Персональный менеджмент

Традиционно фирмы  возмещают расходы, связанные с  переводом сотрудника на новое место работы, - затраты на поездки для подыскания нового жилья, на проживание в гостинице и вообще на все, что имеет отношение к переезду. Кроме того, многие корпорации теперь помогают второму супругу подыскать выгодную работу на новом месте, оказывают своим сотрудникам содействие в продаже их домов на старом месте, а иногда, если второй из супругов при переезде теряет в заработной плате, компенсируют эти потери, так же как и потери, связанные с продажей домов и покупкой новых. Многие компании даже пересматривают свою политику перемещений и сокращают их количество до абсолютно необходимого.

В сегодняшней  атмосфере корпораций, которую диктуют  плоские организационные структуры, немногие менеджеры среднего звена видят для себя возможности карьерного роста; большинство, напротив, как бы застывают на достигнутом уровне. Одна из задач управляющих трудовыми ресурсами состоит в том, чтобы удержать этих талантливых людей в компании. Такие компании, как “Пепсико” и “Хьюз Эйркрафт”, используют метод “обходного маневра”, например, переводят служащего из электромеханического цеха в отдел контроля за качеством продукции. Другие компании дают “застоявшимся” служащим трудные задания в незнакомых областях, чтобы расширить сферу их компетенции. Есть и другие методы усиления мотивации у тех, кто “задержался в пути”. Это заграничные командировки, отпуска для научной работы и специальные программы для продвижения по службе.

На каждого  нового работника, которого компания подбирает  и обучает, она расходует время, энергию и деньги. Эти инвестиции потеряны в случае лишения работы имеющегося сотрудника - либо вследствие сокращения производства, либо в результате увольнения как не справившегося со своими обязанностями. Многие компании, оказавшиеся перед угрозой ухудшения экономической конъюнктуры, избегали массовых увольнений, став на путь структурной перестройки самой компании - снижения административных издержек (уменьшения количества командировок, семинаров и других излишеств), замораживания заработной платы, приостановления найма новой рабочей силы или поощрения досрочного ухода работников на пенсию. Однако иногда у компаний не остается иного выбора, кроме как пойти на сокращение штатов, то есть уменьшение численности работников. В декабре 1991 г. компания “Дженерал Моторз” под воздействием экономического спада и иностранной конкуренции объявила о своей рассчитанной на три года программе закрытия 25 заводов в Северной Америке и увольнения 74 тыс. рабочих. Поглощения, слияния, “охота” за контрольным пакетом акций заставили многие компании прибегнуть к сокращению штатов, поэтому отделам кадров приходилось проводить увольнения и справляться с их воздействием, причем одновременно как на уволенных, так и на оставшихся работников.

III Что представляет собой автоматизированное рабочее место руководителя? Какими преимуществами оно обладает?

Внедрение техники и технологии в область обработки информации привело к повышению производительности, сравнимому с тем, которое дали стандартизации и сборочные конвейеры в производстве в начале промышленной революции. Точно также как не выдержали конкуренции те организации, которые продолжали использовать старую технологию производства, в информационном обществе не смогут конкурировать организации, не использующие информационные технологии.

Информационные  технологии - это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение (транспортировку) и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.

Многие бизнес-процессы предприятия, включая процессы принятия решений, можно сделать более производительным, если использовать информационную технологию. Качественная информация, т.е. релевантная, точная и своевременная информация, естественно, является необходимым условием для принятия качественного решения. Информационная техника может прямым образом улучшить бизнес-процессы и процессы принятия решений на предприятии, позволяя менеджерам и руководству использовать больший объем информации и устраняя некоторые наиболее трудоемкие операции при принятии управленческих решений. Например, финансовый директор, использующий ЭВМ для расчета и сравнения параметров при принятии решения, сможет рассмотреть большее количество возможных вариантов и в более связанном виде, чем его коллега, затрачивающий целые дни на вычисления на бумаге.

Как известно, все  параметры, влияющие на работу организации, взаимосвязаны. Применение ЭВМ может привести к изменению структуры организации. Сейчас многие решения, ранее требовавшие участия специалистов, могут принимать руководители низшего звена. Если руководитель может принимать более качественное решение и перерабатывать больший объем информации, то можно либо увеличить объем вопросов, контролируемых этим руководителем, либо расширить область его ответственности. Вместе с тем внедрение техники связи позволяет снять ряд проблем, связанных с наличием географически удаленных друг от друга подразделений.

Высшей точкой контроля деятельности всего предприятия является контроль руководителем. В связи с этим особую значимость имеет автоматизация рабочего места руководителя предприятия.

Процесс автоматизации  представляет собой совокупность методических, языковых, технических и программных  средств, позволяющих организовать работу конечных пользователей в некоторой предметной области.

Основные преимущества автоматизации и новой технологии переработки информации сказываются  там, где приходится выполнять повторяющиеся  задачи, предусматривающие запрограммированные решения, либо задачи с большим объемом вычислений или чисто механического труда. Такие задачи составляют достаточно большую часть работы, которую многие люди считают творческой или оригинальной. Компьютерная техника позволяет ускорить почти любой творческий процесс. Результатом освоения людьми компьютерной техники и новых информационных технологий обычно является развитие творчества, поскольку значительно облегчается перебор различных вариантов.

