ОПИСАНИЕ ДОЛЖНОСТИ - предварительная
стадия для составления должностной инструкции
на основе проведенного анализа должности.
Содержит зафиксированные данные об основных
характеристиках должности, содержании
работы по ней и основных требованиях
к личностным качествам работника, занимающего
данную должность. Таким образом значение
описания должности состоит в том, что
оно используется в качестве инструмента
управления.
Должность является
основой не только оценки рабочего места,
но и определяет цели приобретения персонала
и планирования его развития, а также поиск
новых сотрудников. Описание должности
рассматривается как информационный базис,
необходимый для характеристики претендента.
Задача всех руководителей и кадровиков
– установить, сколько нужно сотрудников
в подразделении, организации. Но важно
также понять, какие это будут люди. Распространенный
подход к определению качественного состава
персонала – описание должности, или должностная
инструкция (традиционное название в нашей
стране). Этот документ лежит в основе
кадрового планирования.
Во многих компаниях
нет должностных инструкций или аналогичных
документов, а если и есть, то составлены
они были давно и на сегодняшний день потеряли
свою актуальность. Часто сотрудники в
них даже не заглядывают. Но это не означает,
что можно обойтись без описания должности.
Итак, рассмотрим схему
описания должности и каждый из его элементов.
Описание должности
включает в себя:
-наименования должности и подразделения
-цели должности
-основные задачи(функции) должности и
стандарты их выполнения
-права сотрудника
-требования к сотруднику
-критерии оценки результатов
-административные детали
Название
и содержание должности
Казалось бы, какое значение в наше время
имеет название должности? Ведь главное
- зарплата, права, обязанности сотрудника.
Тем не менее для многих людей именно то,
что указывается в штатном расписании,
на визитной карточке, на двери кабинета,
имеет не меньшее, а иногда и большее значение.
Если по каким-то причинам руководство
решило поменять название должности, то
необходимо:
-оповестить сотрудника за 2 месяца, что
поменяется название должности, а вместе
с ним и её функционал
-поменять Штатное Расписание (выводите
старые должности и вводите новые)
- работники должен написать заявление
о переводе
- Делается дополнительное соглашения
к Трудовому Договору и Запись в Трудовую книжку
-составить Новые должностные инструкции
В описании должности
указывается
- кому подчиняется позиция,
-кого может заменять работник занимающий
данную позицию,
-кто может заменять его в период отсутствия;
-перечисляются и другие элементарные,
но важные детали, соблюдение которых
обеспечивает непрерывность функционирования
организации.
Не стоит забывать о том, что именно
название должности определяет обязанности
и должностные инструкции сотрудников.
Что касаемо целей должности.
Это самый важный раздел описания
должности.
Цели должности — это результат,
который должен быть достигнут в определенный
срок при использовании определенных
ресурсов. Они определяются на отчетный
период и в основе своей отражают выполнение
плана компании, подразделения, должности.
Практика показала, что оптимальными
являются не более 4-5 ключевых и приоритетных
целей на конкретный отчетный период.
Цели должны быть сформулированы
четко и конкретно.
Они должны быть
достижимыми (т.е. быть реалистичными,но
требовать серьезных усилий).
Необходимо ставить цели таким
образом, чтобы можно было обеспечить
проверку их достижения.
Конечно, цель не может содержать
конкретных количественных значений и
сроков - их указывают в планах работы
подразделений и личных планах сотрудника. Так же Важно, чтобы
цели были совместимы. Невозможно требовать
от человека достижения целей, не обеспеченных
ресурсами, соответствующей инфраструктурой
или необходимой поддержкой.
Менеджер
по продажам:Его целью может быть.
-обеспечить необходимый объем продаж
в своем регионе
-повышать объем продаж постоянным клиентам
-привлекать новых клиентов.
Водитель:Его целями яв-ся: - осуществление
доставки товара клиентам в заданные сроки
-обеспечить сохранность товара и безаварийную
работу.
