Основные принципы аутсорсинга

 

 

Введение

     Понятие «аутсорсинг» вошло в практику в конце 80-х гг. XX века в результате углубления разделения труда и производственной кооперации в условиях глобализации. Первым опытом аутсорсинга стали услуги американских и английских юридических фирм, в рамках которых решение юридических вопросов передавалось высококвалифицированным и опытным специалистам (например, разрешение деловых споров в судебном порядке). Но в дальнейшем спектр услуг расширился за счет внедрения практики бизнес-консультирования.

     В настоящее время выгоду перевода части хозяйственных процессов на аутсорсинг признали многие организации. Особенно процесс перехода на аутсорсинг стал заметен в период кризиса, когда вопрос экономии средств стал как никогда актуальным. Этим же вызвана и актуальность изучения темы аутсорсинга – кризисные процессы в экономике порождают все новые его виды, такие например, как аутсорсинг руководящих сотрудников.

     Целью данной работы является показать сущность аутсорсинга, его роль в управлении организацией. Для достижения поставленной цели предполагается решить ряд задач:

1. Рассмотреть основные принципы  аутсорсинга;

2. Изучить текущее положение  дел в данном бизнесе в России  и за рубежом,

3. Исследовать специфику аутсорсинга, основные характеристики данного  вида деятельности;

4. На примере организации, занимающейся  аутсорсингом, оценить перспективность  данного процесса, основные опасности  и изучить рекомендации по  внедрению аутсорсинговых схем.

     Объектом исследования является ООО «АутСтафф» - одна из организаций, занимающихся аутсорсингом персонала на рынке труда.

 

 

 

1. Основные принципы аутсорсинга.

 

1.1. Основные цели и виды аутсорсинга.

 

     Основной принцип аутсорсинга звучит следующим образом: «Оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше других».

     На наш взгляд, в условиях жесткой современной конкуренции, этот принцип является гениальным решением для достижения высокой эффективности и конкурентоспособности предприятия, для прочного закрепления на рынке, особенно, если при этом будет соблюдаться немаловажное соотношение «цена-качество».

     Основными целями аутсорсинга являются:

1. улучшение качества товаров и услуг при конкретных производственных затратах;

2. снижение цены на предлагаемые услуги и реализуемую продукцию при сохранении оптимального уровня качества за счет максимального снижения производственных затрат;

3. увеличение финансовой устойчивости предприятия за счет минимизации затрат, но при этом сохраняя определенный уровень качества продукции и услуг.

     Таким образом, суть аутсорсинговой деятельности заключается в экономии времени и денег, а также, в концентрации организации на своей профильной деятельности.

     Аутсорсинг условно делят на два вида — производственный и оптимизация бизнес-процессов. Первый предполагает делегирование некоторых процессов производства или всего цикла сторонним компаниям. Возможна и продажа некоторых подразделений, с дальнейшим взаимодействием уже в рамках программы аутсорсинга. Что позволит компании сконцентрироваться на новых продуктах и услугах в условиях стремительного изменения технологий и возрастающего спроса на обеспечение конкурентного преимущества. А так же увеличит гибкость производственных процессов.

     Аутсорсинг бизнес-процессов (АБП) заключается в передаче сторонним организациям определенных бизнес-процессов, которые для компаний неосновные. Обычно на аутсорсинг передают функции управления персоналом, бухгалтерского учета, маркетинга, рекламы и логистики.

     По заверениям специалистов, АБП динамично развивающийся вид оптимизации производственных процессов на предприятии, при этом наибольший рост показывает аутсорсинг в финансовой сфере и бухгалтерском учете. Исследовав 600 фирм в 1997 г., Американская ассоциация менеджмента сообщила, что уже на тот момент 1/5 часть обследованных фирм передали какую-либо часть финансовой и бухгалтерской сферы, а 4/5 — часть функций администрирования.

     В применении аутсорсинга компании разрабатывают собственные виды, но все они классифицируются следующим образом:

     По видам передаваемых ценностей:

• Ресурсный — ведение бизнеса в основном на привлеченных финансовых средствах, а также использование кадровых ресурсов и оборудования. Невольно возникает вопрос: чем же тогда ресурсный аутсорсинг отличается от аренды, кредита, лизинга персонала? Считается, что об аутсорсинге правомерно говорить в том случае, когда работа на кредитах и арендованных мощностях обусловлена не ограниченностью возможностей компании, а целенаправленной стратегией ведения бизнеса, то есть когда даже при возможности, например, приобрести собственное здание или вложить собственные средства все равно используются привлеченные со стороны ресурсы.

• Операционный — передача на субподряд отдельных операций, связанных с разработкой, производством, хранением, транспортировкой и реализацией продукции. Так, например, компания может поручить разработку товара специализированному бюро, передать заказ на производство разработанного товара независимому производителю, поместить готовую продукцию на складах фирмы, специализирующейся на логистике, и отдать товар на реализацию торговому агенту. Это пример максимального операционного аутсорсинга. Если же компания осуществляет собственное производство, то она может поручить обслуживание и ремонтные работы внешним подрядчикам. Данный вид аутсорсинга стремительно развивается во всем мире.

