Организационные формы и структура управления организацией

Введение

Каждый человек в течение  всей своей жизни, так или иначе  связан с организациями. Именно в  них или при их содействии люди растут, учатся, работают, преодолевают недуги, вступают в многообразные  отношения, развивают науку и  культуру. В рамках организаций повсеместно осуществляется человеческая деятельность. Нет организаций и без людей, равно как и нет людей, которым не приходится иметь дело с организациями.

Организация - сложный организм. В нем переплетаются и уживаются  интересы личности и групп, стимулы и ограничения, жесткая технология и инновации, безусловная дисциплина и свободное творчество, нормативные требования и неформальные инициативы. У организаций есть свой облик, своя культура, свои традиции и репутация. Они уверенно развиваются, когда имеют обоснованную стратегию и эффективно используют ресурсы. Они перестраиваются, когда перестают отвечать избранным целям. Они погибают, когда оказываются неспособными выполнять свои задачи.

Не познав сущности организаций  и не поняв закономерностей их развития, нельзя ни управлять ими, ни использовать их во благо каждого человека и в интересах всех, ни переходить в их деятельности на современные технологии. Трудно переоценить значение научного обоснования всех сторон формирования и эффективного функционирования организаций для современных условий России, когда происходят трудные и многообразные процессы радикальной смены социально-экономических систем. Новые требования к построению и поведению организаций предъявляют рыночные отношения, предпринимательская активность, переход к различным формам собственности, изменяющиеся функции и методы государственного регулирования и управления. Организационная деятельность испытывает влияние нарастающих темпов и масштабов революционных изменений в технологической базе производства. Переход к эффективным организации и управлению, построенным на научных принципах, не только необходим, не только возможен, но и стал главным условием успешного осуществления экономических реформ. Конкуренция продуктов и услуг стало, в сущности говоря, конкуренцией организаций, используемых форм и методов и мастерства управления ими.

1. Определение  понятия и роль организаций в обществе

Организация представляет собой сознательно  координируемое социальное образование  с определенными границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общей цели. Под словами «сознательно координируемое» понимается управление, под «социальным образованием» - то, что организация состоит из людей или групп лиц, взаимодействующих между собой. Модели взаимодействия, которым следуют лица, являются преднамеренными. Организационные процессы содержат в себе социальную сущность, а взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в координации.                     

Организация имеет относительно определенные границы, которые могут меняться со временем. Члены организации, на которых возлагаются определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных целей. Преимущество организованных групп заключается в том, что человек, входя в состав коллектива, может более успешно достичь своих целей, чем индивидуально. Поэтому для достижения свои целей он создает интегрированные, кооперативные системы поведения.                                  

Определение организации предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников. Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, кто докладывает и кому, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодействия. Для нее характерны комплексность, формализация и определенное соотношение централизации и децентрализации.                 Комплексность рассматривает степень дифференциации в рамках организации. Она включает уровень специализации или разделение труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения частей организации.                                                                                                                          Под формализацией понимаются заранее разработанные и установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Некоторые организации минимально оперируют с такими стандартными директивами. Другие имеют все типы правил, инструктирующих работников по поводу того, что они могут и чего не могут делать.                                                                                Соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организациях процесс принятия решений очень централизован, действия по разрешению проблем предпринимаются высшими руководителями. В других случаях принятие решений децентрализовано, ответственность делегируется вниз по иерархии. Принятые соотношения централизации и децентрализации определяют характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления.                                                                                                     Важно подчеркнуть, что организации заранее проектируются, моделируются для формирования структуры, подчиненной интересам достижения установленных целей. При проектировании организации используется представление о ней как об организме, действующем рационально и целенаправленно, имеющем априори установленную цель и совершенствующем методы достижения цели. Проектирование в современных условиях вызвано к жизни увеличивающейся сложностью правления организациями, необходимостью применения научно обоснованных методов для выполнения функций управления и специализацией управленческого труда. Этот подход качественно отличается от широко распространенных методов повышения эффективности организаций - таких, как традиционное расчленение и объединение на опытной основе подразделений или сфер ответственности руководителей, их замена, улучшение тех или иных организационных процедур.                                                                                           Каждая организация имеет свое предназначение - миссию, во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятельность. Миссия - понятие неоднозначное. Осуществляя свою миссию (предназначение), организация добивается достижения определенных целей - выживания, роста, доходности. Она выпускает определенную продукцию и оказывает услуги, использует различные технологии и т.д.                                                                                       Примерная характеристика предназначения организации в обобщенном виде включает:                                                                                                                                        -предлагаемые продукты и услуги;                                                                                                - место и роль в системе рыночных отношений;                                                                             - цели организаций (выживание, рост, доходность);                                                                   - технологию (процессы, инновации);                                                                                           - философию (базовые взгляды, ценности, мотивации);                                                                     - внутреннюю концепцию (источники силы, степень конкурентоспособности, факторы выживания);                                                                                                                        - внешний образ, имидж (ответственность перед партнерами, потребителями, обществом в целом).                                                                                             