Основные задачи и
функции должности
Функции должности — действия,
операции и процедуры, которые должны
выполнять сотрудники на своем рабочем
месте в соответствии с закрепленными
обязанностями и предоставленными полномочиями.
Если цели должности - это то, что сотрудник должен достичь,
то функции и задачи определяют, как ему следует это делать,
т.е какие конкретные действия от него
ожидаются. Таким образом, набор функций
должен быть сориентирован на достижение
целей данной позиции.
Описание функций, как
правило, должно сопровождаться указанием
стандартов их выполнения, в качестве
которых могут выступать, например, объем,
уровень достигаемых характеристик, сроки
и т.д.
В России многие управленцы
вменяют всем сотрудникам одну универсальную
функцию: «выполнять другие поручения
руководства». Но если задуматься, то эта
фраза не дает начальнику право на абсолютно
любое задание. Более корректной была
бы, например, такая формулировка: «выполнять
другие поручения руководства в рамках
реализации целей должности».
Если
в качестве примера взять того же менеджера
по продажам и водителя.
то,функциями мен.по продажам
могут яв-ся: -наносить визиты постоянным
клиентам,Стандарты выполнения(
не реже 1 раза в месяц)
-поддерживать отношения с постоянными
клиентами (поздравления с праздниками,
нахождение взаимовыгодных сотрудничеств)
-устанавливать контакты с новыми клиентами
(ежедневное посещение новых торговых
точек)
водитель: -доставлять
товары (следовать маршрутному листу,соблюдать
правила дорожного движения)
-оформлять документы на товар (форма документа
соответствующего образца)
Права сотрудников(точнее
говоря полномочия сотрудника)
Права(полномочия) сотрудника
должны быть подробно прописаны в должностной
инструкции, с которой сотрудник должен
быть ознакомлен. Права сотрудника зависят
от специфики и стандартов определенной
компании.
В целом Права сотрудников
можно разделить на три группы:
-касающиеся рабочего процесса или подразделения;
-относящиеся ко всей организации;
-внешние права, т.е. принятие решения в
отношениях с внешними контрагентами
- Руководитель, имеет право давать
указания своим подчиненным и издавать
распоряжения по вопросам деятельности
отдела. Вместе с тем, начальники некоторых
служб могут принимать решения по своему
направлению, но затрагивающие также и
другие подразделения.
Например, руководитель
отдела продаж имеет право, исходя
из имеющейся у него рабочей
информации, принимать решения о
поддержании необходимого ассортимента
товара, формально утверждаемые
вышестоящим руководителем, обязательные
для исполнения службой закупок
и складом.
- Главам отдельных направлений
(на уровне заместителей генерального
директора) может быть дан большой объем
прав в рамках организации.
Так, главный бухгалтер устанавливает
форму ведения учетных документов и сроки
представления отчетности для всей организации.
Директор по персоналу задает требования
к процессам набора, оценки, обучения сотрудников
и принимает решения (если ему доверит
первое лицо компании) о приеме и увольнении
работников не выше определенного должностного
уровня.
- Этим же руководителям обычно
предоставляются и некоторые внешние
права: заключать сделки, распространять
информацию, предоставлять отчетность
в госорганы и т.п.
Требования
к сотруднику
Для эффективной организации
работы в области управления персоналом
в описание должности следует включать
необходимые требования к квалификации
сотрудника.
В перечень требований сотрудника,
занимающего ту или иную должность, входят:
образование: минимальный и максимальный уровень;
дополнительное обучение: специальность, уровень квалификации
и/или объем дополнительного обучения,
наличие обязательных удостоверений и
сертификатов;
опыт: стаж работы по специальности,
в определенной должности, по конкретному
узкому профилю;
навыки: перечень общих и специфических
умений, необходимых для работы на данной
должности;
личностные требования: общие и специфические, необходимые для
работы в должности.