• Функциональный — передача внешним исполнителям отдельных функций. Например, бухгалтерский учет, финансово-хозяйственное планирование или отдельные его элементы, маркетинг, охрана, реклама и др.

В зависимости от особенностей аутсорсинговых взаимоотношений:

• Полный (максимальный) — предприятие передает не отдельные функции какого-либо отдела, а определенный производственный или сервисный процесс всецело;

• Частичный (выборочный) — фирма передает только часть своих определенных задач, к примеру, программирование WEB-сайта, а разработка всей стратегии, ее внедрение в практику остаются по-прежнему внутренним делом;

• Усовершенствованный — как правило, используется уже известными компаниями, которые передают аутсорсерам определенные функции, оставляя за собой роль распределителя;

• Промежуточный — организация передает управление своими второстепенными функциями третьей стороне, полагая, что ее специалисты способны разработать главные инновационные направления, таким образом демонстрируя высокий уровень доверия к способностям своих специалистов;

• Трансформационный — организация приглашает поставщика услуг, который реорганизует работу подразделения, разрабатывая новые системы и надежную базу знаний и навыков, по завершении проекта он вновь обретает полный контроль и вступает в свои обычные обязанности;

• Совместный — применяется для диверсификации риска в сложных проектах, то есть используется при заключении субдоговоров, предполагающих наличие нескольких поставщиков услуг;

• Аутсорсинг совместного предприятия — создание новой компании для использования будущих деловых возможностей, персонал и активы клиента передаются совместному предприятию, заказчик и поставщик услуг делят прибыль, заработанную новой компанией.

В зависимости от выгод, получаемых от разделения труда:

• Специализированный — перенос производства или другой функции в другую географическую точку связан с уникальной специализацией данной страны (региона);

• Географический — перенос производства в наиболее выгодный для компании регион мира. Крупнейшие корпорации мира (Nike, Ikea) переносят производства в регионы Юго-Восточной Азии, это связано с их дешевой рабочей силой, льготным налогообложением.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Практика применения  аутсорсинговых схем.

2.1. Основная специфика  применения аутсорсинга в России.

 

     Как показывает опыт многих зарубежных стран, аутсорсинг очень привлекателен для предпринимателя - владельца малого бизнеса, поскольку позволяет повысить его личную эффективность за счет передачи сопутствующих его основному бизнесу функций специализированным компаниям. В этом случае предприниматель сможет "разгрузить" себя, освободиться от несвойственной ему работы и заняться тем, что он в действительности умеет лучше всего.

     Так, если предпринимателю лучше всего удается программирование и технический консалтинг, и именно этим он зарабатывает свой основной доход, было бы правильнее посвятить этим занятиям все свое время, ибо такое время оплачивается клиентами дороже, чем стоит это же время, потраченное на освоение и выполнение каких-то вспомогательных процедур (подготовку рекламных рассылок, ведение учета и подготовку (и сдачу в ИФНС) налоговой отчетности и проч.).

     Аутсорсинг, как метод работы, становится все более и более популярным в Российском бизнесе. Считается, что с его помощью можно решить целый ряд задач:

- снизить накладные расходы  на ведение бизнеса, сосредоточиться  исключительно на деятельности, приносящей прибыль;

- повысить эффективность и качество  исполнения вспомогательных работ  за счет перевода на аутсорсинг "обслуживающих" отделов бизнеса (выполняющих такие деловые функции, как управление документацией, налоговый  и оперативный учет, питание, уборка  помещений и т.д.);

- быстрее "раскрутить" новый  бизнес, не тратя времени на  создание собственных вспомогательных  служб.

     Главная и самая объективная оценка аутсорсинга - это определение его экономической эффективности. Для расчета потребуется сравнить:

     Стоимость данной работы (услуги), если она будет выполняться своими силами, что повлечет расходы, которые можно предварительно подсчитать, это: стоимость аренды офисной (или иной необходимой) площади; стоимость и размеры оборудования, используемого для выполнения данной функции; фонд оплаты труда необходимого для данного объема работ персонала.

     Стоимость этой работы (услуги), если она будет предоставлена специализированной компанией. Для точного расчета будут нужны расценки на оказываемые услуги у нескольких фирм-поставщиков каждой из этих услуг.

     В результате такого расчета можно будет сказать, выгоден аутсорсинг или нет.

