Планирование как функция менеджмента

Планирование  как функция менеджмента

Сущность, цели и задачи планирования

Планирование является первой общей функцией менеджмента. Эта  функция предусматривает прогнозирование, определение целей, стратегии, политики и задач организации и включает, прежде всего, принятие обоснованных решений, четкого формулирования направления  действий, составления планов и графиков работы на различные периоды, т.е. создаёт  и обеспечивает основы для принятия интегрированных решений и является жизненно необходимым в каждой социально - экономической системе.

Современную организацию  невозможно представить без текущего и перспективного внутриорганизационного планирования важнейших параметров ее деятельности и развития. Планирование тесно увязывает все этапы  и формы деятельности организации, в особенности в производственной сфере.

Развитие планирования на современном этапе развития науки  управления связано с усилением  тенденции к централизации управления организацией и призвано увязать  деятельность всех подразделений, подчинив ее единой стратегии развития.

Под планированием понимают ориентированный в будущее систематический процесс принятия решений о необходимом оптимальном способе действий организации для достижения поставленных целей.

Планирование заключается в систематическом поиске возможностей действовать и в прогнозировании последствий этих действий в заданных условиях.

Содержание планирования как функции управления организацией состоит в обоснованном определении  основных направлений и пропорций  развития с учетом источников его  обеспечения и спроса.

Сущность  планирования состоит в следующем:

· в конкретизации целей  развития всей организации и каждого  подразделения в отдельности  на установленный период;

· в определении хозяйственных  задач, средств их достижения, сроков и последовательности реализации;

· в выявлении материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых  для решения поставленных задач.

При планировании решается множество проблем, стоящих перед организацией.

Основные  причины возникновения проблем:

· особенности исходного  состояния (проблемы планирования плохо  структурированы, их тяжело определить и измерить);

· особенности конечного  состояния (характер влияния на цели и ресурсы при планировании не определен, он проявит себя только в  будущем; множественность целей  организации);

· проблемы альтернатив (имеется  неопределенность в отношении имеющихся  альтернатив, поиск новых требует  времени и средств);

· большое число лиц, участвующих  в планировании;

· ответственность (лицо, принимающее  решение, берет на себя ответственность, а планированием занимаются другие);

· проблема контроля в ходе составления, выполнения и корректировки  плана.

Принципами  планирования являются:

· полнота - требуется учесть все факторы внутренней и внешней среды, которые способны повлиять на успешность реализации плана;

· детализация - её глубина определяется целью планирования - необходимо детализировать все учтенные факторы и разложить их на составляющие;

· точность - составленный план должен точно соответствовать целям организации, учитывать её ресурсы, возможности и ограничения;

· простота и ясность - план должен быть понятен исполнителю и менеджеру;

· непрерывность - недопустимо, чтобы между планами был разрыв во времени, каждый следующий план должен развивать успех предыдущего;

· эластичность и гибкость - использование плановых резервов, учет множественности возможных альтернатив, отсрочка деталей планирования до выяснения обстановки, вариантность;

· выравнивание при планировании - учет "узких мест" - факторов, которые ограничивают возможности организации;

· экономичность - затраты на планирование и реализацию должны быть меньше, чем достигаемый результат.

Подход менеджмента к планированию заключается в установлении критериев, определении средств, направлений и методов планирования.

При планировании следует  четко определить:

· объект планирования (что планируется - конечные и промежуточные цели, задачи, решение которых необходимо для достижения целей);

· субъект планирования (кто планирует);

· период планирования (на какой срок);

· средства планирования (например, компьютерное обеспечение);

· методику планирования (как планировать);

· средства и способы решения поставленных задач и достижения поставленных целей;

· ресурсы, их источники и способы распределения;

· согласование планов (каких, с кем и на каких условиях).

При планировании выделяют восемь этапов:

· целеполагание (формулировка целей) - определение того, чего именно желает достичь организация (фирма, предприятие). Этот этап нельзя формализовать, следовательно, личность менеджера или владельца организации проявляется, прежде всего, на этом этапе;

· подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей - выбор наилучшего способа достижения цели;

· составление перечня  необходимых мероприятий - планирование конкретных действий для осуществления выбранного на предыдущем этапе варианта достижения поставленных целей;

· составление программы  работ - выявление оптимального порядка  выполнения намеченных на предыдущем этапе действий с учетом их взаимосвязи;

· анализ ресурсов - оценка необходимых  материальных, финансовых, информационных, кадровых, временных ресурсов для  реализации плана;

· анализ разработанного варианта плана - позволяет оценить выполнимость выбранного варианта действий и, в случае его неоптимальности, вернуться к любому предыдущему этапу;

· подготовка детального плана  действий - позволяет детализировать разработанный план, выбрать согласованные  между собой сроки выполнения отдельных работ, рассчитать необходимые  ресурсы;

· контроль выполнения плана - оценка достигнутых результатов  и внесение необходимых изменений  в случае необходимости.