Существенное проникновение во внутреннее строение организации обеспечивается использованием системного подхода.                                                Система есть набор взаимосвязанных  и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое. Уникальной характеристикой при рассмотрении систем являются внутренние отношения между частями. Каждая часть организации выполняет свои определенные функции. В то же время для поддерживания отдельных частей в одном организме и формирования завершенного целого в каждой системе осуществляется процесс интеграции. В организациях эта интеграция обычно достигается координацией уровней иерархии, прямым наблюдением, правилами, процедурами, курсом действий. Поэтому каждая система требует разделения для того, чтобы определить ее составные части. Наряду с этим имеется необходимость и в интеграции, чтобы создать условия, при которых система не распадается на независимые единицы.                                                                                                           Хотя организации созданы из частей или составных элементов они сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. Существуют не только системы, но и подсистемы, и сверх системы. Классификация этих понятий зависит от особенностей предмета анализа. При этом целое не является простой суммой, поскольку систему следует рассматривать как единство.                                   Различаются системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы порождено физическими науками. Здесь понимается, что система является само сдерживаемой. Ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.                                                                                                            Открытая система признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки, активно взаимодействующие с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и в инвестиции, используют полученную прибыль для поддержания самих себя, для развития, для выплаты дивидендов и уплаты налогов.

2. Организационные формы  организаций

Различают два типа организационных форм: 
– единичные организационные формы: предприятия или организации, в которых среди учредителей не более одного юридического лица; 
– объединения, созданные на основе принципа либо кооперации, либо концентрации.

К единичным организационным формам относятся, например, следующие хозяйственные общества: академия, ателье, банк, биржа, венчур, джоббер, завод, информационное агентство, институт, колледж, аудиторская компания, магазин, мастерская, комбинат, научно-производственная компания, телевизионная или радиокомпания, техникум, траст, университет, фактор-фирма, фабрика, консультационная фирма, школа.

Обычно наименование организационной  формы определяется видом выпускаемой  продукции: товара, услуг, информации и  знаний, поэтому перечисленные в качестве примера организации могут быть распределены следующим образом:

3.Оценка структуры  управления на разных стадиях  роста организации

При рассмотрении целей организации мы установили различие в их постановке и содержании в зависимости от стадий жизненного цикла, на которой находятся организации. Рост организации и усложнение ее целей и связей с внешней средой вызывают необходимость проведения изменений в структуре самой организации и ее управляющей подсистемы.

На стадии становления.

Если организация небольшая  и производит какой-то один вид продукции, на начальном этапе жизни она  чаще всего формирует централизованную функциональную структуру: высший уровень руководства в ней представлен, как правило, учредителем, которому непосредственно подчиняются производство и наиболее важные функциональные звенья, например продажи и финансы.

На стадии роста.