     Услуги бухгалтерского аутсорсинга в России ориентированы  на иностранные компании и компании с иностранным капиталом, поскольку аутсросинговые фирмы могут предложить уже готовые решения, полученные  благодаря накопленному опыту и методу, и менеджменту таких компаний  не придется заниматься постановкой непрофильной финансовой функции, нанимая дополнительный персонал, а также вникая в особенности ведения бухгалтерского и налогового учета по российским законам и стандартам.  
     Как показывает  практика, передача бухгалтерии на аутсорсинг осуществляется в основном небольшими и средними отечественными компаниями, а также вновь созданными организациями, организациями  с сезонным характером работы, а также многопрофильными фирмами, для которых  содержание в штате бухгалтеров, знающих специфику учета в производстве, строительстве, торговле и так далее, является дорогим удовольствием. В таких случаях привлечение аутсорсера  способствует сокращению затрат на ведение бухгалтерского и налогового учета, повышает качество бухгалтерской информации, позволяет концентрировать внимание на основной деятельности.  
     Аутсорсинговые компании в России не ориентируются на крупные компании, так как сложилось мнение,  что использование аутсорсинга крупными предприятиями  влечет к потери конфиденциальности и снижает оперативность учетного процесса. Однако, в большинстве стан Европы и США именно крупные компании являются пользователями аутсорсинговых услуг (например, Intel,  British Petroleum, Nokia и др.).. 
В России аутсорсинг пока еще не получил такого мощного развития, как в остальном мире. Компании, которые предоставляют аутсорсинговые услуги, как правило, еще не вычленили этот бизнес в отдельное направление..

 

2.2. Экономические условия и особенности ведения бизнеса в России.

 

     Экономический путь России – сложен, неоднозначен и уникален, двадцать лет назад в России произошли коренные изменения,  принципиально сменившие экономический уклад. Несмотря на то, что глубокий переходный трансформационный кризис преодолен, отголоски переходного  процесса дают о себе знать, да и по многим показателям можно утверждать, что  переходный процесс не завершен, рыночные отношения еще окончательно не сформировались. Одним из «барьеров», препятствующих развитию аутсорсинга – является неразвитость рынка, в том числе и рынка аудиторских услуг.  
     Часто неприятие аутсорсинга в России -вина поставщиков аутсорсинговых услуг, которые не могут обеспечить качество, необходимое руководителю и/или владельцу бизнеса. Одной из задач для менеджера – является выбор качественной аутсорсинговой компании. Про оценке качества работы аутсорсеров необходимо  обращать внимание на следующие аспекты деятельности: 
-опыт, деловая репутация на рынке, наличие дипломов и сертификатов, оказываемый спектр услуг, цены. Аутсорсеры не всегда досконально разбираются в специфике работы организации-заказчика, что часто не позволяет корректно отразить информацию в учете. При плохой организации документооборота в аутсорсинговой компании высок риск потери первичных документов. 
-количество организаций, находящихся в ведении  одного бухгалтера-аутсорсера. Считается, что качественно 1 бухгалтер сможет обслужить 3-4 средних фирмы 
-информация об организации-аутсорсере на сайте ФНС, выписка из ЕГРЮЛ,  учредительные документы и пр. 
-страхование ответственности аутсорсинговых  фирм перед своими клиентами  
     Вопрос ответственности в аутсорсинге поднят многими авторами работ по аутсорсингу. Считается, что при грамотном заключении договора ответственность в случае ошибки лежит на плечах аутсорсеров, однако, специфика российского аутсорсинга состоит в том, что, во-первых, многие аутсорсинговые фирмы предпочитают не страховать свою ответственность, а, во-вторых, договоры на оказания аутсорсинговых услуг зачастую отражают интересы скорее самих аутсорсеров, чем заказчиков в данном вопросе. 
     Данную причину можно рассмотреть и еще в одном аспекте: недоверие населения и отсутствие уверенности в правовой защите и стабильном экономическом развитии. Кроме того, как уже было сказано выше, отсутствует нормативная база,  прямо регулирующая отношения аутсорсинга. Компаниям  сложно найти партнеров, в которых можно быть уверенными, а несовершенство законов не всегда гарантирует выполнение условий соглашения. 
     В нашей стране есть и еще одна особенность ведения бизнеса: многие компании не просто заботятся о конфиденциальности информации, но и не заинтересованы в какой бы то ни было открытости, так как зачастую бухгалтерский учет носит полулегальный характер. 
     Еще одним препятствием на пути осуществления аутсорсинговых схем является то, что ведение бизнеса в таком режиме требует чрезвычайно высокого уровня организации управления. Необходимы грамотное стратегическое планирование и профессиональное оперативное руководство, четкий финансовый менеджмент и надежные механизмы контроля качества. К сожалению, таким требованиям сейчас нечасто удовлетворяет менеджмент как в компаниях-заказчиках, так и в компаниях-исполнителях.  
     Таким образом, развитию аутсорсинга в России мешает неразвитость конкуренции, монополизм в экономике, недостаточное количество провайдеров качественных услуг. Развитию аутсорсинга мешает и правовая незащищенность бизнеса. Чрезмерное участие государства в экономике также тормозит этот процесс.