Особенности расчетов с клиентами гостиниц

Персонал отеля должен стараться оперативно выявлять факты  порчи или утери клиентами  имущества гостиницы. Скажем, горничная  должна осуществлять тщательный осмотр номера во время текущих уборок номера за все время проживания гостей и  при необходимости принимать  все меры для того, чтобы проживающие  компенсировали ущерб до момента  выезда или при выписке из гостиницы. В ряде отелей продуманы и используются корректные специальные напоминания для гостей, в случае если поэтажный персонал при уборке номера обнаруживает отсутствие каких-либо  предметов или порчу имущества. Порой в спешке, неумышленно гости могут сложить гостиничные предметы вместе со своими вещами (чаще всего это касается полотенец, салфеток).

Можно порекомендовать в этом случае следующее  тактичное обращение к гостям:

Уважаемый (ая) господин (жа). Сегодня, убирая Ваш номер, горничная  не обнаружила полотенец. Не могли бы Вы помочь в этой проблеме. Заранее  спасибо. С уважением, руководитель поэтажной службы

Очень уязвимыми предметами в комплекции номера являются зеркала, поэтому может пригодиться следующий  текст:

Уважаемый (ая) господин (жа). Убедительная просьба к Вам подписать  счет (акт) за разбитое зеркало и  оставить его в номере. К сожалению, в нашем отеле стоимость разбитых или испорченных вещей не входит в стоимость номера и оплачивается отдельно. Заранее благодарны. С  уважением. Администрация гостиницы.

Подробные напоминания могут  касаться любого другого предмета или  аксессуара, находящегося в номере. Такая организация работы позволяет  максимально уменьшить количество случаев выезда гостей, не оплативших за порчу или утерю гостиничного имущества.

После того как клиенты  покинули занимаемые номера, процесс  взимания оплаты за ущерб, нанесенный гостинице, сильно усложняется. Легче  удается возместить потери, если клиент расплачивался кредитной картой. В этом случае необходимую сумму  снимают с кредитной карты  гостя, обосновывая это актом  о порче или утере имущества. Можно попытаться связаться с  организацией, компанией, фирмой, по линии  которой был поселен клиент, и  призвать оплатить ущерб. Неоплаченные счета за ущерб, причиненный гостинице  постоянными клиентами, следует  сохранить и предложить оплатить в очередной приезд.  После того как будет сформирована сумма за дополнительные платные услуги, кассиру задается вопрос компьютерной программой: «Добавлять ли сумму за дополнительные платные услуги к сумме за проживание?». При положительном ответе суммы будут сложены. При расчете с клиентами необходимо учесть все телефонные переговоры и включить их в общий счет. Современные телефонные системы автоматически производят начисления за телефонные переговоры на счет клиента. Кассиру следует только открыть файл «Телефонные переговоры» и включить их стоимость в уже готовую сумму за проживание и дополнительные платные услуги. При этом необходимо сделать на принтере распечатку всех телефонных переговоров и предъявить ее гостю. После того как подготовлен счет и гость согласился с итоговой суммой, кассир еще раз уточняет форму оплаты.

 

Бланки строгой  отчетности

Стоит отметить, что в последнее время в России начинает применяться и такой вид расчета, как расчет пластиковой  картой, однако для этих целей гостиница должна быть оборудована специальным электронным терминалом. Не секрет, что пока не каждая организация может себе позволить такое дорогостоящее оборудование, и поэтому в основной массе при оплате услуг гостиниц, в нашей стране, пока на первом месте стоит именно наличный расчет. Поэтому нельзя забывать о требованиях Федерального закона от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт».

В соответствии с пунктом 1 статьи 2 и статьей 5 указанного закона организации при осуществлении наличных денежных расчетов обязаны применять ККТ и выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении таких расчетов в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки. В целях указанного Закона под наличными денежными расчетами понимаются произведенные с использованием средств наличного  платежа расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Бланки должны быть изготовлены  только типографским способом с обязательным указанием выходных типографических данных. Общие  требования к БСО и порядку их оформления приведены в Письме  Минфина Российской Федерации от 23 августа 2001 года  №16-00-24/70 «О документах строгой отчетности при  осуществлении денежных расчетов с населением».

