Матричный тип моделирования организаций

Федеральное Государственное  Бюджетное Образование

Учреждение Высшего  Профессионального Образование

Орловский Государственный  Институт Искусств и Культуры

 

 

 

 

Факультет документных  коммуникаций

 

 

 

Контрольная работа

 

По предмету « Организационное проектирование» на тему:

« Матричный тип моделирования организаций »

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                Выполнила: студентка 5 курса з/о

                                                                                                  Тарелина Е. М.

 

 

                                                                           Проверила: Артюхова В. Р.

 

 

 

 

 

Орёл-2013

Содержание 

 

Введение

МАТРИЧНАЯ СТРУКТУРА  УПРАВЛЕНИЯ

Заключение 

Список использованных источников и литература 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный и упорядоченный характер. Для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. В рамках ДОУ предъявляют особые требования к документированию управленческой деятельности, так как этот процесс влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников.

Организация работы с  документами является важной составной  частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположение их реквизитов путём использования унифицированных форм; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

 

 

 

1. МЕТОДЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Совершенствование  работы с документами

 

На сегодняшний день можно выделить два основных метода по совершенствованию работы с документами: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К числу способов, позволяющих  эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию  процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного её распределения.

Сокращение объема документооборота связываются с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации, разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.

Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям. Однотипные формы заменяются единой. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормированный характер. В табеле может указываться: вид формы документа; наименование законодательного или нормированного акта является основанием для применения или издания документ; период составления; согласование (внутреннее и внешнее), где указывается организации или структурные подразделения, должностные лица участвовавшие в создании, подписании; утверждение (должностного руководителя или наименование организатора который утверждает документ); проставление печати; адресат организации (структурное подразделение которое представляет документ). Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения.

Другое направление  сокращения документооборота – повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Реальные возможности повышения качества документов и сокращения объемов тексов заключается в следующем:

- уменьшение различных  преамбул, не несущих полезной  информации (особенно это положение можно отнести к распорядительным документам приказам, решениям, где констатирующая часть в ряде случаев является либо дословным воспроизведением документов вышестоящей организации, либо кратким отчетом или перечислением фактов);

- исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз, выражающих благодарность или уважение адресатам.

Качество документа  включает в себя требования к изложению  содержания: применение унифицированных  текстов, четкая структура, ясность  формулировок, реальность сроков исполнения. Так например, установлены стандарты на структуру текстов некоторых документов. Особенно характерен в этом отношении "акт" как документная форма. Независимо от разновидности акты составляются по одной схеме. Известна, например, шаблонная формула акта: "мы, нижеподписавшиеся… комиссия в составе… в присутствии… составили настоящий акт о том, что мы действительно…" и т.д. Такой текст неграмотен и тяжело читается. Стандарт эту часть акта упростил, она состоит из трех частей: основание для составления, как составлен и кто присутствовал. Текст легко составляется, читается и воспринимается. Применение таких форм документов, как таблицы и анкеты, позволяет исключить излишние данные, упорядочить информацию, сопоставить сведения, сократить их объем.

Можно выделить еще одно направление сокращения документооборота – уменьшение физического размера  документа. При переписке необходимо применить стандартные бланки, которые  экономят примерно 1/5 часть площади листа, желательно использовать также бланки формата А5. Внедрение этого требования связано с преодолением сложившегося представления о престижности продольного бланка, широких полей, увеличенных интервалов и т.п. Размер бланка должен соответствовать объему текста. Сокращать объем текста необходимо за счет применения стандартных правил машинописи, делить текст на четкие структурные части, что экономит бумагу примерно на 5% за счет исключения словесных переходов между частями. Объемные документы справочного характера и долговременного пользования следует изготовлять с заменяемыми страницами, что позволит при внесении изменений не перепечатывать документ. При подготовке оперативных документов рекомендуется использовать телеграфный стиль. Практикуются ответы на самом запросе при помощи штампа и подписи от руки. В этом случае сведения о документе сохраняются в организации-получателе на регистрационно-контрольной карточке, которая должна содержать соответствующую информацию. Основное в сокращении документооборота это удобство работы и ликвидация излишних документов. Унифицированная форма документа должна быть удобна для заполнения и чтения, содержать достаточно места для размещения нужной информации.

Еще один способ сокращения объемов документации – построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Например, приказ по личному составу печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личных делах и бухгалтерии. Причина такого "тиража" - создать возможность обнаружить документ в нужный момент. В результате этого создаются дублированные дела, которые включаются в номенклатуры и затем передаются в архив. Научно обоснованная поисковая система исключает необходимость дублирования документов. Определяется степень централизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, место хранения и др. основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов предусматривают построение информационных систем на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении поисковых систем, их информационной совместимости и возможности доступа к базе данных каждого специалиста.

Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая  компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации. Для организации такой работы с использованием сети организации разрабатываются специальные программы, называемые системами автоматизации делопроизводства и документооборота (АС ДОУ). Чем больше число рабочих мест, связанных с обработкой документов, охватывает такая система, тем эффективнее осуществляется управление. Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере.

Резервы сокращения объемов документооборота имеется и при размножении и копировании документов. Множительная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Поэтому каждая организация стремится приобрести совершенную множительную машину и увеличивает тиражирование, часто без достаточных оснований. Для оптимального использования множительной технике рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование.

В целях сокращения объема документооборота рекомендуется составление  плана по следующим направлениям:

- в положениях о  структурных подразделениях и  должностных инструкциях предусмотреть  право подписи документов;

- ввести предварительное  рассмотрение всей поступающей корреспонденции

- в номенклатурах дел  сократить количество дел за  счет ликвидации дублирования;

- унифицировать распорядительные  документы, заменить директивные,  инструктивные и т.п.

- разработать трафаретные  тексты наиболее часто повторяющихся документов;

- повысить качество  подготовки и оформления документов, унифицировать бланки в соответствии  с действующими стандартами;

- расширить практику  бездокументного решения служебных  вопросов;

- для экономии бумаги  усилить контроль за тиражированием документов;

- разработать табель  необходимых документов с указанием  сроков их подготовки и использования.

Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В связи с развитием  электронно-вычислительной техники  и внедрением автоматизированных систем управления все более актуальным становится вопрос об эффективности  документационного обеспечения  управления.

Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

Задача сокращения объема документооборота имеет два аспекта  – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов.

работа представляла собой анализ проблем совершенствования  документооборота и имела своей  целью систематизацию, закрепление  и расширение знаний о методах  совершенствования документирования в управленческой деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРА

 

1. Басаков М.И. Делопроизводство: Конспект лекций. – Ростов н/Д., 2010. – 192 с.

2. Делопроизводство (Организация  и технология документационного  обеспечения управления): Учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2001. 359 с.

3. Рубцов В.М. Государственное  регулирование ДОУ/ В.М. Рубцов// Делопроизводство: информационно –  аналитический журнал. – 2008. № 3. 11-16 с.