составляя план на день, желательно указать время
выполнения для каждой задачи.
В рамках одного дня в системе Франклина используется классифика-
ция задач на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначи-
тельные.
Первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательств. Второ-
степенными являются задачи, которые также желательно решить как можно
быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они
будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второсте-
пенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных).
Малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить
Page 38

38
(хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет
времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало сле-
дующего месяца.
Человек, правильно планирующий свой день, успевает, как правило,
решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы
разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные
задачи остаётся время. Если задача не решена в течение дня, она переносится
в план на следующий день. Если же какая-то задача переносится с одной
страницы ежедневника на другую, так и, оставаясь неоконченной, следует
задуматься о необходимости её выполнения. В случае, когда выполнение
данной задачи все-таки сочтено необходимым, значит, произошла ошибка
при расстановке приоритетов.
Облегчить использование системы планирования по Франклину могут
специальные дневники, структура которых выглядит следующим образом:
Ø Первые (либо последние) страницы дневника отведены под список
жизненных ценностей, что соответствует первому этажу пирамиды, описание
глобальной цели (второй этаж) и таблицу для записи генерального плана, ко-
торая согласована с третьим этажом пирамиды.
Ø В начале дневника несколько соответствующим образом размечен-
ных страниц, выделенных под список целей на год, что является фактически,
долгосрочным планом и соответствует четвертому этажу.
Ø В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выде-
лена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план – пятый этаж).
Планирование по методу «Альпы»
Метод планирования “Альпы” относительно прост, составление еже-
дневного плана занимает в среднем не более десяти минут. Процесс состав-
ления плана состоит из пяти стадий:
1. Составление заданий;
2. Оценку длительности планируемых действий;
3. Резервирование времени (в соотношении 60:40);
4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению отдельных
операций;
5. Контроль (учет несделанного).
В ряде существующих в практике самоменеджмента методов планиро-
вания, использование метода “Альпы” дает следующие основные преимуще-
ства:
Page 39

39
 • Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
• Планирование следующего дня.
• Четкое представление о задачах дня.
• Упорядочение течения дня.
• Преодоление забывчивости.
• Концентрация на наиболее существенном.
• Уменьшение объема “бумажной” работы.
• Принятие решений об установлении приоритетов и о перепоруче-
 нии.
• Сокращение помех и нежелательных перерывов.
• Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
• Улучшение самоконтроля.
• Повышение удовлетворенности и мотивации.
• Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
Практика показывает, что при успешном использовании техники пла-
нирования времени и методов научной организации труда появляется реаль-
ная возможность ежедневной экономии от 10 до 20% времени. Процесс пла-
нирования по методу «Альпы» состоит из следующих этапов:
Первый этап – составление заданий. С целью составления заданий на
день следует записать необходимые задачи на следующий день:
• задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
• невыполненное накануне;
• добавившиеся дела;
• сроки, которые надо соблюсти;
• периодически возникающие задачи.
Рекомендуется употреблять при этом сокращения, соответствующие
виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”, например:
В - визиты, совещания;
Д - делегирование дел;
К - контроль;
П - в процессе, в деле;
ПК - поездки, командировки;
ПР - письменная работа, деловые письма, диктовка;
С -секретарь;
Т - телефонные разговоры;
Page 40

40
Ч - процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).
При использовании данных сокращений составленный таким способом
список заданий на день может выглядеть, например, так:
ПК — новое помещение для офиса;
В - Петрова (учебная нагрузка);
В - Иванов (экспертная оценка);
П - работа над учебным пособием по самоменеджменту;
К - Сидорова (штатное расписание);
ПР - Васильев (служебная записка);
Ч - дипломные работы заочников;
Т - Кошкин (учебно-ознакомительная практика);
Составление списка заданий должно отвечать следующим требованиям:
• в первом приближении распределять их по приоритетности;
• подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные;
• перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет
 возможности их выполнения более рациональным путем (с помощью теле-
фона и т. п.).
Реалистичность составления плана дня заключается в ограничении
списка заданий только фактически необходимыми делами. На втором этапе
составления плана на день необходимо оценить примерную продолжитель-
ность планируемых действий (таб.5).
Таблица 5.
Определение продолжительности видов деятельности
 Вид деятельности
Количество необходи-
мого времени
П - Петрова (учебная нагрузка)
2 часа
В - Иванов (экспертная оценка)
1 час
П - работа над учебным пособием по самоменеджменту
4 часа
К - Сидорова (штатное расписание)
1 час
ПР - Васильев (служебная записка)
0,5 часа
Ч - дипломные работы заочников
1,5 часа
Т - Кошкин (учебно-ознакомительная практика)
0,5 часа
Итого:
10 часов
 Совершенно очевидно, что продолжительность некоторых дел невоз-
можно оценить абсолютно точно, подобный навык приходит только с опы-
том. Но, с другой стороны, необходимо помнить о том, что любая работа час-
то требует столько времени, сколько его есть в распоряжении человека. По-
Page 41

41
этому, определение для выполнения отдельных задач конкретного проме-
жутка времени подразумевает выполнение этой задачи только в установлен-
ное время. Когда для выполнения задачи определен конкретный промежуток
времени человек работает сосредоточеннее, максимально избавляясь от раз-
личных помех.
Третий этап составления плана заключается в резервировании време-
ни на непредвиденные обстоятельства. Суть метода «Альпы» заключается в
том, что планом должно быть охвачено не более 60% времени и 40% необ-
ходимо оставить в качестве резервного времени на непредвиденные обстоя-
тельства. Так, восьмичасовой рабочий день должен быть строго распланиро-
ван только на пять часов (что составляет 60 % рабочего времени) и три часа
необходимо оставить незапланированными для выполнения конкретных, но
для выполнения неожиданно возникших дел.
В случае, когда запланировано более 60% времени, следует в обяза-
тельном порядке довести составленный список заданий до указанных пара-
метров, устанавливая приоритеты, делегируя полномочия и сокращая опре-
деленное ранее на задачи время. Если после проделанной работы не удается
сократить запланированное время до шестидесяти процентов, следует пере-
нести на следующий день дела согласно расставленным приоритетам. Это
означает, что задачи из категории «А» и «В» не могут быть перенесены на
следующий день, соответственно перенос дел категории «С» не существенно
скажется на результатах прожитого дня.
Четвертый этап планирования заключается в принятии решений по
приоритетам и применении искусства делегирования полномочий. Цель дан-
ного этапа – сократить время, отведенное на выполнение заданий дня до пяти
– шести часов. С этой целью необходимо: во-первых, установить приорите-
ты для дел и уточнить в соответствии с ними задачи дня. Во-вторых, следует
перепроверить для каждой задачи определенную потребность во времени и, в
соответствии с этим, сократить время на дела до совершенно необходимого.
Важным является оценка каждого действия на предмет возможности его де-
легирования и рационализации. После проделанной аналитики окончатель-
ный вариант плана дня должен иметь установленную структуру (таб.6).
На пятом этапе осуществляется контроль за выполнением составлен-
ного плана дня и перенос несделанного на другой день. Как показывает опыт,
не все задачи удается выполнить, и не все запланированные телефонные
разговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следую-
Page 42

