Охарактеризуйте организацию работы с документами по личному составу

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».

Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.).

Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Большая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.

Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Каждый документ помимо текса содержит отдельные информационные элементы, которые называются реквизитами (подпись, печать, дата и т.п.). Реквизит является законченным информационным компонентом, т.е. содержит полную информацию по свое локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного - двух слов и цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.). 
Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью. 
Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположения всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерные именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади.  
Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и д.р.), называется типовым формуляром. 
Государственным стандартом ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» установлены: 
- форматы бумаги: от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста (для писем применяются только форматы А4 и А5L)¹; 
- служебные поля: поле подшивки - не менее 20 мм, верхнее, нижнее и правое поля – не менее 10 мм; 
- состав и правила оформления реквизитов, придающих документам юридическую силу.  
Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Частью реквизитов являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида, они называются постоянными и полностью или частично заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с использованием устройства печати компьютерной системы или (реже) специального штампа и образуют официальный бланк документа.  
Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором отображена постоянная информация и отведено место для переменной (набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа)¹. Применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления. Для создания документов организации, ее структурных подразделений, должностных лиц, установлены следующие виды бланков документов: 
- общий бланк; 
- бланк письма; 
- бланк конкретного вида документов. 
Разработка специального бланка для писем связано с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные организации и другие справочные сведения.  
Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов. На бланках с угловым расположением реквизитов, по российским традициям и правилам, они располагаются в левом верхнем углу рабочего поля. При подборе шрифтов следуем иметь в виду, что ширина бланковой надписи должна укладываться в длину строки, равную 28 знакам, что составляет 73 мм, высота (количество строк) определяется названием организации и составом справочных сведений. 

Бланки могут выполняться  с помощью средств полиграфии или на устройстве печати персонального  компьютера.  
Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки с изображением Государственного герба Республики Беларусь. 
Бланк письма может включать следующие реквизиты:  
- Государственный герб Республики Беларусь;  
- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);  
- код организации по ОКПО; 
- код формы документа по ОКУД; 
- наименование организации; 
- идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (ИНН/КПП); 
- справочные данные об организации. 
Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:  
- дата документа;  
- регистрационный номер документа; 
- ссылка на регистрационный номер и дату документа; 
- адресат; 
- заголовок к тексту; 
- отметка о контроле.

 

Вопрос №33  Составьте и оформите приказ по основной деятельности по заданию 2.3.

Составьте и оформите приказ об организации  работы кружка «Экономическое образование» по ОАО «Минский тракторный завод», используя следующие данные:

Создание  кружка необходимо для повышения экономических знаний руководителей и специалистов предприятия.

Период  работы кружка – один месяц. Руководство  работы кружка необходимо возложить  на главного экономиста предприятия. Поручить зам.директора по хозяйственной части предоставить и подготовить помещение для работы кружка; главному экономисту разработать план и график работы кружка в течении 10 дней со дня издания приказа и доложить об этом руководителю лично. Контроль за исполнением приказа возложить на  зам.директора по работе с персоналом Ульянович Р.В.

Недостающие данные возьмите произвольно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Открытое акционерное  общество

«Минский тракторный завод»

ПРИКАЗ

15.11.2013 №357

г. Минск

Об организации работы кружка

«Экономическое образование»

В целях повышения экономических знаний руководителей и специалистов предприятия.

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководство работы кружка необходимо возложить на главного экономиста предприятия Мухину Т.И. Период работы кружка – один месяц.

2. Поручить зам.директора Куриленко  Е.В.  по хозяйственной части предоставить и подготовить помещение для работы кружка.

3. Главному экономисту  разработать план и график  работы кружка в течении 10 дней  со дня издания приказа и  доложить об этом руководителю  лично.

4. Контроль за исполнением  приказа возложить на  зам.директора по работе с персоналом Ульянович Р.В.

 

Генеральный директор            Шаввлюк О.А.

С приказом ознакомлены:      

Мухина Т.И.

