Методы управленческого воздействия

 

В данном случае лист наблюдений состоит из нескольких граф. В каждую записывают наименование вида работы и время ее выполнения. В верхней части листа указывается время начала и окончания наблюдений. Для большей наглядности графы, в которые заносятся разноименные виды работ, могут иметь различные цветовые тона. Перед работником, ведущим учет своей работы, ставится задача: записать начальное время каждой работы в соответствующую графу.

Для анализа использования  рабочего времени и разработки нормы  управленческого труда необходимо просуммировать время выполнения одноименных работ и приготовить сводку (табл. 1.4).

Таблица 1.4 - Сводка о затратах рабочего времени на различные виды работ

Виды работ	Число записей	Общее время	Замечания
Финансовые дела	2	22 мин.	-
Расчет и анализ стоимости	-	-	-
Оформление счетов	4	1 ч. 21 мим.	-

 

Рассмотренные методы имеют  свои преимущества и недостатки для  нормирования управленческого труда. Наилучшие результаты можно получить при использовании обоих методов. Если результаты этих методов подтверждают друг друга, они вполне надежны; если не подтверждают, необходимо изучить причину расхождений.

Наиболее распространенным и достаточно точным в настоящее  время является метод моментных наблюдений. Существует специфические особенности применения этого метода и связанные с этим разновидности его трактовки.

Сущность метода —  в проведении случайных наблюдений за деятельностью персонала и  записи того, что происходит в момент наблюдения. Всего проводится от 500 до 1000 наблюдений. Чем меньше времени занимает определенная работа в общем объеме времени, тем большее число наблюдений требуется.

Специфика использования  этого метода определяется целями и  задачами, стоящими перед исследователями.

Известны несколько  направлений использования этого метода и в соответствии с этим его разновидностей, например, для анализа рабочего времени управленческого персонала с последующей выработкой рекомендаций.

Метод моментных наблюдений можно использовать и при определении  времени, необходимого для выполнения отдельных операций.

Допустим, нужно определить, сколько времени потребуется  на просмотр одной заявки. Три специалиста отдела материально-технического снабжений заняты просмотром заявок; у каждого есть несколько дополнительных поручений, не имеющих отношения к заявкам. Работа, которую они выполняют, не является сезонной.

Производя в течение  одного месяца 1000 наблюдений и считая их достаточными для обеспечения репрезентативности, получаем следующие результаты (табл. 1.5).

Согласно методике моментных наблюдений данные табл. 1.5 обрабатываются и сводятся в табл. 1.6.

 Таблица 1.5 - Затраты времени на выполнение отдельных операций

Шифр	Виды работ (операций)	1	2	3	Всего	Среднее
G	Просмотр заявки	823	731	804	2358	786
Н	Другие поручения	80	117	65	262	87
I	Непроизводительные затраты  времени	97	152	131	380	127
	Всего	1000	1000	1000	3000	1000
	Количество часов	165	165	165	496	165
	Проверено документов	1192	1032	1093	3317	1106

Таблица 1.6 - Средние затраты времени на выполнение операции «Просмотр заявки»

	1	2	3	Среднее
Затраты времени на просмотр заявок, % к общему времени	82,3	73,1	80,4	78,6
Общее время, мин.	9900	9900	9900	9900
Время просмотра заявок, мин.	8148	7237	7960	7781
Число просмотренных  документов	1192	1032	1093	1106
Время, затрачиваемое на проверку одного документа, мин.	6,8	7,0	7,3	7,0

 

Таким образом, затраты  времени (в среднем) на обработку  одного документа составляют 7 мин., пределы — от 6,8 до 7,3 мин. На обработку  отдельных документов может потребоваться значительно больше или меньше времени.

Высокую точность результатов  в области нормирования управленческого  труда обеспечивает метод нормирования труда по элементам.

Разработка норм времени  этим методом ведется в четыре этапа:

1.   Проведение хронометражных наблюдений.

2.   Оценка темпа работы.

3.   Добавление времени на отдых.

4.   Расчет нормы времени.

Для проведения хронометражных наблюдений работа разбивается на элементы (Е). Друг от друга разделяются они так называемыми фиксажными точками (ВР), означающими конец предыдущей операции.

Например, типовую процедуру  обработки документа на персональном компьютере можно разделить на элементы следующим образом:

Е «А» — взять документ;

ВР — наличие документа  в руках;

Е «В» — прочитать  документ;

ВР — глаза отвлечены  от документа;

Е «С» — ввести данные в ПК;

ВР — пальцы рук  сняты с клавиатуры ПК;

Е «D» — отложить документ;

ВР — пальцы рук  разжаты.

Обычно при хронометрировании  пользуются секундомером. Замеры времени могут быть сделаны также с помощью кинокамеры или других записывающих приборов. Непроизводительные затраты времени, например, паузы на отдых, отвлечение внимания, приостановка в работе по каким-либо причинам, регистрируются отдельно.

Специфическая особенность  данного метода состоит в учете  темпа выполняемой работы наблюдателем на основании отношения работника к выполняемой работе, эффективности его движений, наличия частых пауз и т.д. Очевидно, что в данном случае объективность оценки во многом зависит от опыта наблюдателя.