42
щий день. Если одно и то же дело несколько раз переносится из дня в день,
тогда существуют две возможности: решительно довести его до конца, тем
самым, завершив или отказаться от выполнения этой задачи по причине её
неактуальности.
Таблица 6.
Структура плана дня
 №
п/
п
Вид деятельности
Приоритет
Количество
необходимого
времени
Делегирование
1. П - Петрова (учебная нагрузка)
А
1,0
2. В - Иванов (экспертная оценка)
А
1,0
3. П - работа над учебным пособием
по самоменеджменту
Б
2,0
4. К – Сидорова (штатное расписа-
ние)
Б
1,0
поручается
г-же М.
5. ПР - Васильев (служебная запис-
ка)
В
0,5
поручается
г-же Н.
6. Ч - дипломные работы заочников
А
1,5
7.
Т - Кошкин (учебно-
ознакомительная практика)
В
0,5
Итого:
6 часов
 Специалисты в области самоменеджмента настоятельно рекомендуют
план дня составлять накануне вечером. Это связано с тем, что, составление
плана после рабочего дня способствует обретению уверенности и концентра-
ции сил на следующем дне. Подсознание человека, таким образом, перераба-
тывает задачи следующего дня и подготавливает возможные решения. Сле-
довательно, новый рабочий день становится обозримым, планируемым и
управляемым.
Планирование согласно принципу Эйзенхауэра
Принцип Эйзенхауэра следует применять при выполнении ежедневных
планов, классифицируя все предстоящие дела по степени их важности по че-
тырем категориям:
Дела категории «А» - это важные и срочные дела, которые необходимо
сделать немедленно. Именно по поводу данной категории дел существует
выражение о том, что «нужно жить так, чтобы важные дела не превращались
в срочные»
Page 43

43
Дела категории «В» - важные и несрочные дела, на которые часто не
хватает времени. Как правило, это дела, связанные с собственным совершен-
ствованием в различных областях. Практика показывает, что часто случается
так, что дела категории «А» появляются из-за недостаточного внимания к де-
лам «В». Следовательно, необходимо провести детальный анализ дел «А» на
предмет их важности и срочности. Часто случается так, что человек работает
с последствиями вместо того, чтобы найти причины. Возможно, не следует
уделять так много времени на совещания, а внедрить в корпоративную куль-
туру философию бизнеса и профессиональный подход. Или совершенство-
вать организацию собственного труда с целью максимально возможного пре-
дотвращения кризисных ситуаций и непредвиденных обстоятельств.
Дела категории «С» - неважные и срочные дела, которым часто при-
сваивают категорию «А». Одной из причин такой ошибки является непони-
мание природы важного и срочного в жизни, что свойственно большинству
людей, та как любое срочное дело автоматически причисляется к категории
важного. Жизненный опыт показывает, что именно дела категории «С» чаще
всего служат причиной авралов, напряжений и непрерывных кризисных си-
туаций. Однако согласно законам менеджмента на хорошо организованном
предприятии не должно быть суеты и необоснованной спешки.
Дела категории «D» - неважные и несрочные дела, выполнение кото-
рых целесообразно избегать. Парадокс заключается в том, что обычно это те
самые дела, которые делать легко и приятно. Длительность выполнения дан-
ной категории дел небольшая. Но результат всегда очевиден. Именно поэто-
му подавляющее большинство людей стараются начинать рабочий день с
выполнения неважных и несрочных дел.
Одним из основополагающих принципов самоменеджмента является
умение отделять главные дела от дел второстепенных, важные от неважных,
срочные от несрочных.
Список литературы
1. Берд П. Тайм-менеджмент: Планирование и контроль времени / Поли
Берд. – М., 2004. – 288 с.
2. Кук М. Эффективный тайм-менеджмент: Как рационально спланировать
свое рабочее и свободное время / Маршал Кук. – М., 2003. – 336 с.
3. Моргенстерн Дж. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управле-
ния своим временем и своей жизнью / Джулия Моргенстерн. – М., 2002 –
256 с.
Page 44

44
4. Ноздренко Е.А. Эффективный самоменеджмент / Е.А. Ноздренко. – Крас-
ноярск, 2005. – 153 с.
5. http://www.improvement.ru – Организация времени: эффективность, успех,
развитие.
6. http://www.timemanager.ru – Тайм-менеджмент.
Модуль 3.
ИНФОРМАЦИЯ И КОММУНИКАЦИЯ В САМОМЕНЕДЖМЕНТЕ.
ПРИНЦИПЫ РАЦИОНАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ В ОФИСЕ
Формируемые компетенции
Социально-личностные: 1) способность использовать этические и пра-
вовые нормы трудовой деятельности, толерантность; 2) способность к соци-
альной адаптации; 3) умение работать самостоятельно и в коллективе.
Инструментальные: 1) развитие коммуникативных качеств в процессе
делового общения; 2) организация коммуникативного пространства в компа-
нии.
Профессиональные: 1) организация профессиональной коммуникации в
сфере делового общения; 2) эффективная организация работы в офисе.
Лекция 6.
План лекции
1. Роль информации и коммуникации в социальном общении и опреде-
лении качества человеческого бытия.
2. Технология рационального проведения совещаний и ведения перего-
воров.
Роль информации и коммуникации в социальном общении и опре-
делении качества человеческого бытия
Осуществляя коммуникацию, необходимо понимать, что у каждой
личности существуют свои рамки восприятия, которые могут искажать полу-
ченную информацию. Это проблема коммуникации. Согласно словарям, сло-
во «communication» может означать: передачу сообщения (мыслей, сведений,
новостей), информацию, общение, связь, известия и т.д. Коммуникация – это
передача и получение информации, процесс достижения понимания и взаи-
мопонимания. Известно, что люди понимают лишь ту информацию, которую
Page 45