                            2013

Куриленко Е.В.   

                                                                                                                2013     

                                                                                                     Ульянович Р.В.    

                                                                                                                         2013

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос №57 Составьте и оформите акт по заданию 5.2

Составьте и оформите акт ревизий кассы  магазина «Дары природы» Молодеченского РАЙПО от 10 ноября текущего года. В состав комиссии включите зам.главного бухгалтера РАЙПО в качестве председателя, экономиста планового отдела и товароведа в качестве членов комиссии. Ревизия производилась на основании приказа председателя правления №24 от 9 января текущего года в присутствии кассира.

В результате проведённой ревизии установлено, что остаток наличных денег в кассе 450 тыс.руб., остаток по кассовой книге 400 тыс.руб. других ценностей в кассе не обнаружено.

Недостающие данные возьмите произвольно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Молодеченское РАЙПО    УТВЕРЖДАЮ

Магазин «Дары природы»    Председателя правления

АКТ                               А.В. Авралов

10.11.2013 №54      12.11.2013

г. Молодечно 

О ревизии кассы 

магазина «Дары природы»

Основание: приказа председателя правления №24 от 9.01.2013

Составлен комиссией:

Председатель – зам.главного бухгалтера РАЙПО Петрова А.В.

Члены комиссии: экономист  планового отдела Фролова П.К.

                               товаровед Наркевич Е.А.

Присутствовали: кассир Маркова Ф.Р.

На 15 часов 10.11.2013 в кассе оказалось:

наличных денег 450 тыс.руб.

других ценностей в  кассе не обнаружено.

Наличные деньги не совпадают  с данными кассовой книги. Остаток  по кассовой книге  400тыс.руб.

Правила ведения кассовой книги и своевременность учёта  в ней поступления и выдачи денег соблюдается.

 

Составлен в 3 экземплярах.

Зам.главного бухгалтера РАЙПО     Петрова А.В.

Экономист планового отдела      Фролова П.К.

Товаровед         Наркевич Е.А.

Кассир         Маркова Ф.Р.

 

 

 

 

 

 

Вопрос № 61 Составьте и оформите докладную записку по заданию 6.2

Курьер  ЗАО «Фарма» С.С.Сомов регулярно  опаздывал на работу, чем нарушал  трудовую дисциплину. Заведующий канцелярией  И.В. Шумилина неоднократно делала ему  замечания (в устной форме), а 12 июня текущего года была вынуждена обратится  с данным вопросом к Генеральному директору А.В. Седову с докладной запиской, в которой попросила принять меры дисциплинарного характера к С.С.Сомову.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Закрытое акционерное  общество   Генеральному директору

«Фарма»       А.В. Седову

Канцелярия

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12.06.2013 №17

г. Минск 

О нарушении 

трудовой  дисциплины

Довожу до Вашего сведения, что  курьер ЗАО «Фарма» С.С.Сомов регулярно опаздывал на работу, чем нарушал трудовую дисциплину. Ему  неоднократно были сделаны замечания (в устной форме).

Прошу принять меры дисциплинарного  характера к С.С.Сомову.

Заведующий канцелярией       И.В.Шумилина

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  литературы:

1. Давыдова Э.Н., Левчик  П.А. Альбом форм организационно – распорядительных документов. – Мн.: БелНИИДАД, 2006

2. Основы делопроизводства: учебное пособие / А.Е. Рыбаков. – Минск: РИПО, 2007

3. Паневчик В.В. Делопроизводство: Документационное и органическое обеспечение управления: Учебное пособие / В.В. Паневчик, В.В. Акулич, С.В. Нираха / под ред. В.В. Паневчика. – Минск: БГЭУ, 2008

4. Паневчик В.В. Делопроизводство. – Мн.: Выш. школа, 2003

5. СТБ 6.38 - 2004

6. Хвалей М.К. Делопроизводство  и деловая (торговая) корреспонденция:  Учебное пособие. – Мн.: БГЭУ, 2002

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Минск

15.11.2013