Решение о проектировании
организационной структуры управления
принимается тогда, когда действующая
структура уже неэффективна. В процессе
проектирования ставится задача создания
такой структуры управления, которая бы
наиболее полно отражала цели и задачи
организации, т.е. речь идет о том, чтобы
вновь созданная структура наилучшим
образом позволяла организации взаимодействовать
с внешней средой, продуктивно распределять
и направлять усилия своих сотрудников
и, таким образом, удовлетворять потребности
клиентов и достигать своих целей с высокой
эффективностью.
Процесс проектирования организационной
структуры состоит из трех основных этапов:
Первый этап — анализ организационных
структур. Анализ действующей структуры
управления призван установить, в какой
мере она отвечает требованиям, предъявляемым
к организации, т.е. насколько эта структура
рациональна с точки зрения установленных
оценочных критериев, характеризующих
ее качество. К оценочным критериям относятся
следующие факторы:
принципы управления — соотношение между
централизацией и децентрализацией (сколько
и какие решения принимаются на нижнем
уровне? каковы их последствия? какой объем
контрольных функций лежит на каждом уровне
управления?);
аппарат управления — перегруппировка
подразделений, изменение взаимосвязей
между ними, распределение полномочий
и ответственности, выделение в самостоятельные
структуры каких-то звеньев, изменение
характера межфирменных связей, создание
необходимых промежуточных звеньев и
т.д.;
функции управления — усиление стратегического
планирования (корректировка «бизнес-плана»),
усиление контроля за качеством продукции,
привлечение работников к управлению
путем реализации акций, изменение подходов
к мотивации труда и пр.;
хозяйственная деятельность — изменение
технологического процесса, углубление
межфирменного сотрудничества, техническое
переоснащение организации и т.п.
В результате анализа можно выявить «узкие»
места в деятельности организации. Это
могут быть: большая звен-ность управления,
параллелизм в работе, отставание в развитии
организационной структуры от изменений,
происходящих во внешней среде.
Второй этап — проектирование организационных
структур. Все модели проектирования организационной
структуры управления в зависимости от
заложенных в них сочетаний используемых
методов можно условно объединить в четыре
группы:
метод аналогий предполагает использование
опыта проектирования структур управления
в аналогичных организациях;
экспертный метод базируется на изучении
предложений экспертов-специалистов.
Они могут (в зависимости от поставленных
задач) либо сами спроектировать варианты
организационной структуры, либо оценить
(провести экспертизу) структуры, разработанные
другими проектировщиками;
структуризация целей предусматривает
выработку системы целей, преследуемых
организацией, и ее последующее совмещение
с разрабатываемой структурой. В этом
случае организационная структура управления
строится на основе системного подхода,
который проявляется в форме графических
описаний данной структуры с качественным
и количественным анализом и обоснованием
вариантов ее построения и функционирования;
организационное моделирование позволяет
четко сформулировать критерии оценки
степени рациональности организационных
решений. Суть его состоит в разработке
формализованных математических, графических
или машинных описаний распределения
полномочий и ответственности в организации.
В процессе проектирования структуры
управления организацией решаются, как
правило, следующие задачи: определение
типа структуры управления; уточнение
состава и количества подразделений по
уровням управления; численность административно-управленческого
персонала; характер соподчиненности
между звеньями организации; расчет затрат
на содержание аппарата управления. В
конечном итоге для каждого структурного
подразделения устанавливаются управленческие
функции, потоки информации, взаимосвязи
и документооборот, полномочия, ответственность
. и права подразделений и работников.
Вместе с тем, проектируя новые организационные
структуры управления, нельзя забыть о
требованиях, предъявляемых к таким структурам,
и о принципах их построения.
Организационные структуры должны удовлетворять
следующим требованиям:
оптимальности. Структура управления
признается оптимальной, если между звеньями
и ступенями управления на всех уровнях
устанавливаются рациональные связи при
наименьшем числе ступеней управления;
оперативности. Суть данного требования
состоит в том, чтобы за период от принятия
решения до его исполнения в управляемой
системе не успели произойти необратимые
отрицательные изменения, при которых
реализация принятых решений уже не нужна;
надежности. Структура аппарата управления
должна гарантировать достоверность передачи
информации, не допускать искажения управляющих
команд и других передаваемых данных,
обеспечивать бесперебойность связи в
системе управления;
экономичности. Задача состоит в том, чтобы
нужный эффект от управления достигался
при минимальных затратах на управленческий
аппарат. Критерием этого может служить
соотношение между затратами ресурсов
и полезным результатом;
гибкости, т.е. способности изменяться
в соответствии с изменениями внешней
среды;
устойчивости структуры управления, т.е.
неизменности ее основных свойств при
различных внешних воздействиях и целостности
функционирования системы управления
и ее элементов.
Совершенство организационной структуры
управления во многом зависит от того,
насколько при ее разработке соблюдались
принципы проектирования. Основные из
них можно сформулировать следующим образом:
целесообразное число звеньев управления
и максимальное сокращение времени прохождения
информации от высшего руководителя до
непосредственного исполнителя;
четкое обособление составных частей
организационной структуры (состава ее
подразделений, потоков информации и пр.);
обеспечение способности к быстрой реакции
на изменения в управляемой системе;
предоставление полномочий на решение
вопросов тому подразделению, которое
располагает наибольшей информацией по
данному вопросу;
приспособление отдельных подразделений
аппарата управления ко всей системе управления
организацией в целом и к внешней среде
в частности.
Следует иметь в виду, что на различных
предприятиях (с учетом специфики их работы)
используются и другие принципы построения
организационных структур, наиболее полно
отражающие особенности их функционирования.
Таким образом, в процессе проектирования
организационных структур различают три
стадии: аналитическую (изучение существующих
требований к их построению), проектную
(проектирование (моделирование) этих
структур) и организационную (организация
внедрения уже спроектированных структур).
Третий этап — оценка эффективности организационных
структур. Степень совершенства организационных
структур проявляется в быстродействии
системы управления организацией и высоких
конечных результатах ее деятельности.
Оценка эффективности управления может
быть произведена по уровню реализации
заданий, надежности и организованности
системы управления, скорости и оптимальности
принимаемых управленческих решений.
Отдельные параметры эффективности организационной
структуры можно определить, использовав
ряд коэффициентов.
В конечном итоге вся работа по проектированию
организационных структур управления
сводится к выработке направлений по их
совершенствованию, что относится к числу
важнейших средств повышения эффективности
управленческой деятельности организации.
|