45
они распознают. Следовательно, чтобы донести информацию результативно
необходимо сделать её очевидной.
Трудности в осуществлении коммуникации связаны, как правило, с та-
кими факторами, как:
1. Искажение сообщения по следующим причинам:
•низкая профессиональная непригодность из-за которой происходит не-
 преднамеренное искажение информации;
•искажение информации по причине фильтрации (суммировании и
 обобщения);
•сознательное искажение информации;
•различие в статусах (стремление формировать только позитивную ин-
 формацию с целью получения одобрения);
•страх наказания и необходимость ощущения безопасности дела.
2. Информационные перегрузки по причине которых становится невоз-
можным реагировать на всю получаемую информацию, классифицируя её на
нужную и ненужную, существенную и несущественную, определять степень
её объективности.
3. Неудовлетворительная структура информации, выражаемая как в
сложности управления, так и многоуровневости, что способствует её искаже-
нию.
Функция "Информация и коммуникации" является важным связующим
звеном между всеми функциями самоменеджмента, поскольку в любой дея-
тельности существует постоянная потребность в получении и обмене инфор-
мацией. В реальной жизни человеку приходится справляться с огромными
объемами информации, при этом, как правило, он получает, обрабатывает и
распространяет гораздо большее количество информации, чем это действи-
тельно необходимо.
Следовательно, работа с информацией должна быть упорядочена и
систематизирована, ориентирована на достижение профессиональных и жиз-
ненных целей.
Как правило, человек не имеет представления о том, какая его часть
времени отводится на выполнение функции "Информация и коммуникации"
и, как правило, до половины всего оборота информации в результате оказы-
вается излишней. Именно поэтому большое значение такая область научного
знания, как самоменеджмент, придает рациональному подходу к овладению
информацией. Эта тема многогранна, и изучает такие аспекты, как:
Page 46

46
Ø целесообразное и рациональное чтение;
Ø рациональное проведение совещаний, собеседований и телефонных
разговоров;
Ø рациональное ведение переписки (корреспонденции).
Рациональное проведение совещания
Среди различных видов деятельности менеджера любого уровня значи-
тельную часть времени занимают совещания. Практика показывает, что зави-
симости от уровня менеджера от 50 до 80% его рабочего времени уходит на
участие в совещаниях и конференциях. Сложно в трудовом процессе найти
другой такой вид деятельности, при котором одновременно столько людей
теряют столь много времени, как при проведении совещаний.
Существует разные типы совещаний, каждый из которых имеет свои
особенности и свои задачи:
1. Информационное совещание (брифинг) – совещание, которое по-
священо инструктажу сотрудников организации с целью понимания каждым
своей задачи при выполнении миссии или определения политики фирмы.
Брифинг характеризуется разъяснением непонятных вопросов и формулиро-
ванием корпоративных идей.
2. Консультация собирается для конструктивного обмена информаци-
ей, не имея цель принятия решения. Консультация характеризуется обраще-
нием за советом по актуальной проблеме, донесение информации об идеях и
выслушиванием различных мнений.
3. Совет объединяет людей равных по статусу, обладающими равно-
ценными профессиональными знаниями и квалификацией для обсуждения
деловых вопросов. Совет характеризуется принятием совместного решения,
предполагающего полную ответственность за него всех членов группы с об-
суждением разногласий при вынесении резолюции.
4. Комитет – совещание, на котором представители различных инте-
ресов общаются на равных основаниях для выработки решения по вопросам,
представляющим взаимный интерес. Комитет характеризуется разрешением
разногласий посредством голосования, возможностью компромисса и ощу-
щением власти.
5. Переговоры – совещание представителей различных интересов, при
котором решения принимаются на основе договоренности, а не голосования.
Переговоры характеризуются одновременным различием и совпадением це-
Page 47

47
лей, при которых каждая сторона пытается получить максимальные условия
для достижения соглашения.
Некоторые источники утверждают, что при точном анализе затрат на
обыкновенные, среднего масштаба конференции, с учетом затрат на их под-
готовку и проведение, должностных окладов участников, дополнительных и
командировочных расходов, потерь времени — окажется, что затраты (в за-
висимости от числа и иерархического уровня участников) могут достигать
$30 в минуту! Причины, нерационально потраченного времени и денег, кро-
ются в том, что, по большей части, такие собрания неудовлетворительно под-
готовлены, неумело проведены и поведены их итоги. Зачастую совещания
продолжаются слишком длительное время, а во многих случаях в них нет не-
обходимости. Таким образом, высказывание о том, что лучшие совещания —
те, которые вообще не проводятся имеет под собой все основания.
Приводимые ниже советы и правила способствуют рациональной под-
готовке и проведению совещаний, а также правильному подведению его ито-
гов.
Подготовка совещания
Прежде, чем приступить к подготовке, необходимо проверить необхо-
димость созыва совещания. Проводить совещание целесообразно только в
том случае, если возникает крайняя необходимость обменяться информаци-
ей, мнениями, проанализировать сложные ситуации, принять решения по
комплексным вопросам. Совещание также необходимо и в случае, когда су-
ществует уверенность в том, что коллективная работа будет в несколько раз
эффективнее, чем работа в одиночку.
В других случая целесообразней найти альтернативы проведению на-
меченного совещания. Такой альтернативой может быть, например, решение
возникшего вопроса по телефону или селектору, объединение с совещаниями
по другим вопросам. Важным является понимание необходимости личного
участия в совещании. При условии необязательного личного участия в сове-
щании, которое отменить невозможно, может быть два варианта: отказ от
участия совсем или делегирование сотрудника с целью получения опыта.
Квалифицированные руководители, владеющие основами самоменеджмента,
рекомендуют по возможности ограничивать продолжительность личного
участия в разного рода совещаниях.
Приглашать на совещания нужно лишь сотрудников, которые имеют
непосредственное отношение к теме совещания, тех, кто обладает соответст-
Page 48