Темп процедуры определяется относительно каждой операции, составляющей ее. Если операция длится довольно продолжительное время, темп определяется через полуминутные интервалы.

Нормальный темп работы (100 единиц) соответствует среднему темпу выполнения работы квалифицированным сотрудником по своей специальности при условии, что он придерживается установленного метода работы и способен работать без излишнего напряжения.

Если сотрудник работает в более высоком темпе, чем  нормальный, он будет испытывать большую  усталость, чем это предусмотрено. Его темп работы может быть выше 100, такое увеличение записывается в единицах, кратных 5 (105, 110 и т.д.). Если сотрудник работает в темпе ниже нормального, то единицей записи также кратное 5 (95, 90 и т.д.).

Последний фактор, принимаемый  в расчет при использовании метода элементного нормирования, это время на отдых. Величина времени на отдых определяется условиями труда работника.

Существует надбавка на личные надобности (обычно 8% независимо от задания) и дополнительные надбавки для компенсации наиболее трудных условий, которые даются на один или несколько элементов работы в зависимости от требования

Последним этапом метода элементного нормирования является расчет нормы времени.

ST = Е ОТ*Е R/100*(100 + N)/100,

где ST — норма времени;

Е ОТ — средняя продолжительность выполнения элемента;

Е R — средний темп;

N — надбавка времени на отдых и личные надобности.

Метод моментных наблюдений, основанных на систематической выборке, представляет собой развитие метода моментных наблюдений, основанное на использовании в элементном нормировании вместо хронометражных наблюдений моментных.

Исследование проводится следующим образом.

Процесс работы делится  на элементы, как и при методе элементного нормирования.

Наблюдение ведется  непрерывно в течение периода, определенного  для исследования и может продолжаться от 20 мин. до двух часов.

Замеры делаются через  регулярно установленные интервалы (15, 20 или 30 сек.) в зависимости от продолжительности элемента работы. Чем меньше продолжительность, тем  короче интервал.

В течение каждого интервала наблюдатель записывает темп работы сотрудников.

Наблюдение производится в заранее установленный период времени, в течение которого определяется выработка в единицах работы или должно быть выполнено установленное количество работы; записывается время начала и конца наблюдений.

Определяется процентное отношение количества зафиксированных  моментов по каждому элементу работы к общему количеству моментов. Это  отношение соответствует суммарным  затратам рабочего времени на выполнение каждого элемента (в %).

Число циклов работы, умноженное на частоту повторяемости элемента работы в каждом цикле, дает количество одноименных элементов.

Для установления затрат времени для выполнения отдельных  элементов работы величину суммарных затрат времени по каждому элементу делят на количество одноименных элементов. Эти затраты времени соответствуют темпу, с которым служащий работал в период наблюдения, и не включают надбавки на отдых.

Среднее значение темпа  получают делением суммарной величины всех темпов на число интервалов (число моментов минус единица).

Затраты времени на отдельные  элементы корректируют введением коэффициента темпа работы и надбавки на отдых, как и при использовании метода элементного нормирования, но здесь не вводится коэффициент темпа работы на каждый отдельный элемент.

Анализ методологии  зарубежного опыта нормирования труда позволяет сделать следующие выводы:

• все методы нормирования труда управленческого персонала основаны на изучении затрат рабочего времени;
• численность управленческого персонала рассчитывается по нормам и нормативам времени.

В России наиболее значимый метод количественной оценки и расчета  показателей управленческой деятельности персонала — разработка укрупненных нормативов численности и типовых структур аппарата управления организаций — основан на корреляционном анализе влияния факторов на численность управленческого персонала, которая группируется по функциям управления. При определении необходимой численности управленческого персонала факторы учитываются непосредственно (подстановкой соответствующих данных в расчетную формулу) или косвенно (в виде поправочных коэффициентов).

Расчетные формулы имеют  следующий вид:

Н=К*x^a*y^b*…*p^c,

где  Н — норматив численности по функции управления (включая общезаводской и цеховой аппарат);

К — постоянный коэффициент, выражающий связь норматива с численными значениями факторов;

х,у....р — численные  значения факторов;

а,b....с — показатели степени при численных значениях факторов.

Авторы данной методики рассчитали постоянные коэффициенты и показатели степени при численных значениях факторов по всем функциям управления. Например, по функции бухгалтерского учета и финансовой деятельности расчетная формула норматива численности имеет следующий вид:

Нб = 0,037*Рпп^0,790*М^0,064,

где  Рпп — численность промышленно-производственного персонала предприятия;

М — количество наименований основных и вспомогательных материалов, полуфабрикатов, покупных изделий и  выпускаемой продукции.

По функции делопроизводства:

Нд = 0,00017 • Д^0,98 • Рпп^0,1,

где: Д — годовой документооборот.

Арсенал методов количественной оценки деятельности управленческого  персонала достаточно широк. Каждый из перечисленных выше методов имеет свои преимущества и недостатки. Выбор метода зависит от поставленных задач, требуемой точности и возможностей.