По мере роста организации  в ней усиливаются процессы разделения функций и работ. Это приводит к образованию новых подразделений и служб и означает переход к более сложной структуре управления. В ней появляются новые подразделения и службы, которые выполняют более узкий и целенаправленный вид работ. Им делегируются некоторые полномочия по принятию оперативных решений и одновременно усиливается контроль за их деятельностью путем установления правил, процедур, инструкций, нормативов.

На стадии зрелости.

По мере увеличения объемов  и разнообразия выпускаемой продукции  средние и крупные компании начинают активно менять свои структуры, создавая относительно самостоятельные подразделения, специализирующиеся на определенных видах продукции, рынках или регионах. При этом на начальных этапах реструктуризации чаще всего сохраняется централизованное управление и все вновь образованные подразделения подчиняются непосредственно высшему руководству организации. В то же время высший руководитель снимает с себя ответственность за оперативный контроль деятельности подразделений и за счет этого больше занимается вопросами стратегии и политики развития организации. По мере дальнейшего развития организация сокращает уровень централизации и переходит на децентрализованную дивизиональную структуру, в которой решения по вопросам продукции и рынков делегируются на уровень соответствующих отделений. Высший уровень руководства сосредоточивает усилия на административном и финансовом контроле, разработке стратегии и политики управления персоналом. На этой стадии имеется много возможностей производить эксперименты по формированию гибких органических структур и сокращению иерархии управления.

Переход от одного вида структуры  управления к другому происходит в разных организациях неодинаково. Его скорость во многом предопределяется темпами роста отрасли, к которой относится организация: чем он более высокий, тем быстрее организация вступает в новую стадию своего жизненного цикла и наоборот, срок жизни и продолжительность каждой стадии могут увеличиваться при низках темпах. В этом случае соответствующие изменения организационных структур происходят медленнее. Радикальная перестройка структур управления обычно связана с серьезными изменениями в системе управления в целом, в том числе в стиле руководства, оценках конечных результатов деятельности, в системах стимулов и т.д. Это требует времени и нередко - преодоления сопротивления персонала, привыкшего к действующей организации и не желающего ее менять. Поэтому в стадиях роста выделяются периоды эволюционного и революционного развития.

Детальное изучение этого  процесса провел американский профессор Л.Е. Грейнер. Им установлено, сто структура управления предопределяется не только временем существования организации, но и ее размерами (устанавливаемыми, например, по объемам реализации или численности работающих), возрастом и темпами роста отрасли, в которой она функционирует. На каждой стадии ее роста эволюционная и революционная составляющие имеют свои особенности. Так, на первой стадии жизненного цикла организации система управления характеризуется как творческая (предпринимательская), а переход к новой структуре, где усиливается директивный стиль управления, осуществляется путем завоевания позиций лидера одним из учредителей молодой организации. Дальнейшая смена структуры управления, приводящая к делегированию ряда функций, требует сначала укрепления автономного стиля управления, а потом усиления контроля. На последней, пятой, стадии автор определил главную черту структуры управления организацией как сотрудничество, но не смог дать характеристики революционного этапа изменений, в результате которого появится новый вид структуры.

В последнее время все  чаще подчеркивается, что стратегические изменения в организациях зависят  от формирования и использования  знаний менеджеров среднего уровня. Именно они принимают непосредственное участие в «создании знания» в корпорации. Но для этого недостаточно только их обучения или наличия черт гениальности.

Любую перестройку надо оценивать прежде всего с точки  зрения достижения поставленных целей. Реорганизация направлена чаще всего  на то, чтобы путем совершенствования структуры повысить эффективность работы организации. Главными показателями улучшения являются рост доходов и прибыли, сокращение затрат, повышение уровня удовлетворения потребителей, ускорение технологического развития и т.п. Важным критерием оценки структуры управления является ее восприятие людьми, которым предстоит работать в новых условиях. В кризисный период изменения в структурах управления направлены прежде всего на создание условий для выживания организации за счет более рационального использования ресурсов, снижения затрат и более четкой работы управленческого аппарата.