48
вующими специальными знаниями, будущих ответственных исполнителей
решений, а также опытных советников и людей, умеющих решать проблемы
и вести конференции. При соблюдении этой рекомендации предельно огра-
ничивается количество участников совещания, что, безусловно, является ус-
ловием его рационального проведения.
Не менее важный принцип рационального совещания – разумное на-
значение даты и времени его проведения, при определении которых необхо-
димо учитывать их приемлемость для участников и возможность подгото-
виться к назначенной дате.
Выбор помещения, в котором планируется совещание, является неотъ-
емлемой составляющей его успешного проведения. Аудитория должна быть
приспособлена и иметь максимально комфортные условия для такого рода
мероприятий. В частности, не должно возникать проблем относительно орга-
низационных средств, без которых совещание может просто не состояться.
На этапе подготовке важным является точное определение цели сове-
щания и повестки дня. Повестку дня следует составлять регламентировано,
то есть, с указанием времени, отводимого на обсуждение каждого вопроса.
Показательным моментом, формирующим имидж, является составле-
ние и сроки рассылки приглашения на предстоящее совещание. Рассылать
приглашения следует не позднее, чем за неделю до указанного в нем срока
совещания. При составлении текста приглашения необходимо четко сформу-
лировать тему и цели заседания с указанием отведенного времени в часах.
Это даст возможность отдельным участникам по желанию участвовать лишь
на обсуждение конкретного вопроса, согласно повестке (рис 2).
 Рис. 2. Приглашение на совещание
 Приглашение на совещание
Тема _____________________________________________________
Дата _________ время _________ место проведения __________
Документы для обсуждения _________________________________
__________________________________________________________
Участники ________________________________________________
__________________________________________________________
Пункты повестки дня ______________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Page 49

49
Проведение совещания
Начинать совещание следует в назначенное время. Это свидетельствует
как об уважительном отношении к явившимся вовремя участникам, так и
способствует формированию положительного имиджа пунктуального руко-
водителя, который проводит данное совещание. С позиции самоменеджмента
целесообразно сообщить о "цене минуты" предстоящего совещания, о наме-
рении провести его рационально, а также выразить уверенность в успешном
проведении совещания.
Перед тем, как приступить к проведению совещания, необходимо со-
гласовать с участниками регламент совместной работы, что дает основания
ограничить драгоценное время на выступления и порядок принятия реше-
ний. Неотъемлемой составляющей любого официального мероприятия явля-
ется составление протокола (рис.3.).
Рис. 3. Примерный формуляр протокола совещания
 Как показывает практика, большинство совещаний характеризуются
бурными дискуссиями, не имеющими никакого отношения к их теме. В по-
добной ситуации целесообразно решительно прервать дискуссию, откло-
няющуюся от темы, что является значительным принципом рационального
проведения подобных мероприятий. Не менее важный принцип рациональ-
ного совещания – максимальное достижение поставленной цели на предмет
Протокол совещания
 __________________________________________________________________________
(должность)
Место проведения: _________________________________________________________
дата: ______________
Присутствовали: ____________________________________________________________
(перечень участников в должностном или алфавитном порядке)
Слушали: __________________________________________________________________
(формулировка вопроса, проблемы)
Докладчик: ________________________________________________________________
(должность, Ф.И.О.)
Решили: ___________________________________________________________________
(констатирующие и порученческие решения с обязательным указанием ответст-
венных исполнителей, сроков и требуемых результатов исполнения)
Подписи:
Председательствующий
(ведущий)
Секретарь
Page 50

50
содержания актуальной информации, анализа проблем, выработки альтерна-
тивных и поиска конструктивных решений. Следовательно, главная задача
председательствующего на совещании состоит в координации хода дискус-
сии.
На этапе завершения совещания следует четко сформулировать и огла-
сить принятые в его ходе решения и согласованные меры. Данная процедура
позволяет заручиться согласием участников и исключить возможные недо-
разумения. После чего необходимо подвести итоги, сделать выводы и что не
менее важно, сформулировать задачу каждого участника совещания на пред-
мет выполнения конкретных поручений. Завершать совещание следует точно
в назначенное время и, обязательно на конструктивной ноте, выразив пози-
тивный настрой.
Таким образом, соблюдая все принципы, и вышеизложенные рекомен-
дации рационального проведения совещаний, председательствующий может
сформировать свой имидж не только как высокоорганизованного менеджера,
но и как профессионала в области проведения корпоративных мероприятий.
Завершение совещания и его последствия
Рациональное проведение совещаний не заканчивается на подведении
его итогов. После его завершения обязательным является осуществление
анализа подготовки, проведения и подведения итогов совещания. Проанали-
зировать проведенное мероприятие следует на предмет:
ü понимания темы и цели совещания его участниками;
ü организационных моментов в части своевременного получения не-
обходимой информации, например, повестки и сопроводительных материа-
лов;
ü своевременного начала заседания;
ü соблюдения повестки дня и регламента;
ü достижения поставленной цели;
ü распределения по итогам поручений и установления сроков их ис-
полнения.
ü выявления неэффективно использованного времени.
Если краткий протокол с важными данными и результатами совещания
необходимо предоставить его участникам в завершении заседания, то четкий
итоговый протокол должен быть составлен не позднее, чем через сорок во-
семь часов после его завершения. Согласно принципам самоменеджмента,
после выполнения функции «принятие решения», следует осуществлять кон-
Page 51

51
троль за его исполнением. Соблюдение этого принципа, безусловно, является
обязательным условием рационального проведения совещаний. По итогам
осуществления контроля, выявленные невыполненные задания или нерешен-
ные проблемы должны стать первым пунктом повестки очередного совеща-
ния. Успешность проведения совещания любого уровня во многом зависит от
его председателя.
Значимость председателя совещания
Профессионально подготовленный с позиции самоменеджмента пред-
седатель – необходимая фигура для рационального проведения совещания.
Задача председателя – правильно обозначить проблемы, организовать прове-
дение совещания по установленному регламенту, обеспечив обсуждение всех
заявленных вопросов с целью достижения поставленной цели. Председатель
совещания выполняет две принципиальные функции: несет полную ответст-
венность за проведение совещания согласно установленным правилам и
обеспечивает максимальную эффективность, контролируя поведение всех
участников и оценивая вклад каждого в достигнутый результат. Обе эти
функции выполняются председателем одновременно.
Вторая функция обеспечивается лидерскими качествами председателя.
Следовательно, не каждый человек способен выполнять роль председателя
совещания, так как наличие лидерских качеств в данном случае – условие не
желательное, а обязательное. Функции лидерства и способности управления
дискуссией определяют наличие таких качеств, как:
Ø ясное и быстрое мышление;
Ø умение внимательно слушать;
Ø способность ясно и кратко выражать мысль;
Ø умение внести ясность в плохо изложенную точку зрения;
Ø беспристрастность и объективность судьи;
Ø умение предотвращать конфликтные ситуации;
Ø терпение, терпимость и настойчивость;
Ø дружелюбность, энергичность и деловые качества.
В многочисленных источниках можно познакомиться с различными
классификациями типов лидерства, однако наиболее актуальную можно
представить следующим образом.
Типы лидерства
Суверен — иначе, «патриархальный повелитель». Лидер в образе стро-
гого, но любимого отца. Способен подавлять отрицательные эмоции и вну-
Page 52