Бланк строгой отчетности должен наряду с показателями, характеризующими специфику оформляемых операций, содержать  следующие обязательные реквизиты:

•   гриф утверждения, наименование формы документа;

•   шестизначный номер, проставленный типографским нумератором;

•   серию;

•   код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);

•   дату осуществления расчета;

•   наименование и код организации по Общероссийскому

•   классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

•   код ИНН;

•   вид оказываемых работ (услуг);

• единицы измерения оказанных услуг (в натуральном и денежном выражении);

•   наименование должности лица, ответственного за совершение

• хозяйственной операции и правильность ее оформления с личной  подписью.

Бланк с заполненными строками по всем предусмотренным  реквизитам, подписанный должностным лицом, приобретает юридическую силу и является первичным бухгалтерским  документом. Бланки строгой отчетности приравниваются к чеку  ККТ.

Компьютерное (самостоятельное  изготовление с помощью имеющейся компьютерной техники) изготовление бланков строгой отчетности  недопустимо.

С 11 февраля 2002 года вступил  в силу Федеральный закон от 8  августа 2001 года №128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов  деятельности» (далее - Закон №128-ФЗ), внесший значительные  изменения в «старую» редакцию закона о лицензировании. Ранее  законодательно было утверждено, что на осуществление  полиграфической деятельности требовалось наличие лицензии. Это означало, что изготовление бланков строгой отчетности типографским способом, являющихся полиграфической продукцией, подлежало обязательному лицензированию. Новым Федеральным  законом перечень видов деятельности, на осуществление которых  требуются лицензии, значительно сокращен.

Согласно статье 17 Закона №128-ФЗ на осуществление деятельности по изготовлению защищенной от подделок полиграфической продукции , в том  числе бланков ценных бумаг, а  также торговли указанной продукцией, требуется лицензия.  Это значит, что бланки строгой отчетности с элементами защиты должны быть изготовлены полиграфическими предприятиями, имеющими соответствующую лицензию, выданную федеральным органом по-особенному исполнительной власти (в данном случае Минфином России). следовательно, с 11 февраля 2002 года полиграфическая деятельность по изготовлению бланков строгой отчетности (не имеющих защиты от подделки) и деятельность по торговле указанными бланками лицензированию не подлежит.

Так как бланки строгой  отчетности для гостиниц не имеют  защиты, следовательно, на их изготовление и продажу лицензия не требуется.

Итак, бланки строгой отчетности должны издаваться типографским способом. При изготовлении БСО серию им присваивает гостиница  самостоятельно при сдаче заказа на изготовление бланков в типографию. Номер конкретного бланка в пределах соответствующей серии ставит типография. Так как каждый бланк нумеруется типографским способом, то испорченные бланки должны быть сохранены, бланк при этом перечеркивается. 

Список использованных источников

1. Александрова  А.Ю.; «Международный туризм: Учебное  пособие для вузов»; М.: Аспект  Пресс, 2001 г.;

2. Байлик  С.И.; «Гостиничное хозяйство: организация,  управление, обслуживание»; К., Альтерпресс,  2002 г.

3. Барановский,  В.А. Организация обслуживания / Барановский  В.А. - Ростов-на-Дону., Феникс, 2004 – 328с.

4. Безрукова,  С.В. Технология рекламы и PR  учеб. пособие. / С.В.  Безрукова– М.: Фаир – пресс., 2001 – 245с.

5. Ваген Линн  ван Дер; «Гостиничный бизнес»;  Ростов - на - Дону; Феникс, 2001 г.

6. Вакуленко,  Р.Я. Управление гостиничным предприятием  учеб. пособие. / Р.Я  Вакуленко.  – М.: Логос., 2008 – 256с.

7. Волков, Ю.  Ф. Введение в гостиничный и  туристический бизнес. / Ю.Ф Волков.  –  Ростов-на-Дону, Феникс., 2003 – 234с.