Планирование организации работы менеджера

 

2.6.  Подготовка и проведение выступлений

Менеджер должен владеть деловым красноречием. Основная цель выступления - воздействовать на мысли слушателей, склонить их к своей точке зрения. Хорошо выступить - это не просто выложить все имеющиеся данные, а максимально увлечь внимание слушателей и склонить их в свою сторону. Для того, чтобы выступление прошло эффективно, к нему надо основательно подготовиться. Перечислим основные рекомендации, призванные помочь оратору.

Прежде всего, важно ответить на вопросы, какая общественная потребность лежит в основе предстоящего выступления и каким образом оратор может удовлетворить эту потребность;  

2. В соответствии с этим определите  цель своей речи: чего вы хотите  достичь своим высказыванием?;

3. Спросите себя, что вы уже  знаете о предмете изложения. Изложите на бумаге в форме  тезисов сведения о предмете, которыми располагаете. Убедитесь, что уже на этом этапе у  вас есть материал для выступления  и вам есть что сказать;

4. Четко определите, на какие вопросы вы должны дать ответы слушателям;

5. Соберите недостающие материалы для выступления, выберите самое важное, пользуйтесь при этом специальной литературой по теме выступления, справочными словарями, журналами и другими источниками справочного характера;

6. Продумайте сложнейшие моменты  аргументации;

7. Попытайтесь разбить приготовленный  для выступления материал на  части;

8. Составьте тезисы речи с  включением в них ключевой  информации, цитат, определений.

9. Если нет опыта публичных  выступлений, необходимо потренироваться;

10. Концентрация внимания на  основных вопросах содержания  речи.

Замечено, что на современную публику особенно благоприятно действует импровизированная речь. Чтение “по бумажке” не эффективно. При подготовке к выступлению нужно выяснить, какой круг слушателей (половозрастный состав, интересы), а также какой тип выступления предстоит (научный доклад, лекция, выступление на собрании и т.д.). Для эффективности выступления необходимо составить план  выступления, который должен включать:

Вступлений: цитаты; пословицы и поговорки; интересные примеры; случаи и примеры, взятые из личного опыта; ссылка на исторические примеры и факты; определения. То есть в начале необходимо заинтересовать слушателя.

Основная часть: анализ проблемы, о которой хотим сказать; ясность построения, идейное содержание; логически четкое изложение основных и второстепенных вопросов; непротиворечивость речи; эмоциональный накал и др.

Заключение: изложение основной мысли выступления в виде тезисов; заключительные выводы из своих высказываний; указание на нерешенные проблемы и пути их решения; апеллирование к слушателям (призыв к действиям, предостережение и др.)

Выступление должно быть ни слишком коротким, ни слишком длинным. Основная функция выступления - привлечь внимание слушателей  к предмету изложения и наладить контакт с аудиторией.

В заключение необходимо отметить, что успех речи зависит во многом и от того, как говорить. Монотонно выложенные факты не произведут должного эффекта. В противоположность этому эмоциональная, с расстановкой речь (перед и после ключевой фразы необходимо делать 1-2 секундную паузу) будет более убедительна.

 

2.7. Прием по личным вопросам

Для проведения приема лучше выделить определенное время в течении рабочего дня. Оптимальным представляется время между 1400 и 1600. Если это возможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря. Посетитель, по возможности, должен заранее изложить тему предстоящей беседы. Это позволит, во-первых, сократить время на изложение темы разговора, во-вторых, позволит менеджеру подготовиться к предстоящей беседе и, в-третьих, если это возможно, направить посетителя к другим исполнителям. Посетителю необходимо заранее сообщить временные рамки разговора. 

Все приемы посетителей можно разделить на официальные и неофициальные.

Официальные приемы можно проводить:

- за столом для конференций, совещаний (см. рис. № 1). Это поставит менеджера и посетителя в одинаковые условия, то есть психологически собеседнику будет легче. К такому способу лучше всего прибегать, когда прием посетителя официальный, но менеджер хочет лучше наладить  межличностный контакт;

- за рабочим столом. За рабочим столом лучше всего вообще не принимать посетителей, т.к. на нем могут находиться важные документы, которые может увидеть посетитель и по ряду других причин. За ним лучше принимать провинившихся работников. Когда менеджер сидит за рабочим столом, а работник находиться спереди, то психологически работнику намного сложнее и подчас одного этого хватает, чтобы, не критикуя, работник понял свою вину.

Неофициальные приемы лучше проводить в “зоне отдыха” (см. рис. № 1). Удобно расположившись на диване или в кресле, менеджеру и собеседнику будет легче раскрепоститься и хорошо наладить межличностный контакт. Посетитель, пришедший с личной беседой к менеджеру, будет чувствовать себя гораздо более уверенно в такой обстановке, чем в официальной.

Для того, чтобы ограничить время, затрачиваемое на беседу (а значит сэкономить время менеджера), необходимо, как уже отмечалось ранее, сообщить посетителю допустимую продолжительность беседы. Если собеседник не прекращает разговора, то тактично сказать ему, что время разговора вышло.

В заключение необходимо отметить, что для оптимального ведения беседы менеджер должен:

- уметь активно слушать. То есть в процессе рассказа собеседника не просто слушать молча, а показывать, что вы следите заходом мысли.

- уметь понять собеседника. Причем “понять не значит принять”. Если менеджер может правильно понять собеседника, то это поможет ему принять правильное решение;

- уметь направить разговор в нужное русло;

- стараться говорить на уровне собеседника и др.

 

2.8. Посещение рабочих мест

Посещение рабочих мест позволяет наладить с коллективом хорошие отношения, быть в курсе дел на предприятии (в организации). Также при посещении рабочих мест рабочие (служащие) могут высказать менеджеру свои пожелания или возможные варианты решения проблем.