52
шить людям уверенность в себе. Его выдвигают в лидеры на основе любви и
почитают.
Вожак — в нем последователи видят выражение своих желаний, соот-
ветствующих определенному групповому стандарту. Личность вожака — но-
ситель таких стандартов. Ему стараются подражать члены группы.
Тиран — становится лидером, потому что внушает последователям
чувство повиновения и безотчетного страха. Лидер-тиран — это домини-
рующая, авторитарная личность, обычно его боятся и подчиняются ему.
Организатор — объединяет последователей, выступает как сила для
поддержания Я-концепции и удовлетворения потребности каждого. Умеет
снимать чувство вины, тревоги. Его уважают.
Соблазнитель — становится лидером, играя на слабостях других. Вы-
ступает в роли «магической силы», давая выход подавленным эмоциям дру-
гих людей. Предотвращает конфликты, снимает напряжение. Его обожают и
часто не замечают всех его недостатков.
Герой — лидер, жертвующий собой ради других. Часто выразительно
проявляется в ситуациях группового протеста. Его храбрость объединяет лю-
дей. На него ориентируются, видят в нем стандарт справедливости. А он
умеет увлечь за собой других.
Дурной пример — выступает как источник заразительности для бес-
конфликтной личности, заряжает других эмоционально.
Кумир — влечет, притягивает, заряжает последователей положитель-
ной энергией. Его любят, боготворят, идеализируют.
Изгой — это, по существу, антилидеры. Они служат объектом агрес-
сивных тенденций, из-за чего развиваются групповые эмоции. Часто группа
объединяется для борьбы с антилидером, но в случае его исчезновения груп-
па распадается, если нет других общегрупповых стимулов.
Процесс образования лидеров во многом определяется ролевыми по-
требностями группы, на которые во многом влияет стиль руководства веду-
щего. Во время проведения совещания его ведущий выполняет важную
функцию самоменеджмента – контроль, который должен осуществляться ра-
зумно и тактично. Одной из задач контроля в данном контексте является
предотвращение постановки и обсуждения вопросов, не относящихся к пове-
стке заседания.
Коммуникативная составляющая проведения совещаний является не
менее важной, чем организаторские способности ведущего. Так как совеща-
Page 53

53
ние – это, прежде всего деловое общение, следует учитывать специфическую
характеристику его участников, которые могут быть условно распределены
согласно следующей классификации, которую предлагает Богдан Будзан
(таб.7).
Таблица 7.
Классификация участников совещания Б. Будзана
Типы участников
совещания
Поведение ведущего совещание
"Спорщик"
Сохранять спокойствие и деловитость. Дать уча-
стникам возможность отклонить его утверждения
"Негативист"
Признать, оценить его знания и опыт
"Позитивист"
Предложить ему подвести итоги, сознательно
втянуть в дискуссию
"Всезнайка"
Призвать участников принять определенную по-
зицию по отношению к его утверждениям
"Словоохотливый"
Тактично прерывать, напоминать о регламенте
"Застенчивый"
Ставить нетрудные вопросы, укреплять его уве-
ренность в своих силах
"Незаинтересован-
ный, пассивный"
Поинтересоваться его работой, привести примеры
из его сферы интересов
"Склонный к рас-
спросам"
Адресовать его вопросы к участникам
"Большая шишка"
Избегать прямой критики, применить технику
"да, но"
Необходимым атрибутом делового общения, способствующему рацио-
нальному использованию времени, является использование визитной карточ-
ки в процессе общения.
Список литературы
1. Берд П. Продай себя! Эффективная тактика улучшения вашего имиджа П.
Берд. – Минск: Амалфея, 2000. – 208с.
2. Борисов А.Ю. Роскошь человеческого общения / А.Ю. Борисов. – М.,
1998.
3. Гойхман О.Я. Основы речевой коммуникации / О.Я. Гойхман, Т.М. На-
деина. – М., 1997. – 272с.
4. Добрович А. Общение: наука и искусство / А. Добрович. – М., 1996.
5. Добротворский И.Л. Самоменеджмент: Эффективные технологии:
Практическое руководство для решения повседневных проблем / И.Л.
Добротворский. – М.: "Приор-издат", 2003. – 272 с.
6. Зарецкая Е.Н. Логика речи для менеджера / Е.Н. Зарецкая. – М., 1997.
Page 54

54
7. Каррас Ч.Л. Искусство ведения переговоров / Ч.Л. Каррас. – М., 1997.
8. Курбатов В.И. Как успешно провести переговоры (пособие для деловых
людей) / В.И. Курбатов. – Ростов-на-Дону, 1997.
9. Малышев М. Новые информационные технологии в управлении социаль-
но-трудовой деятельностью: В 3 ч. / М. Малышев. – Уфа: ЮНИТИ, 1999.
– 460 с.
10.Моргенстерн Дж. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управле-
ния своим временем и своей жизнью / Джулия Моргенстерн. – М., 2002 –
256 с.
11.Свириденко С. Информация и информационные технологии в современ-
ном обществе / С. Свириденко. – М., 1993.
12.Хофф Р. Я вижу вас голыми. Как подготовиться к презентации и с бле-
ском ее провести / Р. Хофф. – М., 1996.
13.Язык и моделирование социального взаимодействия. - М., 1987.
14.Якокка Л. Карьера менеджера / Ли Якокка. - М., 1990.
Лекция 7.
План лекции
1. Рациональное моделирование рабочего пространства.
2. Искусство организации рабочего места.
3. Рациональное управление потоком деловой документации.
4. Специфика работы и формы общения с различного типа информацией
в офисе.
5. Принципы рациональной организации работы в офисе
Рациональное моделирование рабочего пространства
Большинство людей работают в офисах и у каждого есть свое рабочее
место. Под офисом в данном случае понимается любое служебное помеще-
ние от роскошных апартаментов в большой организации до отдельной не-
большой комнаты или кабинета. По мере достижения успехов в целеполага-
нии и планировании рабочего времени приходит осознание важности рацио-
нально организованной офисной жизни. Сложность состоит в том, что офисы
населены разными людьми, которые могут распоряжаться своим временем и
пространством не самым рациональным образом.
Существует большая разница между высокоэффективной работой сла-
женной группы и деятельностью неорганизованного коллектива. В первом
случае показательно стремление каждого члена группы использовать свое
время и время других сотрудников для достижения наилучшего общего ре-
Page 55