К учреждениям, основным видом продукции которых является информация, можно отнести финансово-бухгалтерские подразделения, издательства, рекламные конторы и т.п. Разработка систем автоматизации для данных типов предприятий и учреждений становится актуальной задачей на современном этапе развития индустрии.

Процесс автоматизации  деятельности предприятия включает такие этапы как разработка технического задания, описание и проектирование бизнес-процессов, создание базы данных, кодирование пользовательского  интерфейса, тестирование и отладка  системы автоматизации. Дальнейшее развитие системы автоматизации предусматривает анализ и сопровождение системы. На этапе эксплуатации системы также может потребоваться произвести перепроектирование системы автоматизации в соответствии с изменениями бизнес-структуры предприятия.

В настоящее  время мы являемся свидетелями компьютерной революции. Компании, занимающиеся перепроектированием  бизнеса, разукрупняются и организационно - приспосабливают управление среднего слоя к изменениям и реализуют решения, которые приближают их к передовому уровню. Выполняя больше работы с меньшим количеством людей, такие организации вынуждены серьезно относиться к разделению полномочий.

Инструментом, который можно использовать для  непосредственного распределения полномочий между индивидуумами и коллективами является компьютерная система, которой могут управлять напрямую как коллектив, так и каждый индивидуально. Результатом являются распределенные компьютерные системы, которые поддерживают децентрализованное принятие решений и управляются уполномоченными служащими, акцентирующими свое внимание на качестве продукции и возможности быстрого реагирования на потребности пользователя.

Современная экономика  немыслима без эффективного управления. Успех управления во многом определяется эффективностью принятия интегрированных решений, которые учитывают самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития.

Важная категория  интегрированных решений - система  обработки информации предприятия. Одна из основных целей систем обработки данных заключается в повышении эффективности работы компании, учреждения или организации. Система обработки данных должна:

1. Обеспечивать получение общих или детализированных данных по итогам работы.
2. Позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей.
3. Обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенной задержки.
4. Выполнять точный и полный анализ данных.

Анализ деятельности предприятий позволяет классифицировать задачи, решаемые предприятием.

Наиболее простые  задачи образуют класс полностью формализованных (или хорошо структурированных) процедур, выполнение которых, кроме затрат времени, трудностей для исполнителей не представляет. Эти задачи легко стандартизируются и программируются. К таким задачам относятся: учет и контроль, оформление документов, их тиражирование и рассылка и т.п.

Второй (промежуточный) класс задач составляют слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или  неизмеряемые компоненты (количественно  не оцениваемые). Для этих задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановки задач базируются на принятии решения в условиях неполной информации. В ряде случаев на основе теории нечетких множеств и приложений этой теории удается построить формальные схемы решения.

Третий класс задач содержит неформализуемые процедуры, базирующиеся на неструктурированной информации, которая определяется высокой степенью неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т.п. Основой решения этого класса задач остаются творческий потенциал человека и различные атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция и т.п.).

Можно выделить три группы работников организаций. Первая группа - руководители, решающие, как правило, задачи третьего класса и в меньшей степени задачи второго класса. Творческий элемент деятельности максимален, а рутинное содержание должно быть минимизировано. Эти работники обладают наибольшей ответственностью за принятие решений и являются одними из основных потребителей агрегированных (обобщенных) информационных ресурсов организации.

Вторую группу составляют специалисты - работники  учреждения, которые решают задачи второго класса и формируют интеллектуальный базис организации. Эффективность функционирования организации в основном определяется продуктивностью деятельности специалистов, особенно в вопросах создания новой информации. Творческий аспект в работе специалистов высокий и варьируется в достаточно широких пределах в зависимости от конкретного содержания текущих задач. Специалисты обеспечивают практически всю информационную подготовку для принятия решения руководителем. Они являются основными исполнителями документов, определяют их качество. Доля рутинной работы должна быть очень незначительной (хотя на практике обычно это не происходит).

Третья группа - технические работники (обслуживающий  персонал), которые выполняют всю рутинную работу (задачи первого класса). В эту группу входят младшие специалисты работа которых регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информации. К этой группе относятся также работники, обладающие чисто производственными навыками (машинистки, стенографистки, телефонистки и т.п.), ведущие регламентованную работу, не требующие полного понимания обрабатываемой информации. Основной критерий продуктивности их работы - оперативность и своевременность информационной обработки, а также поддержание высокой пропускной способности организации с минимальным количеством сбоев и ошибок.

Таким образом, у организации имеются производственные задачи и исполнители этих задач. Остается определить требуемые организации технологические процессы автоматизации.

Особенности ведения  учета и автоматизации бизнес-процессов  на малом предприятии.

Существует  несколько подходов к автоматизации предприятий. Можно постепенно закрывать узкие участки, приобретая готовые программные продукты для решения отдельных задач (бухгалтерского или складского учета, планирования и т.д.). Можно разрабатывать информационную систему силами собственных специалистов. Наконец, уже имеется возможность заказать разработку под ключ комплексной информационной системы у фирмы-интегратора, обладающей современной технологией и солидным опытом (системный подход).

Деятельность  предприятия будет эффективной  только при наличии общей информационной системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и производством. Таким образом, задача практически любой компании заключается в создании и внедрении комплексных систем управления, которые позволят заказчику перейти от кусочной автоматизации к интегрированным системам, обеспечат работу в едином информационном пространстве и предоставят необходимую информацию для планирования и прогнозирования, анализа и принятия управленческих решений.