Казалось бы, самое простое требование
- к уровню образования. Однако руководители
зачастую предъявляют требование об обязательном
высшем образование чуть ли не к любой
должности. Но это не всегда хорошо: Наем на позиции операционистов
банка специалистов с профильным высшим
образованием часто заканчивался тем,
что они попросту сбегали от такой скучной
работы, для которой они к тому же не обладали
необходимой исполнительской квалификацией.
А вот выпускники средних банковских учебных
заведений прекрасно показывали себя
на этой работе: ведь их для нее и готовили.
Вывод прост: превышение уровня образования
в требованиях к должности так же вредно,
как и его недостаток.
Для работы на многих должностях
необходимо специальное дополнительное
профессиональное обучение или даже сертификации.
Пример: водитель должен иметь водительские
права.
Но чаще всего в современных
условиях в качестве основного требования
к сотруднику выступают не дипломы и сертификаты,
а навыки и профессиональный опыт. Например,
как правило, современные организации
ожидают от кандидатов умения работать
с различными компьютерными программами,
а некоторые - уверенного владения иностранным
языком.
Критерии оценки деятельности(за что
хвалить за что ругать)
Критерии оценки —
это система индикаторов, которая должна
позволить оценить эффективность деятельности
сотрудника. Важно иметь в виду, что для
каждой должности приоритетными являются
свои критерии
Перечень критериев на каждом
предприятии отражает особенности его
деятельности, сложившиеся традиции и
уровень развития управления персоналом.
Критерии оценки результатов
работы: эффективность; соблюдение сроков;
профессиональное мастерство; выработка
в час; брак; использование рабочего времени;
наличие необходимой реакции; внимательность;
самоконтроль; технологическая дисциплина;
ритмичность работы; частота ошибок; быстрота
распознавания причин ошибок; успехи учебы
на ошибках.
Критерии поведения на рабочем
месте: использование рабочего времени;
структура затрат времени на выполнение
работы; культура рабочего места; трудовая
дисциплина; соблюдение предписаний; добросовестность;
личная инициатива; предприимчивость;
готовность принимать самостоятельные
решения и повышать квалификацию; загруженность
работой; передача профессиональных знаний;
готовность помогать коллегам; бережное
обращение со средствами производства.
Дополнительным бонусом
при оценке эффективности проделанной
работы будут считаться:
• прохождение курсов
повышения квалификации и самообучение
по своим компетенциям;
• участие в корпоративных
мероприятиях;
• поддержание хороших
взаимоотношений с коллективом.
Пример: Менеджер по
работе с персоналом:
-соблюдение трудовой
дисциплины;
• ежемесячное пополнение
рабочей клиентской базы;
• объем приносимой
маржинальной прибыли по каждому месяцу;
• своевременная сдача
всех финансовых документов;
• ежемесячное отсутствие
денежной задолженности у обслуживаемых
клиентов;
• выполнение показателей
согласно ежегодному плану, утвержденному
коммерческим директором.
Два «лица» описания должности Кроме функционального аспекта,
у описания должности существует и правовой.
Дело в том, что, как правило, этот документ
(чаще - именно должностная инструкция)
представляет собой неотъемлемую часть
трудового договора. Поэтому некоторые
руководители ошибочно считают, что создание
и переработка описаний должности - дело
кадровой службы.
Однако очевидно, что
полноценно описать должность могут лишь
два человека: сотрудник и его непосредственный
руководитель. Кадровой же службе следует
оказывать им методическую помощь: обучать
составлению документа и способствовать
тому, чтобы они грамотно фиксировали
повседневную практику бизнеса на бумаге. Что касается правовой стороны
обсуждаемого документа, стоит отметить,
что он должен как можно точнее отражать
реально выполняемую работу, а сотруднику
следует с ним ознакомиться и расписаться
в этом. Руководители порой пытаются «быстренько»
составить удобную для себя должностную
инструкцию подчиненного, облегчающую
- при случае - его увольнение по несоответствию
занимаемой должности. Но с толковым специалистом
этот «номер», конечно, не пройдет.
В заключение подчеркнем,
что описание должности, прежде всего,
рабочий инструмент совершенствования
бизнеса.