55
зультата. Таким образом, офис становится некой платформой для эффектив-
ных действий.
Функциональное планирование офиса
Рабочее пространство должно быть максимально удобным. Для пра-
вильной организации рабочего пространства необходимо определить функ-
ции, которые выполняет рабочее место. В случае, когда работа связана с
большим количеством документации, надо организовать рабочее пространст-
во таким образом, чтобы не было необходимости часто совершать ненужные
движения для обращения к документам (все необходимые документы долж-
ны быть под рукой). В случае, когда рабочее место организовано нерацио-
нально происходит незаметное растрачивание времени попусту.
Офисное помещение должно быть правильно освещено, оборудование
и материалы, которыми наиболее часто приходится пользоваться должны
быть под рукой, что способствует комфортной и эффективной профессио-
нальной деятельности. Комфортность и эстетичность являются неотъемле-
мыми составляющими рационально организованного пространства офисного
помещения. Необходимость хорошего освещения связана, прежде всего, со
здоровьем, так как при правильном освещении глаза не так сильно устают и
возникновение головных болей минимизируется. Свет от окна должен падать
на рабочий стол слева, а перед столом не желательно располагать иные яркие
источники света.
С состоянием здоровья связано и качество офисной мебели, которая
должна быть максимально функциональной. Ведь большую часть жизни че-
ловек проводит на работе и необходимо сделать её комфортной. Так, напри-
мер, медики говорят о том, что боли в спине часто связаны с сидением в пло-
хо сконструированных креслах.
С целью рациональной организации труда необходимо также проду-
мать планировку офисного помещения. Пространство кабинета, в котором
проводятся совещания должно быть функционально организовано. Особое
внимание следует уделить расстановке мебели, так как посетители должны
иметь возможность свободного и удобного размещения. Следует хорошо
продумать обстановку в офисе и расположить мебель так, чтобы всё имею-
щееся пространство было максимально задействовано. В идеальном варианте
нагрузка должна быть распределена по всему помещению. Рабочий стол сле-
дует расположить таким образом, чтобы была видна входящая дверь, часы
должны располагаться на видном месте (рис.4).
Page 56

56
1
2
 На представленной модели функциональной организации кабинета ра-
бочий стол (1) и кресло расположены напротив двери, шкаф с часто исполь-
зуемыми документами (2) располагается рядом с рабочим местом, шкаф с
редко используемыми документами (3)
удален от него, а стол для проведения
встреч (4) имеет свое обозначенное
пространство, которое располагает к
деловому разговору.
На данной модели рабочего пространства представлена структура ра-
циональной организации пространства, однако модель каждого предмета ме-
бели может быть иной. Так, например, стол для переговоров может иметь и
круглую форму. Некоторые документальные источники говорят, что первым
ввел в обращение круглый стол легендарный король Артур. Круглая форма
стола препятствует утомительным конфликтам во время переговоров. Более
того, такая форма стола символизирует высокую степень равенства собрав-
шихся за ним людей, подчеркивая открытость без оказания кому-либо пред-
почтений. Очень важно, когда собравшиеся за столом люди чувствуют себя
комфортно, тогда появляется возможность обсуждать деловые вопросы на
равных условиях, что, в свою очередь сказывается на конструктивности про-
веденного мероприятия.
В условиях отсутствия отдельного кабинета, когда приходится делить
рабочее пространство с коллегами, человек также может рационально орга-
низовать своё рабочее место. Стол следует расположить так, чтобы была
возможность видеть входящих в помещение людей. Не следует сидеть спи-
ной к двери, такое расположение не способст-
вует продуктивной работе, так как вызывает
чувство уязвимости и беспокойства. Монитор
компьютера может служить разделительным
барьером относительно посетителей.
Представленная модель планировки ра-
бочего пространства (рис.5) отвечает всем требованиям рационально органи-
зованного пространства, где рабочий стол (1) разделяет пространство между
стулом и дверью, стул развернут к двери и монитор компьютера (2) является
1
 3
2
 4
Рис. 4. Функциональное расположение
мебели в офисе
Рис. 5. Рациональная планировка рабочего пространства
Page 57

57
защитным барьером. Примечательно, что на данной модели не присутствует
свободный стул для посетителя, наличие которого, как правило, располагает
к длительному разговору, актуальность которого не всегда обоснована.
Таким образом, отсутствие свободного стула в кабинете для посетителя
может служить одним из способов рационального использования рабочего
времени.
Искусство использования письменного стола
Улучшение эффективности труда, прежде всего, следует начинать с ор-
ганизации рабочего места. Качество профессиональной деятельности напря-
мую зависит от качества организации рабочего пространства. С целью ра-
циональной организации профессиональной деятельности следует поддер-
живать порядок на рабочем столе. Это означает, что на письменном столе не
должно быть никаких лишних предметов и документов за исключением тех,
с которыми необходимо работать в данный момент, что позволяет сосредо-
точению именно на той работе, которая выполняется в существующий мо-
мент. А умение концентрироваться способствует значительной экономии
времени. Хаос на рабочем столе мешает продуктивному выполнению задач и
держит человека в напряжении, что не способствует самоорганизации. Рас-
полагая предметы на столе и во внутренних ящиках, следует помнить мудрое
правило «место для каждой вещи и каждая вещь на своем месте». На форми-
рование имиджа человека большое влияние оказывает окружающая его дело-
вая обстановка. Рабочий стол не должен представлять собой корзину для не-
нужных бумаг или хранилище хлама, из-за которого невозможно быстро
найти в нужный момент актуальный документ. Заваленный горами бумаг и
ненужных предметов стол никого не убедит в том, что его обладатель орга-
низованный респектабельный человек. Очень важно произвести первое по-
ложительное впечатление при общении на своем рабочем месте, которое
должно быть правильно организовано, так как ни у кого не бывает второго
раза произвести первое впечатление. Работа с документацией в офисе заслу-
живает особого внимания.
Работа с документами в офисе
Управление потоком документов – это своего рода искусство, овладев
которым можно экономить много времени. Один из самых надежных спосо-
бов работы с документами заключается в том, чтобы брать каждый доку-
мент в руки только один раз. Это можно осуществить, если не откладывать
на завтрашний день необходимую реакцию на полученный документ (сразу
Page 58