При подготовке к посещению менеджер должен собрать необходимый материал по тому или иному цеху, подразделению, отделу чтобы быть в курсе дел происходящих в них.

Для хорошего контакта с работниками необходимо учитывать психологические моменты. В частности в цех, подразделение, отдел лучше идти одетым соответствующим образом. При встрече с работниками необходимо поощрять их стремление высказаться по актуальным проблемам. Чтобы не забыть внесенные предложения их лучше кратко записывать и после анализа внедрять, не забывая поощрять работников, внесших рационализаторские предложения.

Для посещения рабочих мест лучше выбирать время ближе к концу рабочего дня, когда производительность низкая и отвлечение работников не нанесет большого вреда.

Важно отметить также, что необходимо встречаться с работниками не только в рабочее время, но и в не рабочее. На таких встречах можно обсудить общее положение дел на предприятии (организации), послушать выступления работников.

 

Заключение

В данной работе рассмотрена актуальная тема - “Организация работы менеджера”. Целью данной работы было рассмотрение работы менеджера, а также указание основных путей рационального улучшения организации работы менеджера. Предложенные пути  улучшения организации работы менеджера помогут грамотно использовать рабочее время, избежать рутины в работе и получать не только материальное, но и моральное удовлетворение от своей работы.

В первой главе были кратко рассмотрены особенности работы менеджера, учет затрат рабочего времени, а также вопрос рациональности планирования мероприятий по улучшению работы.

Во второй главе были непосредственно рассмотрены основные пути, по которым  возможна организация работы. Целью на этом этапе было показать, что эти мероприятия несложно провести, а результат будет впечатляющим.

Но все мероприятия, проводимые с целью увеличения производительности работы и сокращением затрат рабочего времени менеджера, будут напрасными если менеджер:

1) придерживается авторитарного метода управления. Такой менеджер привык решать все сам, забывая при этом, что тратит напрасно много времени;

2) не анализирует свою работу с целью выявления резервов снижения затрат рабочего времени;

3) не посвящает время самообразованию.

Главное, чтобы у менеджера было желание улучшить свой труд.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание № 9

Для предприятий, которые находятся в упадке с точки зрения получения прибыли, создание новых направлений деятельности позволяет рассчитывать на будущий успех. Но без энтузиазма, активного участия большинства сотрудников быстро реализовать на практике новые планы не представляется возможным. При этом необходимо учесть, что значительное материальное вознаграждение сотрудников в ближайшей перспективе не реально.

Сформулируйте основные задачи директора предприятия, когда руководство приняло решение об изменении курса, исходя из внутренних ресурсов предприятия. При наличии возможности стимулирования работников, какие показатели были бы положены Вам оценки их деятельности: результаты индивидуального  труда; эффективная работа в группе; преданность организации?

Ответ

В данном случае основными задачами директора предприятия будут:

а) доведение перспектив в связи созданием новых направлений деятельности предприятия до всех сотрудников предприятия;

б) сохранение рабочих кадров предприятия;

в) создание условий для объективной оценки деятельности каждого сотрудника предприятия в данных условиях.

 

Для оценки деятельности сотрудников предприятия я предлагаю использовать эффективность работы в группе и преданность организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Акбердин Р.З., Кабанов А.Я. Совершенствование структуры, функций и экономических взаимоотношений управленческих подразделений предприятий при разных формах хозяйствования. Уч.пособие.–М.: ГАУ,1993.   

2. Алексеева М.М.  Планирование  деятельности фирмы. – М., 1997.

3. Вудкокк М., Фрэнсис  Д.  Раскрепощенный менеджер. –  М.: Дело, 1991.

4. Виханский О.С., Наумов  А.И.  Менеджмент. – М.: Гардарика, 1998.

5. Веснин В.Р. Менеджмент. – М., Брист, 1994.

6. Герчикова И.Н.  Менеджмент. Учебник. – М.: Банки и биржи, 1995.

7. Громова О.Н., Свистунов  В.М., Мишин В.М. Организация управленческого  труда. – М., 1993.

8. Гроуз В., Эндрю С. Высокоэффективный менеджмент. - М., 1996.

9. Гупалов В.К.  Управление  рабочим временем на предприятии. - М., 1996.

10. Зайверт Л.  Ваше  время в ваших руках.- М., 1990.

11. Зигерт В., Ланг Л. Руководить  без конфликтов.- М., 1990.

12. Зудина Л.Н.  Организация управленческого труда. - Новосибирск, 1995.

13. Иванцевач Дж.М., Лобанов  А.А. Человеческие ресурсы управления. - М., 1993.

14. Карлоф Б.  Деловая  стратегия. - М., 1990.

15 Корнелиус Х., Фэйер  И. Выиграть должен каждый. Как  разрешать конфликты.- М., 1992.

16. Коротков Э.М. Концепция  менеджмента. - М., 1996.

17. Кричевский Р.Л.  Руководитель. – М., 1993.

18. Кузьмин И.А.  Психотехнологии  и эффективный менеджмент. – М., 1995.

19. Ладанов И.Д.  Практический  менеджмент. – М., 1992. Ч. 1,2.

20. Ливайс С., Кром М.  Лидер в тебе. – М., 1995.

21. Липсиц И.  Секреты  умелого руководителя. – М., 1991.

22. Лунева О.В., Хорошилова  В.А.  Психология делового общения. – М., 1987.

23. Макаров С.Ф.  Менеджер  за работой. - М., 1989.

24. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. школа, 1996. – 271с.

25. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 1995. – 704с.

26. Смирнов Е.Л. Справочное пособие по НОТ. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: Экономика, 1981. – 408с.