Основы информационного обеспечения управления

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования 

«Российская академия народного хозяйства

 и государственной службы 

при Президенте Российской Федерации»

 

 

 

Факультет (институт) ИГСУП

Специальность/направление подготовки   Управление персоналом

Кафедра    Государственной службы и кадровой политики

 

 

 

 

РЕФЕРАТ НА ТЕМУ:

«Основы информационного  обеспечения управления.»

 

 

 

                                                                               

                                                                                               

 

 

Автор работы:

студентка  5 курса

очной формы  обучения

группы СО-452

Мовчан Наталья  Андреевна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2013 г.

 

Содержание

Введение………………………………………………………………………………...3

Виды информации и  требования к ней………………………………………………..5

Информационное обеспечение  как система……………........………………….........7

Заключение……………………………………..………………………………….........9

Список использованной литературы……………………………………...................10

 

 

 

 

 

 

Введение

Эффективность функционирования системы управления персоналом в  значительной степени зависит от информационной базы. Информационная база представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой  системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде. Собственно, любое управленческое решение должно основываться на знании ситуации, влияющих факторов, их взаимосвязей. Информация способствует реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые  на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему. Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение  системы управления персоналом - совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления персоналом при ее функционировании.

Информационное обеспечение  включает оперативную, нормативно-справочную, технико-экономическую информацию и системы документации. При проектировании и разработке информационного обеспечения системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления.

 

1. Виды информации  и требования к ней

Информация, используемая в управлении персоналом, по своему характеру подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также отчетную, представленную уже в обобщенном виде. Основной источник первичной информации - это документы отдела кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в отношении личного состава работников, первичная учетная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате, документация непромышленных структурных подразделений, обслуживающих предприятие. Другой источник информации - сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников). В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе.

Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны: меняется численный состав персонала  в связи с текучестью, его структура  по всей совокупности признаков: по полу, возрасту, стажу работы, постоянно  идет процесс внутризаводского движения кадров между структурными подразделениями, меняются профессии, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает как средство контроля за соответствием фактической структуры рабочей силы требуемой, за своевременностью укомплектования вакантных рабочих мест. Поэтому основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность и надежность.

Социальная направленность работы с кадрами ставит задачу сбора  достаточно разнообразной информации социального характера, касающейся отдельных работников. Так, при подборе кандидатов для назначения на должность необходимо, чтобы в банке данных имелись сведения не только производственного, но и социально-демографического, дисциплинарного и даже медицинского характера. Ориентация кадровой работы на развитие собственной рабочей силы не может быть успешной без знания издержек на рабочую силу, вложений в человеческий капитал (затраты на оплату труда, обучение, медицинское обслуживание, социальные услуги). Характер такой информации существенно отличается от чисто кадровой поскольку относится к системе бухгалтерского учета. Необходима количественная характеристика степени рационального использования рабочей силы, оценки результатов труда.

Обобщая сказанное, можно сформулировать следующие критерии оценки качества информации. Она должна быть:

- объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);

- актуальной (удовлетворяющей объективные информационные потребности руководителей и специалистов по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);

- своевременной;

- лаконичной (сжатой, но  без потерь необходимой полноты);

- коммуникативной (понятной и приемлемой для руководителей и специалистов).

 

 

 

2. Информационное обеспечение  как система

Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее пользователям (субъектам  управления - кадровой службе и руководителям) в удобной форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей информационной системы. Составными элементами такой системы являются оборудование и материалы для сбора, хранения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежаще организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой, специалисты по информатике, потребители информации. Основные требования к данной системе - широкое применение ЭВМ, передовых информационных технологий, математических методов и моделирования. Основу информационной системы должен составлять единый массив, отражающий информацию о каждом работнике, его окружении и внешних по отношению к нему условиях работы, что в свою очередь требует определенной организации информации и методов оперирования с массивом данных.

Поскольку процессы, протекающие  в коллективе работников и в его  окружении, весьма динамичны, важно  оперативно отражать все эти изменения в информационном массиве данных. Данное требование может быть выполнено в том случае, если информационная система тесным образом соприкасается с документооборотом на предприятии: приказы и распоряжения, касающиеся работников, используются для немедленной корректировки данных, содержащихся в массиве по каждому работнику. Большое значение имеет увязка кадровой информации с информацией о структуре рабочих мест, с требованиями, предъявляемыми к работнику этими рабочими местами, с возможным уровнем оплаты труда, с состоянием условий труда. Такой подход обеспечивает прежде всего решение информационно-поисковых задач (поиск работников с заданными признаками в информационном массиве), группировку, перегруппировку работников в соответствии с запросами пользователя.

Отслеживая изменения  в состоянии объекта по тем  или иным параметрам, произошедшие в результате реализации мероприятий, руководители в порядке обратной связи могут разработать эффективную  стратегию управления и контролировать ее реализацию. Информационная система должна помочь в выявлении наиболее значимых факторов и установлении причинно-следственных зависимостей между факторами и результатами. Такого рода информация необходима для разработки целевых установок, положенных в основу развития кадров предприятия.

 

Заключение

Подводя итог, можно сделать  вывод, что информация должна быть :

- объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);

- актуальной (удовлетворяющей  объективные информационные потребности  руководителей и специалистов  по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);

- своевременной;

- лаконичной (сжатой, но  без потерь необходимой полноты);

- коммуникативной (понятной  и приемлемой для руководителей  и специалистов).

Информационное обеспечение  предполагает: распространение информации, то есть представление пользователям информации, необходимой для решения управленческих, научно-производственных и других вопросов, возникающих в процессе деятельности; создание наиболее благоприятных условий для эффективного распространения информации.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями  управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и  непрерывность сбора и обработки  сведений.

Глубокий и тщательный анализ является необходимой предпосылкой принятия управленческих решений. Без информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие деятельности фирмы.

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. Венделин А.Г. Подготовка  и принятие управленческого решения.  М.: Экономика, 2002.

2. Кибанов А.Я., Захаров  Д.К. Организация управления персоналом  на предприятии. М.: ГАУ, 1994.

3. Коул Д. Управление  персоналом в современных организациях. М.: Вершина, 2004.

4. Круглов М.И. Стратегическое  управление компанией. Учебник  для вузов. М.: Русская Деловая литература, 2002.

5. Маслов В.И. Стратегическое  управление персоналом в условиях  эффективной организационной культуры. М.: Финпресс, 2004.

6. Маслов Е.В. Управление  персоналом предприятия. Учебное  пособие. Новосибирск, ИНФРА-М, 2003.

7. Одегов Ю.Г. Управление персоналом: Оценка эффективности. Учебное пособие для вузов. М.: Экзамен, 2004.

8. Опарина М.В. Информация  в бизнесе. М.: Смарт, 2004.

9. Самоукина Н.В. Управление  персоналом: Российский опыт. СПб, 2003.

10.Семенова А.Н. Информатизация  управления на современном предприятии. Экспертиза, 2006.

11. Спивак В.А. Управление  персоналом. Практикум по курсу.  СПб, 2000.

12. Шекшня С.В., Ермошкин  Н.Н. Стратегическое управление  персоналом в эпоху Интернета.  Издание 6-е (Серия «Библиотека  журнала «управление персоналом») М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2002.

13. Шипунов В.Г., Кишкель  Е.Н. Основы управленческой деятельности: Управление персоналом, управленческая  психология, управление на предприятии.  М.: Высшая школа, 2000.