58
приступить к ответу на письмо или предпринять меры, согласно полученной
информации). Практика показывает, что при использовании данного метода
появляется возможность сохранять один час в день, что равно 220 часам в
год. Однако существует и противоположное мнение, которое утверждает, что
для правильного восприятия документа его необходимо прочесть несколько
раз. Такое мнение совершенно обосновано, так как случаются ситуации, при
которых требуется время для обдумывания полученной информации прежде,
чем на неё отреагировать.
Полученную информацию, оформленную в письменном виде, следует
классифицировать согласно расставленных приоритетов следующим обра-
зом:
«К исполнению» – при возможности немедленного реагирования на по-
лученную информацию следует сделать это сразу.
«Принять к сведению» – после прочтения информации необходимо
принять решение о дальнейших действиях, которые могут выражаться в от-
срочке работы с данной информацией или избавлении от неё с помощью кор-
зины для мусора.
«Прочитать» – данную категорию документов не следует читать два-
жды, поэтому сохранять их следует в редких случаях.
«Для бумаг, тратящих попусту драгоценное время» – в эту категорию
должна отправляться та информация, которая не попадает ни в одну из вы-
шеперечисленных категорий.
Не менее важной задачей является не только правильное распределе-
ние, но и хранение документации. Вся деловая документация должна быть
систематизирована, это дает возможность не только экономить время, но и
улучшить условия хранения информации (рис.6). Последовательность орга-
низации файловой системы должна определяться согласно особенностей
профессиональной деятельности. Однако существуют универсальные реко-
мендации, соблюдение которых значительно рационализирует труд:
Ø распределение документов по основным категориям, определяющим
общие параметры задач;
Ø крупные категории разбиваются на более мелкие, а мелкие распре-
деляются по персоналиям.
Ø файлы распределяются по степени востребованности, те с которыми
приходится работать чаще, на первом плане, за ними следуют остальные.
Page 59

59
отчеты
контракты
справка
переписка
 Рис. 6. Систематизация деловой информации
 Ø новую информацию следует сразу распределять, отдельную от-
правлять в архив, а ненужную – удалять.
Для усовершенствования работы с деловой информацией рекомендует-
ся использовать цветовой код. Использование цветового кода также значи-
тельно сокращает время на поиск необходимой в данный момент информа-
ции, что, безусловно, увеличит эффективность работы. Цветовой код опреде-
ляется индивидуально, согласно личным предпоч-
тениям. При помощи цветового кода можно
визуально определить тип каждого фай-
ла.
Значительным моментом
при работе с документацией яв-
ля-
ется правильность определения
значимости и целесообразности
хранения информации. Так как
большая часть информации дос-
таточно быстро устаревает и теряет свою актуальность, следует хорошо об-
думать целесообразность хранения каждого документа. Обработка ненужных
сведений занимает большое количество времени.
Рациональная работа с информацией
Практика показывает, что обязательная работа менеджера с информа-
цией часто занимает у руководителя в день больше одного часа. Неудовле-
творительное выполнение данной работы влечет значительные потери вре-
мени, которых можно избежать за счет рационализации. Наличие системы
обработки новой информации значительно увеличивает эффективность дело-
вой деятельности. Информация может поступать в различных формах: в
письменном виде (газеты, журналы, письма, отчеты, служебные записки), по
электронной почте, в устной форме (по телефону, во время встреч, презента-
ций). Следует учитывать, что срочные способы передачи информации не все-
гда определяют её важность.
Соблюдение приводимых ниже советов Богдана Будзана поможет зна-
чительно быстрее справиться с перепиской и сэкономить время.
1. Позаботьтесь о том, чтобы на ваш стол клали только ту входящую
корреспонденцию, которая действительно важна для вашей работы. Реши-
тельно откажитесь от ознакомления с любой "рутинной почтой".
Page 60

60
2. Поручите помощнику или секретарю предварительно сортировать
входящую корреспонденцию по направленности и приоритетности, раскла-
дывая ее по специальным папкам.
3. Распорядитесь, чтобы к входящим письмам сразу прилагались необ-
ходимые пояснительные и справочные материалы.
4. Все, что лишено информационной ценности и не требует дальней-
шей проработки или сохранения, немедленно отправляйте в корзинку для
бумаг.
5. При чтении письма сразу же отмечайте все важные места в тексте,
чтобы облегчить себе и другим дальнейшую его обработку.
6. Делайте на письме пометки и замечания по обработке, указывая, на-
пример, ключевые слова будущего ответа, исполнителя и срок исполнения,
место в архиве и т.п. Используйте для этих целей стандартные формуляры.
7. Корреспонденцию, подлежащую обработке в другом месте или под-
разделении, немедленно отправляйте по назначению.
8. Максимально обрабатывайте корреспонденцию сразу во время озна-
комления с ней.
9. Обработка любой корреспонденции состоит не только в чтении, но и
в принятии каких-то мер, решений.
Для рационального ведения корреспонденции следует также после её
обработки классифицировать следующим образом: «к немедленному испол-
нению», «к обсуждению и повторному просмотру» и «в архив». Экономии
времени при обработке корреспонденции можно достигнуть стремлением к
тому, чтобы каждый входящий документ или письмо анализировались еди-
ножды.
Рациональная обработка исходящей корреспонденции
Деловые письма, независимо от их типа, должны быть краткими и чет-
ко составленными, включающими только необходимую информацию в лако-
ничной форме.
Получив информацию в письменном виде, подразумевающую ответ на
неё, следует написать прямо на полученном письме краткую резолюцию, по-
ставить дату, подпись и отправить оригинал письма его автору, оставив себе
ксерокопию.
В случае, когда существует необходимость получить краткий и быст-
рый ответ на отправленное письмо, рекомендовано использовать "письма-
маятники", облегчающие партнеру составление "блиц-ответа". В этом случае
Page 61