Наиболее важным из них  является целеполагание, так как именно от него зависят все остальные этапы и результаты, которых достигнет организация.

Уровень и качество планирования определяются следующими важнейшими условиями:

· компетентностью руководства организации на всех уровнях управления;

· квалификацией специалистов, работающих в функциональных подразделениях;

· наличием информационной базы, в том числе обеспеченностью компьютерной техникой.

Прогнозирование - это метод, в котором используется как накопленный в прошлом опыт, так и текущие допущения при планировании будущего с целью его определения. Если прогнозирование развития организации выполнено качественно, его можно использовать как основу для планирования.

Вместе с тем, имеется  высокая вероятность того, что  прогноз не сбудется. Это объясняется неопределенностью при прогнозировании.

Часть неопределенностей  связана с недостаточностью знаний о внешнем окружении с социальными  и административными факторами  в конкретных регионах, с колебаниями  цен, нормы ссудного процента, валютных курсов и других макроэкономических показателей; нестабильностью законодательства и текущей экономической политики, с политической ситуацией, действиями партий, профсоюзов, и других организаций  в масштабе страны.

Часто приходится учитывать  и внешнеэкономические неопределенности, связанные с ситуацией в зарубежных странах и международных организациях, с которыми организация поддерживает деловые отношения.

Таким образом, менеджеру  приходится прогнозировать будущее, принимать  решения и действовать, в условиях неопределенностей

Виды  планов и прогнозов классифицируются по:

· степени охвата (общее и частичное);

· содержанию (стратегическое - поиск новых возможностей и продуктов, тактическое - предпосылки для известных возможностей, оперативное - реализация данной возможности);

· предмету (объекту) планирования (целевое, программное);

· сферам функционирования (производство, маркетинг и сбыт, НИОКР, финансы, материально-техническое снабжение);

· охвату (глобальное, детальное);

· срокам (краткосрочное, среднесрочное, долгосрочное);

· жесткое и гибкое;

· по организационной структуре организации (производственного отделения, дочерней компании и т.д.).

Прогнозы (предвидение будущего) занимают исходное положение во всей системе прогнозов и планов организации. Между прогнозом и планом нет резкой границы. Принято считать, что прогноз - недостаточно определенный план, а план - это уточненный прогноз. Наиболее существенным отличием плана от прогноза является наличие в плане элементов выбора, для принятия решений и разработка мероприятий по осуществлению этих решений.

Основными объектами прогнозирования на уровне организации являются:

· потребность в продукции  предприятия;

· потребности предприятия  в производственных ресурсах (материальных, финансовых, трудовых, информационных).

В условиях относительно стабильной внешней среды при планировании может использоваться стандартная  система прогнозов и планов организации  схема прогнозов и планов сделана  на примере производственного предприятия (см. рис. ).

Система прогнозов и планов предприятия

В ряду подчиненности (иерархии планов) различают следующие виды планирования:

· общее долгосрочное основополагающее планирование концепции деятельности организации;

· стратегическое долгосрочное планирование развития организации, сфер быта, производства, НИОКР, персонала; - это долгосрочная перспектива оценки предприятия, тенденции внешней среды и определ влияние внешних факторов на предприятие, Главная задача планиров состоит в том, чтобы определить как организация будет себя вести в своей рыночной нише.

· тактическое планирование условий осуществления хозяйственных операций производственных мощностей, средств производства, капиталов, инвестиций, персонала; - определяет промежуток целей на пути достижения стратегических. Тактическое планирование отличается от стратегич особенностями координации и интеграции деят-ти. Основу планиров составляют те идеи, которые были заложены при стратегическ планиров.

· оперативное планирование - планирования конкретных действий на краткосрочный период. – осуществление на нижнем уровне организации и представляет собой направление усилий на достижение общих усилий организации.

Годовой план организации  обычно составляется в виде комплексной  программы производственной, финансовой и коммерческой деятельности. Он состоит  из следующих взаимосвязанных разделов:

· план маркетинга;

· производственная программа;

· техническое развитие и  организация производства;

· повышение экономической  эффективности производства;

· нормы и нормативы;

· капитальные вложения и  капитальное строительство;

· материально-техническое  обеспечение;

· труд и кадры;

· себестоимость, прибыль  и рентабельность производства;

· фонды экономического стимулирования;

· финансовый план;

· план охраны природы и  рационального использования природных  ресурсов;

· социальное развитие коллектива.

Результатом составления  планов организации является стратегия, тактика, политика и программа предприятия.