61
в конце письма помещается формуляр для ожидаемого ответа, в который
партнеру достаточно вписать ключевые слова, а затем отослать письмо об-
ратно. У такого способа переписки есть свои преимущества: как отправитель,
так и получатель имеют перед глазами одновременно и предложение, и от-
вет; оба партнера используют только одно-единственное письмо; отправи-
тель ответа не должен повторять атрибутику делового письма.
Стандартное уведомление требует применения разнообразных форму-
ляров, бланков и стандартных сопроводительных записок для кратких сооб-
щений. В соответствующей ситуации такого рода послания производят луч-
шее впечатление, чем красивые, но нерациональные письма. С этой целью
следует иметь в электронном варианте формы стандартных бланков, помес-
тив в персональном компьютере, что существенно упростит программирова-
ние писем, сэкономит много времени и даст возможность сохранить форму
лично составленного послания.
Но, кроме формальной формы переписки, в работе каждого менеджера
существует необходимость составления индивидуального письма нестан-
дартного содержания. Данную работу можно также рационализировать,
подготовив процесс написания, заранее подбирая необходимые материалы и
записывая ключевые слова, применяя краткие заметки по основным пунктам
для максимальной концентрации на формулировании основных тезисов
письма. В зависимости от расставленных приоритетов рационализировать
процесс переписки возможно, применяя функцию делегирования полномочий
квалифицированному сотруднику или коллеге, а также продумав альтерна-
тивный вариант обмена необходимой информацией посредством телефон-
ного разговора.
После составления делового письма и перед тем, как поставить под-
пись, следует убедиться в актуальности его содержания, проверить правиль-
ность написания имени адресата и убедиться в отсутствии орфографических
ошибок. С целью рационализации переписки важным является осуществле-
ние обратной связи, выраженной в подтверждении получения информации
от делового партнера, подтверждении намеченной встречи с указанием вре-
мени и места её проведения. В случае смены адреса и номера телефона/факса
следует сообщить эту информацию деловым партнерам, что предусмотрено
правилами делового этикета. Правила составления деловой корреспонденции
также предусматривают обсуждение не более четырех вопросов в одном
письме объёмом не более одной страницы.
Page 62

62
Для рациональной работы с деловой информацией следует учитывать
следующие рекомендации:
Ø Постоянно поступающая новая информация не должна нарушать
рабочий ритм.
Ø При поступлении информации следует производить её первона-
чальную сортировку, ознакомившись с содержанием.
Ø От неактуальной информации надо избавляться немедленно.
Ø При необходимости осуществления действий по итогам полученной
информации следует внести соответствующую запись в список дел.
Ø Отработанную документацию целесообразно удалять.
Значительную часть поступающей информации целесообразно переад-
ресовать подчиненным или коллегам, предварительно классифицировав её
на три основные категории:
ü сведения, требующие внесения корректив (отчеты, служебные
записки);
ü ознакомительная информация (газеты, журналы, буклеты и т.д.);
ü сведения, которые необходимо размножить.
При разработке собственной модели работы с информацией следует
определить порядок её обработки. Целесообразно выделять определенные
установленные промежутки времени в начале и в конце рабочего дня для
этой деятельности. Так, в начале дня следует использовать запланированное
время для работы с входящей информацией (разобрать почту, ознакомиться с
прессой и принять электронные сообщения). В завершении рабочего дня сле-
дует навести порядок на столе, проанализировав полученную за день инфор-
мацию и занявшись подготовкой на следующий день.
Форму общения с информацией определяет её тип:
1. Внутренние отчеты и служебные записки – работу с такого рода
информацией можно частично делегировать, определив, кому она предназна-
чена и какие действия необходимы для работы с ней.
2. Входящая почта и факсы – диапазон содержимого и степень важно-
сти данного типа информации довольно большой, также разнообразно и вре-
мя её поступления. Определив степень важности и характер последующих
действий, актуальную информацию следует сохранить, а ненужную, соответ-
ственно, ликвидировать.
3. Электронная почта, Интернет – форма общения для срочной пере-
дачи сообщений. Не следует открывать сообщения не представляющие заве-
Page 63

63
домо интереса. Прочитанные сообщения необходимо оценить на предмет их
важности, внести в список дел и удалить.
4. Газеты, журналы, буклеты – содержат огромное количество ин-
формации по различным областям знаний. Следует ознакомиться с содержа-
нием интересующих статей, определить те, которые необходимо сохранить и
при необходимости сделать копии.
Список литературы
1. Добротворский И.Л. Самоменеджмент: Эффективные технологии:
Практическое руководство для решения повседневных проблем / И.Л.
Добротворский. – М.: "Приор-издат", 2003. – 272 с.
2. Коддлер И. Успешная организация вашего времени / И. Коддлер. – М.,
2003. – 64 с.
3. Малышев М. Новые информационные технологии в управлении социаль-
но-трудовой деятельностью: В 3 ч. / М. Малышев. – Уфа: ЮНИТИ, 1999.
– 460 с.
4. Моргенстерн Дж. Тайм менеджмент. Искусство планирования и управле-
ния своим временем и своей жизнью / Джулия Моргенстерн. – М., 2002 –
256 с.
5. Свириденко С. Информация и информационные технологии в современ-
ном обществе / С. Свириденко. – М., 1993.
6. Ньюстром Д.В. Организационное поведение. Поведение человека на рабо-
чем месте / Д.В. Ньюстром, К. Дэвис. – СПб., 2000. – 448с.
7. http://www.improvement.ru – Организация времени: эффективность, успех,
развитие.
8. http://www.daytimer.com – Инструменты планирования времени.
9. http://www.timemanager.ru – Тайм-менеджмент.
10.http://www.palm.com – Электронные планировщики времени.
11.http://www.calendar.yahoo.com – Календари и программы планирования
времени.

Информация о работе Лекции по " Самоменеджменту"